新時期如何做好地勘檔案的保密工作

李春紅/吉林省地礦勘察設計研究院

新時期如何做好地勘檔案的保密工作

李春紅/吉林省地礦勘察設計研究院

地址檔案是國家寶貴的財富，也是相關工作人員經過長期整理，積累而成的結晶。因此，在日常工作當中做好對地勘檔案的保密工作則顯得尤為重要。本文以此著手，針對如何做好地勘檔案的保密工作展開論述，希望可以在之后的實際工作中起到相關作用。

地勘檔案；保密；分類；整理

地質檔案是是廣大地質科技人員辛勤勞動的智慧結晶，是地勘單位地質科技活動的真實記錄,更是國家寶貴的財富。經過幾十年的發展，各地勘單位都積累了大量地質科技材料，隨著地質工作的發展，地勘單位融入市場的競爭，形成地勘單位本行業特有的商業秘密。做好地質檔案資料的保密工作,對地勘單位的生存和發展具有重要意義，傳統的保密工作正受到巨大的沖擊，如何才能在新形勢下做好地勘檔案保密工作是所有檔案保密工作人員值得深思的問題。

檔案保密工作是檔案管理工作中的重要內容，必須從歸檔、整理、保管、利用等各個環節加以重視，同時要處理好檔案保密與開放的關系，確保檔案的完整與安全，真正維護國家和集體的利益。在此，結合日常業務工作，談談做好檔案保密工作的幾點看法。

一、增強地勘單位保密工作意識，使之日常工作規范化、科學化、制度化

1、提高地質檔案保密管理人員的素質。地質檔案保密管理人員具有特殊的身份，實際上，保密工作涉及的范圍很廣，一張簡單的圖紙、一份普通的文件都有可能含有涉密內容。它們的流失，都會給單位帶來無法挽回的經濟損失。檔案人員有知密早、知密多、知密深的特點。他們負有對保護黨和國家的秘密比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。 保密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以地質檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守單位秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。因此，培養地勘單位檔案人員的保密意識。提高檔案保密人員的保密意識，提高保密素質，成為地勘單位保密工作的重要內容。

2、準確區分檔案的保管期限與保密期限。檔案的保管期限與保密期限是不同的兩個概念。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本單位的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的。它表示該國秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。

3、對涉密檔案進行科學分類。對密級文件特別是絕密文件應當單獨保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，避免涉密檔案文件分散，日后調密不便的問題。

二、做好檔案保管過程中的保密工作

1、檔案的庫房管理是檔案保密的重點。檔案庫房不宜設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊，同時還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

2、加強保密檔案的日常管理。保密檔案是地勘單位和國家的核心秘密，它關系到本單位經濟發展的成敗。因此，為確保本單位核心秘密的安全，必須管理好保密檔案。保密檔案的調閱、移出、銷毀 等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。保密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

3、掌握檔案涉密情況的變化。地勘檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是由局部到整體、由當前到長遠；隨著時間的推移，檔案的機密性會逐漸減弱甚至消失、由實際價值向科學價值拓展，并且會受一定的條件的制約。

4、加強《保密法》學習，提高保密意識。通過法律、規章制度的學習和泄密案例教育作為重點內容學習，牢固樹立并提高保密人員的責任意識。提高政治鑒別力和革命警惕性，根據新時期保密工作的新趨勢、新特點，積極開展對保密人員的培訓，嚴格履行崗位職責，增強保密人員的適應能力，切實將保密工作落到實處。

三、做好檔案利用過程中的保密工作

1、正確處理檔案保密與利用的關系。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保密輕利用的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣， 變成一文不值的廢紙，造成檔案資源浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門應改變傳統的觀念， 在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

2、做好檔案開放的基礎性工作。一是提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、 排列系統的要求。 二是建立健全檔案號，以適應開放后檢索與管理的要求。三是編制新的檢索工具。 四是準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，做好檔案副本， 提高檔案資料使用壽命。

結束語：總之，檔案工作科學化、制度化、規范化、信息化是必然趨勢，在地勘檔案管理中做好保密工作是每一個檔案工作者責無旁貸的使命。在探索中學習，在實踐中提高。更新觀念，牢固樹立強烈的檔案保密意識，不斷提高管理水平和工作質量，努力探索和實踐，為地勘檔案事業的改革和發展做出貢獻。