公證談話筆錄之淺見

宮學穎

談話筆錄是公證員在辦理公證事項過程中運用最為廣泛的證據形式，也直接反映出一名公證員的基本功，邏輯是否清晰、詢問是否到位，一名公證員的法律素養、業務能力，有時候就在一份幾頁的筆錄中反映出來。盡管如此，在實踐中，我們往往會忽視公證談話筆錄的作用，在制作談話筆錄過程中對有些細節敷衍了事，使得整個公證卷宗出現瑕疵。

一、影響談話筆錄效果的因素

1.文字水平不高

談話筆錄中經常出現錯別字、句法混亂、語序不當、詞語搭配不當、表意不明、標點符號運用不規范等錯誤。

2.表達能力欠缺

談話筆錄缺乏針對性，沒有起到證據或者證明的作用；邏輯性不強，問題間缺乏內在聯系，整體混亂，缺乏連貫性。

3.程序存在問題導致筆錄的合法性、證明力受損

例如筆錄中記錄人、詢問人為一人，違反辦證程序；筆錄未經核對，涂改、刪減的地方未蓋章或按指印確認；未認真履行告知義務等。

二、談話筆錄的制作要求

談話筆錄由首部、正文、尾部三部分組成。首部的內容包括名稱；時間；地點；接談人、記錄人姓名；被接談人的姓名、性別、出生日期、住址、聯系方式等基本情況。正文的內容包括申請辦理公證的證明對象、辦證目的及用途；被接談人對于所申辦公證事項及相關情況的陳述、公證的特殊要求；權利、義務和法律責任的告知；相關注意事項的提示，是談話筆錄的核心部分。尾部的內容包括筆錄向被接談人宣讀或者其本人閱讀后，由被接談人簽名或者蓋章予以確認。高質量的談話筆錄，可以稱作是一篇法律作品。因此我們在制作談話筆錄時，要掌握談話筆錄的制作要點，做到有的放矢。

1.談話筆錄的整體構成要做到思路清晰、邏輯嚴密

制作談話筆錄之前，要認真閱讀案件的相關材料、對被接談人的訴求和基本情況有全面的了解，在心中形成談話題綱、在制作談話筆錄過程中層層遞進、環環相扣。

2.談話筆錄要規范，避免出現程序和形式上的錯誤

談話筆錄看著只是一種小文書，但一樣有規范可循。實踐中，有些細節往往被公證員忽略。例如被接談人簽字姓名與所提供的身份證明登記不符；法律規定應該在筆錄上逐頁簽名、按手印，而不規范的筆錄中常常只是逐頁捺指印，但沒有簽名；接談人和記錄人應當在筆錄上簽名，不規范的筆錄中常常不是忘記簽名或者由別人代簽等等。

3.談話筆錄的制作要認真、細致、多思考，要學會用筆錄來保護自己

執業風險的防范是公證員執業過程中面臨的必然問題，制作完整規范的談話筆錄是防范職業風險的有效途徑。公證員應該了解“因執業過程中的失誤可能面臨訴訟并為應付此類潛在的訴訟長期保持警覺的狀態，做好充分準備”[1]，通過談話筆錄的內容可以追尋公證員過錯的部分原因，有利于厘清公證員的責任。

三、制作談話筆錄應注意的問題

可以說談話筆錄的質量直接關系到公證卷宗的質量，是決定優秀卷宗成敗的關鍵環節。要做好談話筆錄應注意以下幾點：

（1）要避免把談話筆錄制作成誘導式或者提示性的筆錄。

（2）被接談人身份要清楚。制作筆錄時要問清被制作筆錄人的住址、聯系方式、居民身份證號碼等，也就是說筆頭上要填寫的地方，要盡量填寫完整。但是有一個問題是容易被忽視的，特別是證人，要問清與當事人的關系，如有無親屬關系、同事關系等，這里會牽涉到證詞的真實性、可靠性及證詞的證明力大小的問題。

（3）重點內容、重要情節有必要重復。作談話筆錄時在大概情況寫好后，要再回過去，要對方對已講過的某些問題、某些情節再詳細講一遍，我們也再記一遍。如此一來可以突出反映出某一問題、某一情節的真實性、可靠性，提高談話筆錄的證明力。

（4）有些重要內容和細節要記的窮盡。內容記一半，記不全的毛病常有人犯。有的談話筆錄對有的事情重點和要點已經提到了，你稍稍再追問一下記一下事情就清楚了，但是公證員就是沒有追問下去，沒有下文了。比如一個委托書公證，離異后取得房屋所有權的所有權人要處分名下房產，但是什么時候買的房產，是否屬于夫妻共同財產，離婚時是否分割該房屋就沒有去追問或者追問不窮盡，這樣的筆錄只能算是半成品。因此我們在詢問時，有的問題要展開來問，多問幾個為什么是這樣的？為什么不是這樣的？盡量做到問題問窮盡，記錄記窮盡。

（5）記錄要客觀。我們在制作談話筆錄時不能摻入接談人或者記錄人的主觀意識，要真實、客觀地反映當事人的所講的真實意識。我們要盡量做到原話原記，有的只有原話才能反映出當時的情況或者事情的本質。特別是有些土話、方言，如果不照原話記很難反映出原意。如果改為通用的普通話，意義就差了很多。如果被接談人談話沒有邏輯性，經常偏題，我們也不一定按照被接談人的原話記錄，只要把對方所講的內容概括下來記錄也可以，但是前提是不偏離被接談人所講的原意。

（6）筆錄核對一定要細心認真，要逐字逐名的核對，要把筆錄中語句不通的、有錯別字地方，逐一找出加以糾正。最后要對方寫上：“上述筆錄我已看過（讀給我聽過），與我講的相符”并在每一頁簽名、按指印。對于不認字的被接談人，制作筆錄后要認真向其宣讀記錄的內容，經宣讀后，還需要詢問“你是否已經聽明白向你所讀的內容？”“我不認字，你讀的和我說的一樣”。

一份全面、準確的公證談話筆錄，不僅動態的反映了公證事項的有關情況，也可以為全面的了解公證事項提供有力并且難以偽造和推翻的證據依據。因此公證員在實際辦證過程中不斷探索、不斷改進，才能共同促進公證質量的提高。

參考文獻：

[1]君合律師事務所，《律師之道》，北京大學出版社2011版，220頁.