淺談文物勘探檔案管理的作用
——以鄭州市文物勘探檔案管理工作為例

□陳利民

淺談文物勘探檔案管理的作用
——以鄭州市文物勘探檔案管理工作為例

□陳利民

一、前言

檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。檔案管理是直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。

文物勘探檔案是文物勘探工作過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)文物勘探工作原始記錄憑證。收集完整的文物勘探檔案資料、科學(xué)管理維護(hù)檔案安全、延長檔案壽命、便于檔案利用為社會實(shí)踐服務(wù)是文物勘探檔案管理的最終目的。

如何進(jìn)一步做好文物勘探檔案管理工作、充分發(fā)揮文物勘探檔案管理工作的作用、以促進(jìn)文物勘探工作規(guī)范化、更好地為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為文化遺產(chǎn)保護(hù)服務(wù)是當(dāng)前需要深入探討研究的問題。本文以鄭州市文物勘探管理辦公室的文物勘探檔案管理工作為例，淺談文物勘探檔案管理的作用，略述如下。

二、文物勘探檔案管理工作的內(nèi)容

（一）文物勘探檔案的內(nèi)容、分類、性質(zhì)

由于各地文物勘探業(yè)務(wù)流程相同、要求不同，文物勘探檔案的內(nèi)容也不盡相同，但完整的文物勘探檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整地記錄文物勘探業(yè)務(wù)的全部流程是共同的。

1.文物勘探檔案的內(nèi)容。以鄭州市文物勘探管理辦公室為例，規(guī)定保存的文物勘探檔案資料內(nèi)容如下：

⑴鄭州市基本建設(shè)文物勘探項(xiàng)目協(xié)議書（附件：項(xiàng)目總平面圖、是否涉及文保單位及文物局受理意見）。與建設(shè)方簽訂的文物勘探項(xiàng)目協(xié)議書明確了項(xiàng)目詳細(xì)信息、雙方責(zé)任與義務(wù)等事項(xiàng)。在簽訂項(xiàng)目協(xié)議前，文物局的受理意見確保了可能涉及各級文保單位保護(hù)范圍和建控地帶的項(xiàng)目，有明確的文物行政主管部門的意見。

⑵建設(shè)項(xiàng)目文物勘探進(jìn)場前現(xiàn)場踏看情況登記表。了解現(xiàn)場工作條件，為是否正式簽訂文物勘探協(xié)議提供依據(jù)，為后續(xù)派工和技術(shù)員帶隊(duì)進(jìn)場提供參考。

⑶文物勘探現(xiàn)場清理告知書 （存根）（部分需清理項(xiàng)目）。盡可能避免甲方在清理過程中對可能存在的地下文物造成破壞。

⑷文物勘探派工單。派工單是進(jìn)行業(yè)務(wù)管理的重要憑證和手段，可以確保所有文物勘探工作是受單位指派。

⑸文物勘探田野日記（包括平面圖、剖面圖、文物遺跡分布圖等）。是記錄文物勘探田野工作最原始的記錄憑證，是制作勘探報(bào)告的重要資料來源和憑證。

⑹項(xiàng)目單位規(guī)劃總平面圖。規(guī)劃部門批準(zhǔn)的建設(shè)規(guī)劃是制定文物勘探方案的重要依據(jù)。

⑺鄭州市田野文物勘探質(zhì)量驗(yàn)收表。質(zhì)量驗(yàn)收表是對文物勘探工作結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收的記錄，也是該項(xiàng)目后續(xù)補(bǔ)探或勘探報(bào)告制作的重要依據(jù)。

⑻文物勘探遺跡現(xiàn)場保護(hù)簽收表 （存根）。發(fā)現(xiàn)遺跡的項(xiàng)目要與建設(shè)方簽訂文物勘探遺跡現(xiàn)場保護(hù)簽收表，以確保在考古發(fā)掘前已探明的文化遺存不被破壞。

⑼文物勘探報(bào)告草擬稿審核簽名。文物勘探報(bào)告制作好后，草擬稿要經(jīng)過初審、復(fù)審和主管領(lǐng)導(dǎo)的終審簽字，是保證正式文物勘探報(bào)告質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。

⑽文物勘探報(bào)告。正式文物勘探報(bào)告一式兩份或三份。鄭州市文物勘探管理辦公室存檔一份，其他報(bào)送市文物局（給甲方一份，有遺跡的項(xiàng)目勘探報(bào)告轉(zhuǎn)考古發(fā)掘單位一份）。

