淺談以卓越績效模式推進企業信息工作

焦克強,宋文祥

(邢臺鋼鐵有限責任公司,河北邢臺054027)

淺談以卓越績效模式推進企業信息工作

焦克強,宋文祥

(邢臺鋼鐵有限責任公司,河北邢臺054027)

信息工作作為公司辦公室的一項職能工作越來越成為各級領導了解情況、把握趨勢、制定計劃、科學決策、推動工作的重要手段,只有充分認識信息、大量擁有信息、準確利用信息,才能把握機遇駕馭企業的自身命運,因此,信息工作直接影響到企業中心工作和發展大局,是企業軟實力的體現。以下主要闡述邢鋼導入卓越績效模式,推進信息工作的主要做法及效果,并對今后工作改進提出思考建議。

信息;卓越績效

1 信息工作重要性

信息,是事物存在的方式或運動的狀態,以及這種存在的方式或運動狀態的直接或間接的表述。信息不是事物本身,而是由事物發出并表征事物的性質及運行狀態的信號、消息、情報、指令、數據中所包含的內容。

隨著市場經濟的發展,企業間的競爭日益激烈,在企業生產經營實踐中,人們越來越認識到信息的作用,視之為“無形的財富”。一條有價值的信息救活一個企業的例子比比皆是,而忽視信息,盲目生產經營造成庫存積壓,資金無法周轉致使企業走投無路,甚至瀕臨倒閉的情況也不鮮見。諸多事實和實踐說明,信息是企業活動的神經,是經營者成功決策的依據,企業經營就是靠信息來提高對外界變化的適應能力,信息已經成為經濟發展中與資金、勞動力一樣重要的寶貴財富。因此,只有科學地管理和使用信息,把信息作為一種戰略資源加以開發和利用,才能夠把握機遇,駕馭企業自身的命運。

2 邢鋼信息工作現狀

邢鋼自2010年全面導入卓越績效模式,逐步認識到信息作為企業的又一種主要資源的重要性,通過運用先進的管理思想與管理方法,不斷提高信息管理工作水平,及時有效利用信息,不斷改善經營管理,有效支撐了公司戰略落地與執行,取得了一定成效。突出反映在以下兩個方面:一是信息收集的常態化、制度化,有效支撐戰略分析的客觀、科學,為戰略部署、戰略監測和戰略調整提供了依據。二是利用公司內網搭建了完整的信息收集、分析、傳遞和共享的平臺,信息載體更趨多元化,信息總量有較大提升,不僅為公司提供可靠的管理決策支持,還幫助員工、供方和合作伙伴及時獲取所需信息。三是結合卓越績效標準內容,理順信息管理體制并不斷完善改進,實現內外部信息工作高效一體化,促進了公司管理效率的提升,增強了企業發展軟實力。

3 主要工作做法

3.1 建立《信息管理制度》

圍繞公司戰略、結合過程管理制定了《信息管理制度》,分析支持公司戰略和經營管理的關鍵因素以及公司內部各層級對信息的需求。對信息進行分類管理,明確內部信息包括公司行政信息、財務信息、市場信息、生產信息、科研信息和其他內部業務信息等;外部信息包括政策信息、行業信息、客戶信息、銷售信息、競爭對手信息等,確定了內部信息和外部信息的歸口管理責任部門。同時,對內、外部信息的收集、傳遞、加工、分析、利用等各環節提出了具體管理要求。比如:戰略信息分析,要求各單位根據公司發展戰略需要,將收集到的內、外部信息進行分析整合,每季度進行一次戰略信息分析報公司戰略管理辦公室,為各層級的決策和管理提供支持。

