論煙草行業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的問題及對策

陳東升

摘要：財(cái)務(wù)管理工作是企業(yè)經(jīng)營管理中不可或缺的重要核心之一，企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的高低在一定程度上決定著企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展，那么，如何能夠提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，成為各行各業(yè)的企業(yè)管理者關(guān)注的焦點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和革新，各行各業(yè)企業(yè)者找到了提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的方法，這既是一個(gè)機(jī)遇，同樣也是一個(gè)挑戰(zhàn)，本文將以煙草行業(yè)為例，針對其財(cái)務(wù)管理工作與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)之間的問題進(jìn)行細(xì)致剖析，提出應(yīng)對措施，協(xié)助各行各業(yè)企業(yè)管理者共同提升財(cái)務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)管理 財(cái)務(wù)信息化 財(cái)務(wù)信息系統(tǒng) 軟件權(quán)限 問題 應(yīng)對

一、煙草行業(yè)信息化發(fā)展基本情況

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和革新，中國煙草行業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作也隨之進(jìn)行了不斷地變革和發(fā)展，從90年代末期開始推行單機(jī)版本的會計(jì)核算軟件，煙草行業(yè)初步實(shí)現(xiàn)由手工記賬向應(yīng)用會計(jì)核算軟件管理的轉(zhuǎn)變，在2003年到2008年期間，煙草行業(yè)也進(jìn)行了會計(jì)核算軟件的普及和應(yīng)用工作，有一部分煙草企業(yè)開始嘗試使用網(wǎng)絡(luò)化會計(jì)電算化管理，并獲得了一定的成效，隨著時(shí)間的推移，這類試點(diǎn)企業(yè)的數(shù)量不斷增加，會計(jì)電算化網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)的使用在煙草行業(yè)逐漸盛行，初步帶動了煙草行業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的發(fā)展，另外，近年來按照國家局“統(tǒng)籌規(guī)劃、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、整體推進(jìn)”的要求，各省市結(jié)合自身財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)和管理的總體目標(biāo)，運(yùn)用應(yīng)用集成和數(shù)據(jù)中心為核心的基礎(chǔ)技術(shù)平臺，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息內(nèi)部融合、外部融合、上下貫通。通過數(shù)據(jù)傳輸交換平臺實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)與外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)、國家局財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)之間可靠的數(shù)據(jù)傳輸和交換，是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)“一數(shù)一源、數(shù)入一庫和數(shù)出一門”的重要保障。但在獲得良性發(fā)展的過程中，煙草行業(yè)仍然有部分問題未能有效解決，需要進(jìn)一步進(jìn)行探究和處理。

二、煙草行業(yè)在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)發(fā)展過程中存在的問題

（一）對財(cái)務(wù)信息化管理及系統(tǒng)建設(shè)的重要性認(rèn)識不到位

1、對財(cái)務(wù)信息化管理及系統(tǒng)建設(shè)的目的了解不足

在煙草行業(yè)內(nèi)，部分企業(yè)和相應(yīng)的人員對于財(cái)務(wù)信息化管理及系統(tǒng)建設(shè)的目的了解不足，存在局限性，認(rèn)為其目的僅僅是為了減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，提高效率，而并沒有認(rèn)識到財(cái)務(wù)信息化管理及系統(tǒng)建設(shè)不僅可以提高業(yè)務(wù)人員的工作效率，還可以將財(cái)務(wù)和具體業(yè)務(wù)融合，提升整個(gè)行業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。

2、管理模式變更，基層企業(yè)主動性不強(qiáng)

在進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化管理及系統(tǒng)建設(shè)過程中，將會對行業(yè)的資金、預(yù)算、核算歸集進(jìn)行集中管理，這樣就會采用統(tǒng)一的管理系統(tǒng)和管理模式，從而會直接改變大多數(shù)企業(yè)的根深蒂固的管理模式，使得各企業(yè)對于新的管理模式不適應(yīng)，相關(guān)推進(jìn)工作比較被動，基層企業(yè)的主動性較差，直接影響財(cái)務(wù)信息化管理及系統(tǒng)建設(shè)工作。

（二）財(cái)務(wù)信息化作業(yè)流程尚不規(guī)范和完善

隨著煙草行業(yè)財(cái)務(wù)管理體系的不斷完善和發(fā)展，基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)制度已可以滿足實(shí)際需求，但針對財(cái)務(wù)信息化作業(yè)流程還未進(jìn)行細(xì)化和完善，在實(shí)際系統(tǒng)操作過程中，仍然采取傻瓜式的管理和操作，財(cái)務(wù)人員并沒有對系統(tǒng)中的各類操作和職責(zé)進(jìn)行了解，使得財(cái)務(wù)管理存在操作風(fēng)險(xiǎn)，不僅沒有起到提升財(cái)務(wù)管理水平的作用，反而增加了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）煙草企業(yè)缺乏對財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析與整合的意識

