管理信息系統(tǒng)在火電EPC項目文件管理中的應用研究

國 健/山東電力工程咨詢院有限公司

管理信息系統(tǒng)在火電EPC項目文件管理中的應用研究

國 健/山東電力工程咨詢院有限公司

加強信息系統(tǒng)應用是提高項目文件管理水平的有效舉措。本文結合火電建設項目工作實踐，對基于PowerOn平臺開發(fā)的項目管理信息系統(tǒng)在項目文件控制工作中的開發(fā)及應用進行總結、分析，以期為火電項目信息化建設提供參考。

管理信息系統(tǒng)；火電EPC項目文件；項目文件管理；全過程控制

1. 火電EPC項目文件及其管理

項目文件是“建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件?！被痣奅PC項目文件是在EPC項目管理模式下產(chǎn)生的各類文件，其本身除具有真實性和原始記錄性等檔案基本特點外，還具有“種類繁多、數(shù)量巨大，文件形成單位較多、保管分散，專業(yè)性強和載體多樣性”[1]等特點，加之國內(nèi)火電項目“重工程、輕檔案”、人員配備及業(yè)務水平不足、過程控制不到位等問題，造成火電EPC文件控制難以達到理想效果，這為竣工文件最終向建設單位移交以及項目達標創(chuàng)優(yōu)等工作帶來了不利影響。

2. 火電EPC項目文件管理信息系統(tǒng)應用現(xiàn)狀

目前我國的火電項目文件管理的信息化應用水平相對較低，系統(tǒng)開發(fā)及應用相對落后，依靠“人”來管理的傳統(tǒng)模式依然占據(jù)著主導地位（目前大部分項目管理信息系統(tǒng)也僅將生效的紙質文件掃描后上傳到系統(tǒng)），但限于項目文檔管理人員業(yè)務水平較低、人力配備不足，加之人為主觀因素、電腦設置不同、文件數(shù)量大等因素的影響，導致項目文件的質量參差不齊，文件的流轉效率較低、追溯性較差。項目文件的編碼、文件表式、文件簽署等規(guī)范性和標準化管理困難。因此，通過加強管理信息系統(tǒng)的開發(fā)及應用是提高項目文檔管理標準化和規(guī)范化的重要手段，也是提高項目文檔管理水平的有效路徑。

3. 基于PowerOn平臺的管理信息系統(tǒng)開發(fā)應用

3.1 組建“四方一體”的開發(fā)小組

組建“四方一體”的信息化小組是系統(tǒng)開發(fā)工作的保障。系統(tǒng)開發(fā)小組主要由領導小組、信息化小組和業(yè)務小組組成。其中，領導小組由建設單位、監(jiān)理單位、總承包單位及施工單位的信息化分管領導組成，并根據(jù)情況設定組長一名。下設信息化小組和業(yè)務小組，信息化小組主要是負責系統(tǒng)的開發(fā)、培訓和推廣，業(yè)務小組主要負責業(yè)務需求確認和系統(tǒng)應用。

3.2 分析需求，確定業(yè)務板塊

需求分析是管理信息系統(tǒng)框架搭建的前提條件。沒有明確的需求，開發(fā)工作便會無的放矢。項目工程部、采購部、安全質量部、費用控制部、信息文控部等主要業(yè)務部門應根據(jù)現(xiàn)場管理的需要，提出本部門的開發(fā)需求。開發(fā)需求應以管理體系文件為依據(jù)，確定需要開發(fā)的業(yè)務模塊，并對每一分支業(yè)務流程文件編碼規(guī)則、文件表式（例如頁面距、字體大小、表格屬性等格式要求）、文件審批過程及每一節(jié)點的責任人等事項進行確認。

3.3 確定開發(fā)方案，完成系統(tǒng)開發(fā)

需求分析完成后，需在其基礎上形成系統(tǒng)開發(fā)方案。信息化小組人員應根據(jù)各部門業(yè)務需求，對照管理體系文件的有關要求，最終確定開發(fā)方案。技術開發(fā)人員根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)方案完成系統(tǒng)的開發(fā)工作。

3.4 系統(tǒng)培訓及推廣應用

系統(tǒng)上線運行后，要組織參建單位有關人員開展培訓工作，對系統(tǒng)的操作步驟和注意事項進行培訓。編制管理信息系統(tǒng)用戶操作手冊，為用戶的使用提供指南。在系統(tǒng)上線運行后，還應做好運維工作。技術開發(fā)人員要及時跟進，掌握系統(tǒng)應用情況，對系統(tǒng)存在的不足及時修復、完善，保證系統(tǒng)的正常運轉。