⑾文物勘探項(xiàng)目補(bǔ)探承諾書、項(xiàng)目補(bǔ)探情況說明。用于已出具文物勘探報(bào)告，但留有未探區(qū)的項(xiàng)目。

⑿有關(guān)該項(xiàng)目變更的相關(guān)說明材料、省市重點(diǎn)項(xiàng)目文件、領(lǐng)導(dǎo)批示等材料。對于項(xiàng)目變更甲方提供的相關(guān)說明材料，勘探辦存檔以備項(xiàng)目管理和后續(xù)工作使用，以便該項(xiàng)目的歷史沿革有清晰的脈絡(luò)可循。對于省市重點(diǎn)項(xiàng)目文件、領(lǐng)導(dǎo)批示材料作為優(yōu)先派工進(jìn)場和后續(xù)相關(guān)工作的依據(jù)。

2.文物勘探檔案資料的分類。根據(jù)上述文物勘探檔案資料的內(nèi)容和文物勘探業(yè)務(wù)特點(diǎn)，可將它們大致分為三類：

⑴行政管理類。主要記錄了文物行政主管部門的行政管理過程，如項(xiàng)目航測圖、項(xiàng)目文物局受理單含選址意見，以及是否涉及文保單位能否進(jìn)行文物勘探的意見。

⑵業(yè)務(wù)管理類。項(xiàng)目協(xié)議、派工單、項(xiàng)目總平面圖、現(xiàn)場踏看登記表、現(xiàn)場清理告知書、勘探質(zhì)量驗(yàn)收表、遺跡現(xiàn)場保護(hù)簽收表、文物勘探項(xiàng)目補(bǔ)探承諾書、項(xiàng)目變更相關(guān)說明材料、省市重點(diǎn)項(xiàng)目文件等，勘探報(bào)告草擬稿審核簽名。

（3）勘探作業(yè)類。文物勘探業(yè)務(wù)本身產(chǎn)生的文物勘探田野日記含平面圖、剖面圖、文物遺跡分布圖，文物勘探報(bào)告，項(xiàng)目補(bǔ)探情況說明及報(bào)發(fā)掘的相關(guān)材料。

3.文物勘探檔案的性質(zhì)。從文物勘探檔案的內(nèi)容和分類可以看出，文物勘探檔案主要是單位的業(yè)務(wù)管理檔案（有別于單位文書檔案、財(cái)務(wù)檔案和人事檔案），具有很強(qiáng)的文物勘探業(yè)務(wù)特點(diǎn)，是文物勘探業(yè)務(wù)管理工作全程的真實(shí)記錄，是文物勘探工作過程中產(chǎn)生的各項(xiàng)文物勘探工作的原始記錄憑證。它的保存價(jià)值和利用價(jià)值在實(shí)際工作中得到了充分體現(xiàn)。

（二）文物勘探檔案管理工作內(nèi)容

1.制定《鄭州市文物勘探管理辦公室文物勘探檔案管理制度》。該制度包括：檔案收集、檔案移交、檔案整理、檔案保管、檔案查閱借閱、檔案安全保密、檔案室管理等內(nèi)容。

2.將文物勘探過程中產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行收集、整理、移交。要求文物勘探檔案資料收集全面、檔案資料真實(shí)翔實(shí)，能夠準(zhǔn)確反映項(xiàng)目勘探的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正。維護(hù)檔案的真實(shí)性、保持檔案的原貌是文物勘探檔案管理工作必須遵循的原則之一。

3.將文物勘探過程中產(chǎn)生的檔案資料歸檔保管、查詢、借閱、利用。文物勘探檔案管理工作是通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)的，可以充分體現(xiàn)文物勘探檔案管理工作所產(chǎn)生的社會效益和隱性經(jīng)濟(jì)效益。

4.嚴(yán)格執(zhí)行《鄭州市文物勘探管理辦公室文物勘探檔案管理制度》中的檔案安全保密制度。在文物勘探資料產(chǎn)生的過程中，涉及發(fā)現(xiàn)的文化層和墓葬等遺跡示意圖都要嚴(yán)格保密，沒有發(fā)掘前不得泄露。文物勘探檔案管理工作的機(jī)要性也是保證地下文物安全的前提條件。

