藥品SPD系統(tǒng)在我院的應用及效果評價

李素仙，高紅利，陳維紅（山西醫(yī)學科學院/山西大醫(yī)院藥學部，太原 030032）

·藥房管理·

藥品SPD系統(tǒng)在我院的應用及效果評價

李素仙＊，高紅利，陳維紅（#山西醫(yī)學科學院/山西大醫(yī)院藥學部，太原 030032）

目的：促進醫(yī)院藥品物流系統(tǒng)的建立，保障醫(yī)院藥品供應。方法：介紹我院藥品SPD（供應、管理和配送）系統(tǒng)的建立及各項功能，通過比較使用前（2014年）、后（2015年）的工作質(zhì)量和工作效率評價其應用效果。結果：我院的SPD系統(tǒng)包括采購訂單、審核訂單、入庫管理、采購訂單查詢、藥品信息維護等模塊，具有快速自動生成訂單采購計劃、自動接收轉(zhuǎn)換入庫信息、查詢藥品銷量及狀態(tài)、提示藥品有效期等各項功能。經(jīng)過1年的應用實踐，與2014年比較，2015年各調(diào)劑室及藥庫的制訂計劃、核對票據(jù)等工作效率平均提高了約80%，準確率由98%上升到100%，藥品缺貨頻次及在庫周轉(zhuǎn)天數(shù)分別下降了52%（8.4次）、32%（4.7 d）。結論：藥品SPD系統(tǒng)的應用可提高醫(yī)院藥品的供應管理水平。

SPD系統(tǒng)；藥品供應；功能模塊；采購訂單；缺貨頻次；在庫周轉(zhuǎn)天數(shù)

SPD（供應、管理和配送）系統(tǒng)，是一種以醫(yī)院藥劑管理部門為主導、以物流信息手段為工具，通過合理使用社會資源，實現(xiàn)對醫(yī)院的藥品進行統(tǒng)一管理的模式平臺系統(tǒng)[1-2]。隨著“十二五”醫(yī)改的全面深入展開，藥品在醫(yī)院的流通將不再產(chǎn)生直接價值，而是逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閱渭兊脑簝?nèi)服務。因此，院內(nèi)物流SPD系統(tǒng)作為一種專門管理醫(yī)院院內(nèi)物流的信息系統(tǒng)，將逐漸在醫(yī)院的藥品管理工作中起著越來越重要的作用[3-5]。據(jù)筆者初步調(diào)查，以山西省為例，截止到2015年底，約有60%左右的“三甲”醫(yī)院已引進了SPD系統(tǒng)。我院從2014年底與國藥集團山西有限公司合作引進了SPD系統(tǒng)，此系統(tǒng)的引進主要是該公司對我院提供的延伸服務，引進中經(jīng)過我院與國藥集團山西有限公司以及軟件開發(fā)商共同研究討論，根據(jù)本院的實際情況對該系統(tǒng)進行了一些功能模塊的增減。我院于2015年1月正式啟用SPD系統(tǒng)，經(jīng)過1年多的實踐使用，筆者總結了相關經(jīng)驗，以供同行借鑒。

1 SPD系統(tǒng)介紹

SPD系統(tǒng)是一種包括藥品的供應、管理和配送在內(nèi)的第三方物流系統(tǒng)，通過醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）與物流平臺相對接，借助條碼識別等技術，改變了既往藥品從供貨商到患者使用各個環(huán)節(jié)不可查詢的模糊狀態(tài)，實現(xiàn)并保證了可靠、便捷、可追蹤的藥品供應狀態(tài)。SPD系統(tǒng)供應鏈圖示見圖1。

2 SPD系統(tǒng)功能

圖1 SPD系統(tǒng)供應鏈圖示Fig 1 Supply chain chart of SPD system

醫(yī)院目前使用的HIS一般在藥品供應管理方面主要具有藥品計費功能；SPD系統(tǒng)是涉及從供應商到患者信息流的物流管理系統(tǒng)，可對藥品的去向進行全程追蹤。目前我院SPD系統(tǒng)實現(xiàn)的功能有采購訂單、審核訂單、入庫管理、訂單查詢、基礎資料維護（包括藥品信息、部門資料及人員資料）等，詳見圖2。

