民辦高校學生請假系統存在的缺陷及改進方法

楊慶

【摘 要】學生在線請假系統是高校信息應用技術方面的重要組成部分，利用學生在線請假系統可以方便快捷地實現教務和學生日常管理的一站式交互服務，但是目前由于技術、人才、理念等因素的制約我國民辦高校中學生請假系統存在一定缺陷，這給學生管理造成了一定程度的不便，也不利于深化我國高校信息化改革，因此需要對這些缺陷和問題加以分析，同時也提出一些改進方法，希望對我國高校信息化建設起到一定促進作用。

【關鍵詞】信息化改革；簡化步驟；一站式管理

一、我國民辦高校請假系統中存在的缺陷

（一）制度上權職不清，請假流程混亂

權職不清。一部分學校將學生課程請假審批的權限交由任課教師，輔導員并不能第一時間掌握本專業學生的請假情況，而有的學校正相反，將權限直接下發給輔導員，任課教師根本不知道自己課上有多少學生請假，也不知道他們的具體請假時間、姓名和所在專業。因為教務課程平臺與學生管理平臺并沒有實現資源共享，輔導員在網上可以查詢學生請假情況并審批而任課教師依舊看不到。

學生請假流程的混亂。因為無法實現平臺間的資源共享，學生在網上申請課程假之后還必須通過請假條或者其他方式將請假信息交于任課教師，否則即使在上網批準通過，其申請的假期依然不能核準，也就是說學生要申請兩次，既在網上向輔導員或任課教師申請一次，然后再通過其他方式向另一方申請一次。這其中一旦有一個環節出錯，不但學生無法正常請假，還會造成任課教師與專業輔導員之間工作上的沖突。

（二）缺乏專業人員參與管理

民辦高校普遍缺少信息管理人才，即使擁有網絡技術部門，所能處理的問題也只是停留在簡單的技術層面，很多人員無法勝任信息管理工作。有的學校根據自身條件成立了以高級領導為核心的專門工作組，但是其中擁有專業知識的領導卻是少之又少，這就使得一旦學生請假系統出現問題只能求助于校外方的幫助，若是問題處理不及時還會出現業務癱瘓。

（三）信息數據孤島問題嚴重

在高校信息化建設中數據孤島問題突出，不同部門間的數據信息不能共享，設計、管理、生產的數據不能進行交流，數據出現脫節。數據孤島迫使信息需要重復多次的輸入，大量的冗長、垃圾信息導致信息交流的一致性無法保證，從而降低了產品的工作效率，增加了錯誤量。現在由于請假流程中沒有明確規定教學、社區公寓和學生管理之間相互聯系的權責，在功能設置上自然也不會去特意實現請假信息數據共享，因此數據孤島問題是請假流程混亂的必然結果。

二、請假系統的改進方法

若想針對請假系統中的現有缺陷進行改進必須從管理制度和系統功能兩個方面入手。

（一）管理制度上的改進措施

管理制度方面的改進可分為兩部分：

第一，認清權責，保證流程的準確性和時效性。通過制度一系列的規章制度，完善學校的請假制度，簡化、優化原有的課程假和外出階段假的流程。[1]具體流程優化方法如下：

1.課程假的優化。

學生申請課程假可登陸手機微信系統或學工系統自助請假。不再需要任課教師或輔導員審批，但申請課程假的時間和申請原因會被自動編輯為微信推送給該課程的任課教師和輔導員且每申請一節課程假會自動扣除該生本門課程相應的分數。若扣滿全部平日成績分數則本門課程不再有平日成績且該生本門課程不可再申請請假。

2.外出階段假的優化。

外出階段假細化為一般階段假和特殊階段假兩種。

學生申請一般階段假，需要先通過手機微信平臺或學工系統填寫請假信息并提出申請。輔導員通過計算機終端或手機平臺接收請假申請并進行審批。輔導員擁有的特定的給假權限，超過特定給假權限天數的申請，系統自動生成為輔導員與學院領導共同核準，既輔導員審批通過后，還需學院領導審批請假才可生效。

普通階段假生效期間產生的課程一律按課程假計算。每節課扣除相應的平日成績。

超過三天的普通階段假系統會自動將請假信息推送給請假學生家長，方便家長監督。

特殊階段假是指因為特殊重大疾病、家中發生變故、自然災害或因為其他不可抗力而必須請假且不涉及休學的情況。特殊階段假的申請和審批流程需要注意以下幾點：

（1）申請特殊階段假的學生同申請一般階段假的學生相同，需要先通過手機微信平臺或學工系統填寫請假信息并提出申請。

（2）申請特殊階段假的學生在進入微信平臺或學工系統填寫請假信息時要注意必須點選特殊階段假選項才能夠申請特殊階段假。

（3）特殊階段假請假原因模塊不可隨意填寫，只能從備選的選項中點選。包括：重大疾病、家庭變故、自然災害、其他四個選項。

（4）當申請結束后，請假信息會自動推送給輔導員，由其審批。

（5）特殊階段假審批通過后，請假信息自動推送給任課教師和家長。

（6）若在請假中或事后返校提交材料時發現請假內容不實，輔導員可實時操作取消其特殊階段假。

（7）學生返校后需到輔導員處銷假。

第二，在權責清晰的前提下安排專人負責學生請假的管理工作。這里的專人指的是系統專業技術人員和管理人員兩種。系統技術人員負責系統的開發、升級、測試工作。管理人員負責系統平日維護，功能操作和數據管理工作。兩種專業人才可以重合，但不能有其他部門的人員兼職，以免造成權責混亂。