三、文物勘探檔案管理的作用

（一）文物勘探檔案管理是文物勘探管理工作的重要組成部分

文物勘探檔案管理工作和文物勘探管理工作相輔相成、互相促進(jìn)。文物勘探管理工作是文物勘探檔案管理工作的基礎(chǔ)，科學(xué)規(guī)范的文物勘探工作產(chǎn)生科學(xué)規(guī)范的文物勘探檔案資料。反過來，樹立強(qiáng)烈的文物勘探檔案管理意識，通過科學(xué)設(shè)置檔案收集內(nèi)容，制定檔案管理制度，強(qiáng)化檔案制度執(zhí)行力度，也能對文物勘探管理工作起到促進(jìn)作用。

1.文物勘探檔案管理能促進(jìn)文物勘探工作規(guī)范化。鄭州市文物勘探管理辦公室自2013年12月入編以來，從過去文物勘探隊(duì)技術(shù)服務(wù)型向現(xiàn)在業(yè)務(wù)管理型轉(zhuǎn)變，先后完善了各項(xiàng)規(guī)章制度和工作規(guī)程。《鄭州市文物勘探管理辦公室文物勘探檔案管理制度》制定并執(zhí)行兩年多以來，在文物勘探檔案管理工作實(shí)踐中，充分體現(xiàn)了促進(jìn)文物勘探工作規(guī)范化的作用，使《鄭州市文物勘探工作規(guī)程》《鄭州市文物勘探質(zhì)量驗(yàn)收辦法》《鄭州市文物勘探工地紀(jì)律管理制度》等制度的執(zhí)行落到實(shí)處。

例如：《鄭州市文物勘探工作規(guī)程》中規(guī)定了文物勘探各個(gè)工作環(huán)節(jié)的工作規(guī)范；《鄭州市文物勘探管理辦公室文物勘探檔案管理制度》根據(jù)該規(guī)程科學(xué)地設(shè)置了前文所述要收集的檔案資料內(nèi)容；在日常工作中，強(qiáng)化文物勘探檔案管理制度的執(zhí)行力度；對產(chǎn)生的文物勘探檔案資料嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，能促進(jìn)文物勘探各個(gè)工作環(huán)節(jié)規(guī)范化地執(zhí)行相關(guān)的工作規(guī)程、制度和紀(jì)律。

2.文物勘探檔案管理是文物勘探工作的重要監(jiān)督方式。盡管文物勘探各個(gè)工作環(huán)節(jié)都有明確的規(guī)程要求，但在《鄭州市文物勘探工作規(guī)程》和各項(xiàng)制度的執(zhí)行過程中，由于種種原因，也會發(fā)生工作不到位的現(xiàn)象。表現(xiàn)在勘探檔案資料上就會形成相應(yīng)的缺失或錯誤，科學(xué)規(guī)范的文物勘探檔案管理就成為監(jiān)督文物勘探工作的最后環(huán)節(jié)。

文物勘探檔案資料在收集、整理、移交過程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失或錯誤，下一工作環(huán)節(jié)就會及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題彌補(bǔ)改正。例如：發(fā)現(xiàn)遺跡的項(xiàng)目是否有文物勘探遺跡現(xiàn)場保護(hù)簽收表（存根）（含遺跡位置示意圖、建設(shè)方簽字、建設(shè)方公章）；有未探區(qū)的項(xiàng)目是否有補(bǔ)探承諾書；勘探日記中記錄遺跡的長、寬、深尺寸部分?jǐn)?shù)據(jù)缺少；驗(yàn)收結(jié)論與日記中遺跡數(shù)有出入 （有時(shí)幾百遺跡密集技術(shù)人員易記數(shù)有誤）；未探區(qū)域標(biāo)識與日記文字描述不符；遺跡時(shí)代未填等等。強(qiáng)化《鄭州市文物勘探管理辦公室文物勘探檔案管理制度》的執(zhí)行力度，能很好地起到及時(shí)監(jiān)督文物勘探各工作環(huán)節(jié)的作用，成為文物勘探工作的重要監(jiān)督方式。

