應用E xcel函數優化藥房盤點實踐

溫正旺，劉維峰，董佳寧，陶日鑫，梁 鵬，王天珩

（河北省邯鄲市第一醫院藥劑科，河北 邯鄲 056002）

應用E xcel函數優化藥房盤點實踐

溫正旺，劉維峰，董佳寧，陶日鑫，梁 鵬，王天珩

（河北省邯鄲市第一醫院藥劑科，河北 邯鄲 056002）

目的 優化藥房藥品盤點流程和數據的處理，提高盤點效率和準確率。方法 利用Excel函數自動運算盤點數據，對盤點表進行優化。結果 可縮短盤點所需時間和提高盤點結果的準確性。結論 該方法提高了盤點的效率，完善了盤點制度，可在藥房盤點中推廣使用。

藥房盤點；Excel；優化；效率；準確率

隨著醫院信息系統（HIS）在醫院藥品管理的普及和廣泛應用，藥房的盤點工作、賬目管理更加智能化、簡潔化[1]。我院應用的 HIS系統是“創業醫院管理平臺”（BSHRP V2.7），由于版本較低，無法自動導出盤點表，每次盤點前要花費大量人力、物力做前期準備工作。盤點表是整個盤點工作的核心工作，盤點表藥品目錄能否做到和庫存藥品目錄一致和不遺漏最為關鍵。以前盤點表上沒有HIS系統上的庫存為參考，即使漏盤錯盤也不易及時發現，如果盤點表能提前顯示實時庫存（包括零包裝銷售換算成整盒的數目），以提示盤點是否準確，及時復盤，將會大大降低錯盤率和漏盤率。為了優化藥房藥品盤點流程和盤點數據的處理，提高盤點效率和準確率，筆者結合我院HIS系統，并應用Excel函數就盤點表實時庫存引出，“粒”“片”自動換算成盒和藥品目錄校對兩方面進行優化。現報道如下。

1 資料與方法

采用創業醫院管理平臺(BSHRP V2.7)和 Excel 2007軟件，并選擇Index和Match函數。將HIS系統的藥品庫存以Excel形式導出，應用Excel軟件計算公式化零為整，應用Index和Match組合函數把藥品的實時庫存導入到盤點表的相應列，最后對盤點藥品目錄進行自動校對，查漏補缺。

2 結果與分析

2.1 盤點表模型的建立

1）以Excel表格形式引出藥品庫存數據，保留藥品名稱、規格、單位、生產企業等內容，并按藥位順序排列。2）在“盤點表”工作表的E1－J1之列分別添加“周轉庫數量”“藥位數量”“實數總數”“實時庫存”“換算成盒”“備注”內容并對藥品名稱以藥位順序進行排序。3）初步建立盤點表模型，然后新建“片劑換算”“實時庫存”“盤點表校對”3個工作表。盤點表見圖1。模型建立后，在下次盤點時可對藥品目錄校對后直接應用，可節約大量的盤點前準備工作。

2.2 盤點中引入電腦實時庫存數

使用同樣方法導出藥品的實時庫存，只需保留藥品名稱、規格、數量，并粘貼到“實時庫存”的表單中以備引用。

數據引用的關鍵和核心在于靈活應用INDEX和MATCH函數[2]。在盤點表藥品目錄首行“維生素B12注射液”和“實時庫存”所對應的位置H2輸入公式:＝INDEX（實時庫存！$C$2:$C$1000，MATCH(A2＆B2，實時庫存！$A$2:$A$1000＆實時庫存！$B$2:$B$1000，0))，同時輸入“Ctrl＋Shift＋Enter”鍵，下拉自動填充，見圖2。

圖1 盤點表模型的建立

圖2 引入實時庫存

公式解釋：“實時庫存！$C$2:$C$1000”表示在數據引用源為“實時庫存”的表單中C2至C1000這個范圍的庫存數據。“A2＆B2，實時庫存！$A$2:$A$1000＆實時庫存！$B$2:$B$1000，0”表示在“盤點表”表單中A2＆B2藥品名稱和規格和“實時庫存”表單中的 A2＆B2至A1000＆B1000這個范圍的藥品名稱和規格精確匹配和絕對引用，2個信息同時符合就會引出相應的庫存，否則返回錯誤值“＃N／A”。

2.3 分包裝藥品轉化成整包裝

在很多醫院都配有自動包藥機，盤點時筆者以盒為計數單位，盤點錄入時還需要換算成以“粒”“片”為單位，容易盤錯或算錯。筆者將庫存數量換算成以盒為單位，以方便核對盤點是否準確。門診藥房有90余種口服制劑以“片”“粒”為單位，對2015年前3季度的因片劑換算導致的盤點差錯數據進行回顧性分析，結果見表1。

可見，第3季度把片劑分包裝自動轉換成“盒”為單位，與第1，2季度相比大大降低了差錯率，其中1例差錯是因為公式錄入錯誤。具體方法如下：在“換算成盒”的工作表中建立分包裝藥品目錄。在“實時庫存”列，從“實時庫存”表單中把庫存數引用過來，隨后再將片劑換算成盒。換算方法：如阿法骨化醇軟膠囊20粒／盒，在C3輸入公式＝C3／20，并逐一輸入其他各分包裝換算公式，零包裝銷售的庫存數量就可以換算成以“盒”為單位的數量，再利用函數把C列換算好的庫存數量引到“盤點表”表單的I列，也就是“換算成盒”列，可直接參考換算成盒的數量，發現錯誤及時復盤。結果見圖3。

