科研單位試劑耗材采購風險的內控管理

李國榮，王斌華

（中國水稻研究所，浙江 杭州 311400）

科研單位試劑耗材采購風險的內控管理

李國榮，王斌華

（中國水稻研究所，浙江 杭州 311400）

隨著國家創新驅動發展戰略的實施，財政科技投入逐漸加大，伴隨著科研單位科研經費總量的快速增長，其試劑耗材采購規模與金額也同步大幅增長，試劑耗材采購管理中的內控風險日益凸顯。為加強管理，本文對科研單位試劑耗材采購管理現狀與存在問題，以及采購管理的難點進行了分析論述。并從優化試劑耗材采購流程與采購制度、實施集中采購與線上平臺采購、規范領用登記與出入庫管理，以及加強采購培訓與廉政建設等方面，提出了強化科研單位試劑耗材采購風險控制的意見建議。

試劑耗材；采購風險；內控管理

一、科研單位試劑耗材管理的現狀與問題

1、科研團隊各自分散采購的現象較為普遍

長期以來，由于科研單位形成了以科研團隊（課題組）為基本模式的科研組織結構，在組織形式與團隊運行上表現為研究方向、科研任務、人員配置以及經費使用在單位內部都具有較強的獨立性。加之科研試劑耗材又存在實驗需求多樣性、時效性強、儲存保管條件要求高等特點。目前，科研單位單位層面對材料采購的監管仍然相對薄弱，對試劑耗材尚未有效實現統一采購與管理，規范管理的舉措不多，往往在單位內部還表現為試劑耗材采購職責不清，采購各環節沒有明確的部門和人員負責，普遍由各個團隊各自分散采購，甚至團隊內部也沒有設立專人負責采購管理，任由科研人員根據需要“隨用隨買、誰用誰買”，沒有嚴格規范的采購流程與采購方式的審核審批制度，致使試劑耗材采購中的舞弊風險陡然增加。

2、試劑耗材出入庫管理制度相對薄弱

由于科研活動與研究實驗的特殊性，以及試劑耗材用途具有較強的專業性特點，因此，其出入庫管理存在不同于企業生產資料的客觀困難與不同要求。從筆者調研情況看，目前國內很多科研機構尚未真正建立起規范的實驗室試劑耗材領用登記和出入庫管理制度，各科研團隊（課題組）內部對試劑耗材的出入庫管理與領用登記制度執行的寬嚴尺度、規范完善程度不一，普遍存在“管、采、驗、用”職責不清，即試劑耗材采購、驗收、保管、使用環節之間沒有清晰的職責邊界，庫存臺賬與領用登記流程不規范，“按需購買、隨買隨用、多人混用”等現象突出，試劑耗材管理使用效率較低，而且存在一定的采購舞弊風險。

二、科研單位試劑耗材采購管理的難點分析

1、試劑耗材品類需求多樣化

由于科研單位內部往往具有多個科研團隊，團隊之間研究方向甚至學科領域大多不同。因此，即使在同一單位，團隊之間實驗所需要的試劑耗材品類需求也呈多性化現象。往往具有批次多，數量大，品種繁，價格高，包裝規格不一、質量級別繁雜且無統一的分類方法等特點。根據試劑耗材分類組成不同，有無機試劑、有機試劑、生化試劑、同位素標記試劑等；根據純度不同，有高純度試劑、優級純試劑、分析純試劑、化學純試劑等；有些試劑耗材還屬于管控物資，在采購時需要事先辦理相應的許可證，例如易制毒化學品需要到公安部門辦理許可證，還有一些化學試劑需要到藥監和環保部門辦理許可證后才能購買，相當一部分化學試劑為有毒、有害或易燃易爆品的采購、運輸、儲存和管理等環節都有很高的要求。

2、試劑耗材采購時效性要求高

由于科研活動規律及其實驗過程與結果的不確定性，加之長期以來部分科研人員按計劃采購的意識不強，大多時候都是實驗急需的時候，臨時采購，要求試劑耗材采購供貨期必須盡可能短，以確保試劑耗材供應不間斷，保障科研活動的正常進行，采購具有極強的時效性。另外，由于部分試劑耗材有比較嚴格的儲存條件，為防止試劑堆積浪費和領用不足，有些試劑耗材不能過早或提前采購，避免保管不善過期變質造成浪費。

3、試劑耗材價格市場透明度不高

試劑耗材具有采購渠道多樣化，同種試劑耗材存在網上、線下等不同的采購渠道。市場調研資料表明，尤其是生化試劑專業性強、種類多、型號繁雜、更新快，甚至水貨假貨充斥市場，科研人員難于鑒別和篩選。而且，供應商魚目混珠，采購單位對供應商缺乏了解比價的途徑與平臺，市場競爭不充分，價格透明度不高，難以有效實現試劑耗材采購的“高信價比”目標。

三、加強科研單位試劑耗材內控管理的建議

1、嚴格規范試劑耗材采購管理內控流程

首先要加強試劑耗材采購預算與審批管理。科研單位各內部團隊應當加強年度采購預算與采購計劃；未經批準，不得無預算、無計劃采購。要按照政府采購管理有關規定，建立健全試劑采購方式的審核審批制度，根據采購內容、數量金額等因素合理確定相應的采購方式；線上平臺采購與公開招標等集中采購形式應當作為試劑耗材采購的主要方式。不得將采購內容化整為零，規避政府采購。

