小細節成就大展會

韓莉

一個展會是由無數個細節環環相扣構成的，每一個細節都會影響到一個展會的品質，成為一個展會能否成功舉辦的關鍵點。這些細節涉及到展會的方方面面，包括展會的策劃與組織、展會現場的管理、展會的外部接待，以及整體會展環境。

廣交會能每年吸引全球各國的采購商云集于此，“注重細節”是其成功的因素之一。偌大的琶洲展館，數萬個展位，從A、B館到C館，每隔幾米處就有專門的服務人員，雖然人群熙熙攘攘，但看不到一絲混亂。走進展館區，“醫療室”、“大會服務中心”、“商品信息查詢臺”等很多服務性的小區域隨處可見，小到買一瓶水、復印，大到租用展位上的裝飾品、運輸貨物，一般客商所需要的服務都能提供。

香港會展業的硬件在全亞洲不算是最頂級的，包括租金和附近酒店物流等配套設施都有改善的空間，但是香港會展業的很多細節值得其他城市參考和借鑒。

由香港貿易發展局主辦的香港美食博覽會，已連續舉辦27屆，是國際食品業界的品牌展會。美食博覽會不僅展示林林總總的環球美食，為業界采購提供多元化的選擇，還會推出“灣仔飲食文化地圖”，免費介紹展館附近的美食好去處。主辦方表示，之所以特別制作出這份“灣仔飲食文化地圖”，是希望參展人員在閑時也能好好地感受香港的文化餐飲，對香港的商貿有更感性的認識，因為，一個展覽其實需要延伸出很多不同的東西給遠道而來的客人，雖然參展是最主要的行程，但是能領略當地的人文與風情也是非常重要的。

對此，筆者感觸頗深。作為一名會展媒體人，筆者有幸參加了很多展會，每到一個城市，每參加一個展會，常常因為一些微乎其微的小細節，而對一座城、一個展會有了不一樣的感受與體驗。

因為一個人，愛恨一座城

當我們到一個城市參加某個展會時，首先感受到的是這個城市的交通。除了四通八達的交通樞紐、便利的交通工具等硬件外，某些細節也能讓人感受到不同的城市氣息。

前不久，筆者到成都參加2016第十九屆成都國際汽車展覽會。一下飛機，的士司機問我去哪兒，聽到地名后，司機貌似不想去，猶豫之后，還是讓我上了車。等到了目的地，原先在高德地圖上查詢的車費參考價30元，變成了現實中的150元。雖然心中頗為疑惑，想到出差在外、工作要緊，也就照價付了車資。下了車，酒店門口的服務生主動遞給我一張紙條，上面記著剛才那輛出租車的車牌號，并告訴我，如果有疑義，可以撥打成都出租車投訴專線電話。回到房間后，我抱著試試看的心態，向有關部門反映了這個情況。沒想到，很快有了反饋，成都出租車管理部門特意打來電話道歉，并退還相應款項，還做出責令司機停運一天的處罰。

本來，司機的宰客行為讓我心里頗為不爽，對成都的印象也大打折扣。但是，酒店服務生的一張小小的紙條，讓整件事情逆轉。且不說展會本身取得的優異成績，就因為這個小小的細節，讓我愛上了這座城市，對此次參展也有了不一樣的體驗。

接著，我又去了東部沿海的某座城市參加當地的一個展會。下了高鐵，走到出租車候車區域，按照規定，由車站工作人員統一安排乘車。我注意到，工作人員沒有安排離我最近的一輛出租車，很明顯那是一輛普通出租車，而是隔著幾輛出租車，讓我拖著沉重的行李箱，乘坐一輛黑色雪鐵龍出租車。遵從安排，我坐了上去，到了目的地，車費比高德地圖上的參考價超出50%。原因很簡單，高德地圖參考的是普通車型出租車的價格，而我被安排的是豪華車型出租車。只因工作人員這個自以為聰明的小動作，讓這座城市在我的心里留下了一絲小小的陰影。

展會接待的兩個小細節

展會期間，八方來客聚集到一個城市，這其中，有一部分人的行程是由主辦方負責接待的。除了日常的房間預訂、車輛安排等工作外，還有哪些需要注意的細節呢？筆者朋友的兩次參展經歷，或許可以給我們一些啟示。

9月5日，受主辦方邀請，朋友來到青島參加2016年第十五屆青島國際汽車工業秋季展覽會。這已經不是他第一次來青島參加這個展會了，每年兩次的青島車展，是國內外汽車巨頭開拓山東乃至華東市場的戰略陣地，朋友感受著這個展會一年一臺階、年年有創新，感受著它的各項數據不斷創新高、品牌效應和影響力不斷升級。只是每次都是來之匆匆、去之匆匆，對青島這座城市幾乎沒有留下什么特別印象。

但這一次不同，這一次主辦方安排的酒店沒有像前幾次那樣在展館附近，而是在據展館差不多40分鐘車程的海邊，從酒店走到海邊也就三分鐘。清晨，趁著去展館的大巴車沒來之前，朋友信步來到海邊，才發現青島的海多么地與眾不同。站在海邊的木質棧道上，憑欄遠眺，眼前的海水溫柔地輕漾著，隨著波紋一波波、一圈圈地向遠處延伸，仿佛所有的憂愁、煩惱、困惑、不安也都跟著海水一起遠去了、消失了，內心一片寧靜！那些沿著棧道慢跑的、在岸邊綠植隔離帶鍛煉的，還有散步、遛狗的青島市民，伴著低回的潮聲、映著五彩的朝霞，構成了一副青島版的清明上河圖，如夢如幻，令人流年忘返。

從酒店去展館的路上，朋友再次領略到青島的美，街道干凈整潔，道路兩旁綠樹陰陰，遠處現代感十足的高樓林立，與湛藍的天空交相輝映，美不勝收。前幾次，主辦方從方便嘉賓參展考慮，盡量安排離展館近的酒店；這次因為展館附近酒店爆滿，只好安排到離展館較遠的海邊。殊不知這次無奈的意外，卻讓一車的人盡情領略了青島的魅力，40分鐘的車程，讓大家深深喜歡上了這座城，等到了展館，自然對這個展會也刮目相看。

可見，酒店安排不一定非得離展館近，一定時間的車程，讓大家一路感受該展會城市的特色，會反過來促進嘉賓對展會的全新體驗，這也是會展業帶動城市經濟發展的重要體現。

但是，車程路線一定要安排好！筆者這位朋友提到他到另一個城市的參展經歷，這次主辦方安排的酒店距離展館需要30分鐘的車程。但是，在行程路線安排上，主辦方沒有考慮到利用這30分鐘的時間展示這座城市，而是只考慮到盡快到達展館，使得這座具有三千多年歷史的中原古城，完全淹沒在一堆鋼筋水泥之中，等到大巴車駛上高架橋，遠遠看見展館時，只見一個突兀的怪形大物出現在眼前，毫無親和感，只想逃離。一車人還沒參展，就已經對這個城市的會展印象分大大減低。

一個展會的成功舉辦，是無數個細節的完美體現。與展會的策劃、組織、運營、管理等大手筆相比，筆者提到的都是些微乎其微的小細節，但正是這些微乎其微的小細節，讓一個個展會一步步做大、做強。