圖2 我院SPD系統(tǒng)功能界面圖Fig 2 Function interface of SPD system in our hospital

2.1 采購訂單

各藥房工作人員請領藥品時可通過該模塊填寫藥品采購計劃，在該模塊上操作可實現(xiàn)人工直接下單（采購計劃）、根據(jù)庫存自動生成采購計劃（庫存計劃）、自動補貨生成采購計劃（自動補貨）。采購計劃一般是根據(jù)實際需要，由人工填寫采購明細及計劃數(shù)量；庫存計劃則是根據(jù)藥品在庫的庫存數(shù)、銷售數(shù)由人工填寫計劃數(shù)量；自動補貨是系統(tǒng)根據(jù)提前設定的補貨策略自動生成計劃，我院設定的常用補貨參數(shù)有預警庫存（庫存下限）、最大庫存（庫存上限）、備貨天數(shù)、臨時補貨天數(shù)、月底觸發(fā)天數(shù)（即當距離月底還剩余多少天時，藥庫補藥按照未來幾天的用藥量進行補貨，從而減輕月底庫存壓力）等。

2.2 審核訂單

當各藥房主管確認采購計劃后，需要藥庫主管確認訂單，然后發(fā)送至藥品供貨商信息平臺。在本院的SPD系統(tǒng)中，事先已經(jīng)人為設定了每個藥品的供貨商，所以藥庫主管向供應商發(fā)送計劃時，系統(tǒng)會自動將訂單上的藥品分配到各個供貨商，不需藥庫人員每次人工選擇分配。

2.3 入庫管理

當藥品供貨商接收到訂單計劃并完成出庫操作后，在SPD系統(tǒng)中會出現(xiàn)對應的收貨單信息。藥庫管理員確認該收貨單信息，通過SPD系統(tǒng)自動與HIS進行藥品入庫以及藥庫藥品出庫到對應藥房的信息傳送，故不需要藥庫人員在HIS中再一一輸入藥品信息，只需根據(jù)接收的信息直接打印入庫、出庫單即可。

2.4 訂單查詢

當采購員完成了采購計劃的制訂和發(fā)送，即可通過采購訂單查詢界面查看訂單藥品的實時狀態(tài)，比如在途、暫時缺貨、下周到貨、到貨藥品數(shù)量等，從而詳細了解藥品配送情況。另外，為了使訂單狀態(tài)信息更加清晰明白，提高工作人員的效率，我院在SPD系統(tǒng)中進行了相關設置。比如，若實際到貨數(shù)量與計劃數(shù)量一致，則狀態(tài)顏色為灰色；若實際到貨數(shù)量多于計劃數(shù)量，則為桔色；若實際到貨數(shù)量少于計劃數(shù)量，則為粉紅色。另外，在采購訂單查詢界面上還設置有終止訂單的功能，方便采購人員對采購藥品進行及時的調(diào)整。

2.5 藥品信息維護

在我院的SPD系統(tǒng)中，藥品的基礎字典是由HIS同步傳送的，故藥品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家等信息不能通過SPD系統(tǒng)修改，以保證采購藥品的來源穩(wěn)定及質(zhì)量可控性，且便于醫(yī)院的藥品管理；但在SPD系統(tǒng)可修改“藥品供應商”“藥品對應年計劃量”“大包裝”“中包裝”等信息，由此方便采購員可根據(jù)醫(yī)院實際情況靈活調(diào)整，保障藥品穩(wěn)定供應。

3 SPD對我院藥學工作的影響

SPD系統(tǒng)在我院開啟了一種全新的院內(nèi)物流管理模式，實現(xiàn)了醫(yī)院藥房藥品采購、藥庫審核、供應商藥品配送至醫(yī)院、醫(yī)院藥庫驗收收貨、HIS記賬、庫房收貨等完整的醫(yī)院藥品內(nèi)部物流信息的聯(lián)通。該系統(tǒng)的啟用提高了我院藥房藥品管理的工作質(zhì)量和工作效率。

