中小企業內部控制的現狀及對策

周宜生 沈文浩

(集美大學誠毅學院,福建廈門361021)

中小企業內部控制的現狀及對策

周宜生 沈文浩

(集美大學誠毅學院,福建廈門361021)

針對當前中小型企業內部控制制度的現狀,闡釋在新常態經濟下中小型企業加強內部控制制度設計的必要性,以廈門市某公司為例,分析中小型企業傳統內部控制制度的不足,并從采購、生產、銷售等經營環節中的內部控制制度進行研究,由此推廣到一般中小型企業,從而強化企業控制。

新常態經濟;中小型企業;內部控制制度設計

一、我國中小型企業內部控制現狀及設計思路

在國內外眾多著作及法律制度的解釋中,美國準則委員會(ASB)對內部控制的定義較為準確:“內部控制是指在一定的環境下,單位為了提高經營效率、充分有效地獲得和使用各種資源,達到既定管理目標,而在單位內部實施的各種制約和調節的組織、計劃、程序和方法。”[1]

近年來,隨著我國內控法律制度的不斷完善,企業管理層對內控制度建設重要性認識不斷加深,中小型企業內控實施現狀相比于傳統的管理人員直接控制,已經有了長足的進步。這進一步促使越來越多的管理者意識到了完善的內控制度對企業防范風險的重要作用。

眾所周知,內部控制規范框架大多以大型企業為主,雖然對于中小型企業而言,它們的自身特點與大企業有所不同,內部的資產結構與大企業也有所差異,但它們都有著相同的一點——業務循環。筆者正是以此為基礎,構建中小型企業的內控制度,把具有共同業務性質,在共同內控制度之下的業務歸為一類。

二、內部控制現狀分析

(一)組織結構

結合廈門某公司的實際情況進行分析,該公司已經形成了一套符合自身特點的組織結構與管理制度。組織結構為職能式結構,職能部門主要分為供應銷售部、生產技術部、財務部、綜合辦公室4大部門。其組織結構見圖1。

圖1 廈門某公司組織結構圖

第一,領導層。董事長兼總經理孫先生為企業出資人及創辦者,是企業的核心,副總經理錢女士、吳先生,均在多家企業任過車間主任及部門負責人等職務,在企業工作時間較長,對企業各項工作十分了解,兩人出色的管理能力及良好的執行力得到員工的認可,現分管下屬部門的工作。

第二,供應銷售部。主要負責金屬及化工等原材料的采購,以及對產品經銷商的及時聯絡協調,同時也分管倉儲,是保障企業順利生產及促進產品銷售的不可或缺的部門。

第三,生產技術部。該部門是企業的核心部門,負責統籌管理產品生產的各個車間,控制生產進度、保證生產質量、維護設備正常運轉等;同時也負責新產品的研發等前沿工作。

第四,財務部。由一個會計主管、若干分工會計及出納組成,負責企業所有會計、財務與審計工作,并及時監督檢查公司財務運作和資金收支狀況,與副總經理共同對財務報告和報表質量負責。

(二)公司的業務流程

該公司作為一家制造型企業,其主要的業務流程都是圍繞采購、生產及銷售展開,每個環節都涉及相關部門的工作。筆者通過實地調查,了解該企業的一般業務流程,同時也作為內控制度設計的具體依據。其業務流程見圖2。

圖2 公司業務流程圖

由圖2可知,該公司的整個生產流程從接收到客戶訂單開始,緊接著供應銷售部下屬的評審人員將結合企業生產能力、交貨時間以及預期利潤等多方面因素進行評審,來決定是否接受訂單。若接受訂單,則將訂單下發到生產部、技術部,同時將預期所需原材料制成采購訂單通知采購人員采購并及時入庫。

(三)內部控制現狀

通過對該公司各環節的調查研究,筆者了解到現階段企業內控出現的一些問題,已經影響到了企業的日常生產。筆者從COSO劃分的內部控制評價5要素的角度對該公司內控現狀進行歸納。

第一,內部環境。在機構設置上,企業注重生產有關的部門發揮其職能,有利于對產品生產中的成本、質量等進行監督。但同時,部分重要的機構沒有明確劃分,存在職能弱化、模糊不清等問題。如企業的采購部門是比較重要的職能部門,但該企業僅將其作為供應銷售部下屬的一個辦公室,人員也十分有限,使其在實際中無法照顧到采購的各個環節。

