電力企業檔案管理現代化有關問題的探討

黃 芳（國網湖南省電力公司永州供電分公司，湖南永州425000）

電力企業檔案管理現代化有關問題的探討

黃 芳（國網湖南省電力公司永州供電分公司，湖南永州425000）

所謂電力企業檔案管理現代化就是指利用系統的檔案管理方法對電力企業的檔案建設進行有效指導，實現全方位的管理，提高電力公司檔案管理質量和效率。本文從我國當前電力公司檔案管理的現狀出發，研究了加強檔案現代化管理的方法，希望對相關行業有所幫助。

電力公司；檔案管理；現代化；實踐

1 引言

電力企業管理包括很多內容，檔案管理就是其中一項。隨著社會的發展，檔案管理方式也有了一定的發展，但仍存在著不少問題，檔案管理方式落后、管理制度不夠完善、管理人員專業化水平和綜合素質較低。這些都嚴重制約著電力企業的發展，必須采取措施優化電力企業檔案管理。

2 電力公司檔案管理的意義

企業檔案管理是企業管理的重要內容之一，檔案不僅是對一個公司生產、運營等實踐活動的記錄，同時也是對公司發展過程中專業知識與技術的總結。電力企業的經營發展離不開檔案的管理，一個高效、安全的檔案管理對加快公司的現代化轉型具有重要意義。①行政管理意義。檔案管理是電力公司行政管理工作的基礎工具，制度的完善、創新，人員的獎勵、處罰，計劃決策的制定、改變都需要依賴檔案記錄的資料，高效、綜合的檔案管理不僅有助于制度、決策制定的科學性、合理性，還有利于提高行政管理的效率和公正性。②生產運營意義。檔案記錄了公司所有的生產運營和其他業務活動，有很大的憑證和參考作用，新項目的運營可以借鑒檔案中記錄的成功案例，整理、分析以前的檔案文件，有助于提升公司的管理水平，促進公司的生產運營工作，同時減少公司的運營成本。③培訓作用。已有的檔案記錄是培訓新員工，使其快速掌握業務知識最好的教材，一個成功的案例能大大提高員工培訓的效率和應用效果，對公司的健康發展有很好的促進作用。

3 電力公司檔案管理現狀

3.1 檔案管理制度體系不完善

為了完善檔案管理，有效利用檔案資源，必須制定有效的管理制度。電力企業因其特殊性，更需要做好檔案管理。電力企業在檔案的保管、利用、移交、鑒定方面都制定了一定的規章制度以及責任追究制度。很多大中型電力企業能夠嚴格遵守檔案管理制度，按照制度要求執行，但還是有一部分基層企業忽視制度的作用，具體工作不按照制度規定的執行，導致很多制度成為了擺設。企業的責任追究制度也未真正發揮作用，這就導致很多檔案管理人員在思想上沒有足夠的重視，加之一些電力單位管理不善，許多文件不同程度遺失。

3.2 部分檔案管理人員素質不高

檔案管理不僅需要收集、整理，還需要進行分類、使用和歸還，它不僅是一項工作量巨大、工作程序復雜的工作，而且檔案管理的專業性比較強，需要專業人員進行管理操作。然而很多電力企業管理者對檔案管理工作不重視，認為檔案管理工作不如其它工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業的人員對檔案進行管理，尤其是電力企業中年齡比較大的員工，這些人不具備檔案管理的專業知識，缺少檔案管理的專業技術資格證書，且計算機水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。即使有些人員有專業技術資格證書，具備了檔案管理的專業技術能力，這些人具備良好的檔案專業理論知識，但缺乏工作經驗，不能滿足企業的發展需求。

3.3 檔案管理方式方法較落后

檔案管理需要運用科學的原則和方法對檔案進行管理，以便為企業發展提供更好服務的一項工作。不同的檔案類型需要不同的管理方式。當前，企業檔案管理方式比較單一，主要分為三種：檔案集中統一管理、檔案分散管理以及檔案分級管理。集中統一管理有利于保護檔案的完整性、統一性。但往往受企業規模、企業管理方式的限制，且這些管理方式過于繁瑣，工作量大，工作效率極低，已經不適應現代企業發展的需要。檔案管理是為企業服務的，必須創新檔案管理方式。

4 加強電力公司檔案現代化管理的方法

在電力企業不斷發展的過程中，加強電力檔案的科學化管理，不斷提高電力企業的市場競爭力，才能滿足新時期電力檔案管理工作的各種需求，最終推動我國電力檔案管理科學化發展。在實踐過程中，新時期電力檔案的科學化管理策略主要有如下幾個方面：

