國際工程索賠管理研究

卓 樾

東方電氣股份有限公司國際工程分公司

國際工程索賠管理研究

卓 樾

東方電氣股份有限公司國際工程分公司

針對中國承包商在國際工程索賠工作中存在的問題，本文從建立矩陣式的索賠管理組織結構、系統的索賠管理制度、有針對性的人員培養及激勵機制以及建立索賠信息化管理系統四方面入手，提出了提高中國承包商國際工程索賠管理水平的策略和構想。

工程索賠；管理制度；針對培養；信息管理

近年來中國承包商在國際工程市場上屢現巨額虧損，造成這種情況的原因除競爭加劇利潤攤薄外，工程索賠管理水平的低下更不可忽視。通過對多家知名中國承包商的調研發現，中國承包商在工程索賠管理方面主要存在以下問題：1. 缺乏實施索賠管理的組織結構；2.缺乏系統成文的索賠管理制度；3.缺乏索賠人才的培養和激勵機制；4.缺乏現代化信息系統的輔助支持。針對上述現狀，本文基于國際工程索賠理論及企業管理學理論，從組織結構、管理制度、人才開發、信息化系統幾方面，提出國際工程索賠管理提升的策略和構想。

一、索賠管理組織結構設計

工程索賠管理有兩個特點，一是對于任何一個索賠案件均屬于一次性管理；二是涉及索賠管理工作的人員廣泛，包括合同、計劃、成本、物資、質量、技術、財務、法律等方面的專業人員參與其中。為適應其臨時性和跨部門性兩大特點，應在公司內部建立平衡矩陣式的索賠管理組織結構，以下簡稱“索賠小組”。其中，索賠小組的組長應由每個項目工程部的班子成員兼任，并由合同商務部的經理擔任副組長。小組成員可從合同商務部、技術部、施工部、質保部等二級部門中各抽一人擔任，同時，公司財務部、物資儲運部等職能部門也應抽調一人加入索賠小組，在索賠工作上接受索賠小組的指揮和調度。索賠小組組織結構圖參見圖1。

圖1 索賠小組結構圖

二、索賠管理制度建立

國際工程索賠管理是一個貫穿項目始終的工作，索賠管理制度應實現從項目投標到簽約，從執行到收尾結算的全過程覆蓋，規范和指導索賠人員辨識索賠機會、收集索賠證據、提出索賠訴求、編寫索賠報告、執行索賠談判工作，將索賠工作由被動變為主動。索賠制度編制應立足于以下幾方面：

1.項目簽約階段的索賠準備。全面辨識合同中的索賠和風險性條款，對發現的問題及時組織評審；參與投標造價預算審核，合理設置索賠數據(如單價、工程量、工作效率、設計輸入條件等)；摘錄合同中涉及工程索賠的“紅旗條款”，編制風險分析報告。

2.項目執行階段的證據收集。證據收集種類應包括：1)往來信函、會議記錄等文件；2)工程執行過程文件及同期記錄；3)水文氣象記錄；4)市場、政策、法律信息；5)工程所在國索賠先例。

證據收集方法為由索賠小組成員應定期向其原來所屬的部門收集固定一段時間內的上述信息、文件，并在索賠小組周例會上經討論決策后交索賠專員進行歸檔。

3.索賠實施程序。索賠實施程序應包括索賠機會的辨識和提出、索賠報告的編寫、索賠談判的策略和節奏三部分。其中，索賠報告的編寫要遵行一定的格式，包含總論、合同條例引征、工期延誤計算、費用索賠計算、證據材料、結論六大部分。

三、索賠管理的人員培養和激勵機制

目前中國承包商索賠人才嚴重缺乏，索賠工作參與者大都不具備索賠管理的專業知識，也沒有經歷過相關方面的專業培訓，同時實踐經驗欠缺，索賠人員培養可以采用以下兩種方式：通過系統教育培訓和實踐中提高。

系統教育培訓方案：聘請大學教授或業界咨詢公司定期開展專題課程，課程的種類既要涵蓋工程索賠基本理論與案例、工程造價理論、工程技術理論、工程財務理論、法律理論等知識方面的課程，還要涉及如溝通技巧、商務禮儀、演講與表達等技能方面的課程。

實踐中提高方案：采用人員輪崗的方式，讓索賠人員在工程部內各二級部門輪崗鍛煉，豐富專業知識體系；或在不同的工程部之間進行短期借調和支援，積累索賠工作經驗。

索賠激勵也是目前中國承包商普遍欠缺的。激勵方面應注意物質激勵與精神激勵相結合、正負激勵相結合等方式。

四、建立索賠信息化管理系統

索賠信息系統首先要能對索賠事件進行分類并對其可索賠性進行辨識(區分哪些事件不能索賠，哪些只能索賠工期，哪些只能索賠費用，哪些既能索賠工期又能索賠費用)；其次，對于可以進行費用索賠的，還要能判斷可以索賠哪些費用。通過總結以往項目經驗或聘請索賠專家，對“索賠事件分類及其可索賠性”及“常見索賠事項中索賠費用組成”兩方面內容進行歸納匯總，形成“索賠辨識模塊”。

其次，索賠管理信息系統還需要有強大的數據支持，可建立若干個數據庫，為索賠計算和決策提供參考和依據。數據庫內容及分類可包括：合同文件、往來信函、工程同期記錄、財務記錄、氣象水文記錄、物價信息、政策法律信息、索賠先例、定額造價、工期及費用索賠計算公式模型。

此外，索賠管理信息系統還要注意擴展性，應預留若干個系統接口與外部系統如項目管理系統、公司管理系統實現數據交互，同時還要具備通訊功能，可以和外部環境如Internet網絡、工程業主方、工程咨詢工程師以及參與工程建設的第三方如施工單位實現實時通訊。索賠管理信息系統模型圖參見圖2。

圖2 索賠管理信息系統模型

結束語

越來越多的中國承包商已開始重視索賠工作并將索賠管理水平的提高作為近年管理工作中的重要課題。本文提出的策略和構想，希望能為中國承包商國際工程索賠管理水平的提升提供一定幫助。

[1] 田威：FIDIC合同條件應用實務(第二版)，中國建筑工業出版社，2009

[2] 陳永強，張水波：國際工程索賠，中國建筑工業出版社，2008