第二,風險評價。在經營過程中,企業的管理層也時刻注意企業面臨的風險及危機。并適時采取措施規避風險。但對于全面的風險識別與防范,企業仍存在許多問題。

第三,控制活動。企業在日常的經營過程中,建立了一定的會計控制制度,如企業的備用金維持在3000元左右、杜絕“坐支”現金的行為,建立人員報銷審批程序等。

三、企業內部控制制度的設計方案

(一)確立該公司內部控制制度的目標

在重建企業的內控制度之前,首要的是確定企業預期想要達到的內控目標。工業企業的內部控制制度的整體目標就是盡可能降低成本或不良損耗,實現銷售額達到預期增長率[2～4]。根據這個總目標,該公司主要業務流程的具體目標如下。

第一,采購與付款業務目標。企業采購業務的目標主要是按時采購,保證生產順利進行;對采購原材料的質量要進行控制;盡可能選擇價格較低的供應商;同時也要監督采購貨款的使用,不能出現采購制度上的漏洞。付款業務目標主要是按時支付供應商的貨款。

第二,存貨與生產業務目標。生產業務主要涉及存貨和成本費用兩方面,其中存貨業務的目標主要是保證庫存數量達到平衡點,既要防止存貨閑置,占用資金,又要保證庫存滿足供應。

第三,銷售與收款業務目標。產品能否及時銷售、貨款能否按時收到,這將直接關系到企業的經營狀況。因此,企業應該盡力確保銷售合同訂立的規范性、應收賬款的完整性和準確性等。

(二)公司主要內部控制制度設計

1.采購與付款內部控制制度

根據對實際情況的了解,企業的該項業務主要包括原材料的采購、驗收、付款等環節。主要由供應銷售部統籌負責,具體控制制度設計如下。

第一,原材料申請采購環節控制制度。首先,物資需求申請須經申請車間負責人審核,并交至部門主管處協同財務人員共同審批,審核通過后,由采購管理人員編制物資采購清單。需檢查申請單是否有申請車間負責人及部門負責人審核意見,是否達到采購點。其次,按規定需要采用招標方式確定供應商的物資要采用公開招標的方式確定供貨單位,不需要公開招標的物資,由采購部門根據實際確定供應商,按照采購物資種類的不同,應委托相應機構對供應商資質進行審查。再次,由需求部門人員進行的一定金額以下的零星采購,需要部門負責人審批通過后方可單獨進行。再次,在實際采購過程中,如果需要預借采購款的,辦理人員應填寫借款申請單,經其所屬部門負責人、財務機構負責人審核,審批通過后方可向財務部門辦理借款。最后,采購部門應建立供應商審查制度,定期對供應商資格進行審查,建立并及時更新供應商信息庫,對新加入的供應商應定期進行實地走訪,掌握基本信息,防止出現不符合資質的供應商供貨。該環節內部控制要點:通過對采購申請的雙層審核,確保采購計劃符合實際庫存數,采購需求真實發生,同時也杜絕了供應商的虛假采購、賄賂等行為,并對每項流程都做了具體的時間規定,保證了采購及時性,防止延誤生產時間。

第二,原材料驗收環節控制。首先,會計人員、采購部門及倉庫管理人員及時對到達的貨物進行驗收,驗貨包括核對發票、清單、采購計劃表,并查明貨物數量、驗明質量。若核對均無誤,填寫入庫單,共同簽字。其次,倉庫管理人員填制連續編號的入庫單,并據此登記實物賬,確保入庫記錄與實物一一對應。再次,驗收入庫后,財務人員應該根據入庫單、合同、相關發票等進行會計記錄,確保對應賬務處理準確無誤。最后,對一定金額以下的零星采購,部門負責人負責物資驗收,檢查所采購物品是否符合申報,采購清單是否與實物對應,確保無誤后,方可在發票上簽字確認,并交至會計處進行賬務處理。該制度內控思路主要是通過相互監督、制度制約,避免采購部門不依據實際盲目采購,同時防止收貨環節出現采購人員虛報貨物數量,侵占公司財產情況的發生。

第三,原材料付款環節控制。首先,采購人員在確認付款前應確保相關合同、采購單、入庫單、發票中的規格、數量和金額一致,確保無誤后傳遞給企業財務部。其次,財務部門會計人員在審核無誤后加蓋合格章。以上清單作為記賬依據進行會計記錄,粘貼制作采購憑證,并及時核對應付賬款,填寫應付賬款對賬單,同時會計人員應簽名確認。再次,若發現單據有誤,應退回給采購人員,查找單據錯誤原因,找出相關責任人,并形成書面報告向分管經理報告。最后。報告經審批后,財務人員應按照審批意見進行會計處理,并填寫差異分析情況說明,留檔備查。該環節主要為了保證單據的真實性、已發生的業務的完整記錄、尤其確保是應付賬款的準確登記與匯總。

