企業檔案管理現狀分析與對策研究

韓宇歆

中車青島四方車輛研究所有限公司 山東青島 266031

企業檔案管理現狀分析與對策研究

韓宇歆

中車青島四方車輛研究所有限公司 山東青島 266031

現如今正是信息大爆炸時期，企業單位都處于信息時代的背景之下，其中保存的檔案和文件都是以電子文件為載體，大部分的企業都設立了專門的檔案管理部門，并且在其中建立了數據庫，但是在實際的工作之中，檔案的查找仍然具有單一性的特征，單機和手工查找仍舊在生產工作中使用，時常出現查找信息不全等情況，在企業的發展過程中無法發揮出有利的作用，因此本文研究了在信息時代背景下的企業檔案管理，促進其創新發展。

信息時代；檔案管理；現狀研究

一、前言

目前信息技術的發展速度越來越快，傳統的檔案管理工作模式無法適應現代企業的發展需求，不僅無法促進企業的進步，還弱化了檔案在企業發展中的作用。企業的檔案管理工作存在的問題越來越突出，同時也面臨著較大的挑戰。但是在信息技術發展的過程中，為企業的檔案管理工作提供技術上的支持，在企業的各個層級中融入企業檔案管理，逐漸成為企業發展的靈魂，為企業內部的各個部門和員工服務。

二、企業檔案管理的現狀

（一）觀念上的落后。從企業的決策部門角度進行分析，在整個企業當中無法明確檔案部門的地位，在觀念上對其認識不足，只是將檔案工作簡單的定義為資料整理工作，無法直接給企業帶來經濟和社會上的效益，因此大多數企業都沒有將企業資金投入到檔案部門當中進行建設。

（二）職能不斷弱化。從檔案部門為出發點進行分析，發現其部分職能更偏向于檔案收藏，忽視了檔案的利用，大部分業務都集中在收集檔案、鑒定檔案以及整理和保管檔案上，沒有積極的為企業的工作進行服務，起不到現實的作用。

（三）硬件管理水平低下。信息時代下，信息化技術的應用涉及到社會的方方面面，在企業部門當中也涌現了大量的電子文件，因此在檔案工作的信息化逐漸降低的基礎上，檔案管理部門的職能逐漸弱化，企業對檔案管理部門的依賴性逐漸降低，以至于大量的電子文件在歸檔以及管理中存在較大的問題，企業的各個部門之間缺少溝通和交流，導致企業人員凝聚力不強。

（四）技術上的落后。企業在檔案管理當中，更加注重信息化的管理方式，也就離不開科學技術的支持，雖然我國企業都有專門的設置電子信息檔案管理系統，但是技術手段相對比較落后，更有部分企業的檔案管理模式仍然依賴于傳統的經驗管理和人工管理，不利于發揮檔案的優勢，限制了未來企業的發展。

三、信息時代背景下檔案管理工作的新思路

（一）工作重心從實體轉移到信息。在檔案物質實體雙重構成理論的基礎之上，我們可以將檔案管理活動分為兩個部分：其一是檔案實體管理；其二是檔案信息整理，將這兩部分整合在一起就形成了二元檔案實踐體系。檔案實體整理在傳統檔案整理實踐之中占據著較大的比重，其主要是對檔案的物流控制過程，在以往的條件下只能進行傳統手工的紙質檔案整理，通過對文件實體的排序來記錄文件之間的歷史關系，這種技術實踐在傳統的檔案實體整理實踐之中，將文件之間的歷史關系、信息處理與檔案實體整理、檔案歷史聯系的信息整理結合在一起，同步形成，沒有辦法針對某一項單獨剝離出來。所以在傳統的檔案實體管理之中，歷史信息的整理比一般信息的整理地位更高。在現如今的電子信息時代，傳統的檔案思想已經跟不上檔案數字化的發展，無法解決相關的數字化問題，但是利用檔案物質實體雙重構成理論就能夠將檔案歷史聯系記錄與文件實體集合相互分離，成為相對獨立的個體歷史信息，并且檔案歷史聯系的信息不再包含于實體管理活動之中，將實體管理的地位逐漸弱化。在信息時代的檔案管理工作當中，檔案的實體管理工作更加簡單化，只需要考慮到文件幾何的完整性和真實性特點，為企業今后的工作提供更加真實可靠的原始憑證。

（二）整理原則從一維來源原則轉化為多維歷史發展原則。

隨著現代檔案實踐的不斷快速發展，檔案的歷史聯系整理原則內涵也在不斷的變化，由原先的來源原則發展成為歷史原則。

首先，在傳統的檔案整理當中，實體整理是最為關鍵的一個環節，但是其受到文件實體排序的約束，文件實體排序的根據范圍過于狹小，只能利用來源特征來維持文件之間的歷史聯系，這就稱為“來源原則”，但是在這種原則的基礎之上形成的檔案，不能夠將歷史完整的記錄下來，具有較大的局限性。時代的發展促進著電子文件的產生和應用，針對電子文件的實體排序不具備任何的意義，因此虛擬整理技術應人們的需求產生。在檔案的歷史聯系虛擬整理中，與文件實體排序沒有直接的聯系，而是單獨的利用檔案歷史聯系信息系統來進行檔案記錄，使用者可以根據文件之間的歷史關系特征來形成相關記錄，不斷的固化和揭示檔案之間的歷史聯系，由一維逐漸發展為多維歷史原則。

（三）檔案的價值從憑證價值發展為記錄歷史的文化價值。

檔案中最基本的特點就是其憑證價值，通過這個特點能夠將其與其他各種資料區分開來，在以往的檔案利用工作當中，檔案是最為常見的歷史事實依據，發揮出檔案的憑證作用。在檔案物質實體雙重構成理論當中，獲得事件的內容可以通過文件實體的集合進行，檔案歷史聯系整理則是起到關聯文件實體事件的作用，而在信息時代的背景下，文件實體集合與歷史聯系記錄相互分離開，并且展開了多維歷史聯系整理，從而產生多維的歷史聯系記錄，有利于在閱讀檔案的過程中，幫助閱讀者依照檔案人員記錄檔案中的歷史聯系，將不同文件中的內容相結合，最終形成完整的歷史，將檔案的價值由傳統的憑證價值發展成為歷史文化價值。

四、結束語

總而言之，現代企業檔案管理活動已經逐漸的融入到企業的核心活動當中，主動為企業創造有利于企業發展的價值，促進企業利潤最大化，不斷提高企業的核心競爭力，所以企業需要重視企業檔案管理在企業發展中的作用。本文主要研究了在信息時代背景下的企業檔案管理，從長遠的角度來定位檔案部門的地位，發揮其作用，將現代信息化技術融入其中，更加凸顯檔案部門在企業的作用。

[1]張莉,郝幸田．企業文明[J]．我國企業檔案工作現狀及創新,2010,(02)．

[2]陳利民．供電企業工程項目檔案管理存在的問題與對策[J]．辦公室業務,2014-01-05．

[3]張秋菊．企業文書檔案管理的缺陷及對策研究[J]．中國高新技術企業,2015．12．