淺談如何做好公文管理和保密工作

張雯

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 文章首先針對當前企業(yè)工作環(huán)境中公文管理和保密工作現(xiàn)狀展開深入的分析，而后進一步在此基礎(chǔ)之上，提出若干建議，用以實現(xiàn)對于公文安全體系建設(shè)的推動。

關(guān)鍵詞 公文 管理 保密 安全

公文的管理與保密工作是否得到有效的貫徹執(zhí)行，對于經(jīng)濟組織以及黨政機關(guān)而言都有著不容忽視的重要價值。從實際工作的角度看，對于公文的保密和管理，是從長期的視角出發(fā)對組織實現(xiàn)保護，并且提升整體工作效率的必要基礎(chǔ)，因此只有在對相應的法律法規(guī)堅持貫徹的基礎(chǔ)之上，結(jié)合不同組織環(huán)境特征展開有效的保密工作，才能獲取良好效果。

一、當前企業(yè)工作環(huán)境中公文管理和保密工作現(xiàn)狀分析

對于公文的保密工作來說，我國有各級相關(guān)法案可以作為展開工作的依據(jù)。其中包括與國家機密相關(guān)的《國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》，以及《中華人民共和國檔案法》等，通過諸多文件，以及企業(yè)環(huán)境中的對應工作規(guī)則，來確定本單位工作中的保密事項以及其不同的保密級別，并且進一步據(jù)此展開對應的保密和管理工作。

總管我國當前公文管理以及保密工作展開現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)存在如下幾個方面的突出不足：

首先，規(guī)范不足是一個不容忽視的問題。雖然我國在宏觀層面對于國家機密以及檔案安全等方面已經(jīng)具備相對完善的框架，但是更為具體的公文處理流程制度，尤其是在不同的組織環(huán)境中，具有針對性的制度仍然有待得以確立。這種狀況直接導致在實際的工作過程中，雖然存在相對而言的宏觀政策和法律來實現(xiàn)對于行為的指導，但是卻會缺乏相應的規(guī)范對行為加以約束。

其次，對于人的約束缺失同樣是造成公文保密工作展開不善的重要因素。主要體現(xiàn)在兩個方面，其一在于相關(guān)工作人員的保密觀念不足，其二則在于未能在組織內(nèi)部構(gòu)建起完善的考核機制，或者考核機制失效。對于后者而言，主要是公文相關(guān)人員的保密工作難以實現(xiàn)有效衡量，因此相應的激勵機制也難以發(fā)揮效用。這種狀況進一步影響到前者，使得工作人員對于保密需要認識不足。而單純就工作人員的觀念展開分析，可以發(fā)現(xiàn)長期面對一個領(lǐng)域進行工作，相應的麻痹大意就會出現(xiàn)，難免造成保密工作不足的狀況。

最后，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全體系的建設(shè)，成為了公文保密的最后一個隱患。當前信息化時代之下，公文的發(fā)布等相關(guān)工作，多通過電子工具來予以實現(xiàn)，因此在公文制作的終端以及傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，如果存在安全隱患，必然會造成公文保密系統(tǒng)的漏洞，從而威脅到公文安全。雖然隨著信息技術(shù)的不斷進步，安全體系也在日趨完善，但是就目前的情況看，對于公文的保護仍然有待于進一步的提升。

二、積極推動公文安全體系建設(shè)

考慮到公文保密以及管理工作的完善程度，對于組織自身發(fā)展過程中安全水平的價值，甚至于對于社會經(jīng)濟平穩(wěn)發(fā)展的價值，以及某些特殊領(lǐng)域公文甚至直接關(guān)系到國家安全的特殊性，有必要針對公文安全保密工作展開進一步的建設(shè)和完善。具體而言，有三個方面需要重點引起關(guān)注：

首先，完善規(guī)章制度是公文管理和保密深入展開的必要基礎(chǔ)。對于規(guī)章制度的建設(shè)，更多應當聚集于最為基層的工作環(huán)境之中，強調(diào)日常工作中關(guān)于公文保密相關(guān)條例的可操作性。從公文文件的借閱、保管，一直到其傳遞等相關(guān)環(huán)節(jié)，無論是紙本公文還是電子版的公文，都應當圍繞其文件的流轉(zhuǎn)制定可行的、可以考證的行為依據(jù)，即工作規(guī)章制度。這些規(guī)章制度一方面應當作為相關(guān)工作人員的思想建設(shè)依據(jù)，另一個方面，還是對相關(guān)工作人員進行績效考察的重要基礎(chǔ)。除此以外，完善的規(guī)章制度還應當包括對于相關(guān)公文文件的規(guī)范，對于其訂立和發(fā)放等環(huán)節(jié)進行規(guī)范，并且關(guān)注公文的內(nèi)容格式等方面的標準化工作。通過此種方式能夠有效建立起可識別的公文數(shù)字化體系，便于實現(xiàn)安全系統(tǒng)建設(shè)。

其次，妥善處理公文的利用與保密之間的關(guān)系。公文的利用與保密，從表面上看呈現(xiàn)出一定程度的矛盾特征，但是從根本上看，都是服務(wù)于組織自身的工作需求，在確保組織能夠正常、有效、有序地展開工作的基礎(chǔ)之上，進行有效的保護，實現(xiàn)保密。對于這一方面，應當強調(diào)公文在組織環(huán)境中的正常流轉(zhuǎn)，滿足其工作需求，不能因為保密需求遏制其流通，導致相關(guān)信息的閉塞，甚至于阻礙組織環(huán)境中正常工作的展開；但同時也不能對工作需求過分強調(diào)，導致保密體系本身無法得到建立，安全無法加以實現(xiàn)。

最后，做好公文相關(guān)文件的銷毀工作，是其保密得以實現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)，該項工作確保密級公文不遺失。每個工作周期結(jié)束，對當年本單位所收到的文件特別是密級文件對照收文登記作一次清點，對于清退整理過的、經(jīng)鑒定沒有保存價值的公文、資料、刊物等， 按規(guī)定予以銷毀。通常而言，銷毀的手段主要是將公文在專用的焚燒爐內(nèi)進行燒毀，也可以將其送到指定的造紙廠進行再利用。無論是何種方式，都應當確保相關(guān)公文銷毀工作得到落實，避免存在安全隱患。

三、結(jié)語

公文的保密與管理工作，存在于實際組織工作的每一個細微之處。因此在加強其保密工作體系建設(shè)的過程中，應當切實從實際出發(fā)，結(jié)合保密需求，遵守相關(guān)規(guī)定，才能實現(xiàn)公文保密工作的推進。

參考文獻：

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[2] 李先進.機關(guān)公文處理工作“八項注意”[J].秘書，2011（5）.