2.存貨與生產業務內部控制制度

企業的該項業務包括對存貨的管理及生產循環兩個環節,主要由生產技術部統籌負責,具體控制制度設計如下。

第一,存貨管理環節控制。首先,倉庫管理人員應當在月末和會計人員共同對存貨進行盤點,并填寫庫存及采購計劃表,共同簽字。其次,若數量與賬簿記錄核對無誤且不需要采購,則庫存管理人員與會計各備份一份(可復印)盤點表,以供今后核對。若數量核對無誤,但需要采購,則按照原材料采購流程辦理采購。再次,若出現存貨盤虧,則將實際數量填入庫存盤點表,及時報給副總經理,同時組織人員清查。會計人員及時將盤虧金額記賬,查明原因后,依據對應會計方法處理。最后,盤點結束后進行發貨,即貨物包裝及出庫發貨,倉庫管理人員應當根據廠家的訂貨情況,填寫對應發貨單,并按照規定通知貨運人員到倉庫領貨。貨物運送前由貨運人員與倉庫管理人員共同清點,確認無誤后發貨。該環節內部控制要點:因為產品工藝復雜,較難在短時間內趕制,因此在實際存貨管理中要嚴格評估,依據存貨數量發貨,避免出現存貨低于安全線以下,同時也要防止貨物超過實際訂貨需求,占用資金、增加庫存成本。

第二,生產循環環節控制。生產循環是原材料加工成產成品的全過程,主要包括原材料的領用、確立產品生產目標、產品生產、成本計算等環節。首先,發出原材料時,要確保發出的材料均已準確記錄,并且記錄在適當的期間,生產管理人員要定期復查以確保正確記錄,定期由倉儲管理人員進行實地盤查,發現錯誤要及時調整。其次,產品在生產環節中,既要對產品的未來市場進行預測,又要結合企業的生產能力、戰略規劃等來確定生產任務,再將總目標依次落實到各個部門,定期進行考核,發現偏差后,及時調整,控制企業生產方向與計劃相一致。再次,在生產過程中,要確保原材料對原材料投放的控制,根據科學的計算量掌握投放量,避免出現產品質量不過關或浪費原材料的情形;確保對機器設備的日常維護,防患于未然,對機械的使用制定嚴格的規范流程,專人監督,及時記錄,保證合金生產的精度及生產能力。[5～7]最后,有效的成本控制直接關系到企業的經營狀況,因此對成本控制更要嚴格執行,主要包括:制定費用定額及開支標準,主要指將費用目標一一分解,落實到具體的車間及個人,使每個人都能明確自己的目標。該環節內部控制要點如下:該控制環節重點是成本控制,要明確產品生產應實行“以銷定產”的原則,通過預先的計算評估,確定生產過程中各種材料的最佳投放點,建立崗位分離及監督機制,成本控制措施、質量監督準則等;并利用成本管理的方法避免各環節的多余費用開支,盡可能的降低成本。

3.銷售與收款業務內部控制制度

企業的該項業務包括銷售訂單的訂立、貨物的發送以及收款等幾個環節,主要由供應銷售部負責,具體控制制度設計如下。

第一,銷售定單環節控制。接受客戶訂單是企業銷售的開始,沒有訂單企業將無以為繼,但訂單并不是一概接受,接受的訂單如果與企業的實際需求不符那將很可能拖垮企業,因此要實行嚴格的控制。首先,收到訂單后,企業應該結合自身能力、制定的銷售策略、庫存的情況以及客戶的信譽等因素,審核是否可以接受訂單。其次,確立嚴格的授權審批制度,明確審批人員對銷售業務的授權批準方式、程序、權限、責任等,不得越權審批,同時,經辦人的責任及權力也應事先明確。最后,審批通過后,及時訂立合同保障企業的合法權利、商業利益;所訂的合同嚴格遵守《中華人民共和國合同法》的規定,金額重大的合同訂立應咨詢專家意見。該環節內部控制要點如下:其環節重點是確保接受訂單的合理性,同時通過嚴格的審批程序保障銷售的順利進行。監督銷售過程、明確客戶信息,以防止出現貨物不明原因的減少,通過制約保障貨物安全。

