楊思雨++侯軍岐
摘要:伴隨著我國(guó)企業(yè)管理體制改革的逐步深化,企業(yè)集團(tuán)不斷出現(xiàn),社會(huì)化的生產(chǎn)規(guī)模和程度越來(lái)越高,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理就顯得更加重要。企業(yè)貨幣資金在其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,流動(dòng)頻繁,易產(chǎn)生錯(cuò)、漏等問(wèn)題,更容易被非法挪用、侵吞甚至被盜竊,亦即貨幣資金的高流動(dòng)性始終伴隨著高風(fēng)險(xiǎn)性;因此,為了更好地降低企業(yè)內(nèi)部貨幣資金的運(yùn)營(yíng)和保障風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)企業(yè)貨幣資金內(nèi)部的管理問(wèn)題的研究已成為會(huì)計(jì)領(lǐng)域發(fā)展的重要內(nèi)容。本文主要針對(duì)企業(yè)貨幣資金管理問(wèn)題進(jìn)行探討和研究。搜集北京翠微大廈股份有限公司在資金管理方面的資料,結(jié)合自己在其單位實(shí)習(xí)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,分析貨幣資金的管理情況并提出預(yù)期的合理化建議。
Abstract: With the gradual deepening of the reform of Chinas enterprise management system, enterprise groups continue to emerge, the scale and degree of social production increasing, so it becomes more and more important to strengthen the internal management of enterprises. Monetary fund of enterprises in their production and business activities has frequent flow, easy to produce fault, leakage and other problems, more likely to be illegal misappropriation, embezzlement or theft, the high liquidity of money capital is always accompanied by high risk; Therefore, in order to better reduce the operational and security risks of internal monetary funds, to strengthen the internal management of the enterprise monetary fund research has become an important part of the development of the accounting field. This paper mainly discusses and studies the management of money funds, and combined with the problems found in the process of practice, the author collects fund management information of Beijing Cuiwei Tower Co., Ltd., analyzes the management of monetary funds and puts forward the expected rationalization proposals.
關(guān)鍵詞:貨幣資金;管理控制;問(wèn)題;建議
Key words: monetary fund;management control;problem;suggestion
中圖分類號(hào):F82 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1006-4311(2016)32-0061-03
0 引言