3.文物勘探檔案管理為文物勘探項(xiàng)目管理提供必要依據(jù)。為確保我市地下文物的安全，鄭州市勘探辦既要依法依規(guī)對簽訂文物勘探協(xié)議的項(xiàng)目工程進(jìn)行文物勘探，又要正確處理經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展與文物保護(hù)的關(guān)系。勘探辦在經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足、人員緊張的情況下，通過加強(qiáng)內(nèi)部管理強(qiáng)化落實(shí)各項(xiàng)規(guī)程和制度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到了“想建設(shè)單位之所想、急建設(shè)單位之所急”，努力做到不因文物勘探工作影響項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度。例如，同一地塊曾勘探過，使用方或項(xiàng)目名稱有了變動后，新簽訂協(xié)議如何往下進(jìn)行，當(dāng)年項(xiàng)目勘探檔案資料就能提供必要的依據(jù)。對當(dāng)年、跨年、多年前的項(xiàng)目，只要查閱該地塊項(xiàng)目曾經(jīng)的勘探檔案資料就能一目了然，是否有遺跡、是否出具過勘探報(bào)告、是否有未探區(qū)及未探區(qū)面積大小，便于后續(xù)文物勘探工作的管理。文物勘探檔案管理為文物勘探項(xiàng)目管理提供了必要依據(jù)。

（二）文物勘探檔案管理為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

1.為檢察院、法院辦案取證，體現(xiàn)了利用文物勘探檔案的社會效益。鄭州市文物勘探辦在近兩年的時(shí)間里，為協(xié)助司法機(jī)關(guān)（檢察院、法院）辦案取證提供了重要幫助。充分體現(xiàn)了文物勘探檔案原始記錄憑證的保存價(jià)值及顯示的重要社會效益。

檢察機(jī)關(guān)在對建設(shè)單位進(jìn)行辦案過程中，建設(shè)單位因自己的原因已經(jīng)無法向檢察機(jī)關(guān)澄清事實(shí)，無法出具當(dāng)時(shí)文物勘探的相關(guān)憑證時(shí)，勘探辦關(guān)于該項(xiàng)目的完整檔案資料就起到了至關(guān)重要的作用，為檢察機(jī)關(guān)順利辦案提供了必要的協(xié)助。如建設(shè)單位因拆分合并或轉(zhuǎn)讓產(chǎn)生糾紛。法院在辦案過程中，因一方不提供或無法提供當(dāng)時(shí)該地塊關(guān)于文物勘探的原始檔案資料，派法院辦案人員到勘探辦取證。勘探辦積極配合查閱該項(xiàng)目完整檔案資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審核無誤后，向法院可出具相關(guān)的證明材料。

2.為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。為建設(shè)方節(jié)省大量時(shí)間和人力、物力成本，體現(xiàn)出利用文物勘探檔案產(chǎn)生的隱形經(jīng)濟(jì)效益。

⑴因城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，土地流轉(zhuǎn)使用的加快，已經(jīng)勘探完成出具過勘探報(bào)告的地塊，現(xiàn)在因土地“招、拍、掛”建設(shè)方完全變更或部分變更，出現(xiàn)已經(jīng)完成的勘探報(bào)告在新建設(shè)方更改協(xié)議后，需要重新出具不同的勘探報(bào)告。勘探辦根據(jù)原勘探檔案資料的具體情況與新協(xié)議地塊進(jìn)行總平面圖和電子版的核對，對原勘探報(bào)告進(jìn)行拆分或合并，只對未探過的區(qū)域進(jìn)行補(bǔ)探，以免重復(fù)勘探浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力，為建設(shè)方節(jié)省大量時(shí)間成本。

例如：拆分勘探報(bào)告

原地塊已經(jīng)為建設(shè)方A出具過勘探報(bào)告，現(xiàn)在由建設(shè)方B拿到其中部分地塊。勘探辦會根據(jù)建設(shè)方A當(dāng)年的全部勘探檔案資料和出具的A勘探報(bào)告及電子版，與建設(shè)方B簽訂的協(xié)議及總平面圖和電子版進(jìn)行認(rèn)真核對確認(rèn)。如果B地塊曾經(jīng)在A地塊中完全或部分已探，可復(fù)制A檔案中的驗(yàn)收單，并由驗(yàn)收科在復(fù)印件結(jié)論欄中，寫明B地塊何時(shí)何協(xié)議已經(jīng)勘探，有無遺跡，有無未探區(qū)。據(jù)此，如有未探區(qū)，建設(shè)方B遞交補(bǔ)探承諾書后，根據(jù)B地塊的已探面積大小確定是否為建設(shè)方B出具相應(yīng)的勘探報(bào)告。如果B地塊中有部分在原A地塊勘探區(qū)外，可視為部分未探區(qū)，一樣進(jìn)行補(bǔ)探。原A地塊勘探檔案資料的查找、核實(shí)比對利用，避免了大面積重復(fù)勘探，節(jié)省了雙方的工作成本，提高了雙方的工作效率。為建設(shè)方B節(jié)省了寶貴的時(shí)間，為建設(shè)方創(chuàng)造了隱性的經(jīng)濟(jì)效益。