第二,貨物發送環節控制。首先,銷售部門依據審核后的合同及銷售訂單,開具與合同所列一致的銷售通知單,交往倉儲管理人員通知發貨。單據基本信息應包括產品名稱、規格型號、單位、數量、單價、總價等。其次,倉儲人員按照通知單列明的信息及時備貨,建立好出庫、計量、運輸等環節的對應控制,并在規定時間內及時發貨,向運輸人員傳遞單據。再次,運輸人員要如實填寫裝車憑據,依據合同所列的時間地點完成運輸任務,及時保質地將貨物運達,對于需要客戶自取的貨物,因做好協助與檢驗工作,避免運輸途中出現問題后責任劃分不清等問題。客戶收到貨物后應及時驗收,若貨物數量不符合事先約定,對方告知銷售人員后,應立即將有關情況制作文字說明告知分管經理。最后,若驗收后出現質量問題,根據對方要求做出給予銷售折扣或重新發貨的處理。對于退回貨物的情況,銷售人員應用紅字填制銷售及發貨清單,沖減相關賬目。該環節內部控制要點:通過各方制約,確保貨物保質保量發送;銷售人員對各單據的完整真實性負責;會計人員及時登賬;貨物驗收出現問題時,能及時找出責任方,并妥善解決,提高對客戶的服務質量。

第三,收款環節控制。首先,企業內控或內審人員應當建立針對主要客戶定期的訪問制度,掌握信息,及時發現客戶的付款風險。其次,實施銷售回款政策,避免銷售人員直接收取現金,盡可能采用票據或轉賬結算方式,若客戶用現金或承兌匯票方式付款的,要做好記錄,經辦人員要提前報告,避免坐支現金等現象。再次,及時開具銷售發票,依據已經批準的商品價目表編制;全面核查填制的正確性;將裝運憑證與發票記錄進行核對;發票開具制定轉專人負責,避免開具虛假發票。[8]最后,對于長時間未收回的賬款,該款項要及時催收,并要求客戶提供抵押擔保等條件,需要法律解決的要及時收集相關證據,若確實無法收回的,要查清原因,待分管經理審批后注銷,并做好會計調整。該環節內部控制要點:內控重點是保證應收賬款及時記錄,各方共同留存原始單據;定期催繳,盡最大可能防止壞賬的發生,并盡可能對已發生的壞賬實施催收。

四、優化公司內部控制制度的建議

該公司作為國內一家專業的生產合金的企業,在管理上經過多年的完善已經趨于成熟,為企業獲得了一定的經營成果。在內控制度的設計上,大體的框架已經構建出,但在一些精細化控制方面,仍有諸多需要改進的地方。

第一,合理分工,明確管理權責。企業內控的有效發揮,除了制度的完善外,同樣取決于分工的合理性與職權劃分的有效性。只有各部門的實際作用相互無重疊,也不存在疏漏的情況下,才能真正對各個環節實施有效監控。

第二,有效地發揮內部審計的作用。從公司治理的角度講,內部審計除了對日常賬目處理的監督外,還包括稽查、內控制度運作效果的評價等,應及時形成意見上報管理層,適時提出改進措施,從而確保內控制度的有效發揮,避免流于形式。

第三,重視企業信息的傳遞與溝通。內控制度的發揮離不開企業的各類信息傳遞,良好的信息傳遞渠道可以加強內控的效果。企業應該努力構建或改進多種溝通方式,包括內外部渠道、上下渠道以及橫向渠道等,努力構建全方位的信息網絡傳遞方式以滿足對經營管理及內控效果的發揮。

第四,內控制度要與我國現行的法律法規協調統一。企業有效內控制度的設計,離不開國家法律的保障,合理遵循法律規范才能真正發揮內控的作用。如在《公司法》、《會計法》、《證券法》等相關法律中,對相關概念、方法、要求等要力求規范化、一致化。從而避免不同法律要求上的重疊及沖突等。

[1]劉妍.中小企業內部控制的問題與對策[J].企業改革與管理, 2016(1).

[2]李婧.新常態下中小企業內部控制對策[J].管理視窗,2015(33).

[3]王青華.我國上市公司內部控制失效衡量及統計分析研究[D].浙江工商大學,2015.

[4]孫睿.加強中小企業內部控制的思考[J].經濟師,2012(12).

[5]陸豐.論中小企業內部控制制度的建立和完善[J].財經界(學術版),2012(2).

[6]王煒.AY公司內部控制制度設計研究[D].吉林大學,2012.

[7]閻達五,楊有紅.內部控制框架的構建[J].會計研究,2001(2).

[8]方紅星.內部控制:審計與組織效率[J].會計研究,2002(7).

責任編輯 胡號寰 E-mail:huhaohuan2@126.com

F275

A

1673-1395(2016)10-0054-05

2016-06-21

福建省社科創業創新項目(2014fjcy156)

周宜生(1982-),男,江西宜春人,講師,碩士,主要從事會計學研究。