淺析文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志

王旭穎

吉林省雙遼市疾病預(yù)防控制中心

淺析文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志

王旭穎

吉林省雙遼市疾病預(yù)防控制中心

文件的出現(xiàn)主要是對(duì)整件事情的發(fā)展始末進(jìn)行記載的一個(gè)過(guò)程，其中包含了時(shí)間、地點(diǎn)、人物等重要的信息。在文件的分類中，主要有很多種類型，有些是聲音文件，有些是圖片文件，有些是視頻文件等，但是隨著文件數(shù)量的越來(lái)越多，文件的數(shù)量也會(huì)變得越來(lái)越多，這就為文件的整理帶來(lái)了一定的困難。而隨著新時(shí)期的到來(lái)，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高讓文件管理?yè)碛辛艘环N新的方式，那就是朝著檔案的方向轉(zhuǎn)化，這對(duì)于今后的進(jìn)一步學(xué)習(xí)與研究具有十分重要的幫助，能夠體現(xiàn)出一定的文化價(jià)值。因此本文就將重點(diǎn)從文件向檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化的條件以及標(biāo)志入手，希望對(duì)今后的研究工作帶來(lái)一定的幫助。

文件；發(fā)展；歸檔

在當(dāng)前時(shí)代不斷發(fā)展以及變遷的過(guò)程中，我國(guó)的檔案工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展變化，在對(duì)檔案進(jìn)行變革的過(guò)程中，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要了，當(dāng)前面臨的一些重大機(jī)遇與挑戰(zhàn)需要我們進(jìn)一步的去解決，去探索，將傳統(tǒng)文件加以進(jìn)一步的變革，本文重點(diǎn)對(duì)文件向檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化所需要的條件入手，分析其主要的轉(zhuǎn)化標(biāo)志，摸索文件在運(yùn)動(dòng)過(guò)程中的發(fā)展規(guī)律，希望能夠?qū)窈蟮墓ぷ饔兴鶐椭玫膶?shí)現(xiàn)文件向檔案轉(zhuǎn)化的發(fā)展。希望通過(guò)本文的論述能夠?qū)崿F(xiàn)整體水平的進(jìn)一步提升。

一、文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件

在將文件向檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到二者之間是存在一定差異性的，但是也存在的一定相同之處，其共同的特點(diǎn)在于都是對(duì)事件進(jìn)行記載的一個(gè)過(guò)程。但是二者的不同之處在于文件是先于檔案出現(xiàn)的，二者的發(fā)展階段是不同的，但是文件最終的歸宿是檔案，如何在滿足條件的前提下，將文件向檔案轉(zhuǎn)化，是下文要探討的內(nèi)容。

首先，文件只有在完成使用以后才能轉(zhuǎn)化為檔案，所以其他時(shí)間段的轉(zhuǎn)化都不能稱之為檔案，在完成辦理之后才能進(jìn)行歸檔。其次，文件轉(zhuǎn)化為檔案必須是要有一定應(yīng)用價(jià)值的，所以并不是所有的文件都能轉(zhuǎn)化為檔案的，一般情況下，在實(shí)踐以及科研過(guò)程中產(chǎn)生的文件都能轉(zhuǎn)化為文件。第三，在我國(guó)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過(guò)程中，文件的數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增多的趨勢(shì)，在這其中的很多文件都有可能是相同的，但是這其中也是有規(guī)律可以遵循的，只要是能夠在一定規(guī)律基礎(chǔ)上集中起來(lái)的文件，都能夠成為檔案。因此，只有在上述的條件基礎(chǔ)上才能實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的轉(zhuǎn)化，其主要的標(biāo)志也就是歸檔。

二、傳統(tǒng)文件歸檔的變革

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，信息化的時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，所以進(jìn)一步促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展，在計(jì)算機(jī)的幫助下，檔案逐漸形成了智能化與自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)，這是對(duì)傳統(tǒng)文件歸檔的一種十分明顯的變革。其主要的變革特點(diǎn)如下。

首先是辦公自動(dòng)化的發(fā)展，這一變革對(duì)歸檔產(chǎn)生的影響是文件被分為了兩種主要的類型，一種是電子文件，另一種是紙質(zhì)文件。不同的文件類型在歸檔載體上也是具有一定差異的。尤其是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，電子文件主要有兩種歸檔形式，一種是網(wǎng)絡(luò)歸檔，一種是介質(zhì)歸檔。其次，文件檔案的一體化實(shí)現(xiàn)可以看作是文件的最終歸宿，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理的前提條件。以此為管理模式，檔案系統(tǒng)的應(yīng)用可以同時(shí)發(fā)展文件工作以及檔案工作，并且具有保存價(jià)值的文件能夠歸檔，將其進(jìn)行一定的標(biāo)記以后，采用網(wǎng)絡(luò)歸檔的方式，保證其始終處在有效的監(jiān)控管理之下。在這一系統(tǒng)中，如果文件還沒(méi)有處理完成，但是卻進(jìn)行了歸檔，那么就會(huì)造成文件與檔案之間的區(qū)分不明確。第三，文件在形成或者收到以后便產(chǎn)生了網(wǎng)絡(luò)歸檔，這就造成介質(zhì)歸檔的價(jià)值無(wú)法得到體現(xiàn)。受到一定條件的限制，有些檔案館只能對(duì)部分文件進(jìn)行保管，紙質(zhì)文件并不進(jìn)行歸檔，而是在各個(gè)部門中分別進(jìn)行保管，所以只有膠質(zhì)文件以及證據(jù)文件才能在檔案館中進(jìn)行集中保管。通過(guò)上述的分析可以得知，我國(guó)傳統(tǒng)文件在時(shí)代發(fā)展的過(guò)程中已經(jīng)逐漸朝著檔案的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)化，所以集中保存以及完成辦理已經(jīng)不能稱得上是文件轉(zhuǎn)化的必要條件了，只有對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行鑒定才能稱得上是轉(zhuǎn)化的主要標(biāo)志。