4. 管理信息系統(tǒng)應用實效

管理信息系統(tǒng)在火電EPC項目文檔管理中的應用實踐，使項目文檔管理水平顯著提高。系統(tǒng)的應用有效的提高了文件的前端和過程控制，將文件的生命周期內(nèi)化在系統(tǒng)之中，在提高文檔管理準確性和效率的同時，真正實現(xiàn)了對項目文件的全過程控制。

4.1 “四方一體”，溝通渠道

項目文件是在項目管理過程中形成的各種記錄，它是項目管理溝通的重要載體，也是各項工作的可靠證據(jù)。傳統(tǒng)的文件流轉方式并不能高效完成，也難以通過文件信息的準確傳遞將項目全體參建單位融合在一起，導致溝通工作效率低下。通過應用項目管理信息系統(tǒng)，構建統(tǒng)一平臺，文件依托網(wǎng)絡實現(xiàn)快速交換傳遞，極大的提高了文件的流轉效率和信息價值，在提高文件管理水平的同時，也提高了項目的管理水平。

4.2 提高效率，流轉及時

火電建設項目將在建設過程中產(chǎn)生大量的溝通管理文件、施工文件、設計文件等，特別是施工文件所占權重很大。在報審中，由于要對文件進行臺賬登記、分發(fā)簽收，格式及內(nèi)容審查等工作，容易造成施工文件在文控部門大量積壓的問題，流轉效率無法得到保證。管理信息系統(tǒng)可以有效解決文件數(shù)量多的問題，全部文件在系統(tǒng)的預設流程中生成、流轉，文控人員在系統(tǒng)中對文件進行接收和審查，保證了文件的及時流轉，大大提高了文件的報審效率。

4.3 表式標準，流程規(guī)范

盡管在項目初期都會發(fā)布統(tǒng)一規(guī)范的文件表單樣式，但是在文件的生成過程中，由于人為主觀因素及電腦設置不同等問題的影響，報審過程中會出現(xiàn)大量的文件表式不標準的問題，造成文件生成質量較差，反復打印也造成了紙張資源的浪費。此外，由于項目部人員的頻繁變動，加之對管理體系文件的掌握不全面，造成部分文件的簽審流程和簽署人員變更隨意性較大，文件合規(guī)性缺乏保障機制，這些因素的存在削弱了檔案的真實性和有效性。由于技術人員將文件表式及報審流程固化在系統(tǒng)中，文件從生成到生效過程中的全部人員必須在系統(tǒng)中填寫內(nèi)容和提交流程，紙質文件表單在流程結束后由系統(tǒng)生成打印，這充分保證了文件表式的標準化和規(guī)范化，同時確保了文件的合規(guī)性。

4.4 統(tǒng)計分析，追蹤閉環(huán)

準確高效的統(tǒng)計分析是項目文件管控工作的重要內(nèi)容，也是項目文件管理向精細化發(fā)展的必由之路。面對數(shù)量龐大的項目文件，涉及上百人的文件編制、審核人員，依靠傳統(tǒng)的人工模式很難做好項目文件的統(tǒng)計分析工作。管理信息系統(tǒng)設置統(tǒng)計分析模塊，用戶可根據(jù)檢索條件立刻輸出對應表格，對各類文件的報審數(shù)量、閉環(huán)情況以及當前責任人等信息進行精確統(tǒng)計。這一功能的實現(xiàn)極大的提高了文件管控精度，同時提高了統(tǒng)計工作效率，對掌握工程建設過程中項目文件的審批狀態(tài)提供了便捷工具。

4.5 檢索利用，提升價值

提供借閱服務是項目文件管理的重要內(nèi)容之一。在項目建設過程中，項目部管理人員會經(jīng)常查閱生效文件，例如工程聯(lián)系單、施工方案、承包商資質等文件。傳統(tǒng)的借閱以向利用人員提供紙質文件來提供服務，其效率較低，且容易在借閱過程中造成丟失、損壞等問題。隨著項目文件在系統(tǒng)中生成，同步在系統(tǒng)中歸檔，逐漸形成了管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫。項目人員登錄系統(tǒng)后可以在數(shù)據(jù)庫中準確的檢索到所需的各類文件信息，系統(tǒng)的應用提高了借閱工作的質量和效率，同時提升了文件的利用價值。

[1]DL/T 241-2012,《火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范》[S].北京中國電力出版社,2012.

[2]王紅娟,火電EPC項目文檔全過程控制研究[J].檔案學通訊,2015(1):2-3.