4.1 提高電力檔案管理制度的規范性

在嚴格按照國家相關規定執行的情況下，制定合適的電力檔案管理制度，不斷提高電力檔案管理制度的規范性，注重各種文件編制方法的不斷細化，可以有效保證電力檔案的條理性、完整性和標準化，從而為相關人員提供可靠的參考依據，如可以建立如圖1所示的管理網絡，對檔案的管理工作進行細化。在實踐過程中，增強電力檔案管理工作人員的責任意識，明確落實檔案歸檔的責任，才能讓他們擁有明確的檔案收集、整理和分類等多個方面的目標，在遵守相關規章制度的情況下，有效保證電力檔案管理的整體質量。根據不同電力企業的發展情況，制定合適的檔案管理制度，并對檔案收集、歸類、編輯等多個方面提出具體標準，可以充分發揮相關工作人員的工作職責，從而促進電力檔案科學化管理有序進行。在不斷增強企業領導管理意識的情況下，提高檔案管理工作人員的工作熱情，為他們提供廣闊的發展空間，是電力檔案管理規范化發展的重要支撐，很好地滿足了電力檔案科學化管理的相關要求。

圖1 電力檔案現代化管理流程圖

4.2 提高電力檔案管理工作人員的素質水平

在有效開展電力檔案管理工作的過程中，檔案管理工作人員的素質水平是電力檔案管理工作順利開展的重要保障。因此，在實踐過程中：①要不斷提高電力檔案管理工作人員的專業技能，不斷提升他們的職業道德素養，并幫助他們提高管理能力和處理事情的能力，有效提高電力檔案管理工作效率。②注重先進管理知識、方法的學習，不斷豐富電力檔案管理工作人員的工作經驗，有效提高他們的協調能力、分析能力等，只有這樣，才能提高他們及時處理各種突發問題的能力。③注重計算機技術的合理應用，不斷增強電力檔案管理工作人員的團隊意識、服務意識和責任感，加強綜合業務能力培訓，這樣才能在合理實施考核機制和獎懲制度的情況下，不斷提高電力檔案管理工作人員的工作積極性，最終全面提升電力檔案管理工作人員的綜合素質水平。

4.3 加大電力檔案管理信息化建設力度

根據上述新時期電力檔案管理存在的各種問題，不斷提高電力檔案管理的科學化水平，必須加大電力檔案管理信息化建設力度，才能不斷完善基礎配套設施，以促進電力檔案管理信息化系統不斷完善，從而提高電力檔案各種資料的利用價值。在我國市場經濟體制不斷完善的過程中，注重電力檔案管理工作人員的思想教育工作，讓他們樹立科學的管理理念，并注重科學管理模式和方法的充分運用，才能真正發揮信息技術的作用，從而實現電力檔案中各種資源的共享，以滿足新時期電力檔案管理的各種需求。在電力企業管理機制不斷完善的過程中，信息化建設力度的不斷加大，是企業長遠發展的必然趨勢，可以為企業生產、銷售、管理等多個方面提供相關資源，對實現電力檔案的真正價值有著重要影響。因此，在電力企業不斷發展的過程中，注重信息技術的充分應用，不斷提高電力企業的競爭力，可以有效提高電力檔案科學化管理水平，真正推動電力檔案管理的科學化發展。

4.4 注重保密工作

隨著高科技信息技術的不斷推廣和應用，新時期電力檔案的科學化管理，注重各種保密工作，合理運行先進的檔案管理技術和方法，才能避免電力企業出現重大損失。在實踐過程中，對需要保密的檔案進行加密管理，并加強電子檔案、信息系統的保密管理，才能確保企業的核心技術不被外泄，以在有效防范各種病毒、黑客的基礎上，全面提高電力檔案管理安全性。例如：利用鑰匙加密技術，對重要的電子檔案進行加密管理，并結合防火墻技術進行安全防范，在一定程度上可以降低檔案泄露的可能性，最終維護電力檔案科學化管理的安全性。由此可見，檔案管理工作人員必須注重先進技術的學習和運用，不斷提升自身綜合技能，才能更好完成檔案管理工作，以推動電力檔案管理的科學化、信息化發展。

5 結束語

電力公司檔案管理現代化建設目前所要做出的改進較多，要把管理工作真正落到實處，就要先對管理工作做出合理的規劃，完善資金預算管理，在建設過程中嚴格把控每一步的質量，同時做好風險的預見和規避工作，只有這樣才能使電力檔案的現代化管理得到有效實施，才能使我國電力事業建設節節高升，為國家經濟建設和人民安居樂業提供更可靠的保障。

[1]徐悅紅.對電力企業檔案信息現代化管理及對策的探析[J].經營管理者，2011（10）：119.

[2]吳以琳.如何進行新時期電力企業檔案管理探討[J].辦公室業務，2013（8S）：190.

[3]顧智純，蔡興海.淺談電力企業文書檔案現代化管理探究[J].辦公室業務，2014（15）：114.

G271

A

2095-2066（2016）05-0055-02

2016-2-1

黃 芳（1970-），女，工程師，本科，主要從事檔案管理工作。