如果A地塊被拆分成B地塊和C地塊甚至更多地塊，同理，進(jìn)行相應(yīng)的工作流程，新形成的文物勘探檔案資料將分別獨(dú)立存檔，只是在檔案資料中有顯示與某年某項(xiàng)目檔案相關(guān)資料 （B、C協(xié)議中以及驗(yàn)收單復(fù)印件上都有顯示），歷史脈絡(luò)清晰，以備若干年后查找利用。

A驗(yàn)收單復(fù)印件上，會注明原A報(bào)告中的多少遺跡在B報(bào)告中、多少遺跡在C報(bào)告中。業(yè)務(wù)科根據(jù)驗(yàn)收科比對新電子版出具的驗(yàn)收單復(fù)印件上的新結(jié)論及補(bǔ)探驗(yàn)收單出具勘探報(bào)告B和勘探報(bào)告C。

若A地塊部分已經(jīng)勘探，仍不夠條件出勘探報(bào)告，A地塊的驗(yàn)收資料和相應(yīng)勘探檔案及地塊總平面圖電子版仍然對B地塊和C地塊相應(yīng)部分有效，不必重復(fù)勘探重復(fù)驗(yàn)收測量。

同理，合并勘探報(bào)告也要有相應(yīng)的工作程序，產(chǎn)生相應(yīng)的新的檔案資料，正常存檔管理。不同的是這些拆分或合并的報(bào)告都會在檔案資料中顯示出它與哪些檔案資料相關(guān)聯(lián)。

⑵本著為建設(shè)方節(jié)省人力、財(cái)力、時(shí)間成本的原則，勘探辦在建設(shè)方更改協(xié)議的各種情況中都做到了盡量簡化手續(xù)，充分利用文物勘探檔案資料為建設(shè)方服務(wù)。例如：對于建設(shè)方更改項(xiàng)目名稱或勘探面積的，經(jīng)核實(shí)相關(guān)資料后，在原協(xié)議上直接更改加蓋公章。對七種常見的更改協(xié)議的處理方式，勘探辦已將精簡辦理的方式交文物局辦事大廳勘探辦人員辦理。僅2016年前兩個(gè)多月就更改協(xié)議20個(gè)。

⑶為建設(shè)方出具相關(guān)地塊關(guān)于文物勘探方面的證明。建設(shè)單位，或因時(shí)間久遠(yuǎn)、或因地塊轉(zhuǎn)讓等各種原因丟失了該地塊的協(xié)議或勘探報(bào)告，最后將希望寄托在勘探辦。勘探辦會根據(jù)現(xiàn)存的文物勘探檔案資料為建設(shè)方進(jìn)行檢索查找；根據(jù)查找到的檔案資料，經(jīng)勘探辦核實(shí)、領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)同意后，為建設(shè)方補(bǔ)辦協(xié)議或勘探報(bào)告。近兩年，每年都超過幾十次。

同一塊土地經(jīng)過多年，使用方的變更或建筑主體的變更，都會需要現(xiàn)在的使用方提供該塊土地曾經(jīng)文物勘探過的憑證。現(xiàn)存的文物勘探檔案資料，如果能夠找到當(dāng)年建設(shè)方的建設(shè)項(xiàng)目文物勘探檔案資料，就能夠及時(shí)確定曾經(jīng)文物勘探過的地點(diǎn)和面積 （早些年只勘探樓基礎(chǔ)），為現(xiàn)在的使用方出具全部或部分的初始勘探證明，為建設(shè)方辦理隨后的相關(guān)手續(xù)節(jié)省大量時(shí)間，也節(jié)省了相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力。

3.鄭州市是河南省唯一一個(gè)為建設(shè)方免費(fèi)進(jìn)行文物勘探的城市。利用文物勘探檔案，本著為建設(shè)方節(jié)省人力、財(cái)力、時(shí)間成本的原則，為城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。充分利用好文物勘探檔案，不僅有利于提高服務(wù)質(zhì)量，而且有利于文物勘探工作的進(jìn)一步完善。特別是在經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足的情況下，提高文物勘探效率，保證文物勘探質(zhì)量，顯得尤為必要和重要。

（三）文物勘探檔案管理為文化遺產(chǎn)保護(hù)服務(wù)

