新時期綜合檔案數字化管理探討

王海燕

長慶油田礦區服務事業部寧靖綜合服務處 750006

新時期綜合檔案數字化管理探討

王海燕

長慶油田礦區服務事業部寧靖綜合服務處 750006

在當前社會主義市場經濟改革進入深水區的新時期里，市場經濟日益呈現出優勝劣汰局面，檔案管理成為現代企業的重要工作。尤其是在信息時代，數字化管理成為企業綜合檔案管理的必然選擇。下面從企業綜合檔案數字化管理的特征著手，探討若干數字化管理措施，以促進新時期里企業綜合檔案管理水平的提升。

新時期；企業；綜合檔案；數字化管理

綜合檔案是企業的重要資料，記錄企業日常工作信息，通過搜集、整理及留存等手段能為企業作出各項決策、開展各項活動等提供支撐。這就需要寧靖綜合服務處檔案工作嚴格按照油田公司及礦區事業部檔案管理工作“收全、管好、用活”的總體要求，加強檔案工作組織領導，突出強化檔案資料收集整理和保管利用、安全保密等重點工作，全面抓好檔案管理基礎設施建設，推進檔案業務標準化、程序化、規范化發展，切實提升服務處檔案工作水平，為服務處的發展提供可靠的檔案信息資源保障。

一、企業綜合檔案數字化管理的特征

（一）載體性。企業的綜合檔案所涉及的內容相當廣泛，涵蓋行政、人事、財務、物資管理等，傳統的綜合檔案管理主要依賴紙張，可直接閱讀，但數字化管理使綜合檔案的載體變成光盤、磁盤等，且能存儲大量檔案信息，攜帶方便、管理方便。

（二）實效性。企業實現了綜合檔案的數字化管理，就能通過計算機查閱檔案資料，快速檢索信息，并遠程查閱、檢索檔案信息，查閱過程簡單，較紙質檔案而言能使使用者更及時地獲取信息，實效性很強，為有需要者使用綜合檔案信息提供便利。

（三）共享性。電子檔案主要通過計算機存儲、管理，使信息具備高度共享性。綜合檔案是企業重要的文件資源，自身就有共享性，但紙質檔案的使用受到時間、空間等的限制，極易在使用環節發生丟失、損害等問題，但在數字化管理的情況下，企業綜合檔案管理借助互聯網技術可十分方便地傳遞信息，共享信息資源。

二、新時期企業綜合檔案數字化管理的措施

（一）強化檔案的基礎設施建設。一是加大檔案設施設備投入力度，配備了能夠滿足檔案管理工作正常開展所必需的硬件設施設備，使檔案庫房全面滿足“三鐵”“八防”要求。二是按照檔案用房“三分開”原則，加強安全防范，將檔案室列為安全防范重點部位，嚴格執行檔案安全、保密、消防等管理制度，做到人離門鎖燈關，非工作人員不得入室，確保檔案資料安全。三是提高檔案管理工作思想認識，加強檔案管理工作的規劃和部署落實，加大支持力度，保證經費預算，依法合規管理，確保各類檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，維護好服務處合法權益。

（二）推進檔案管理信息化建設。一是要深化檔案管理系統應用，切實把中油檔案信息管理系統（E6）管好用好，嚴格落實“誰產生、誰錄入、誰審核”的歸檔要求，進一步提高服務處檔案工作效率和服務水平。二是要規范檔案信息著錄，堅持電子檔案與紙質檔案同步歸檔機制，整合和管理各類電子文件，為檔案查詢、檢索、利用、統計等各項工作提供真實可靠的數據。三是要完善檔案借閱審批制度，健全紙質檔案查閱、復制、抄錄和借閱審批手續，明確借閱要求、利用范圍和歸還時間，并嚴把數據質量關，加強審核力度，確保進入系統的數據符合要求。四是做好檔案信息管理系統（E6）備份，保證系統運用，以更好地滿足信息化條件下檔案管理工作的現實需要。

（三）加大檔案安全保管的力度。一是要確保檔案絕對安全是檔案工作的首要任務，按照檔案安全防范要求，不斷加強安全措施，建立健全人防、物防、技防“三防一體”的檔案安全防范體系，加強檔案安全管理，強化安全保密教育，抓好信息數據備份，把安全理念始終貫穿于檔案工作的各個環節，杜絕檔案失泄密事件發生。二是改善檔案保管條件，加強對檔案的綜合性保護，嚴格落實檔案保管“八防”措施。三是要建立健全各項規章制度，重點抓好制度落實，經常開展檔案安全保密自查，加強對涉密檔案、重要檔案的存儲介質、檔案信息的上網審查和網絡傳輸等關鍵環節的管理，及時發現和排除隱患，堵塞管理漏洞，嚴防檔案損毀和失泄密事件發生。

（四）深度開發并利用綜合檔案。在網絡化、數字化、信息化辦公環境的支撐下，企業針對綜合檔案開展的檢索信息、分析匯總、跟蹤專題等編研工作也得到相應的保障。因此，綜合服務處可按照專題、類別對綜合檔案信息資源實施二次、三次加工、提煉，深層次開發信息，拓寬提供綜合檔案信息服務的領域和渠道。同時，要健全紙質檔案查閱、復制、抄錄和借閱審批手續，明確借閱要求、利用范圍。建立檔案保管臺賬，及時登記檔案入庫、移出、借出等情況，及時修補和復制檔案破損或載體變質的檔案，掌握庫藏動態和庫藏數量，做到賬、物相符。另外，綜合服務處還可按照檢索者的要求或意見，采納其合理化、科學化的建議，作出適當的編研改進，對綜合檔案信息資源實施深度的開發與利用，推進數字化管理進程。

（五）提高檔案人員的綜合素質。綜合檔案數字化管理的科技含量高、涉及面廣，檔案人員素質的高低成為重要因素，會對綜合檔案數字化管理質量產生直接影響，提高檔案人員綜合素質是企業實現綜合檔案數字化管理的保證。因而綜合服務處應選派檔案人員到專業培訓部門學習、培訓，到先進單位觀摩、學習，樹立嚴謹、認真的工作態度，提高職業道德水平，從而使檔案工作逐步實現規范化、標準化。尤其是綜合服務處務必要加強對檔案人員的電子檔案管理培訓，因為數字化是檔案管理現代化的必由之路，只有檔案人員掌握計算機知識，具備靈活運用計算機的能力，熟悉軟件系統的功能，才能促進綜合檔案的數字化管理。企業還應將綜合檔案管理納入員工考核范疇，將檔案人員的績效與綜合檔案數字化管理成效掛鉤，有效提升綜合檔案數字化管理水平。

三、結語

在新時期，科學技術的發展日新月異，數字化正在社會的方方面面滲透，綜合檔案作為企業的信息資源正發揮著重要價值。在實際工作中，企業檔案部門及人員務必要順應新時期的發展要求，明確綜合檔案數字化管理的特征，在綜合檔案管理工作中滲透數字化，真正實現檔案數字化管理，促進綜合檔案價值的進一步發揮。

[1]韓曉晶．檔案數字化的質量和安全保密控制[J]．赤子(上中旬),2015(09):174．