其次要強化科研單位試劑耗材采購內控流程。一是要堅持不相容崗位(職責)相互分離。結合科研單位實際情況，按照權責對等的原則，組建試劑耗材采購領導小組，對試劑耗材采購實行統一管理，對試劑耗材的授權審批和采購崗位實行相互分離，對試劑耗材的采購和驗收、保管崗位實行相互分離，確保采購環節中不相容崗位（職責）真正實現相互分離、相互制約和相互監督。二是建立內部合理授權制度。明確試劑耗材采購環節在審批、實施、驗收、保管、領用等崗位的權限范圍、工作流程、責任監督等內容，各個管理崗位必須在授權范圍內行使職權和承擔責任。建立重大事項集體決策和會簽制度。相關工作人員應當在授權范圍內行使職權、辦理業務。三是建立信息公開制度。定期將試劑耗材采購的品種、數量、結構等信息在單位內部進行公示公告，接受職工群眾監督。

2、推進實施試劑耗材集中采購或線上采購

單位單批次采購試劑耗材達到規定金額，或者同批次同品類采購金額達到規定金額時，科研單位應嚴格按照政府采購管理辦法的規定方式和程序，實行公開統一采購。加快建立健全科研試劑耗材信息化采購平臺，或者充分借助運行市場已經比較成熟的網上在線采購公共平臺。對一些特殊需求的試劑耗材確需線下分散采購的，科研單位內部應當建立審核審批制度。

試劑耗材信息化采購平臺是以采購流程為基礎，運用計算機技術、網線技術和數據庫技術，控制和集成采購活動中的所有信息，實現科研單位采購管理信息的有效利用。具有程序規范、過程透明、統一結算、貨源可靠、價格公道、經費可控、提高效率等特點。統一實行試劑耗材在線采購，能突破時間、空間的局限，減少交易流程和成本，提高交易效率，形成優質供應商及商品資源的整合凈化，可以實現商家、商品、流程、權責等全部信息對稱，實現采購過程的公開、透明、便捷以及市場充分競爭。

科研單位課題組通過注冊設立主賬號，根據課題情況和實際需要設立若干子賬戶。通過第三方電子商務平臺的商品搜索進行試劑耗材的價格對比，篩選商品，進行下單采購。當采購平臺沒有所需商品時，可通過采購平臺發布求購信息。試劑耗材信息化采購平臺的建設和使用，有助于科研人員在試劑耗材采購中正確決策、節約開支、降低采購成本，同時從根本上減少腐敗發生的概率。具體流程大致為：（1）科研單位每年度遴選合格供貨商制定試劑耗材供貨商目錄。（2）由單位試劑耗材采購聯絡員根據實際需求，本著公開透明、公平競爭、計劃采購、按需適量、厲行節約的原則，選擇試劑耗材及供貨商并上報試劑耗材審核人。（3）審核人負責采購線上審批及控制單批采購額度。（4）通過審批后采購聯絡員與供貨商簽訂采購合同并下單。

3、加強試劑耗材領用登記與出入庫制度

由于科學實驗的特殊需求，試劑耗材的出入庫管理區別于一般企業的生產材料和產品。科研單位應當建立健全符合科研活動規律的試劑耗材領用登記與出入庫管理制度。采購工作完成后，科研單位應當設部門或專人負責采購物資的驗收與入庫工作，各科研團隊和實驗室要建立試劑耗材領用登記出入庫及臺賬管理制度，每次采購和領用使用都應填寫試劑耗材采購及出入庫管理登記表，采取試劑耗材采購使用詳細登記記錄、實物保管、定期盤點、帳實核對等措施，確保試劑耗材管理規范安全。管理臺賬要定期裝訂成冊，妥善保存，統一存檔。試劑耗材中涉及危化品范圍的，還應嚴格按照國家有關規定實施采購與管理。

4、加強采購人員培訓與廉政教育

目前，很多科研單位管理人員數量少、專業不對口，人員流動大，造成采購管理人員對試劑耗材業務流程、制度不熟悉和業務能力弱。因此，應該切實加強對采購管理人員的業務培訓。試劑耗材采購管理人員培訓應具有長期性，不僅對新上崗人員進行業務培訓，而且對于已經在崗人員也應定期進行培訓、評價和交流。科研單位根據實際情況實行試劑耗材采購管理人員的輪崗制度并明確輪崗周期。

同時，采購工作經常和錢財物打交道，要加強相關人員廉政風險教育，強化監督檢查與內控管理制度。對于通過信息化平臺采購試劑耗材的科研單位，應設立監管帳號，財務、審計、紀檢等相關部門人員可以通過監管帳號隨時查看課題采購商品價格等情況，防止舞弊行為，確保采購工作規范與高效。

四、結束語

通過實施試劑耗材采購風險的內控管理，有助于加強科研經費監管，提高科研經費使用效率，降低采購風險隱患，提升科研單位內部管理水平，促進科研單位廉政建設與風險防控工作，保障和服務科研活動的有序開展以及國家創新驅動發展戰略的順利實施。

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（責任編輯：李 健）

王斌華