《信息管理制度》的建立,為有效收集、分析和整合利用公司內、外部信息,提供了管理依據。

3.2 科學識別和開發信息源

(1)信息源的識別

組織各二級單位、部室對公司信息流進行分析匯總,確定在生產經營活動、研發活動和其他一切活動中所產生或借以獲得的信息,識別出公司信息源主要包括來自企業內部研發、供應、生產、銷售等各個流程和企業外部的政府機構、行業協會、技術研究機構、專業雜志、調查公司等。并對信息源進行歸類整理,明確了信息收集及傳遞渠道,比如:公司標桿、競爭對手信息,能為公司生產經營提供決策支持,主要服務對象是高、中、基層管理人員,信息的收集傳遞渠道有網絡、報刊、咨詢機構、會議、交流、走訪等,見表1。

對公司所需信息源進行分類識別,為信息源的開發和使用提供了基礎。

(2)信息源的開發

公司逐步健全了信息工作機制,基本形成兩級管理體系,所謂“兩級管理體系”,就是公司級和各二級單位、部室兩級信息員工作網絡。公司設有專門的信息員,各部室也配備了專、兼職信息員,煉鋼廠、線材廠等一些大的二級單位還有自己的信息員工作網絡,為企業信息收集、編輯、發布創造了有利條件。

目前,公司設立的專職內部信息員有23位,主要負責收集編輯公司內部生產經營、工作動態等信息;在外部信息收集上,除專業部室對口負責收集外部信息以外,公司還建立完善了企業競爭情報體系,成立了競爭對手信息收集小組,由公司辦公室牽頭,負責日常收集公司競爭對手及標桿企業的信息資料。

表1 信息源分類表

為調動信息員的工作積極性,公司辦公室每季公示各單位競爭對手信息收集上報情況;每半年公示內網信息發布情況;每年度對各單位信息收集上報及內網發布情況進行評比,對優秀信息員進行通報表彰。

3.3 穩定各種渠道,確保數據和信息的獲取和共享

公司不斷拓展和穩定各種信息渠道,信息收集渠道主要分為購買信息、非購買信息兩種。購買信息主要包括各單位加入協會、學會及其專業分會獲取的信息,購買的專業網站信息,征訂的專業報刊、書籍光盤等;非購買信息主要包括網絡、媒體信息、業務交流信息、調查咨詢信息等。每年初公司辦公室將各單位購買信息明細進行匯總公示,供大家共享信息渠道,今年公司購買信息共25項,各單位征訂的各類報刊近150種,總計費用約40萬元,加入協會學會53家,共計費用50余萬元。

公司通過不同渠道定期收集內部、供方及合作伙伴所需信息,并通過信息共享平臺,確保組織獲得和提供所需的數據和信息。內部員工所需信息通過公司ERP-NC系統、內網系統、OA系統等平臺獲取,合作伙伴、供方、顧客通過公司外網系統、邢鋼經銷網系統、郵件系統、400電話等平臺獲取,見表2。

表2 依據不同需求建立信息平臺系統

3.4 形成增值信息,最終為公司決策服務。

作為企業,只有建立高效系統的信息管理機制,從內部和外部環境中搜集各種信息,并加以分析、處理,最終形成增值信息,才能準確可靠地做出決策。邢鋼制定并有效運行《信息管理制度》,明確日常信息搜集范圍及要求,公司專、兼職信息員通過不同渠道及時收集信息,根據收集到信息與公司戰略和經營的相關程度,進行識別和分類,并將與經營、顧客與市場、生產等關聯程度高的信息,通過公司商務智能系統、ERP管理系統等信息化系統轉化為企業可用的對比分析信息;政策、行業等信息及時在OA系統和公司內網上發布,為公司提供可靠的管理決策支持。比如:圍繞戰略分析進行外部環境信息收集, 2014年公司共收集整理相關文件、報告500余項,內網“信息參考”信息1 000余篇,競爭對手、標桿企業信息近400篇,內部期刊《信息精編》47期;戰略九大關鍵成功因素(人力資源、財務、基礎管理、采購供應、技術、營銷、生產、裝備設施、物流)內部信息,主要由各職能部室提供專業報表、總結分析、專業報告等,大量的數據和信息支撐了公司戰略有效執行。

