廣東省水利檔案統計工作的成效與思考

陳光琳,陳 璐

(廣東省水利廳政務服務中心, 廣東 廣州 510635)

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廣東省水利檔案統計工作的成效與思考

陳光琳,陳 璐

(廣東省水利廳政務服務中心, 廣東 廣州 510635)

廣東省開展水利檔案統計,通過健全機構、建立聯系人制度、召開專項會議、舉辦培訓班、建立QQ群等方式,加強與水利部溝通協調,積極探索檔案統計管理工作的新方法、新舉措,及時解決統計工作中出現的各種問題,取得良好成效。通過總結3個年度全省水利檔案統計工作主要做法和體會,提出存在問題和解決措施建議,有利于指導全省水利系統各單位水利檔案統計工作。

水利;檔案;統計;成效;思考

自2013年2月22日水利部印發《全國水利檔案統計年報制度》(辦檔〔2013〕59號)以來,廣東省水利廳認真貫徹落實水利部辦公廳關于做好水利檔案統計工作的有關部署和國家檔案局、國家統計局《全國檔案事業統計年報制度》(2012年6月)的各項要求,在水利部辦公廳檔案處關心和指導下,在全省水利系統各單位的高度重視、支持和各級水利檔案部門的通力合作、積極配合下,廣東省2013—2015年度水利檔案統計工作有序開展,穩步推進,優質高效完成每一年度全省水利檔案統計工作任務,按時上報水利部,取得良好成效,并在2015年全國水利電子信息檔案管理及水利檔案統計知識培訓班上作典型經驗交流發言。為進一步做好全省水利檔案統計工作,總結3個年度全省水利檔案統計工作主要做法和體會,提出存在問題和解決措施建議,有利于指導全省水利系統各單位水利檔案統計工作。

1 水利檔案統計工作的重要性

為全面、準確地了解全國水利檔案工作基本情況、規范水利檔案管理,依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國統計法》和《水利檔案工作規定》,2013年2月水利部制定了《全國水利檔案統計年報制度》。

水利檔案統計工作是水利系統檔案事業建設的一項重要工作,是了解和掌握水利檔案的形成、管理、利用等情況和檔案事業發展的重要手段。水利檔案統計的任務是統計水利檔案的接收、移出、整理、鑒定、數字化、保管、利用和檔案工作機構、人員、經費等情況,以及檔案的室藏情況、基礎設施、檔案信息資源開發、信息化管理等方面的調查登記和綜合分析。水利檔案統計具體通過表格、指標數字等形式,反映出全宗單位檔案管理工作的真實情況,為水利檔案管理提供強有力的數據支撐,在檔案管理工作中占有重要的地位和具有重要作用。檔案統計工作是整個檔案工作中一項獨立的工作環節,也是保證檔案工作質量、提高檔案工作水平的一項有效措施。廣東省水利檔案統計是全面了解和準確掌握我省水利系統各單位檔案管理工作情況,是各單位作出水利建設管理科學決策的重要依據。

2 水利檔案統計工作的要求

水利檔案統計年報制度是水利統計的組成部分,通過逐級、定期填報檔案工作基本情況統計報表來實施。要求水利系統各單位要高度重視,加強領導,落實人員,明確責任,及時、準確填報,不得虛報、錯報、拒報或遲報；同時，要求各級水行政主管部門應認真履行對下級單位統計工作的監督、檢查和指導職責,以確保各級檔案統計工作的正常開展。水利檔案統計報表的匯總、報送,則通過分級管理、逐級匯總、逐級報送的方式完成。省級水行政主管部門負責本單位、所屬單位及所轄地區統計報表匯總、報送工作。

3 水利檔案統計工作基本情況

自2013年水利檔案統計工作開展以來,按照水利部辦公廳的統一部署,省水利廳高度重視,精心組織、及早部署,全省水利檔案統計工作進展順利,各市、縣(區)及下屬單位、廳直屬單位及二級單位按時完成水利檔案統計工作任務。至2015年,廣東省水利檔案統計工作涵蓋了287個單位,其中廳直屬單位及二級單位20個,地級市水務局21個,地級市直屬單位93個,縣區水利(水務)局120個,縣區直屬單位33個,上報率100%。通過逐級上報的檔案統計報表數據,使廣東省水利廳全面掌握了全省各級水利部門的檔案管理基本情況(見表1)。

