列巧替換實現省紙打印

馬震安

辦公人員有時需要打印參會人員的名單，但有關部門提供的記錄表往往只有一列，要打印Excel工作表中的所有參會人員名單，若記錄非常多，直接將其打印在A4紙上就會造成很大的浪費。如果能將單列數據變成多列再進行打印，就會有效節約紙張（圖1）。

快速實現單列變多列，可使用一段接一段地剪切、粘貼的笨辦法，也可以使用更加方便的插件進行設置，或者也可以將記錄復制到Word中再進行分欄。這些方案雖都可行，但操作起來都比較費事。其實，只需巧妙地利用Excel中的“替換”功能，就能輕松實現上述需求。

1. 建立替換內容

在本例中，假如想在A4紙上輸出5列，這時就可以在C2、D2單元格分別輸入“A2、A3”，在C3、D3單元格分別輸入“A7、A8”。選定C2：D3單元格區域，向右拖動填充到G3單元格，再選定C2：G3單元格區域，向下拖動填充，直到所要打印的最后姓名所在的單元格的名稱出現為止，在本例中顯示出A109就可以了（圖2）。

2. 單列轉多列巧實現

完成替換內容的填充后，接下來就是見證奇跡的時候了。選定填充區域，點擊“替換”按鈕，替換內容中輸入“A”，替換為中輸入“=A”。這時候，被填充單元格的內容就變成了姓名列中的相應內容了。刪除多余的一列原始數據，這時候就實現了單列變多列了（圖3）。

接下來進行打印，只需要添加好表頭，設置好打印區域，就可以省省紙打印了。