目前對(duì)于企業(yè)貨幣資金管理問(wèn)題,學(xué)者們作了大量的研究:在貨幣資金本身的重要性、其控制管理和實(shí)施方面做出了重要研究成果。即使關(guān)于貨幣資金的防范與控制問(wèn)題一直以來(lái)被眾多學(xué)者所研究,但是并沒(méi)有做到徹底的解決。本文主要針對(duì)企業(yè)貨幣資金管理問(wèn)題進(jìn)行探討和研究。搜集北京翠微大廈股份有限公司在資金管理方面的資料,結(jié)合自己在其單位實(shí)習(xí)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,分析貨幣資金的管理情況并提出預(yù)期的合理化建議。
貨幣資金管理是指企業(yè)現(xiàn)金資產(chǎn)和準(zhǔn)現(xiàn)金資產(chǎn)(有價(jià)證券、應(yīng)收應(yīng)付賬款等)的管理。何為管理,我們可以從兩個(gè)方便拆開(kāi)來(lái)看。“管”即貨幣資金的制度性管理,就是要根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)制定符合本企業(yè)的控制制度,這是企業(yè)貨幣資金管理的基礎(chǔ)工作;而 “理”,即貨幣資金的理財(cái)性管理,從理財(cái)學(xué)的角度看,貨幣資金屬于流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn),但盈利性也最低。如何保持最佳現(xiàn)金持有量使企業(yè)能夠充分利用貨幣資金而又不影響企業(yè)正常運(yùn)作,這是貨幣資金理財(cái)性管理所要考慮的主要問(wèn)題。
企業(yè)貨幣資金管理的目標(biāo)是一個(gè)企業(yè)建立健全內(nèi)部控制制度的根本出發(fā)點(diǎn)。其目的是在整個(gè)企業(yè)系統(tǒng)范圍內(nèi)對(duì)公司資源流動(dòng)和資金的來(lái)源(即流動(dòng)資產(chǎn)和債務(wù))進(jìn)行最合理的利用。因貨幣資金對(duì)企業(yè)特別重要而又容易出現(xiàn)舞弊、挪用等不法行為,因此必須依據(jù)法律法規(guī),制定貨幣資金收付的具體規(guī)章制度和控制措施,保證貨幣資金的安全完整和收付合規(guī)合法。
1 北京翠微大廈股份有限公司資金管理分析
1.1 翠微大廈基本概述
北京翠微大廈股份有限公司以百貨零售業(yè)務(wù)為主的北京市著名商業(yè)品牌和大型商業(yè)企業(yè)。公司已成為以百貨業(yè)態(tài)為主,超市、餐飲等多種業(yè)態(tài)協(xié)同發(fā)展的大型現(xiàn)代化商業(yè)連鎖企業(yè)。商場(chǎng)根據(jù)商品流通企業(yè)會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定,為進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,做好各項(xiàng)財(cái)務(wù)收支的預(yù)測(cè)計(jì)劃控制核算分析、考核,有效利用企業(yè)資產(chǎn),提高經(jīng)濟(jì)效益特制訂了財(cái)務(wù)管理制度,其中包括:
①現(xiàn)金管理制度;②銀行存款,支票管理制度;③發(fā)票管理制度;④增值稅專用發(fā)票管理制度;⑤存貨管理制度;⑥代銷商品管理制度;⑦固定資產(chǎn)管理制度;⑧費(fèi)用管理制度;⑨盤點(diǎn)審計(jì)制度;⑩計(jì)算機(jī)管理?xiàng)l例;{11}稽核管理制度;{12}財(cái)務(wù)人員調(diào)動(dòng)工作交接制度;{13}會(huì)計(jì)檔案管理制度。
1.2 企業(yè)有關(guān)貨幣資金的控制制度
為全面提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平,加強(qiáng)資金的管理便成為企業(yè)生存與發(fā)展的重要前提。為針對(duì)翠微百貨資金的管理現(xiàn)狀,進(jìn)一步搞好用活企業(yè)的資金,提高資金的使用效率,特制定了“資金管理辦法”。資金使用計(jì)劃需報(bào)經(jīng)理審批,并由財(cái)務(wù)部人員根據(jù)部門制定計(jì)劃合理籌措安排使用資金,有效提高企業(yè)整體資金使用率。根據(jù)本單位資金使用情況,應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)預(yù)付貨款的控制和管理。必須與廠家簽訂購(gòu)貨合同,按期付款結(jié)算;財(cái)務(wù)部人員必須建立逐筆追蹤制度,嚴(yán)格進(jìn)行成本控制。預(yù)付貨款,必須堅(jiān)持匯一筆清一筆原則,對(duì)于效益不高,沒(méi)有足夠保證的預(yù)付貨款,要嫌棄清理收回。對(duì)于批量進(jìn)貨廠家給予的讓利,一律轉(zhuǎn)入商場(chǎng)銀行賬戶,不準(zhǔn)挪做它用。