從2009年開始，全國煙草企業(yè)統(tǒng)一使用用友軟件公司專門為煙草行業(yè)開發(fā)的ERP，系統(tǒng)中包含有會計(jì)核算、報(bào)表管理、資產(chǎn)管理、資金管理、預(yù)算管理、采購銷管理、報(bào)銷管理等模塊，從一定意義上推動了信息化的進(jìn)程，但從煙草企業(yè)實(shí)際操作過程中發(fā)現(xiàn)，雖然煙草企業(yè)都已按照要求使用相關(guān)系統(tǒng)，但是并沒有對系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，仍然處在“因?yàn)橛邢到y(tǒng)，所以使用系統(tǒng)”的初級階段，缺乏對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的科學(xué)分析與整合管理，無法使得系統(tǒng)管理發(fā)揮最大化效用。

（四）煙草企業(yè)信息安全管理不到位，從業(yè)人員系統(tǒng)信息安全意識淡薄

隨著煙草企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)不斷應(yīng)用到實(shí)際工作中，提升了企業(yè)各類業(yè)務(wù)工作的效率，但同時(shí)，其所帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)的增大，從內(nèi)部角度考慮，員工結(jié)構(gòu)、數(shù)量的頻繁變化以及不良思想的沖擊，都會給企業(yè)信息安全造成不可挽回的損失，從外部角度考慮，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的鏈接更加頻繁和緊密，增加了外部網(wǎng)絡(luò)病毒對企業(yè)信息破壞的風(fēng)險(xiǎn)。這樣，可能導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部信息泄露或遭到破壞，直接影響煙草企業(yè)的生存和發(fā)展。而目前煙草行業(yè)尚未意識到這一點(diǎn)，各煙草企業(yè)還未建立相應(yīng)的信息安全管理流程，相應(yīng)的人員也缺乏必要的信息安全管理意識，使得煙草企業(yè)面臨嚴(yán)峻的信息安全風(fēng)險(xiǎn)的考驗(yàn)。

（五）具備財(cái)務(wù)和信息技術(shù)知識的綜合人才不足

財(cái)務(wù)管理工作對于專業(yè)性知識的要求很高，信息技術(shù)開發(fā)工作的技術(shù)性也比較高，目前，在各行業(yè)的財(cái)務(wù)人員中，能夠既熟悉財(cái)務(wù)管理，又精通信息技術(shù)的人才相對比較少，當(dāng)然煙草行業(yè)也是其中之一，一般情況下，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)，主要有企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員根據(jù)自己的實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容向軟件開發(fā)企業(yè)提供需求，再由軟件開發(fā)人員進(jìn)行實(shí)際開發(fā)，由于財(cái)務(wù)人員不了解信息技術(shù)方面的知識，系統(tǒng)開發(fā)人員不熟悉財(cái)務(wù)知識，在軟件開發(fā)過程中常常會出現(xiàn)意見不一致的情況，有時(shí)會出現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)存在問題，直接影響后期使用，造成使用企業(yè)損失。

（六）財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng)的培訓(xùn)、宣傳對象單一

從目前實(shí)際的情況來看，煙草行業(yè)雖然逐漸意識到財(cái)務(wù)信息化管理及系統(tǒng)建設(shè)的重要性，對于相應(yīng)的培訓(xùn)工作也在不斷的增加，但是仍然存在一個(gè)重要的問題，在實(shí)際培訓(xùn)和宣傳過程中，培訓(xùn)對象僅涉及財(cái)務(wù)人員，對于業(yè)務(wù)鏈條中的其他部門實(shí)際操作人員并沒有進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳，導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，影響后續(xù)財(cái)務(wù)處理。同時(shí)在培訓(xùn)的方式上，仍然采用集中一次性培訓(xùn)的方式，缺乏持續(xù)的跟蹤培訓(xùn)，使得被培訓(xùn)人員僅能短時(shí)記憶，存在被培訓(xùn)人員上課時(shí)能記得，后續(xù)無法用于實(shí)際的情況。

（七）財(cái)務(wù)系統(tǒng)線上線下操作“兩條腿”，無紙化財(cái)務(wù)任重道遠(yuǎn)

