淺談單位工作效率質量提升中機關管理程序的重要性

楊錦飛

摘要：完善機關管理程序對于提升單位工作效率和工作質量有極其重要的影響作用。文章基于機關管理程序概念的探討，分析了單位工作效率質量提升中機關管理程序的重要性，并提出了相應原則和應用策略，以促進現代化機關單位管理工作的發展。

關鍵詞：機關管理程序；工作效率；工作質量；規范程序；質量提升 文獻標識碼：A

中圖分類號：D630 文章編號：1009-2374（2016）31-0165-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.31.080

機關管理程序概念具備十分豐富的內涵，其本質在于用以規范機關單位日常工作流程，維護機關單位正常運行的穩定性，因此機關管理程序的規范和完善有助于提升單位整體的工作效率，促使機關辦公向現代化和科學化的方向高效發展。

1 機關管理程序的相關概念

英國著名經濟學者師Lesley Jefferson曾在《企業行政管理》一書中指出“程序即企業管理的方法及相應模式”。基于此，從廣義角度說，機關管理程序包括機關管理的戰略方針、制度機制、運行規則、執行標準、工作模式及相關方法等多方面內容。從狹義角度說，機關管理程序則是指在機關日常工作中以文字記錄為基本形式的相應工作程序規范。

隨著社會經濟的不斷發展，信息化科學技術在人們的生活和工作中的應用范圍也愈加廣泛。現代化的機關單位工作也開始應用信息化手段，大大提高了單位內部信息交流和溝通的效率，同時還能通過信息平臺的應用提升機關工作的效率。首先，機關單位的辦公手段因計算機、復印打印機、傳真機以及信息網絡的廣泛應用呈現多樣化的特點；其次，機關單位的辦公形式因現代化辦公設備的高效應用而呈現泛在化的特點，不再拘泥于傳統的辦公室環境，也不再局限于日常辦公的八小時之內；最后，機關單位的辦公氛圍因現代化信息技術的應用而呈現合作性的特點，團隊意識在現代化辦公系統中愈加凸顯，個人作用不再起到主導性作用，團隊性質的合作辦公能更加提升機關單位的工作效率。基于以上機關單位工作的現代化特色，機關管理程序的規范性也顯得愈加重要，其不僅能夠促使多樣化辦公模式的順利推進，幫助規范機關單位的相應工作程序，同時還能在堅持公平性原則的基礎上極大提升機關單位的工作效率，保障機關單位的工作質量。

2 機關管理程序的規范性有助于提升單位工作效率

2.1 機關管理程序規范化有助于規范工作流程

隨著現代化社會進程的不斷推進，信息技術應用范圍愈加廣泛，機關單位工作也向著現代化方向不斷優化和發展。現代化機關工作已不再局限于傳統意義上的紙質辦公和辦公室環境辦公，無論是工作媒介或是工作環境都發生了極大變化。辦公程序向著信息化方向發展，在進行工作內容溝通的時候往往應用更多現代化交流的信息平臺實現快速交流目的。這樣的現代化機制有利于實現工作人員自我效能的提升，但也容易造成團體工作的整體推進存在不一致特性。只有促進機關管理程序的規范化，才能更好地完善辦公工作程序，保證個體工作人員能夠遵循統一的工作標準，規范工作流程，更好地實現機關單位的階段性工作目標。盡管在現代化辦公環境下，個體工作人員的效率呈現不一致的特點，但在規范的機關管理程序指導下，依然能實現統一的工作目標。

2.2 機關程序規范化有助于強化效率公平

在社會發展過程中，除了注重經濟建設的發展，社會公平和社會正義也是社會發展進程中的重要組成部分。社會公平正義是維護社會穩定的重要基礎。對于機關單位也是如此，維護機關單位組織的公平正義對于單位的穩定發展起著至關重要的作用。因此，無論是在機關單位中戰略推動層面、運行管理層面、績效考核層面都需要注重效率和公平的重要性，只有建立規范的機關程序，應用統一的機關單位辦公程序，在規范的機關單位運行機制指導下開展工作，促使個體和團隊各司其職、各行其是，在職責范圍內提高工作效率，實現機關單位的工作效率提升，同時也保障機關單位管理過程中的公平正義，維護機關內部的運行穩定性，強化機關單位工作人員的忠誠度。

2.3 機關程序規范化有助于提升工作效能

機關單位工作范圍廣泛，涉及到的具體辦公事項紛繁復雜，臨時性和緊急性極強的工作事務出現頻率很高。如果沒有一定規劃的機關單位運行程序作為工作指導，則很容易出現不分輕重緩急、工作方向極其混亂的情況。因此需要促使機關程序規范化發展，對工作環節的流轉進行標準化設置，對于機關工作的輕重緩急進行相應規定，明確各項工作職能目標，這樣能極大提高機關單位的工作效能，促使機關工作向統一化和科學化方向順利發展。