河南是文物大省，基本建設(shè)的愈發(fā)展，地下文物安全面臨的威脅就越大。正確處理經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展與文物保護(hù)的關(guān)系，為保護(hù)我市文化遺產(chǎn)服務(wù)是我們的職責(zé)。鄭州市文物勘探管理辦公室每年簽訂勘探協(xié)議面積都超過二千多萬平方米。2014年發(fā)現(xiàn)遺跡數(shù)2631處、2015年3400處。通過對文物勘探檔案資料的整理和利用，為政府全面了解全市文物遺跡大致分布情況、進(jìn)行城市建設(shè)規(guī)劃保護(hù)文化遺產(chǎn)提供了決策參考依據(jù)。同時(shí)，單位在修訂勘探工作規(guī)程時(shí)，根據(jù)不同區(qū)域制定了不同的探孔孔距、孔深，對調(diào)查區(qū)域也劃分了合理的范圍。文物勘探檔案資料的管理和利用在為文化遺產(chǎn)保護(hù)服務(wù)的同時(shí)，文物勘探質(zhì)量和效率也得到了保證。

四、幾點(diǎn)思考

（一）高度重視文物勘探檔案管理工作

文物勘探檔案管理工作是文物勘探工作的重要組成部分，文物勘探檔案資料的產(chǎn)生貫穿于文物勘探工作的始終。文物勘探檔案管理是文物勘探工作的重要監(jiān)督方式和項(xiàng)目管理的必要依據(jù)，文物勘探檔案的利用又可間接創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，因此，高度重視文物勘探檔案管理工作就顯得更加必要和緊迫。而目前較普遍的現(xiàn)象是文物勘探檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)未得到應(yīng)有的重視。

（二）制定科學(xué)的文物勘探檔案管理制度

文物勘探檔案管理要根據(jù)單位的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，制定科學(xué)的文物勘探檔案管理制度。它涉及到檔案資料收集、整理、移交制度，檔案保管制度、檔案查閱借閱制度、檔案安全保密及檔案室管理制度等。這些都是科學(xué)管理和利用文物勘探檔案的必要保證。

（三）建立文物勘探檔案信息化管理系統(tǒng)

鄭州市文物勘探檔案是按年份 （協(xié)議號）作為檢索方式，將一個(gè)項(xiàng)目的完整檔案卷宗入檔案室存檔保管，按年代存放。近年，電子文本檔案可通過項(xiàng)目單位、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目地址、項(xiàng)目面積、部分關(guān)鍵詞等多檢索點(diǎn)進(jìn)行檢索。

目前，鄭州市文物勘探管理辦公室現(xiàn)存有從1992年至今的項(xiàng)目勘探檔案8000多個(gè)卷宗。除獨(dú)立項(xiàng)目勘探檔案卷宗外，單位業(yè)務(wù)檔案還包括電子版每年項(xiàng)目登記表；近年勘探報(bào)告電子版文本登記、派工登記合訂本、派工單存根及電腦中保存的各種電子文本檔案、業(yè)務(wù)報(bào)表等。

目前，個(gè)別出現(xiàn)狀況的勘探工地的聲像資料歸卷電子檔案還有待完善。勘探工地從工作人員踏勘現(xiàn)場、清理現(xiàn)場后進(jìn)場、驗(yàn)收、補(bǔ)探再清理現(xiàn)場、再進(jìn)場、再驗(yàn)收。每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)上，工地現(xiàn)場的情況都在變化；有時(shí)還未進(jìn)場，建設(shè)方已經(jīng)挖超深或打過護(hù)坡或破壞到了古代遺存；或驗(yàn)收還未結(jié)束，就被施工碾壓。因此，要及時(shí)地利用手機(jī)、相機(jī)采集聲像資料，根據(jù)形成的時(shí)間、內(nèi)容、重要程度，按協(xié)議號聯(lián)系組卷歸電子檔案，以便聲像檔案能正確反映工作實(shí)際便于查找利用，為文物勘探、考古發(fā)掘、文物稽查執(zhí)法等提供重要參考依據(jù)。

檔案管理水平要適應(yīng)不斷增長的社會需求、社會現(xiàn)代化的發(fā)展。辦公自動化的出現(xiàn)、檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。建立文物勘探檔案信息化管理系統(tǒng)更便于勘探檔案管理最終的目的利用，也是鄭州市文化遺產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)中重要的組成部分之一。文物勘探檔案信息化管理系統(tǒng)不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。

（作者單位：鄭州市世界文化遺產(chǎn)保護(hù)管理辦公室 鄭州市文物勘探管理辦公室）

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