淺談如何做好公文管理和保密工作

張雯

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 文章首先針對當(dāng)前企業(yè)工作環(huán)境中公文管理和保密工作現(xiàn)狀展開深入的分析，而后進(jìn)一步在此基礎(chǔ)之上，提出若干建議，用以實現(xiàn)對于公文安全體系建設(shè)的推動。

關(guān)鍵詞 公文 管理 保密 安全

公文的管理與保密工作是否得到有效的貫徹執(zhí)行，對于經(jīng)濟(jì)組織以及黨政機(jī)關(guān)而言都有著不容忽視的重要價值。從實際工作的角度看，對于公文的保密和管理，是從長期的視角出發(fā)對組織實現(xiàn)保護(hù)，并且提升整體工作效率的必要基礎(chǔ)，因此只有在對相應(yīng)的法律法規(guī)堅持貫徹的基礎(chǔ)之上，結(jié)合不同組織環(huán)境特征展開有效的保密工作，才能獲取良好效果。

一、當(dāng)前企業(yè)工作環(huán)境中公文管理和保密工作現(xiàn)狀分析

對于公文的保密工作來說，我國有各級相關(guān)法案可以作為展開工作的依據(jù)。其中包括與國家機(jī)密相關(guān)的《國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》，以及《中華人民共和國檔案法》等，通過諸多文件，以及企業(yè)環(huán)境中的對應(yīng)工作規(guī)則，來確定本單位工作中的保密事項以及其不同的保密級別，并且進(jìn)一步據(jù)此展開對應(yīng)的保密和管理工作。

總管我國當(dāng)前公文管理以及保密工作展開現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)存在如下幾個方面的突出不足：

首先，規(guī)范不足是一個不容忽視的問題。雖然我國在宏觀層面對于國家機(jī)密以及檔案安全等方面已經(jīng)具備相對完善的框架，但是更為具體的公文處理流程制度，尤其是在不同的組織環(huán)境中，具有針對性的制度仍然有待得以確立。這種狀況直接導(dǎo)致在實際的工作過程中，雖然存在相對而言的宏觀政策和法律來實現(xiàn)對于行為的指導(dǎo)，但是卻會缺乏相應(yīng)的規(guī)范對行為加以約束。

其次，對于人的約束缺失同樣是造成公文保密工作展開不善的重要因素。主要體現(xiàn)在兩個方面，其一在于相關(guān)工作人員的保密觀念不足，其二則在于未能在組織內(nèi)部構(gòu)建起完善的考核機(jī)制，或者考核機(jī)制失效。對于后者而言，主要是公文相關(guān)人員的保密工作難以實現(xiàn)有效衡量，因此相應(yīng)的激勵機(jī)制也難以發(fā)揮效用。這種狀況進(jìn)一步影響到前者，使得工作人員對于保密需要認(rèn)識不足。而單純就工作人員的觀念展開分析，可以發(fā)現(xiàn)長期面對一個領(lǐng)域進(jìn)行工作，相應(yīng)的麻痹大意就會出現(xiàn)，難免造成保密工作不足的狀況。

最后，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全體系的建設(shè)，成為了公文保密的最后一個隱患。當(dāng)前信息化時代之下，公文的發(fā)布等相關(guān)工作，多通過電子工具來予以實現(xiàn)，因此在公文制作的終端以及傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，如果存在安全隱患，必然會造成公文保密系統(tǒng)的漏洞，從而威脅到公文安全。雖然隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，安全體系也在日趨完善，但是就目前的情況看，對于公文的保護(hù)仍然有待于進(jìn)一步的提升。

二、積極推動公文安全體系建設(shè)

考慮到公文保密以及管理工作的完善程度，對于組織自身發(fā)展過程中安全水平的價值，甚至于對于社會經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)發(fā)展的價值，以及某些特殊領(lǐng)域公文甚至直接關(guān)系到國家安全的特殊性，有必要針對公文安全保密工作展開進(jìn)一步的建設(shè)和完善。具體而言，有三個方面需要重點引起關(guān)注：

首先，完善規(guī)章制度是公文管理和保密深入展開的必要基礎(chǔ)。對于規(guī)章制度的建設(shè)，更多應(yīng)當(dāng)聚集于最為基層的工作環(huán)境之中，強(qiáng)調(diào)日常工作中關(guān)于公文保密相關(guān)條例的可操作性。從公文文件的借閱、保管，一直到其傳遞等相關(guān)環(huán)節(jié)，無論是紙本公文還是電子版的公文，都應(yīng)當(dāng)圍繞其文件的流轉(zhuǎn)制定可行的、可以考證的行為依據(jù)，即工作規(guī)章制度。這些規(guī)章制度一方面應(yīng)當(dāng)作為相關(guān)工作人員的思想建設(shè)依據(jù)，另一個方面，還是對相關(guān)工作人員進(jìn)行績效考察的重要基礎(chǔ)。除此以外，完善的規(guī)章制度還應(yīng)當(dāng)包括對于相關(guān)公文文件的規(guī)范，對于其訂立和發(fā)放等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，并且關(guān)注公文的內(nèi)容格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)化工作。通過此種方式能夠有效建立起可識別的公文數(shù)字化體系，便于實現(xiàn)安全系統(tǒng)建設(shè)。

其次，妥善處理公文的利用與保密之間的關(guān)系。公文的利用與保密，從表面上看呈現(xiàn)出一定程度的矛盾特征，但是從根本上看，都是服務(wù)于組織自身的工作需求，在確保組織能夠正常、有效、有序地展開工作的基礎(chǔ)之上，進(jìn)行有效的保護(hù)，實現(xiàn)保密。對于這一方面，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)公文在組織環(huán)境中的正常流轉(zhuǎn)，滿足其工作需求，不能因為保密需求遏制其流通，導(dǎo)致相關(guān)信息的閉塞，甚至于阻礙組織環(huán)境中正常工作的展開；但同時也不能對工作需求過分強(qiáng)調(diào)，導(dǎo)致保密體系本身無法得到建立，安全無法加以實現(xiàn)。

最后，做好公文相關(guān)文件的銷毀工作，是其保密得以實現(xiàn)的重要環(huán)節(jié)，該項工作確保密級公文不遺失。每個工作周期結(jié)束，對當(dāng)年本單位所收到的文件特別是密級文件對照收文登記作一次清點，對于清退整理過的、經(jīng)鑒定沒有保存價值的公文、資料、刊物等， 按規(guī)定予以銷毀。通常而言，銷毀的手段主要是將公文在專用的焚燒爐內(nèi)進(jìn)行燒毀，也可以將其送到指定的造紙廠進(jìn)行再利用。無論是何種方式，都應(yīng)當(dāng)確保相關(guān)公文銷毀工作得到落實，避免存在安全隱患。

三、結(jié)語

公文的保密與管理工作，存在于實際組織工作的每一個細(xì)微之處。因此在加強(qiáng)其保密工作體系建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)切實從實際出發(fā)，結(jié)合保密需求，遵守相關(guān)規(guī)定，才能實現(xiàn)公文保密工作的推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

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