2.4 機關程序規劃化有助于構建機關文化

機關文化是通過機關單位日常性運行管理過程而體現出來的。構建嚴謹規范的機關管理程序，有助于促進機關單位工作的正常有序運行，同時還能通過增強機關辦公效率而增強機關發展活力，無論是在內部還是在外部都能建設公平正義的和諧文化，促進機關單位管理工作的順利進行，同時還能通過嚴謹的工作風范來樹立高效的機關形象，提升其社會影響力。

3 規范化機關管理程序構建的基本原則

3.1 需遵循法規性的嚴謹原則

機關管理程序的規范化構建需要從根本上遵循國家相應法律法規以及行業內普遍應用的運行機制，如果工作程序的建立與國家相應法規相悖，則會在機關單位工作過程中出現違法亂紀的嚴重問題。如果工作程序的建立與行業內普遍的運行機制相悖，則有可能造成機關單位工作的混亂，使機關管理工作無法適應機關發展的內在需求。例如綜合辦公室的管理程序需要遵循行業內普遍應用的運行機制，發揮機關單位管理的中樞性作用，在組織協調、信息溝通、服務接待、機關內部信息溝通等多方面職務工作中增強工作效率。再例如機關檔案信息管理工作，其管理程序的構建需要遵循《檔案法》相關法規以及檔案管理細則，在檔案歸檔、編碼過程中進行規范操作，這樣才能提高機關檔案管理工作的利用效率，提升機關管理工作的質量。

3.2 需遵循規律性的效率原則

機關管理程序的規范化構建需要遵循社會發展的客觀規律要求，無論是在日常工作任務流傳環節設置、財務管理相關程序、績效考核目標規劃以及機關單位戰略推進等層面工作中，都需要遵循事物發展的客觀規律，構建科學的工作基礎標準，以真正促進機關單位工作效率，避免在日常工作運行中造成人力、物力的不當浪費。

3.3 需遵循激勵性的公正原則

機關管理程序的規范化構建需要遵循社會公平原則，這樣才能促進機關單位運行的穩定性，避免出現因不公平程序而造成的混亂現象。在機關管理程序的制定過程中需要遵循公平、公正和公開的基本原則，同時在機關管理程序的運行和實施過程中同樣需要以上原則，以保證機關單位管理工作的透明性和正義性。例如在機關單位績效管理工作中，無論是涉及到激勵機制還是懲罰機制等方面的管理程序設置，都需要遵循公正原則，保證選聘晉升等激勵機制的透明性，同時針對懲罰機制也需要堅持公開原則。在機關管理程序構建和應用過程中，也需要相關監督部門進行監控，以保障其公平性。

4 規范化機關程序提升工作效率的應用策略

4.1 明確機關單位工作的程序規范

常言道，無規矩不成方圓。機關單位的正常運行需要相應規范的工作程序標準作為基礎支撐。構建規范化機關管理程序，涉及到機關單位工作管理中各個環節的工作目標、工作模式以及工作方式，同時還會涉及到人力、物力、財力以及各項政策法規等相關內容的輔助。機關單位工作的程序規范的制定與國際標準、國家標準、地方標準、產業標準以及單位運行機制標準都是息息相關的。在機關單位工作運行的整個流程中，相關事項準備階段、工作目標規劃階段、工作實施階段以及工作成果評估階段，其中會有多種工作責任流轉環節。只有明確機關單位工作的程序規范，才能規定各個工作階段的責任負責人，確定具體業務的實施團隊及工作程序，在加強成員個性化能力發展的同時確保團隊整體業務目標的統一化實現，從而提高機關單位整體的工作效率和工作質量。

4.2 提升機關單位工作的效能建設

在現代化社會進程中，機關單位的職能也在不斷發展。當前機關單位更加注重服務型職能方向的發展，在效能建設上注重成本節約和效率高效的有效結合。因此在機關管理程序的構建方面，需要健全機關單位的規章管理制度、健全機關單位的崗位責任制度、健全機關單位的行為規范制度、健全機關單位的效能監察制度，以優質高效為主要目的，提升機關單位工作的整體效能，提高機關單位的工作質量。

5 結語

單位工作效率和質量的提升是影響機關單位綜合管理水平的重要衡量標準。機關管理程序的完善直接影響了機關單位工作流程的規范、機關單位效率公平的實現、工作效能的提升以及機關文化的構建。隨著現代化辦公的發展，機關管理工作面臨著更多的挑戰，因此需要從機關管理程序規范化方向入手，構建完善的工作流程及相關程序，提高管理水平和效率，從而促進機關單位工作質量的優化發展。

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