實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理研究

陳 亮

實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理研究

陳 亮

實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理有著密切的聯(lián)系，然而當(dāng)前有的實(shí)驗(yàn)室檔案管理還存在一些問題，給高校的科研活動(dòng)與學(xué)科建設(shè)帶來了不利影響。因此，探討實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理具有重要意義。本文主要闡述了實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理的相互作用，分析了實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題，探討了提高實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理的策略。

實(shí)驗(yàn)室 檔案建設(shè) 規(guī)范化管理

一、引言

實(shí)驗(yàn)室是開展各項(xiàng)工作的主要場所，一般實(shí)驗(yàn)室內(nèi)存有較多的檔案資料，其反映了實(shí)驗(yàn)室以往研究的情況，是教師、學(xué)生、研究人員以及管理人員在開展相關(guān)工作與學(xué)習(xí)時(shí)保存下來的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。因此，實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理的質(zhì)量尤為重要。本文就對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理進(jìn)行深入研究。

二、實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與規(guī)范化管理的相互作用

實(shí)驗(yàn)工作檔案指的是在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室內(nèi)教學(xué)、科研以及社會(huì)服務(wù)等各項(xiàng)工作中所形成的資料文件，其中包括圖表文件、影像資料等。［1］為了便于實(shí)驗(yàn)室檔案資料的查詢，提高實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理十分必要，以便更好地開展實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室管理等工作。

（一）實(shí)驗(yàn)室檔案與實(shí)驗(yàn)室教學(xué)的關(guān)系

以前的實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作過于隨意，實(shí)驗(yàn)?zāi)芰Φ呐囵B(yǎng)是需要一段時(shí)間的，實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量關(guān)系到學(xué)生的實(shí)踐能力的提升。因此，實(shí)驗(yàn)室的資料存檔與教學(xué)質(zhì)量息息相關(guān)，檔案能夠檢驗(yàn)教學(xué)的實(shí)際效果，督促教師更好地開展實(shí)驗(yàn)教學(xué)。

（二）實(shí)驗(yàn)室檔案與隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)系

實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍關(guān)系到實(shí)驗(yàn)工作的質(zhì)量，對(duì)提升實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍的素質(zhì)十分重要。通過檔案建設(shè)，能夠使人員在工作中、業(yè)務(wù)水平以及科研中提供有效的依據(jù)，讓工作者對(duì)自己的工作有更深入的了解，以便為今后的工作起到督促作用。

（三）實(shí)驗(yàn)室檔案與發(fā)展規(guī)劃建設(shè)的關(guān)系

實(shí)驗(yàn)室檔案還有助于推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室規(guī)劃發(fā)展，根據(jù)檔案內(nèi)容與社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，制定規(guī)劃發(fā)展建設(shè)目標(biāo)，為學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)提供有效建議。

三、實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題

（一）實(shí)驗(yàn)室工作人員缺乏檔案管理方面的知識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性

有的工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，沒有經(jīng)過培訓(xùn)就進(jìn)行實(shí)驗(yàn)管理工作。從而導(dǎo)致在工作中不能科學(xué)規(guī)范地收集與整理檔案，影響檔案管理的效果。

（二）實(shí)驗(yàn)室檔案管理缺乏相關(guān)的規(guī)章制度

在實(shí)驗(yàn)室的檔案管理中，沒有制定詳細(xì)的制度，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量得不到保障，從而無法對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作進(jìn)行理論指導(dǎo)。

（三）檔案管理的方法落后

當(dāng)前有的高校的檔案管理方式還采用傳統(tǒng)的手段，主要以手動(dòng)的方式展開檔案管理工作。當(dāng)前是信息化時(shí)代，對(duì)于電子文件的資料逐漸增多，檔案管理的信息化成為檔案管理的主要方式。因此，做好檔案信息化的安全管理是提高實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理的有效手段。