3.1 促進藥品管理水平的提高

在藥品在庫管理方面，對比單獨的HIS，SPD系統(tǒng)具有以下優(yōu)點：（1）可以直觀監(jiān)測每月銷售異常的藥品品種，以在必要時進行管理干預。如在庫存計劃界面，通過庫銷差可以直觀地了解銷售異常的品種。（2）查詢滯銷藥品信息更加簡便、快捷，有利于加強藥品的管理，提高藥品周轉(zhuǎn)率，防止藥品過期失效而浪費。如在庫存計劃界面，查詢到在一定時間內(nèi)銷量為零的品種，即可認為其為某段時間的滯銷品種。（3）加強藥品有效期管理。藥庫人員在驗收藥品時，如果訂單中某藥品的有效期在半年內(nèi)，SPD系統(tǒng)會作出相應提示。以上功能在我院的HIS中雖也能實現(xiàn)，但是相關的各項查詢操作煩瑣，部分數(shù)據(jù)達不到清楚、直觀、詳細的要求，甚至需要借助其他軟件進行數(shù)據(jù)導出或轉(zhuǎn)換處理后才能用于分析。

3.2 提高工作質(zhì)量和工作效率

3.2.1 采購訂單傳送及訂單查詢方便、快捷 采用SPD系統(tǒng)生成采購計劃，計劃訂單直接通過系統(tǒng)由各調(diào)劑室發(fā)送至藥庫，藥庫再直接發(fā)送至供貨商，縮短了各藥房、藥庫、供貨商之間的溝通時間，且保證了信息傳送的準確，各相關人員還可隨時查詢訂單的狀態(tài)以合理安排藥品的供應管理。

3.2.2 減少了人員工作量，提高了數(shù)據(jù)準確性 我院各藥房制訂藥品采購計劃的模式一般是每月制訂1次大計劃、每周制訂1次補充計劃。在未使用SPD系統(tǒng)前，藥庫人員在驗收藥品時需一一核對票據(jù)，且在藥品入庫前需將每個藥品的品名、批號、效期、廠家等信息逐一錄入系統(tǒng)中，耗時耗力，且人為錄入的誤差較大、準確率不高。而引進SPD系統(tǒng)后，上述工作大部分由系統(tǒng)完成。經(jīng)比較2014年和2015年各項工作的耗時及準確率，結果表明使用SPD系統(tǒng)后各部門在工作用時減少（平均工作效率提高了80%左右）的同時準確率升高（平均準確率達到100%），詳見表1。

表1 2014、2015年各部門相關工作用時和準確率的比較（±s）Tab 1 Comparison of work time and accurate rate in related departments between 2014 and 201（5±s）

表1 2014、2015年各部門相關工作用時和準確率的比較（±s）Tab 1 Comparison of work time and accurate rate in related departments between 2014 and 201（5±s）

年份 部門2014年 調(diào)劑室2014年 藥庫2015年 調(diào)劑室2015年 藥庫每月計劃耗時，h 13±1.30 24±1.68 3±0.24 5±0.55指標核對票據(jù)耗時，h 7±0.72 6±0.54 1±0.11 1±0.08準確率，% 98 98 100 100

3.3 藥品缺貨頻次下降

在未使用SPD系統(tǒng)時，各部門間對藥品庫存不足的信息溝通不暢且滯后，采購人員一般是通過臨床反饋后才得知相關信息并開始制訂藥品采購計劃，電話通知供貨商，由此造成藥品缺貨時間較長，不能及時保障藥品的臨床供應。另外，在未使用SPD系統(tǒng)時，一般各調(diào)劑室相關人員僅憑經(jīng)驗制訂藥品采購計劃，不但在數(shù)量上或多或少，且在品種上也不全面，由此更容易加劇藥品斷貨現(xiàn)象。

在使用SPD系統(tǒng)后，該系統(tǒng)可根據(jù)庫存量自動制訂各藥品的采購計劃，減少了人工制訂計劃的抄寫、錄入、查詢等各項操作的時間；且通過該系統(tǒng)也可查詢各缺貨品種，及時掌握藥品庫存信息，藥品的各項在庫、配送等狀態(tài)信息也非常明確，有利于及時采取相關的補救措施。因此，我院藥品缺貨頻次顯著下降。與2014年比較，2015年平均缺貨頻次下降了52%（8.4次），詳見圖3。

圖3 2014、2015年各月缺貨頻次比較Fig 3 Comparison of monthly stockout frequency between 2014 and 2015

