城建檔案現代化發展淺議

彭江波

【摘要】在科學技術發展迅猛的現在，新技術革命日新月異的發展，為傳統的檔案管理工作帶來了全新的理念和變革，各行各業都緊跟時代發展的步伐，推陳出新，利用現有的技術推動自身事業不斷發展。城建檔案在原有基礎上，利用現有先進技術，逐漸實現數字化，網絡化，系統化，向著更便利、快捷、個性化服務的方向發展，并將推動整個城建檔案的現代化發展。

【關鍵詞】數字化；網絡化；系統化；現代化

隨著我國城鎮化步伐的加快，大量的農業人口轉為城鎮居民，對住房的需求迅速增加，造成城市規模越來越大。建筑的增加，也讓建設檔案大量增長，對檔案的收集、保管和利用提出了更高的要求，城建檔案的發展也要有新的思考，實現城建檔案的現代化以適應社會發展成為一個迫在眉睫的問題。

一、城建檔案的內涵

城建檔案是城市規劃、建設、管理過程中直接形成的有價值的歷史記錄，城建檔案的記錄要具體、真實、及時，有效的城市檔案是以后進行城市規劃、管理和建設重要依據。可以說一切城市建設活動，不論其過程多么復雜，最終只能留下兩個成果，一個是建筑實體本身，另一個就是城建檔案。

二、城建檔案管理工作數字化

隨著信息化步伐的加快，計算機的發展給我們的生活工作帶來了方便，城建檔案的管理和利用也要跟上時代步伐，充分利用現有技術，提高檔案管理和利用效率。以往的城建檔案都是紙質介質，存儲在庫房里面，數量巨大，查找檢索起來非常費時，存儲檔案空間也大，維護起來不方便。而且備份檔案基本上不可能實現，影響城建檔案的安全性。利用現在先進的計算機技術對原有紙質檔案進行數字化轉換，利用檔案管理系統進行檢索、查閱，不僅快速、方便，而且不用從庫房拿出紙質檔案，保護了原有的紙質檔案，更提高了工作效率。進行過數字化的檔案存儲方便，而且安全性更高，可以方便的進行異地備份，提高安全系數。隨著城建檔案館檔案查閱利用在接待人次、調卷數量、出具證明等方面的工作量逐年增加，城建檔案服務社會的效能也不斷加強，館藏實體檔案數字化、建立豐富的數字檔案資源庫及完整的電子檔案索引目錄，提供準確、快速服務成為城建檔案發展趨勢，是提高工作效率和信息化建設中的必由之路，我們要解放思想，更新觀念，克服數字化過程中遇到的各種困難和挑戰，不斷探索和研究新方法，加快數字化進程。

三、城建檔案管理工作網絡化

城建檔案的保存，最主要的作用就是查詢和利用，在進行數字化檔案之后，進行城建檔案網絡化也是一個重要方面。憑借網絡互聯技術，建立計算機網絡平臺，建立起檔案數字信息中心，需要者可以使用電腦、手機等終端通過網絡進行預約查詢，甚至可以直接網上申請，提交個人身份證明和單位證明等，交由城建檔案管理機構審核權限，直接通過網絡進行城建檔案的搜索查詢利用工作。人們將更方便從網絡中獲取城建檔案信息，從而使城建檔案信息利用不再受時間和空間的限制，數字化的檔案網絡化、智能化，才能方便用戶使用。網絡化的發展，可以更加節約生態資源，很多城建檔案查詢者只是進行參考，這樣通過顯示終端即可完成，不用再浪費紙張進行復制；城建檔案管理機構還可以通過網絡和相關業務機構實現資源共享，例如辦理產權等方面，不用從檔案館復制資料，直接網上審核，其實更真實、方便、快捷，也更加綠色環保。城建檔案網絡化要實現三個轉變，即在服務范圍上，變內向為內外結合；在服務方法上，要由被動向主動轉變；在服務方式上，要由封閉、半封閉型向開放型轉變。城建檔案網絡化，才能使城建檔案資源實現科學配置，從而為經濟的發展提供更高效的服務。

四、城建檔案的系統化

傳統的城建檔案系統化是指一個工程從報建開工到竣工驗收所有資料的完整過程，這是狹義上的系統。我們現在所搜集檔案其實就是這樣一個狀態，從頭到尾系統完整。我們查看這個建筑檔案只是一種冷冰冰的檔案，不能讓我們聯想更多，在這里我想講的是一個廣義的系統，一個大范圍系統，是把單個城建檔案放在城市生態中，如果城市是一個有機體，那么單個建筑就是一個細胞。單個建筑是孤立的，我們所謂的城市是許多建筑的集合體，城建檔案也一樣，我們可以建立一個城市的城建檔案系統，把單個城建檔案放入其中，這樣提取出檔案中有用的數據，大致就可以得出一個城市的大概雛形。現在提的沸沸揚揚的智慧城市建設，如果有這么一個完善城建檔案系統，就可以節省很多人力物力去采集基礎性資料，支撐智慧城市的建設。智慧城市可以充分利用城市資源，提高城市管理部門的工作效率和辦事透明度，使政府的管理和為社會服務從定性化走向定量化，并將其建立在先進的技術支撐和可靠的數據基礎上，為城市管理和發展提供及時和充分的科學依據。城建檔案系統化是智慧城市的重要組成部分。城市建設檔案館現階段接收保存的城建檔案是城市規劃、建設、管理的結晶，也是提供信息資源為城市建設服務的基地，為適應城市建設的需要，城建檔案工作必需拓寬思路，開辟新途徑，迎接新挑戰。有一種設想，在技術條件的允許下，通過對一個城市城建檔案的信息化處理和整合，在結合一定的地理位置數據，就可以3D模擬一個城市，這樣建立一個數字城市展覽館，我們就可以足不出戶就游玩一個城市，可以隨意知道城市中一個建筑的所有信息，讓我們“秀才不出門，全知天下事”。

五、城建檔案發展現代化所面臨的問題

1.認識不足。城建檔案部門對新時期城建檔案的戰略地位認識不足，危機意識和機遇意識不強，以至于不能主動作為，錯失發展機遇，嚴重制約城建檔案現代化的推進。

2.法律法規不健全。城建檔案的法律法規不完善，嚴重滯后，與城建檔案的發展不相吻合，現在先進的技術對城建檔案發展非常有利，卻因為法律的滯后，阻滯城建檔案現代化發展。

3.人才匱乏問題。人才是關鍵，城建檔案現代化建設，城建檔案隊伍中能夠了解和掌握信息技術的人才儲備較少，在推進檔案信息化進程中，信息化人才缺乏已成為檔案信息化建設與發展的瓶頸，制約了城建檔案發展的步伐。

4.投入不足問題。城建檔案現代化發展對軟硬件的要求很高，需要一定資金的投入，目前國家與地方財政在城建檔案方面的投入有限，影響了城建檔案發揮應有的效益和作用。