辦公電子化在企業的運用

上海理工大學 張昊晟

辦公電子化在企業的運用

上海理工大學 張昊晟

辦公自動化，簡稱OA，是一種先進的辦公處理系統，改變了傳統方式下人們進行辦公業務處理的方式，實現了辦公向無紙化的轉變，將企業各個部門的工作人員從繁重的辦公事務管理中解放出來，實現了辦公效率和服務質量的提高。本文采用文獻研究法、案例分析法以及問卷調查法等方法對A公司OA自動化辦公系統的應用進行研究，首先介紹了課題研究的背景和意義，OA自動化辦公系統的發展現狀，存在的問題以及OA系統未來的發展前景；然后介紹了A公司采用OA系統進行自動化辦公的必要性和重要性，并且就A公司中OA系統的應用現狀進行了介紹，給出了應用中存在的問題；最后通過再造的手法將公司的人事審批流程，財務報銷流程進行了大幅修改。

OA系統；流程再造；財務報銷

1.緒論

信息化的發展改變了傳統方式下人們的生產和生活，人們獲得信息的數量和途徑也越來越多，因此工作中需要處理的信息量也較大。傳統的數據交流、傳遞和處理方法已經不能滿足現代化企業對信息處理的需求，導致企業領導在決策過程中不能夠獲得準確的數據支持，在一定程度上降低了企業在市場中的競爭力。為了加快公司辦事速度和效率，人們開始使用現金的辦公自動化系統。據調查，目前大部分的企業基本上實現了網絡辦公自動化，在企業經營過程中實現了人力資源的高效管理，同時還降低了企業辦公經費的支出，成為企業管理中的核心部分，對企業的發展帶來了巨大的經濟價值。

劉雁（2009）認為以前非常繁瑣的行政公文會簽，現在只要選擇特定的流程后即可按順序自動流轉，節省了大量時間、精力。同時由于OA系統支持痕跡保留，支持word的多人修訂功能， 使公文在流轉過程中的意見、批示、更改全部保留，方便日后的查詢管理[1]。鄧晉琦（2010）也提出了類似的觀點：辦公自動化不僅可以提高個人辦公效率，更重要的是可以實現群體合作工作，而且這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成[2]。

本文為一家外資企業在研究了內部流程后，發現公司系統內部的書面流程較多，管理層在簽核過程中造成的效率損失較大，在眾多問題點中，選取財務報銷系統進行流程再造，從而完成了一次流程改善。

2.公司架構和原報銷流程

A企業是一家美資上市企業，在全球各地都有分公司。隨著市場的自然規律，相關行業之間的競爭日漸激烈，為了能夠使公司獲得較高的市場競爭力，A公司在其發展過程中要順應時代發展的潮流，通過提升企業的技術水平和服務質量，使公司獲得市場競爭的優勢。目前生產過程中的自動化水平已經非常先進，基本上實現了對自動化控制，但是跟其生產自動化水平相比，其經營和服務過程中的自動化水平還非常低，導致客戶在進行業務辦理時所需要的等待時間較長，嚴重影響了客戶對公司的印象。

同時，在A公司集團層面，不斷在進行組織扁平化，資源整合化的運作，因此，出現了同一高階主管需要同時負責很多不同事業部，就此造成的審批簽核流程延長非常大。也招致了員工滿意度的下降。主要組織架構如圖-1 A公司的組織架構。

圖-1 A公司的組織架構

A公司的財務管理系統是公司整個業務體系的重點，總公司給予的各項考核指標主要為財務指標。因此，所有雇員需要有一定的財務知識作為工作的部分支撐。其中涉及到每一個人，也是大家比較關注的環節，就是財務的報銷制定和報銷流程。其中需要的經歷的流程如圖2財務報銷流程：

圖2　財務報銷流程

正如之前文章所述，A公司因為存在2個廠區，但是高層管理是同一管理層，于是造成高層領導經常不定時出現在不同的廠區。財務報銷對于申請人來講，費用發生后，員工都是希望盡快將墊付的資金歸攏，以免造成私人財務問題。同時對于公司財務人員來講，也是希望當月費用當月結，否則容易發生一些稅務上的風險或者稅務成本，為了更加清晰地了解財務報銷耗時，作者采訪了資深的三位銷售經理來統計過去六個月間報銷流程的實際時長，如表1銷售部上半年報銷時長

表1　銷售部上半年報銷時長

圖3　財務報銷時效因子分析

從表1可以看到，在過去的上半年見，作為熟知財務報銷流程的銷售，平均需要12個工作日才能完成一次報銷流程。其中，最快7天可以完成，最長則需要20天之久。在這期間，耗用了大量銷售人員的時間，從間接上也占用了大量本應拓展客戶的時間，在隱形上，還造成了A公司在市場開拓上的不足。在采訪了銷售人員后得知，即使他們已經在公司服務多年，但是對于上表所示的流程時間，還是被大量退件，以及簽核及時性所影響，在匯總了反饋情況后，筆者也發現了其中的關鍵因子，其中因為報銷科目錯誤的退件占到了44%，例如銷售人員出差吃飯，有部分屬于業務招待費用，但是公司給予銷售一些出差補貼又屬于員工福利科目等等，其次，正如上文提及的，A公司的高階管理層一直奔波于兩個不同廠區，同時還需要有很多具體業務工作，由此造成的領導不在崗或者說領導出差的情況，占到影響報銷進度因素的39%，其他的如發票粘貼格式不正確、金額不匹配、報銷內容不詳細或者不正確占了各6%，如圖3財務報銷時效因子分析。

3.財務報銷流程簡化電子化

A公司財務報銷流程，正如前文所述，存在非常多的紙面作業以及簽核作業。同時因為公司管理層經常來往于不同廠區辦公，造成報銷申報人員在簽字流程中等待時間非常多，這樣的無效工時增多在很大層面上拖累了整個公司的工作效率。針對于此，A公司進行了比較大手筆的流程改造，重點在于簽核流程的電子化，報銷單據的格式化，報銷單位的圖示化，最后達成了報銷流程的快速化。改造后的報銷流程如圖4 改善后財務報銷流程。

圖4　改善后財務報銷流程

對于大家詬病最多的財務報銷流程時間久的問題，在使用改善后的OA報銷系統后，報銷周期大幅縮短，報銷周期由之前的平均12.22個工作日縮短為2.07個工作日，如表2改善前后財務報銷周期對比：

表2　改善前后財務報銷周期對比

4.結論

A公司在沒有推廣OA系統之前，各個部門的辦公效率不高，大部分時間都用于對數據或者文件信息的傳達和溝通。OA系統應用之后，各項業務均采用電子化方式，各項數據和文件的存儲均采用電子形式，提高了信息查詢速率。OA系統應用之后A公司對其各項業務流程進行了調整和優化，提高了業務處理流程的規范性，提高了公司各個部門的辦公效率，同時也為公司的經營節省了大量的紙張和辦公用品。OA系統采用審批電子化，用戶可以在任何時間，任何地點訪問公司辦公系統進行各項業務的處理，加快了公司業務處理和審批的速度，避免了長時間的等待。

[1]劉雁.OA辦公自動化系統在企業中的實際應用價值[J].科技資訊,2009,(13).

[2]鄧晉琦.OA系統使用現狀淺析[A].中國高新技術企業.2010,(01).