對于大部分煙草企業(yè)來講，雖然都已經(jīng)將財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)用到實(shí)際操作過程中，但一般比較形式化，比如，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中已經(jīng)設(shè)置好的業(yè)務(wù)流程，審批點(diǎn)及審批職責(zé)等已明確，但有的企業(yè)要求在系統(tǒng)正式審批前，需要進(jìn)行線下的紙質(zhì)審批后，方可錄入系統(tǒng)，導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)人員需要對同一業(yè)務(wù)進(jìn)行兩次審批，影響實(shí)際工作效率的提升。財(cái)務(wù)無紙化管理是未來的發(fā)展趨勢，如果一味按照這種模式進(jìn)行操作，后續(xù)進(jìn)行無紙化轉(zhuǎn)換過程中將會帶來更多的困難，從這一角度考慮，無紙化財(cái)務(wù)仍然任重道遠(yuǎn)。

三、煙草行業(yè)在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)問題的應(yīng)對措施

（一）改變對財(cái)務(wù)信息化管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識

首先，需要加強(qiáng)企業(yè)管理者的培訓(xùn)，提升企業(yè)管理者的現(xiàn)代化信息管理理念和思想，從企業(yè)高層處獲得必要的支持，因?yàn)槿绻麤]有企業(yè)搞成的支持，此項(xiàng)改革工作必將走向失??；

其次，應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，提升全員信息化管理的意識，從執(zhí)行層面獲得必要的支撐，因?yàn)槿绻麤]有基層人員的支撐，此項(xiàng)工作將無法具體落實(shí)，最終也將走向失敗。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)整合，規(guī)范業(yè)務(wù)流程

在企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)具體搭建前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對自身的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行重新整合，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新梳理，根據(jù)“職能相近，區(qū)域相鄰，有利操作”的原則進(jìn)行實(shí)際業(yè)務(wù)整合，將各業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行歸集，加大業(yè)務(wù)幅度，盡量壓縮業(yè)務(wù)的管理層級，明確每個(gè)信息系統(tǒng)模塊的具體工作，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)，保證業(yè)務(wù)流程合理、規(guī)范，對于各模塊的功能進(jìn)行合理規(guī)劃，同時(shí)在不同管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)過程中，應(yīng)當(dāng)充分了解具體業(yè)務(wù)，做好系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)銜接，避免因銜接不善，增加工作量，降低工作效率。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析、整合能力，充分利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)

在企業(yè)信息系統(tǒng)發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需求和實(shí)際情況，在充分利用信息系統(tǒng)提升工作效率的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)不斷的加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分析、整合能力，使得企業(yè)盡快度過“因?yàn)橛邢到y(tǒng)，所以使用系統(tǒng)”的初級階段，更好地為企業(yè)管理者提供真實(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，便于企業(yè)管理者做出科學(xué)合理的決策，從而促進(jìn)企業(yè)的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）建立健全企業(yè)信息安全體系，提升企業(yè)員工信息安全意識

企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有效管理可以提升企業(yè)的實(shí)際工作效率，而財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全則是保護(hù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)有效運(yùn)行的保障，因此，只有建立健全的企業(yè)信息安全體系，完善企業(yè)信息安全管理制度，提升企業(yè)員工信息安全意識，將信息安全管理工作在信息系統(tǒng)管理中充分落實(shí)，才能降低信息安全給企業(yè)帶來威脅的可能性，促進(jìn)煙草行業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行和發(fā)展。

（五）加強(qiáng)信息化培訓(xùn)與宣傳力度，提升溝通效率

1、加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的溝通

財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)主要來源于各個(gè)業(yè)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間的溝通和交流顯得尤為重要，因此，通過加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的溝通，可以確保系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)客觀、真實(shí)，在溝通過程中也可以暴露管理盲點(diǎn)和漏洞，從而不斷完善財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。

2、重點(diǎn)培養(yǎng)具備財(cái)務(wù)和信息技術(shù)知識的綜合人才

從目前財(cái)務(wù)信息化管理發(fā)展的過程來看，具備財(cái)務(wù)和信息技術(shù)實(shí)施的綜合型人才對于財(cái)務(wù)信息化管理工作的相當(dāng)重要，因此，我們需要根據(jù)行業(yè)的實(shí)際情況重點(diǎn)培養(yǎng)一批這樣的綜合性人才。從企業(yè)的角度來講，企業(yè)通過各種渠道和方式對財(cái)務(wù)人員提供必要的專業(yè)培訓(xùn)。

3、培訓(xùn)手段多元化

從培訓(xùn)的方式上，改變原有的集中一次性培訓(xùn)的模式，增加階段性培訓(xùn)和考核的模式，持續(xù)性的增加培訓(xùn)頻度，使得被培訓(xùn)人員能夠持續(xù)不斷的獲取相關(guān)知識，更好的運(yùn)用到實(shí)際操作中，也可以采取制作培訓(xùn)視頻、培訓(xùn)課件等手段，并將此部分內(nèi)容上傳至企業(yè)公共平臺供大家隨時(shí)查看和學(xué)習(xí)。

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