（四）資金投入不夠

檔案管理的信息化已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，然而有的高校或者單位在這方面的投資還不夠，其中包括備份管理文件服務(wù)器、高速掃描儀等。大力投入建設(shè)資金，能夠保證實(shí)驗(yàn)室檔案管理的質(zhì)量。

四、提高實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理的策略

（一）增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室工作人員的檔案意識(shí)，履行工作職責(zé)

首先，要增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，使工作人員認(rèn)真履行工作職責(zé)。［2］另外，還要注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作，有計(jì)劃、有目的、有針對(duì)性地進(jìn)行管理人員的培訓(xùn)，從而提升管理人員的專業(yè)知識(shí)，提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作水平。

（二）建立健全實(shí)驗(yàn)室檔案管理的規(guī)章制度

要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，明確實(shí)驗(yàn)室檔案工作任務(wù)十分重要。學(xué)校要加強(qiáng)檔案建設(shè)，建立相關(guān)的規(guī)章制度，在各方面提出一些建議，并將檔案管理工作制度落實(shí)到位，以此推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室檔案工作的順利開展。

（三）實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的需求，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，一些新型信息設(shè)備不斷出現(xiàn)，其中包括電子文件、多媒體技術(shù)等。因此，改革傳統(tǒng)的檔案管理方式十分必要。需要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，將以往的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子文件，增強(qiáng)信息采集、傳輸?shù)裙δ埽瑥亩岣邫n案管理的質(zhì)量，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)。

（四）提高實(shí)驗(yàn)室檔案工作的必要環(huán)境與設(shè)施

在實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)中應(yīng)劃撥一定數(shù)額的資金投入到實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)，完善實(shí)驗(yàn)室的硬件條件，購置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件等，為提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理質(zhì)量提供物質(zhì)保障。

（五）開發(fā)實(shí)驗(yàn)室檔案管理信息系統(tǒng)

為了提高實(shí)驗(yàn)室檔案的技術(shù)效用與管理效率，采用數(shù)字化的檔案管理手段，實(shí)施各類資料的數(shù)字化管理。［3］可以利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，便于檔案的儲(chǔ)存、管理與查詢，有效提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平。

（六）落實(shí)多級(jí)管理體制

實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作可以開展多級(jí)管理，首先要制定有效的運(yùn)行機(jī)制，將實(shí)驗(yàn)室檔案的收集與整理分布與檔案管理相關(guān)的人員，實(shí)施統(tǒng)一管理、分工合作的方式，有效提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理的質(zhì)量。

五、結(jié)語

實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理是實(shí)驗(yàn)室工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)真履行工作職責(zé)。［4］然而，當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室檔案管理還存在一些問題，比如實(shí)驗(yàn)室工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)、實(shí)驗(yàn)室檔案管理缺乏相關(guān)的規(guī)章制度、檔案管理的方法落后等。因此，提高實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理十分重要，首先要增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室工作人員的檔案意識(shí)與責(zé)任感；根據(jù)實(shí)驗(yàn)情況制定確實(shí)可行的規(guī)章制度；加強(qiáng)檔案管理信息化、現(xiàn)代化建設(shè)；改善實(shí)驗(yàn)室檔案工作的環(huán)境與設(shè)施；開發(fā)高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理信息系統(tǒng)；落實(shí)多級(jí)管理體制，這樣才能提升檔案管理的水平。

（作者單位為西北政法大學(xué)）

［1］ 瞿翠玲，堵錫華，岳瑋.高校實(shí)驗(yàn)室工作檔案的建設(shè)與規(guī)范化管理研究［J］.廣東化工，2014（20）：175+177.

［2］ 郭夢(mèng)鷗，黃金蓮，馬細(xì)珍.試論高校實(shí)驗(yàn)室檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的突破口［J］.企業(yè)家天地下半月刊（理論版），2008（07）：83-84.

［3］ 雷鳴枝，陳德林.體育基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的探索與實(shí)踐［J］.新課程研究（中），2009（08）：108-109.

［4］ 蘇燕云.淺談民辦高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的改革與發(fā)展［J］.湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2011（11）：114-115.