1.3 公司貨幣資金管理中存在的問(wèn)題
1.3.1 企業(yè)會(huì)計(jì)人員未按公司會(huì)計(jì)管理制度進(jìn)行工作
根據(jù)企業(yè)“銀行存款,支票管理制度”中會(huì)計(jì)制度管理辦法的規(guī)定,企業(yè)應(yīng)按開(kāi)戶銀行分別設(shè)置“銀行存款日記賬”并設(shè)輔助賬簿,由記賬人員根據(jù)有關(guān)憑證,按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序逐筆登記,每日終了結(jié)出余款。根據(jù)“企業(yè)現(xiàn)金使用條例”的規(guī)定:出納人員要嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任制,按照有關(guān)規(guī)定認(rèn)真執(zhí)行現(xiàn)金的收付,賬款要做到日清月結(jié)。數(shù)據(jù)變化的情況要及時(shí)登記入賬,企業(yè)規(guī)定當(dāng)日庫(kù)存現(xiàn)金盤點(diǎn)金額不得超過(guò)5000元。但是,為符合企業(yè)規(guī)定的庫(kù)存現(xiàn)金余額小于5000元,出納有時(shí)會(huì)將前幾日發(fā)生的所有現(xiàn)金支出全部記錄在某一天,并把提取的50000元現(xiàn)金業(yè)務(wù)也記錄在該日。以上做法違反了企業(yè)對(duì)于發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要求做到“日清月結(jié)”的規(guī)定,而且由于業(yè)務(wù)發(fā)生周期較長(zhǎng),在此期間票據(jù)的保管存在一定風(fēng)險(xiǎn),有可能會(huì)出現(xiàn)丟失票據(jù)的情況,加之沒(méi)有及時(shí)記錄業(yè)務(wù),企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于資金沒(méi)法很好的進(jìn)行掌控。
1.3.2 出納人員崗位職責(zé)不明確
翠微百貨成立時(shí)間比較長(zhǎng)久,員工之間關(guān)系比較密切,所以對(duì)于工作中的崗位分工問(wèn)題會(huì)出現(xiàn)交替現(xiàn)象。最突出的表現(xiàn)是:企業(yè)通過(guò)網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬,需要兩個(gè)盾,一個(gè)是負(fù)責(zé)填制業(yè)務(wù)單據(jù)的人使用的,另一個(gè)盾是審核人員使用的,但是某些情況下,審核人員不在,然后填制業(yè)務(wù)單據(jù)的人便用審核人的盾進(jìn)入系統(tǒng),進(jìn)行審核來(lái)完成資金支付的過(guò)程。另外兩個(gè)普遍現(xiàn)象是:印鑒與支票的保管問(wèn)題和銀行余額調(diào)節(jié)表的問(wèn)題。
①印鑒與支票的保管問(wèn)題。
根據(jù)企業(yè)出納人員崗位職責(zé)中明細(xì)的規(guī)定:簽發(fā)支票加蓋的印鑒與支票的保管必須設(shè)專人分別保管。該單位負(fù)責(zé)銀行工作分部的人員負(fù)責(zé)支票的開(kāi)據(jù),但是其同時(shí)保管了企業(yè)的預(yù)留印鑒。此做法違反了會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定,容易導(dǎo)致企業(yè)資金遭受損失。
②銀行余額調(diào)節(jié)表的問(wèn)題。
根據(jù)內(nèi)部控制的規(guī)定,銀行余額調(diào)節(jié)表不應(yīng)由負(fù)責(zé)銀行業(yè)務(wù)的出納編制。如果出納負(fù)責(zé),就有可能挪用或侵占公司貨幣資金,并通過(guò)偽造對(duì)賬單或在余額調(diào)節(jié)表上做手腳來(lái)掩蓋自己的舞弊行為。但是翠微百貨每月的銀行余額調(diào)節(jié)表都是由出納負(fù)責(zé),在某種程度上為舞弊創(chuàng)造了有力條件,對(duì)于企業(yè)資金的管理產(chǎn)生不利。