表1 片劑換算導致的盤點差錯數據

圖3 片劑換算成盒

2.4 盤點表藥品目錄的校對

核對盤點表中藥品目錄是否全面是避免漏盤的必要手段，以往通過人工檢查貨架的方法特別容易遺漏，借以函數自動核對就可以完全避免這一問題。對2015年前3季度漏盤的情況數據進行回顧性分析，在應用盤點校對表后，漏盤率降低為零，結果見表2。

表2 2015年前3季度漏盤率比較

具體方法：在臨近盤點前，導出實時庫存，只保留藥品名稱和規格，保存到“盤點校對”的表單中，再以“盤點表”中的藥品庫存為數據源，反向把藥品庫存導入“盤點校對”表單。如有漏盤藥品將不顯示數據，可以通過自動篩選工具選出“＃N／A”（實際有庫存需要盤點，但“盤點表”中沒有藥品）。數據引用邏輯示意圖見圖4。

圖4 數據引用邏輯

2.5 周轉庫的盤點與錄入

在盤點前劃分好周轉庫存和藥位庫存的范圍，以免漏盤和重盤，周轉庫的藥品數量盤點完畢后，應用“Ctrl＋F”查找工具，在“盤點表”工作表的E列（周轉庫存列）錄入相應藥品庫存數量，安排專人負責周轉庫調動情況并及時登記，在盤點前把周轉庫的變動情況及時更新。

2.6 調試并導入實時庫存后開始盤點

為了確保數據引用無誤，在盤點開始前需要對整個數據鏈條做以下調試。在“實時庫存”的工作表中隨意找3～5個品種，并改變庫存數據，確認“片劑換算”“盤點表”工作表相應藥品的庫存是否相應變化。如無問題，就可把HIS系統中的藥品庫存數據作為最后的有效數據復制到“實時庫存”工作表中，“盤點表”工作表中的庫存就會自動更新。把盤點表表單的頁眉頁腳加上頁碼及盤點人、核對人、錄入人等相應信息，打印盤點表，開始盤點藥位數量，其中實數總數＝周轉庫庫存＋藥位庫存。在盤點時如有盈虧參照即時庫存和換算好的盒數及時復盤。盈虧情況備注在盤點表，以備后續數據分析，并把“實數總數”的數據錄入HIS系統，結束盤點。

3 討論

由于藥位順序，藥品目錄相對固定，這種盤點方法建立了一個標準模板，下次盤點時只需要檢查下分包裝藥品目錄是否有變動，并利用自動校對功能對盤點藥品目錄查漏補缺，形成新的盤點表，在盤點前導入藥品庫存就可以啟動盤點，簡化盤點前的準備工作。由于盤點時已經有“正確”的藥品庫存作參考，可以及時發現問題、解決問題，提高了盤點準確率。對于分包裝藥品盤點的換算環節作出改進，利用公式提前換算好，只核對盒數是否一致即可，避免了由于換算引起的差錯。

第1季度的盤點表藥品排序不作處理（字母順序）；第2季度的盤點表藥品目錄以藥位排序并引入庫存參照；第3季度在2季度基礎上引入片劑換算和盤點表目錄自動校對。通過對前3季度的盤點耗時和差錯率的回顧性分析，盤點耗時從打印完盤點開始計時，盤點完藥品計時結束，差錯率＝盤點數量與實際數量不符的品規數量／藥品總數量。盤點時間和差錯率前3個季度盤點耗時分別為160，120，100 min；差錯率分別為2.10%，2.00%，0.43%。

通過前3個季度盤點方法的比較，第3季度的效率和準確率明顯高于前2個季度。其實盤點前準備工作的耗時要遠遠大于盤點藥品本身，在第3季度已經作好了盤點模板，第4季度盤點前準備耗時從原來5 h降低到1 h，時間優勢特別明顯。

藥房藥品的盤點是醫院藥房藥品管理的一個重要環節，從側面反映了藥房藥品管理的質量[3－4]。省會城市的三甲醫院80%以上可在操作系統上自動導出盤點表而且和藥位順序相對應，小部分地級城市以下的醫院，尤其是二甲以下醫院受政策、財政、技術、管理等因素影響，90%以上的HIS系統需要后期制作盤點表，而此盤點方法軟件要求低，只需導出藥品的庫存即可，明顯提高了盤點效率和準確率，實用性和操作性強，可在醫院藥房推廣使用。

[1]周 彬.醫院醫藥管理中HIS系統的應用探析[J].藥事管理，2015（3）:82－83.

[2]王寶玉.應用Excel與Access解決信息匹配問題[J].醫學信息，2005，18(4):296.

[3]何彩婷，廖麗文 .某院住院藥房盤點模式的改變與成效探討[J].中國處方藥，2016，14(1)：32－33.

[4]李文斌.醫院門診藥房藥品盤點存在的問題及改進措施[J].中國實用醫藥，2012，36(7):272－273.

Using Excel to Optimize Pharmacy Inventory

Wen Zhengwang,Liu Weifeng,Dong Jianing,Tao Rixin,Liang Peng,Wang Tianheng
(Department of Pharmacy,Handan First Hospital,Handan,Hebei,China 056002)

Objective To optimize the inventory process and the processing of inventory data,to increase the efficiency and accuracy of pharmacy inventory.Methods The automatic calculation function of Excel was used to process the inventory data and optimize the inventory list.Results The inventory time was shortened and the accuracy of inventory results was improved.Conclusion The method can improve the inventory efficiency and inventory system,which is worthy of promotion in pharmacy inventory.

pharmacy inventory processing;Excel;optimization;efficiency;accuracy

R952

A

1006－4931(2016)21－0065－04

溫正旺，大學本科，藥師，研究方向為醫院藥學，（電話）0310－8635283（電子信箱）wenzhengwang888＠163.com。

2016－06－13)