表1 2015年廣東省各級水利部門的檔案管理基本情況

4 水利檔案統計工作主要做法

水利檔案統計工作是一項全新的工作,沒有成熟的經驗可循,時間緊、任務重、范圍廣。為確保全省水利檔案統計工作按時完成,省水利廳采取一系列的有效措施,保障統計工作有序推進,達到了預期的目的。

1) 健全檔案管理機構,加強統一領導和業務指導

根據2013年2月水利部印發的《全國水利檔案統計年報制度》和2013年3月《水利部辦公廳關于做好2013年水利檔案統計工作的通知》, 省水利廳及時印發《關于做好2013年水利檔案統計工作的通知》,部署全省水利檔案統計工作。要求各級水利部門加強組織領導,建立水利檔案統計管理構架,指定專人負責統計工作,落實各地級以上市水務局負責對所轄縣(市、區)水務(水利)局及直屬單位檔案統計工作的監督、檢查和指導職責,落實基層單位和經辦人的工作任務、職責和要求。

此外,通過培訓、檢查等各種形式及時解決填報過程中的問題,督促各單位認真落實《全國水利檔案統計年報制度》的各項要求,規范管理,按時報送。在轉發《做好2014、2015年水利檔案統計工作的通知》中,再次強調領導重視、落實責任、精心填報、嚴格把關、按時上報等方面的具體要求,并真正得到落實。

2) 加強培訓學習,提高數據質量

為做好水利檔案統計工作,提高檔案統計數據的完整性和準確性,省水利廳于2013年7月11—12日在廣州舉辦了全省水利檔案統計業務培訓班,全省21個地級市水務局具體負責檔案統計工作的負責人和經辦人員,120個縣(市、區)水務(水利)局、20個廳直屬單位和二級單位的具體負責檔案統計工作經辦人員,近200人參加了培訓。培訓班對全省水利檔案統計工作進行部署；對《全國水利檔案統計年報制度》進行解讀,對填表說明以及水利檔案統計管理軟件的使用方法進行介紹,并采取現場答疑方式,解答疑難問題,取得良好成效。

3) 采用試點方式,以點帶面整體推動

2013年7月,為推廣好的經驗和做法,省水利廳把廣東省水利電力勘測設計研究院作為水利檔案統計工作的試點單位,及時總結好的做法,掌握填報過程中容易出現錯誤的問題,以點帶面,將好的做法推廣到全省,重點關注易出問題的環節,確保水利檔案統計工作順利開展,統計數據符合要求。

4) 溝通協調抓聯動,及時反饋促進度

為加強與水利部和全省水利系統各單位的溝通協調和業務指導,及時解決存在的問題,2013年3月省水利廳立即建立水利檔案統計工作聯系人制度和QQ群,其一,省水利廳檔案人員始終堅持靠前指導,既抓統籌,也抓細節,為及時了解各單位的進展情況,制作了《水利檔案統計工作進展情況表》,要求各市水利部門及時上報統計進展情況；其二,各級檔案人員通過共享QQ群,隨時提出遇到的問題,隨時商討解決方法,并分享統計工作中的好方式好方法；其三,及時對下級單位提交的數據進行校對檢查,對數據填報有誤的,及時通知相關單位調整修改,幫助修改完善,嚴把統計數據質量關。

5) 適時通報工作進展,表揚先進推動后進

2013年是水利檔案統計工作的第一年,根據各級各單位的組織領導、思想認識、工作進度、業務質量等情況,及時印發《關于2013年水利檔案統計工作進展情況的通報》,進一步明確工作要求,起到了較好的督促作用,有效地提高了各單位的積極性,確保了廣東省統計成果按時上報水利部。同時,也為2014年和2015年統計工作的順利進行打下了良好的基礎。2014年10月,在轉發《水利部辦公廳關于2014年〈全國水利檔案統計年報制度〉實施情況的通報》的同時,結合廣東省水利檔案統計情況,再次要求各單位切實加強組織領導、重視檔案數據收集、及時更新軟件系統、以及加大對下級單位的督導培訓力度,全省水利檔案統計工作效率和質量進一步提高。

6) 認真把好審核關,按時完成報送工作

面對全省水利系統287個單位的統計數據,省水利廳按照“分級負責,逐級匯總、逐級上報”的原則,要求各級水利部門要切實負起總責,對上報的數據進行認真審核,層層把關,特別是對今后報表數據的歷史銜接和比對,要嚴格按照《全國水利檔案統計年報制度》的要求和實際情況進行準確填報,杜絕錯報、漏報、不報現象的發生,保證統計數據準確、完整和真實。

