督辦管理平臺助力提升管理效率

孫顯德 馬冬泉 劉會波

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 采用計算機管理方式取代傳統的管理方式是當前信息化的首要內容，在現代企業中運用先進的辦公管理平臺來加強行政管理具有十分重要的。因此，本文針對以流程管理為核心內容的督辦管理平臺在現代企業行政管理中的應用進行分析，對督辦管理平臺的應用和創新進行闡述，以及如何促進企業行政的精細化管理，進而發揮出以信息技術為中心的流程管理的重要作用。

關鍵詞 督辦 流程 查詢 統計

督查督辦，是指辦公室按照領導機關的意圖和領導的指示，把有關事項.交給有關單位或部門辦理并督促落實的工作，是保證政令暢通、提高工作效率的重要手段，是實現工作民主化、法制化、科學化的重要途徑，是領導活動的重要輔助，也是辦公室一項基礎性工作，其職能具有中介性，它既不是決策者，也不是實施者，但它從屬于決策者，協助決策者抓落實。督查督辦工作的成效直接關系到上級的重大決策和重要工作部署能否順利付諸實施、及時變為現實，關系到本單位的中心工作和領導的重要部署能否落實。

一、督辦管理平臺產生背景

目前，企業對重大事項的分解下達、執行跟蹤多采用郵件、電話、會議等傳統方式進行，想查看事項進展情況，只能詢問，不僅十分繁瑣，而且很費時，事項的進展情況的更新更難以實時獲取，不利于決策層與管理層實時、全面地掌握各重大事項的執行情況，并且監控任務較多時，會有交叉，很容易出現遺漏，靠手工和EXCEL記錄效率低下，召開辦公會時，對提案的收集較為繁瑣，不夠體系。重點工作、重大事項如何才能高效、科學、規范地辦理，一直困擾著很多企業。

二、督辦管理平臺概述

督辦管理平臺，指的是在企業單位應用通用型的網絡辦公平臺，運用瀏覽器與服務器相結合的架構，不需要安裝客戶端，在內部配備網絡短信與手機短信功能，促進各個信息處理的快速性和迅捷性。它以流程管理為核心，通過web表單設計器，添加一個上報流程，流程創建好之后，自動上傳到未處理任務列表中，創建完一個新的任務。點擊分發按鈕，分發一個新的任務，進行任務流轉，通過綁定用戶，添加任務分發到信息處理人節點，使信息處理人自動接收信息。它主要以提高作業效率為目的，運用科學合理的管理方式轉變以往的經驗管理模式，自動根據流程設計的任務處理狀態轉達、傳達任務，能夠實現信息處理的自動化，從而有效的提高企業的行政辦公效率。

督辦管理平臺的詳細統計頁，可以看到各種信息的內容、創建時間、類型、處理狀態，通過強大的搜索、查詢服務，可以用各種關鍵詞進行搜索，方便易用的獲取各種需要的信息，可以輕松看到各種類型信息的數量，以及信息的各種處理狀態的統計（正在處理、未完成、已完成），通過督辦管理平臺可以進一步提升企業重要事項的執行性、規范性、實時可見性及溝通協作性，從而避免相互推委、扯皮。

通過平臺管理所有信息并跟蹤信息處理的狀態和處理方法，方便大家共享，并且可以將有價值的信息進行有效的轉化、積累、提煉和分享，從而有效的提高企業行政辦公效率。

三、督辦管理平臺在企業行政管理中的應用分析

督辦管理平臺有效的實現了企業內部各個部門中資源信息的共享，進而顯著的提高各個部門之間的協同辦公效率。在企業行政管理中充分的將流程管理的功能進行發掘，通過固化、優化企業的業務流程，進一步促進企業朝規范性、精細化管理的方向發展。

（一）穩定強化工作流程、促進精細化管理

為了有效的執行重大事項的分解下達、執行跟蹤，首先需要穩定、強化工作流程，在企業內部通過設置流程管理委員會，來對企業內部重大事項的業務流程進行梳理，進而確定業務流程整理需要的規范與模板，促進業務流程的規范化。

根據流程中涉及不同崗位的人員，對其賦予相應的業務流程辦理權限。對流程權限進行設置的過程中，明確定位各個崗位的責任和權限，實現分工明確。另外，為了實現業務流程管理的細化，對業務流程進行分類，在各個流程設定責任部門，加強對流程運行情況的監控工作。為了保證流程的規范性，企業要制定管理制度，對負責流程管理人員進行定期考核。 應用督辦系統的過程中，將行政系統中的流程管理進行深度挖掘，并監督流程管理業務的運行情況，最終實現公司的精細化管理。

（二）有利于加強監督，有據進行考核

企業督辦管理平臺中，進行的流程審批程序與信息處理流程具有公開性和透明性，并實現監控可視化，在工作人員的審批時間與審批意見中均有明確的記錄。為實現各個單位、部門管理業務的可視化和可控化，企業可以通過實行分級管理適度放權來有效的加強流程的監控，針對每一項事務處理都進行詳細的追蹤和記錄，給以后企業進行考核與實行限時辦結提供有力的依據。

（三）建立統一的任務督辦中心

督辦管理平臺雖然對其工作流程進行了固化與優化，他的實時性、可見性及溝通協作性還需要進一步深化，需要建立一個統一的任務督辦中心來進行溝通、協調，對流程管理模塊和流程督辦模塊進行管理。其中，流程管理模塊以實現加強督辦流程管理為目的，通過對管理人員的錄入與督辦考核流程的信息進行了解掌握，實現對流程督辦信息進行更新和維護工作，并對流程辦理數據進行分析，與督辦流程時間限定進行比較，針對超過期限的辦理流程人員進行督辦或是設定自動短信提醒功能，催促用戶進行流程處理，實現自動督辦功能，以便有效的提高工作效率。

（四）決策輔助功能

督辦管理平臺多維度的展示、查詢與統計功能，自動化的執行報告統計生成功能。方便大家共享，并且可以將有價值的信息進行有效的轉化、積累、提煉和分享，從而為任務督辦工作提供更加便捷、高效的工具支持，為決策提供更真實、實時的數據支撐，助力企業打造卓越執行力。

全新的知識經濟時代，企業的管理層急需一種全新的管理理念和管理手段，督辦管理平臺遵循“管理+IT”的實施理念，幫助企業簡化重大事項執行過程、提升效率效果、改善執行與控制過程、提升監控力度、加強跟蹤反饋、深化協作溝通、有效支持企業決策，為企業打造重大事項辦理跟蹤的協同信息化工作場景。工作效率大大提高，決策反應時間大大縮短，過程控制大大加強。

督查督辦工作是實施領導過程中的一個必不可少的重要環節，其目的是貫徹落實國家的法律與黨的方針、政策，達到政令暢通，令行禁止。這是領導賦予行政辦公室的一項重要工作職責。

一分部署，九分落實。當前，面對國家經濟發展新常態、行業經濟新變化，企業要適應市場競爭和變化，提高自身管理水平，就必須要具備強大的執行力。如何確保把改革的總體設計、發展戰略、決策部署、具體措施在推進落實中“不變形”

“不縮水”、“不打折扣”地推進落實到位。嚴格的督查督辦就是一種行之有效的工作方法，它通過督促、檢查、協調、反饋、問責等一系列舉措來作用于執行主體，成為轉變干部作風的重要載體，嚴格管理的外在形式、確保安全的得力舉措、提升效益的助推工具。