4 信息工作存在的不足

(1)外部信息來源渠道不流暢。在外部信息收集上,公司成立了競爭對手信息收集小組,配備了兼職信息員,但能夠真正掌握業務范圍內一手資料的往往是一線工作人員而不是兼職信息收集人員,他們往往忙于業務或其他工作,雖然掌握有第一手的信息資料,卻不注重信息的整理與報送,造成了信息資源的嚴重浪費。分析原因主要是態度問題,參與意識不強,對信息工作的重要性沒有充分認識,信息工作沒有與其他業務工作同部署、同進行、同考核,導致有的部門信息報送渠道不暢,信息挖掘深度不夠,數量少。

(2)內部信息質量不高。公司內部信息采集,很大程度上依賴各二級單位部室的辦公室提供的信息。辦公室的兼職信息員額外工作過多,除了從事信息工作外,還擔負著大量的其他工作任務,往往兼調研、信息、統計甚至是新聞等數項工作于一身,這在一定程度上影響了他們分配在信息工作上的時間和精力。還有,就是對信息工作的性質理解不清,混淆信息與宣傳的界限,把信息情報工作理解為自我吹捧的宣傳;混淆信息與調研的界限,不能將調研結果轉化為信息。

(3)信息共享利用不能滿足個性化需求。公司具有較好的信息化建設基礎,注重信息系統建設投入,但也存在信息孤島。比如:在信息共享利用上,外部信息轉載主要是依托內網平臺“信息參考”欄目;內部信息發布到內網“公司動態”、“生產運營”、“技術園地”等相應欄目;但同時公司OA協同辦公系統、商務智能系統也存在大量價值信息,如何將這些信息進行整合,并與公文流轉系統鏈接,實現信息零級共享、源頭管理、系統管理,使公司決策者打開共享系統,能夠方便快捷看到自己待辦的工作和關注的信息,實現信息個性化服務,有待思考解決。

5 工作改進思路及建議

(1)完善《信息管理制度》,建立健全信息管理機制。一是強化全員參與意識和對信息工作重視程度,拓寬信息源,保持通暢的信息采編渠道。把信息的觸角延伸到公司各部門、各崗位,發揮各部門的整體合力,通過全員積極參與,使信息編報從題目擬定、素材挖掘、分析加工到發布、傳遞等各方面都做到有序運轉。二是建立定期培訓交流學習制度,提高專兼職信息工作人員的業務水平。同時從事信息工作的人員還應加強與各部門信息員的聯系溝通,確保重要信息不被漏報或遲報。三是采用獎勵機制調動信息人員工作熱情。

(2)建立信息質量評價體系,提高信息工作質量。目前各單位信息員上報內網的信息,僅按信息發布量進行統計公示并作為考核依據,這樣可能存在有的信息員只求信息數量而忽視信息質量的情況,為提高信息員上報信息的質量,通過調研,可考慮采用信息“折合篇數”(或“評分等級”)的方式對上報信息的質量進行評價。

(3)利用現代化信息技術有效地開發和利用信息資源,提升信息共享應用效能,應用先進的信息分析方法,提高信息利用效果。可學習借鑒信息工作效果突出單位的經驗做法,拓寬我公司信息工作思路。

Discussion on the Performance Excellence Mode to Promote the Business Enterprise Information Work

JIAO Ke-qiang,SONG Wen-xiang

(Xingtai Iron and Steel Corp.,Ltd.,Xingtai 054027 Hebei,China)

Information as a function in the company office work increasingly become leaders at all levels to understand situation,grasp the trend,make plans,scientific decision-making,promote the important means of work,only fully understand the information,a lot of information,the use of information accurately,to grasp the opportunity to manage the enterprise's own fate,as a result,information work directly affect the enterprise center work and development,is the embodiment of the enterprise soft power.This paper mainly expounds the xingang import performance excellence model,the main methods and the effect of advance information work and puts forward Suggestions for future work to improve.

information,performance excellence

1001-5108(2016)04-0085-05

TN915

A

焦克強,工程師,主要從事網站及信息管理工作。