數字化城建檔案管理平臺建設方案研究

文｜詹艷艷

數字化城建檔案管理平臺建設方案研究

文｜詹艷艷

一、引言

城市建設檔案，是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是城市發展歷程的真實寫照，囊括了在城市規劃、建設和管理活動中形成的房屋建筑、道路橋梁、地下管線等各類重要工程檔案。然而鑒于城建檔案的特殊憑證性，目前國內各城建檔案館（室）接收入館的檔案大多為紙質檔案，這就為檔案的查閱利用帶來了一定困難，同時也帶來了一定隱患。根據《關于積極防御地震等自然災害充分發揮城建檔案作用的通知》記載，四川汶川地震對當地城建檔案工作造成很大損失，汶川、北川、平武縣城建檔案室庫房倒塌，導致其所存檔案均被掩埋；廣元、綿陽、江油、都江堰、崇州、綿竹、什邡等市城建檔案館，以及青川、安縣、三臺等縣城建檔案室館房受損嚴重，為當地的抗震救災和災后重建工作增加了難度。因此，建設數字化城建檔案管理平臺刻不容緩，該平臺無論是對提高館藏檔案的利用效率，還是對提高城建檔案的容災能力都具有十分重要的意義。

二、數字化城建檔案管理平臺的建設目標

數字化城建檔案管理平臺是采用信息化手段，將各種紙質、照片、錄像等傳統介質的城建檔案信息轉換為數字化檔案信息，通過專門的軟硬件設備搭建集快速檢索、瀏覽、打印、統計等功能于一體的數字化城建檔案管理平臺。該平臺利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、錄音錄像技術、網絡技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等現代化技術，采用掃描儀、數碼相機、模擬信號轉換設備等對各種載體的城建檔案進行數字化加工，將其轉換為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，能被計算機識別的數字圖像或數字文本，形成數字化檔案信息庫，并對數字化后的電子檔案進行管理并提供查閱利用，同時通過雙機熱備技術、定期硬盤備份，結合同城備份、異地備份等備份模式，確保數字化檔案的存儲安全，提高館藏檔案的容災能力。

三、構建數字化城建檔案管理平臺的網絡拓撲結構

為確保數字化城建檔案管理平臺的正常運行，除服務器、工作站外，必要的輸入設備，如文檔掃描儀、圖紙掃描儀；輸出設備，如高速文檔打印機、繪圖儀、卷盒打印機等都是必不可少的。具體的網絡拓補結構設計如圖1所示：

圖1 數字化城建檔案管理平臺網絡拓撲結構圖

四、數字化城建檔案管理平臺的項目實施流程

為確保數字化后的電子檔案與紙質檔案完全一致，筆者設計了一套完整的卷內目錄、文字材料、圖樣材料等的錄入、校驗、審核流程，如圖2所示。在實際操作過程中，若經校驗或審核，發現數字化后電子的檔案與原始紙質檔案不符，則該平臺將執行操作回滾。

圖2 數字化城建檔案管理平臺操作流程

五、數字化城建檔案管理平臺的應用前景分析

數字化城建檔案管理平臺是現代化信息技術、網絡技術、數據庫技術、掃描技術等在城建檔案管理領域的一個應用嘗試，該平臺利用計算機的程序語言和迅速便捷的網絡傳輸技術，將數字化后的海量電子檔案、程式化的數字化流程進行統一的規范化管理，相對于傳統的檔案管理模式而言，具有不可比擬的優勢，主要體現在以下幾點：

一是有利于提升查閱利用工作效率。該平臺將數字化后形成的卷內目錄和各種檔案信息存儲在功能強大、可隨數據量增大而自動擴容的SQL數據庫中，進行規范化、高效率的倉儲式管理，使數字化后的檔案存儲在一個“電子庫房”中，可以方便地查詢和利用，大大提高了館藏檔案從數字化到查詢利用的工作效率。

二是有利于提升館藏檔案容災能力。該平臺采取雙機熱備、多介質多份備份等方式，防止因磁盤損壞導致的數據丟失，為電子檔案提供了基礎保障。同時，該平臺及其電子檔案構成數字化城建檔案館還可以通過同城備份，將電子檔案備份于同一個城市的不同區域，用以應對電路故障、系統故障、網絡故障、火災、館房倒塌等影響范圍較小的突發事件；通過遠程備份，將電子檔案備份于處于不同氣候帶、地震帶等災情帶，且相隔距離較遠，不會同時受到同一突發性公共事件影響的城市，用以應對地震等大型災害事件，從而最大程度地提高館藏檔案的容災能力。

六、數字化城建檔案管理平臺運行效果

該平臺已在紹興市城市建設檔案館建成并投入使用，大大提高了城建檔案查閱利用的工作效率。目前，共數字化工程檔案25萬余卷，僅2015年即數字化檔案10.8萬余卷，共計文字1178萬余張，圖紙39萬余張。以大量電子檔案為基礎形成的電子檔案數據庫為該平臺的運行提供了堅實的數據保障。如今，該平臺已經可以滿足大多數市民的查檔、調檔需求，其查閱利用的效率優勢在相對復雜的查檔案例上體現得尤為明顯。例如，對于有的市民由于房屋建造年代久遠，標識信息不清等原因，需要從多卷檔案中查閱判斷的情況，如果采用原始的紙質查檔方式，則查檔—調檔—閱檔—確認的過程，往往需要耗費半天，甚至一天的時間完成，而通過該平臺，則可將查閱利用的時間縮短至幾個小時，獲得了查檔者的一致好評。

七、結語

目前，該平臺的運行已趨于穩定，擬將逐步推廣到全市各區、縣（市）城建檔案館（室），通過電信專網，實現全市城建檔案的信息共享，為市民跨區域查檔提供便利。

作者單位：紹興市重大公建項目工程管理辦公室。