1.3.3 私設(shè)“小金庫(kù)”
小金庫(kù)的主要特點(diǎn)是單位有關(guān)人員對(duì)于所取得的收入不入賬,通過(guò)一系列手段把原本應(yīng)該納入單位財(cái)務(wù)管理中的資金轉(zhuǎn)移到賬外,為單位或個(gè)人謀取福利。由于其資金容易調(diào)度,而且其本身就是不合規(guī)行為,所以它所涉及的賬目收支情況都比較隱蔽,很難為外人所發(fā)現(xiàn)。
翠微百貨對(duì)于“小金庫(kù)”問(wèn)題有明文規(guī)定。規(guī)定中指出:①嚴(yán)謹(jǐn)索賄受賄,對(duì)經(jīng)營(yíng)中的正常“回扣”,“推銷獎(jiǎng)勵(lì)”等各種收入一律如數(shù)上交財(cái)務(wù)部,入賬處理。②總務(wù)部門處理廢品以及其他各種收入定期上繳商場(chǎng)財(cái)務(wù)部,任何人不準(zhǔn)搞帳外現(xiàn)金私設(shè)“小金庫(kù)”。
但是在實(shí)際的工作時(shí)發(fā)現(xiàn),對(duì)于收到的資金中的一部分不入賬,未入賬資金落入單位領(lǐng)導(dǎo)自己的賬戶,繼而用來(lái)購(gòu)買理財(cái)產(chǎn)品,購(gòu)買的理財(cái)產(chǎn)品可能在預(yù)期會(huì)增加購(gòu)買人的收入,這種做法類似于用公款為個(gè)人帶來(lái)了收益。根據(jù)《內(nèi)部控制會(huì)計(jì)范圍——貨幣資金》的有關(guān)規(guī)定,企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)銀行賬戶的管理。對(duì)于取得的收入必須及時(shí)入賬,不得出現(xiàn)坐支情況的發(fā)生。
1.3.4 票據(jù)審核過(guò)程不嚴(yán)謹(jǐn)
在單位中,出納崗位負(fù)責(zé)銀行部分的工作相對(duì)來(lái)說(shuō)比較復(fù)雜而且工作量稍微大一些,而且大部分樓層結(jié)賬都主要集中在了月底,開(kāi)地稅票,開(kāi)支票,辦理電匯手續(xù),銷賬,制單等一系列的工作常常讓出納人員忙得不可開(kāi)交。恰巧月底又是經(jīng)理要結(jié)轉(zhuǎn)損益出報(bào)表的時(shí)段,這個(gè)時(shí)候?qū)嵙?xí)生就會(huì)自己獨(dú)立完成業(yè)務(wù)的錄入,然后在審核人員(科長(zhǎng))忙不過(guò)來(lái)的時(shí)再利用他的名字進(jìn)入帳套,進(jìn)行票據(jù)的審核。
票據(jù)的審核一方面是可以完成數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn),只有審核的單據(jù)才可以進(jìn)入下一流程。另一方面,也是他最重要的特性就是確定某些數(shù)據(jù)的有效性。只有經(jīng)過(guò)審核的單據(jù)才是有效的。所以該公司的此種做法完全違背了審核崗位設(shè)置的意義。做出的票據(jù)的可靠性大打折扣。
1.3.5 預(yù)算制度的執(zhí)行情況相對(duì)較差
企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營(yíng)和資金的預(yù)算有著密不可分的關(guān)系。一個(gè)成功的企業(yè)一定有一個(gè)好的預(yù)算編制機(jī)制。實(shí)行貨幣資金預(yù)算,有利于提高單位資金的使用效率,防范金融風(fēng)險(xiǎn)和提高單位適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的應(yīng)變能力。但是,對(duì)于貨幣資金預(yù)算編制者和貨幣資金業(yè)務(wù)核算者應(yīng)由不同的人員來(lái)?yè)?dān)任,以便有效的控制和防范貨幣資金在使用過(guò)程中產(chǎn)生的紕漏。貨幣資金預(yù)算編制后,財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行,對(duì)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中實(shí)際貨幣資金的結(jié)果應(yīng)定期同預(yù)算比較分析。如果發(fā)現(xiàn)重大差異,應(yīng)及時(shí)查明原因進(jìn)行調(diào)整。