3.4 藥品在庫周轉(zhuǎn)天數(shù)下降

依據(jù)《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則》的要求，藥品在庫周轉(zhuǎn)天數(shù)應少于15 d。我院采用SPD系統(tǒng)后，利用該系統(tǒng)設計中的“補貨策略”功能，系統(tǒng)可通過當月藥品消耗數(shù)來計算月底補貨數(shù)量，從而實現(xiàn)在月底補充藥品時補貨量少且又能保證供應，由此可降低月內(nèi)的藥品在庫周轉(zhuǎn)天數(shù)。以我院住院藥房為例，與2014年比較，2015年平均周轉(zhuǎn)天數(shù)下降了32%（4.7 d），見圖4。

4 結語

[6-10]及我院實際，未來SPD系統(tǒng)在我院還將實現(xiàn)以下目標。

圖4 2014、2015年各月藥品在庫周轉(zhuǎn)天數(shù)比較Fig 4 Comparison of monthly inventory turnover days between 2014 and 2015

4.1 實現(xiàn)院內(nèi)各部門間藥品的物流管理

目前SPD系統(tǒng)在我院的應用主要體現(xiàn)在供貨商對我院藥庫的藥品供應方面，下一步計劃實現(xiàn)院內(nèi)一級物流倉庫的倉庫管理，以及面向院內(nèi)各調(diào)劑室、靜脈藥物集中調(diào)配中心、病區(qū)、診室、手術室等各藥品使用部門的配送管理，以有效減少院內(nèi)的物流工作量，提高藥品流通效率。

4.2 降低醫(yī)院的運營成本、提升醫(yī)院服務質(zhì)量

通過SPD系統(tǒng)可實現(xiàn)藥品的準確、及時供應，因此可減少醫(yī)院藥房的藥品實時庫存量，減少藥品的周轉(zhuǎn)，從而減少醫(yī)院的人員成本、庫房占用面積及資金積壓，減輕醫(yī)院財務負擔。且由于保障了患者用藥的及時供應，可提升醫(yī)院的服務質(zhì)量，提高醫(yī)院的社會效益。

4.3 實現(xiàn)安全用藥，便于職能部門監(jiān)管

在使用SPD系統(tǒng)前，醫(yī)院藥品采購全憑人工操作，各環(huán)節(jié)均無法監(jiān)管；而通過SPD系統(tǒng)等相關信息系統(tǒng)的建設，可實現(xiàn)各環(huán)節(jié)相關信息記錄的電子化，將醫(yī)院藥品采購等各項工作數(shù)據(jù)記錄在SPD系統(tǒng)中，并借助其實現(xiàn)對藥品使用信息的準確分析及監(jiān)管，從而實現(xiàn)醫(yī)院藥品管理的規(guī)范化、標準化、透明化、全程跟蹤可視化，提高醫(yī)院安全用藥水平。

參考文獻

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（編輯：劉 萍）

Application and Effect Evaluation of Drug SPD System in Our Hospital

LI Suxian，GAO Hongli，CHEN Weihong（Dept.of Pharmacy，Shanxi Academy of Medical Science/Shanxi Dayi Hospital，Taiyuan 030032，China）

OBJECTIVE：To promote the establishment of hospital drug logistics system，and to guarantee drug supply.METHODS：The establishment and functions of SPD（supply，processing，distribution）system in our hospital were introduced，and its effect was evaluated by comparing work quality and efficiency before（in 2014）and after（in 2015）the application of the system. RESULTS：SPD system of our hospital included following modules of purchasing order，checking order，warehousing management，purchasing order inquiring，general information maintenance；the system possessed those functions，such as automatically creating purchasing order，automatically receiving exchanging and warehousing information，inquiring drug sale volume and state，prompting expiry date，etc.Through one year of practice，compare to 2014，work efficiency（developing plan，checking bills）of dispensing rooms and drug storage in 2015 all increased by about 80%；accurate rate increased from 98%to 100%；the stockout frequency and inventory turnover days declined by 52%（8.4 times）and 32%（4.7 d）.CONCLUSIONS：The application of SPD system can improve drug supply and management in the hospital.

SPD system；Drug supply；Function module；Purchasing order；Stockout frequency；Inventory turnover days

R95

A

1001-0408（2016）34-4820-03

2016-02-17

2016-09-07）

＊副主任藥師。研究方向：藥品調(diào)配。電話：0351-8379618

#通信作者：主任藥師。研究方向：醫(yī)院藥學。E-mail：whhchen@sina.com

DOI 10.6039/j.issn.1001-0408.2016.34.21