5 水利檔案統計工作幾點體會

以求真務實、扎實高效的工作作風,積極揮灑干事的激情,不斷提升檔案工作的服務能力和水平。

1) 各級領導重視和支持是關鍵

檔案統計工作作為檔案基礎業務建設的組成部分,是一項長期性和持續性的工作。要求各級水利部門從思想上引起重視,明確統計工作負責領導,及時聽取統計工作匯報,幫助解決統計工作中遇到的困難和問題。采取切實可行的有效措施,保證檔案統計人員隊伍的穩定,保證必要的檔案工作經費和設備,將統計責任落實到人,為水利檔案統計工作順利開展提供有力保障。

2) 檔案人員相互配合是基礎

各單位檔案人員在日常工作中按時完成年度各門類檔案的收集、整理、歸檔工作,統計好各門類檔案的數量；在填報過程準備階段,認真學習《全國水利檔案統計年報制度》,準確理解各相關指標的具體含義,熟練掌握統計軟件,關注統計系統的升級信息,及時進行系統維護；在數據填報時,注意平衡報表各數據之間的邏輯關系,避免出現錯誤,保證了統計工作進度和質量。在3 a的統計工作中,各單位檔案人員總結經驗,不斷摸索,掌握方法,提高工作效率,確保報送數據全面、完整和真實,通過全省水利系統檔案人員的共同努力,按時順利完成廣東省2013至2015年水利檔案統計工作。

3) 溝通渠道通暢和上傳下達及時是保障

協調是完成統計工作一項非常重要的方面,隨著工作的不斷深入,上級與下級之間、下級與上級之間的聯系與交往日益增強,只有充分重視溝通協調作用,才能更好地完成任務。因此,在統計工作中,各級檔案人員通過電話、QQ群等方式,加強工作部署與交流,解決工作中遇到的問題,分享好的經驗,形成良好的工作氛圍,起到了上傳下達的作用。

6 水利檔案統計工作存在問題

1) 由于基層檔案人員素質參差不齊或人員輪崗,對業務知識的熟悉程度也存在差異,對水利檔案統計報表系統操作不熟練,因此，對統計報表中的各項指標理解上有偏差,導致統計數據填報有誤,從而影響進度。

2) 個別單位水利檔案統計工作進度滯后,影響了全省統計工作進度的推進。

3) 各填報單位接到上級年度水利檔案統計工作通知后才開始開展相關工作,造成時間短,匆忙上報,影響統計質量。

7 水利檔案統計工作建議

1) 基層檔案人員要加強業務知識學習,熟練掌握統計信息工作和水利檔案統計報表系統操作,做到準確、完整、真實、可靠,避免出現漏報和錯報現象。同時,檔案統計人員輪崗時應做好交接工作,確保檔案統計年度填報的連續性。

2) 各單位,特別是基層單位應高度認識到每年的水利檔案統計年報報送工作是常態化的工作,要注重做好平時檔案的臺賬管理,每年1月應做好統計工作準備,待收到上級印發的檔案統計工作通知后,能及時提交本單位的基礎數據報表和綜合數據報表成果。

3) 各級單位要嚴格審核下一級上報統計成果,發現問題及時糾正完善；認真復核本級統計數據,按時向上一級單位提交優質統計成果。

4) 鑒于統計工作涉及單位眾多,分級層次多,自上而下部署以及自下而上逐級填報匯總審核上報,需要有相對充裕的時間,以保證上報數據的完整性和準確性,為此,各單位收到上級水利檔案統計年報通知文件的處理過程和轉印發通知文件的辦文過程,應按急件公文辦理。

(本文責任編輯 王瑞蘭)

Effect and Consideration of Water Conservancy Archives Statistical Work in Guangdong Province

CHEN Guanglin, CHEN Lu

(Guangdong Provincial Water Resources Department, Guangzhou 510635, China)

Through perfecting institutions, establishing contacts system, holding specific meetings and training classes, building QQ group, etc., and strengthening the communication with the Ministry of Water Resources, actively exploring new methods and initiatives for the management of archives statistics, various problems can be resolved. Guangdong water conservancy archives statistics work achieves good results. By summarizing 3 years experience of water conservancy archives statistical work in Guangdong province, problems and solutions are proposed, which can be helpful to guide provincial water conservancy system archives statistical work.

water conservation； archives； statistics； effect； consider

2016-01-25;

2016-02-25

陳光琳(1964),女,本科,從事綜合檔案管理和工程檔案監督指導等工作。

G271.4

C

1008-0112(2016)02-0055-04