翠微百貨做的財(cái)務(wù)預(yù)算是根據(jù)上年數(shù)的推測(cè)的,例如企業(yè)預(yù)計(jì)在本年度購(gòu)買辦公設(shè)備花費(fèi)5萬(wàn)元,其他類支出5萬(wàn)元,但是在實(shí)際過(guò)程中,可能由于市場(chǎng)變化,資金利率變動(dòng)等多方面因素,加之企業(yè)當(dāng)年度的實(shí)際發(fā)展需要,在購(gòu)買辦公設(shè)備方面超支3萬(wàn)元,超支80%,使得企業(yè)的其他方面支出不斷縮減,使企業(yè)按原預(yù)算計(jì)劃發(fā)展產(chǎn)生了偏離。從一方面反映出,企業(yè)在做下一年度財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)缺乏必要的考慮,例如沒(méi)有全面的考慮企業(yè)發(fā)展方向,內(nèi)部設(shè)備的使用情況等。
2 加強(qiáng)對(duì)公司貨幣資金管理控制的舉措
針對(duì)研究和發(fā)現(xiàn)的關(guān)于北京翠微大廈股份有限公司在資金管理方面出現(xiàn)的問(wèn)題,特提出以下解決建議。希望可以通過(guò)此來(lái)使企業(yè)財(cái)務(wù)工作更加規(guī)范劃,資金的掌控和使用更加合理,對(duì)于充分運(yùn)作企業(yè)資金為企業(yè)創(chuàng)造效益有一點(diǎn)貢獻(xiàn)。
2.1 規(guī)范會(huì)計(jì)制度的建設(shè)
企業(yè)管理者要及時(shí)閱讀和學(xué)習(xí)國(guó)家新的會(huì)計(jì)政策并及時(shí)傳遞給員工。對(duì)于單位內(nèi)部的制度要不斷進(jìn)行研究,修正和規(guī)范。可以定期的召開(kāi)工作報(bào)告會(huì),讓員工對(duì)近期的工作表現(xiàn)做自己總結(jié),對(duì)企業(yè)近期的工作發(fā)展提出自己的看法和改進(jìn)措施。
除此之外,還可以建立適當(dāng)?shù)目己藱C(jī)制,通過(guò)定期的測(cè)試可以檢查員工工作實(shí)績(jī),激發(fā)工作熱情,從而提高工作效率。
2.2 明確會(huì)計(jì)人員職責(zé)
企業(yè)的財(cái)會(huì)部門必須要有嚴(yán)格的人員管理制度,根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定制定監(jiān)督審核機(jī)構(gòu)和政策。要明確會(huì)計(jì)人員職責(zé),對(duì)于出納和會(huì)計(jì)的分工要明確,即做到“出納管錢不做賬,會(huì)計(jì)做賬不管錢”。
嚴(yán)禁出現(xiàn)不相容崗位的同時(shí)兼顧。并且對(duì)于在工作中出現(xiàn)的違法亂紀(jì)行為要及時(shí)嚴(yán)厲懲處,視情況的嚴(yán)重程度可以進(jìn)行個(gè)人批評(píng)教育,通報(bào)批評(píng),罰款,開(kāi)除等不同級(jí)別的懲罰。對(duì)于單位的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō),要做到多觀察多分析,對(duì)于職員在工作中出現(xiàn)的小的問(wèn)題要及時(shí)準(zhǔn)確的提出來(lái),并監(jiān)督其改正。
2.3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的教育
為了保證企業(yè)貨幣資金的使用和保障安全,對(duì)于出納和會(huì)計(jì)工作崗位的相互制衡就要采取行之有效的方式。為此,企業(yè)對(duì)于會(huì)計(jì)人員要從多方向多角度的進(jìn)行培訓(xùn)。首先,要定期的進(jìn)行繼續(xù)教育學(xué)習(xí),培訓(xùn)外出參觀等,不斷提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)。喚起財(cái)會(huì)人員高度的責(zé)任感和使命感,使其深刻領(lǐng)悟會(huì)計(jì)工作的重要性和社會(huì)價(jià)值,從而燃起對(duì)本職工作的熱愛(ài),忠于職守。
其次,要保證人員關(guān)系上的獨(dú)立,不得出現(xiàn)近親管理或者長(zhǎng)期協(xié)作的關(guān)系。