（二）系統功能上的改進措施

首先是實現移動端實時請假功能。在學生管理系統下建立一個微信公眾平臺并申請一個服務號，作為后臺管理輔導員和教師的微信帳號，只要學生和家長只要關注教師的微信賬號就使用本系統。[2]

在微信公眾平臺內建立子系統，子系統主要用于管理、發布和統計用戶的相關信息以及請假信息。該子系統的具體功能如下：

1.用戶管理。

主要是針對學生和家長，學生和家長要使用本系統必須先關注本系統的服務號。后臺管理子系統根據學生和家長的信息進行配對和管理，一個學生最多配對兩個家長，同時用于統計學生請假次數、理由和管理學生外出位置、路線等并生成圖表以供教師和家長查詢。

2.教師管理。

主要用于教師管理和監督學生的請假要求、監督學生的所在位置和外出路線、查詢統計的學生請假的相關信息。

3.學生請假子系統。

系統主要用于學生的請假申請、到校銷假功能。

4.家長監督系統。

主要用于家長對請假學生外出位置、路線的監督。學生到家后家長可通過系統確認學生到家以及查詢學生請假歷史記錄等。

5.學生干部協助子系統。

主要用于教師指定的學生干部確認學生到校情況。

隨著智能手機和通信網絡的迅速發展，我們可以通過移動端和PC的聯網避免學生亂請假、假請假、請假后缺少監管、外出沒有跟蹤定位、學校與家長溝通不足等情況的發生。[3]

其次是建立更加細致的分類請假功能。通過分析可發現高校在校生請假的主要類型一般可分為三種：

1、學生在家中因為某種原因需要請假，一般表現為推遲回校時間；

2、學生在校中因為某種原因需要請假外出，但是不回家，一般會當天回學校。

3、學生在校中因為某種原因需要請假回家。

我們根據請假類型可以設計出不同的流程方案并按照方案逐個實現相應的功能。

針對第一種類型可得出的系統設計流程方案是：

1、家長通過系統提交請假要求，并填寫請假的理由以及開始和結束日期、時間。

2、輔導員通過手機平臺或者學工系統平臺收到請假申請信息，然后根據實際狀況對申請進行核準。（輔導員權限只有7天，超過7天的假期不予批準。）

3、當輔導員核準結束后，任課老師、家長和學生都會收到一份信息推送。推送內容包括該生的請假開始和結束時間、請假理由。

4、學生回到學校后，經過宿舍門禁系統確認，才可以通過系統銷假。

5、輔導員收到銷假請求后并通過門禁系統確認請假學生是否在校，若在校則為學生銷假。

6、系統自動將學生銷假成功的信息發送給任課教師和家長。

針對第二種類型可得出的系統設計流程方案是：

1、學生通過系統提出請假要求，并填寫請假的理由以及開始和結束日期、時間。

2、輔導員收到學生申請并作出核準。

3、任課老師和家長接收到請假請求推送（包括請假的理由和時間開始結束時間。）

4、學生回校時間結束前一小時收到信息提示，提醒學生回學校。

5、學生到學校后，經過宿舍門禁系統確認，才可以通過系統銷假。

6、輔導員收到銷假請求后并確認請假學生是否在校，若在校則為學生銷假。

7、系統自動將學生銷假成功的信息發送給任課教師和家長。

針對第三種類型可得出的系統設計流程方案是：

1、學生通過系統提出請假要求，并填寫請假的理由以及開始和結束日期、時間。

2、輔導員收到學生申請并作出核準。（只能審核權限范圍內的申請，若超過權限范圍內的天數系統自動生成需兩級審批狀態，并將請假信息發送給院領導，由院領導和輔導員同時審批方可生效。）

3、審批通過后請假信息自動給任課老師和家長。

4、家長確定學生到家后通過系統確認學生已到家。并預報學生什么時候回校。

5、系統發送信息給輔導員告知學生已到家和學生回校時間。

6、學生返校后，經過宿舍門禁系統確認，才可以通過系統銷假。

7、輔導員收到銷假請求后并通過系統確認請假學生是否在校，若在校則為學生銷假。

8、系統自動將學生銷假成功的信息發送給任課教師和家長。

再次是建立跨平臺、跨部門聯網功能，防止信息孤島。將學生請假系統中的信息與其他平臺，既學生管理平臺、教務系統平臺、公寓管理平臺和微信服務平臺共享。讓請假系統不再是某個系統下的次級功能而成為與其他平臺擁有交互功能的平行系統。平臺與平臺之間可實現互相信息傳送，實時數據更替。

參考文獻：

[1]陳煒，王瑋.學生事務與管理服務中的流程優化---以北京大學“三大典禮”的組織與服務為例[J]. 高校輔導員，2012，（12）

[2]王靖娜.Android的學生考勤管理系統設計與開發[J].現代電子技術，2014，（4）

[3]張玉杰，孟祥武.基于移動定位服務的考勤管理系統[J].計算機系統應用，2011（10）