三、文件價(jià)值運(yùn)動(dòng)規(guī)律是文件向檔案轉(zhuǎn)化的內(nèi)在動(dòng)力

文件具有現(xiàn)實(shí)和歷史功用的記錄材料，文件生命周期向我們描述了文件運(yùn)動(dòng)的客觀規(guī)律，目前從文件劃分運(yùn)動(dòng)階段分析，檔案概念大體可分為四種類型：第一種，以美國(guó)等為代表檔案界認(rèn)為檔案是經(jīng)鑒定值得永久保存的文件。第二種，以法國(guó)為代表的國(guó)家認(rèn)為檔案涵蓋了整個(gè)文件生命周期全過(guò)程。第三種，是國(guó)際檔案理事會(huì)主持編寫(xiě)的《多語(yǔ)種檔案術(shù)語(yǔ)詞典》中的檔案定義。這里的定義與美國(guó)定義較為類似，但它們并不強(qiáng)調(diào)檔案必須具有永久價(jià)值，而僅僅指出它是由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當(dāng)?shù)臋n案館因其檔案價(jià)值而保存經(jīng)過(guò)挑選或未經(jīng)挑選的非現(xiàn)行文件。第四種，以我國(guó)和蘇聯(lián)為代表的檔案定義，即認(rèn)為辦理完結(jié)歸檔保存的文件才能被稱為檔案。由于各國(guó)國(guó)情不同，但無(wú)論何種定義都承認(rèn)檔案是由文件“轉(zhuǎn)化”而來(lái)的，轉(zhuǎn)化就是運(yùn)動(dòng)，任何事物的運(yùn)動(dòng)都是其內(nèi)部矛盾運(yùn)動(dòng)的結(jié)果，文件運(yùn)動(dòng)也是由其內(nèi)部矛盾運(yùn)動(dòng)決定并推動(dòng)的。而文件內(nèi)部矛盾運(yùn)動(dòng)是通過(guò)文件價(jià)值表現(xiàn)出來(lái)的。

四、對(duì)“以`歸檔'作為文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志”的反思

歸檔是“文書(shū)業(yè)務(wù)部門將工作活動(dòng)中處理完畢，仍有保存價(jià)值的文件材料，按規(guī)定制度整理組卷后，定期向檔案室移交集中的過(guò)程，是文書(shū)處理工作的最后環(huán)節(jié)，是正常情況下文件轉(zhuǎn)化為檔案的交匯點(diǎn)和條件。”歸檔的對(duì)象是有保存價(jià)值的文件材料,可見(jiàn)確定文件材料是否具有保存價(jià)值，是對(duì)其進(jìn)行歸檔的前提。事實(shí)上，文件一旦被確定為有保存價(jià)值時(shí)，轉(zhuǎn)化行為就已經(jīng)發(fā)生了，人們就要對(duì)這些被認(rèn)定為已屬檔案范疇的文件材料進(jìn)行集中和歸檔。文件本體總要經(jīng)歷一個(gè)從“形成”到“現(xiàn)行”再到“暫存”最后進(jìn)入“歷史”階段的運(yùn)動(dòng)周期，這一客觀規(guī)律是不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移的，不管文件是否被歸檔，文件價(jià)值一旦轉(zhuǎn)化為檔案價(jià)值時(shí)，它自身就已實(shí)現(xiàn)向檔案的轉(zhuǎn)化了。

五、結(jié)論

雖然檔案與文件有一定的區(qū)別，但從本質(zhì)上說(shuō)，檔案是文件生命有機(jī)體的延生，檔案是處于一定歷史階段的文件，在這個(gè)歷史階段中，文件被打上了人類的烙印，因而具有不同于以前歷史階段的特征。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用是文件的形態(tài)與傳遞方式的改變，當(dāng)然這些改變會(huì)使文件與檔案管理方式與具體做法進(jìn)一步發(fā)生相應(yīng)的變化，但不會(huì)改變文件與檔案的原有關(guān)系。

[1]王茂躍.大檔案概念的若干觀點(diǎn)簡(jiǎn)評(píng)[J].北京檔案,2015(1).