最后,要提高會(huì)計(jì)人員的個(gè)人素養(yǎng)。對(duì)其進(jìn)行以誠(chéng)信為主的職業(yè)道德教育,對(duì)認(rèn)真負(fù)責(zé)行為及時(shí)進(jìn)行褒獎(jiǎng),通報(bào)表?yè)P(yáng),適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),必要時(shí)候的獎(jiǎng)金等都能很好的激發(fā)員工對(duì)待工作的熱情,提高工作積極性。獎(jiǎng)勵(lì)的同時(shí),對(duì)于人品有問(wèn)題的會(huì)計(jì)人員要及時(shí)調(diào)離,定期輪換崗位,必要時(shí)開(kāi)除。
2.4 嚴(yán)把資金審批
企業(yè)應(yīng)該盡力營(yíng)造一個(gè)守法、正直、公平的內(nèi)部財(cái)務(wù)環(huán)境,領(lǐng)導(dǎo)以身作則,不私設(shè)小金庫(kù)。單位應(yīng)建立嚴(yán)格的貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確審批人員的審批資格,權(quán)限和責(zé)任,對(duì)于出現(xiàn)越權(quán)或?qū)徟缓细裥袨椋黾{人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止并第一時(shí)間報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí),規(guī)定審批人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)準(zhǔn)確的完成工作任務(wù),在無(wú)正當(dāng)理由前提下不得出現(xiàn)拖延。
對(duì)于原始單據(jù)的審核,要做到先審核發(fā)票真?zhèn)危俸藢?shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),最后報(bào)銷入賬的程序,對(duì)于虛假發(fā)票不予報(bào)銷。對(duì)于資金支付結(jié)算,應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家政策要求來(lái)辦,對(duì)于超額資金的支付需采取轉(zhuǎn)賬支付方式,并且在支付每筆款項(xiàng)前要弄清具體作用,及時(shí)登記現(xiàn)金及銀行日記張,堅(jiān)決杜絕財(cái)政資金登記和使用不相符的情況。
2.5 完善內(nèi)部牽制制度
企業(yè)還應(yīng)當(dāng)完善內(nèi)部牽制制度。加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督正是優(yōu)化內(nèi)部財(cái)務(wù)環(huán)境的重要保證。具體來(lái)說(shuō),應(yīng)設(shè)置專門的審核人員,對(duì)于賬務(wù)的傳遞要按步有序進(jìn)行。
首先:制單員在系統(tǒng)中錄入業(yè)務(wù),然后專門的審核人員進(jìn)入賬套進(jìn)行審核,接著財(cái)務(wù)主管進(jìn)行最后的審核。現(xiàn)在企業(yè)會(huì)計(jì)做賬都是電算化,所以對(duì)于個(gè)人登錄密碼要做到保密,從而可以有效防范代理記賬、審核等情況的發(fā)生。另外,需要在企業(yè)內(nèi)部建立相應(yīng)反舞弊機(jī)制和有效的舉報(bào)機(jī)制,工作的重點(diǎn)是預(yù)防。
對(duì)于貨幣資金要做到及時(shí)盤查,單據(jù)及時(shí)審核。除此之外,還可以實(shí)行崗位輪換制,崗位輪換可避免員工因長(zhǎng)時(shí)間駐留某個(gè)崗位產(chǎn)生麻痹而可能導(dǎo)致的差錯(cuò)。從另一方面來(lái)看,實(shí)行崗位輪換制,還能挖掘職工的潛力,對(duì)于完善同一崗位的工作更加細(xì)致全面,而且可以培養(yǎng)員工具備較全面的業(yè)務(wù)能力,對(duì)于為企業(yè)打造全能型復(fù)合人才做貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn):
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