強化高校檔案管理工作的思考

◎劉麗

強化高校檔案管理工作的思考

◎劉麗

對于各大高校來說，檔案管理是日常管理工作體系中至關重要的一部分，當前，高校檔案管理工作顯至關重要，在該項工作中實際上依然存在不可忽視的問題，由于其自身具有強度大、信息廣的特點，所以，未能達到理想的效果。本文首先對高校檔案管理工作目前的實際情況進行分析，再重點闡述如何強化高校檔案管理工作，進一步保證檔案管理工作達到理想的實際效果，為其提供更加良好的服務。

高校檔案管理工作是直接記錄高校履行培養人才、科學研究、社會服務功能與開展各項活動。由于社會主義市場經濟不斷發展，我國高等教育事業飛速發展，也推動高校檔案管理工作產生質的飛躍，面對當前嶄新的歷史發展階段，還存在大量的新問題與新情況，尤其是由于高校辦學規模逐漸擴大，日益深化改革，在高校管理中高校檔案工作占據著更為重要的地位，發揮著巨大的作用。面對當前的發展形勢，高校檔案工作必須逐漸日益更新和進步，為建設和發展學校提供優質的服務，為社會提供良好的服務。

高校檔案管理工作現狀

高校檔案管理包含各種信息流通，因而對配套設施、人員素質和管理機制等方面的要求也逐漸提高。由于社會經濟水平日益提高，高等教育逐漸發展，高校檔案管理面對著良好的發展大環境，有利于順利開展各項工作。目前，各大高校對檔案管理越來越重視，同時通過先進技術對自己進行武裝，構建健全的工作機制，然而依然遠遠達不到預期的目標。一些高校檔案管理缺乏較高的信息化水平，也未形成搜集、整理、查詢等完善的工作體系，因而導致大量資源流失，服務功能不強。所以，該模式應用于高校檔案管理中，必須對工作人員提出更好的能力要求與素質要求。

強化高校檔案管理工作的對策

完善管理機制。在工作體制上，應當堅持集中統一、歸口管理的原則，部門建立檔案，由學校統一管理，避免發生管理過于分散的現象。構建健全的管理制度，完善學校、部門與單位的檔案管理制度，進而從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔頂級至查看借閱直至責任追究均建立健全的規章制度，進而建立規范的檔案管理工作制度；尤其是要收集好檔案，對檔案進行有效整理與歸檔。第一，嚴格把好收集關，對學校教學科研與管理服務形成的各類材料及時、準確、全面地進行收集，及時收集補充學校重大活動與事件的情況，保證完整的檔案；第二，嚴格把控鑒別關。認真仔細地鑒別審核收集來的歸檔材料，實現取之有據、舍之有理；第三，嚴格把控整理關。將收集來的歸檔材料，根據要求有效整理立卷，明確劃分類別，按照順序編排清楚的目錄，綱目分明，整齊裝訂；第四，創新工作機制，有效提升服務水平。為保證對檔案材料的收集整理機制進行創新，轉變基層單位檔案長時間混亂不堪、未裝訂、管理不當以及缺乏收集途徑等問題，適應管理信息化發展的需求，必須相應地轉變檔案管理職能。檔案的保管基地與利用中心將高校檔案館的作用轉變為檔案信息控制管理中心，并實現由案卷管理實體作為管理對象轉變為信息內容管理作為管理對象。檔案人員不僅僅只是死守庫房，而是利用網絡對檔案信息實施動態管理，對其正常運行進行有效維護，保證其完整性、穩定性與安全性，實現信息管理員的職責；第五，執行責任追究制。將檔案管理工作的第一責任人確定為單位的主要負責人，并確定直接負責人為專兼職管理人員，在年度目標考核與干部個人評優考核中納入檔案管理工作，實施責任追究制。

加強對檔案管理工作的重視。學校能否實現良好辦學的一個重要基礎即為是否能做好檔案工作，因而在學校整體發展規劃中必須將檔案工作放在突出的位置，強化領導與管理檔案工作。在高等學校事業發展中，高校檔案管理工作至關重要，各級領導必須對作為一種特殊價值信息資源的檔案給予高度重視。檔案信息資源在國家社會經濟發展中是一個至關重要的組成部分，其具有全面、穩定、可靠的綜合貢獻力。對于學校而言，高校檔案記錄了一所學校從成立到目前發展的整個歷史，如鏡子般照出學校的教學及管理過程中的各個環節，帶有客觀性、真實性，集中了廣大教師與學生的勞動智慧與經驗結晶，對學校而言尤為重要，能作為熟悉掌握高校發展客觀規律的依據和基礎。學校各級領導要增強對檔案管理的重視度，增加資金投入和人才投入，尤其是要在工作計劃與議事日程中凸出檔案現代化管理工作的作用與重要性，為檔案部門創造優良的工作環境，為檔案部門參加學校活動提供支撐，并且廣大教職員工要增強檔案工作的管理意識。作為一門博大精深的學問，檔案工作包含各個領域的內容，因而教職員工必須給予高度重視，尤其是增強管理工作者的意識，形成統一的思想，進而帶動全體工作人員加強檔案管理，讓各個崗位上的人員都能高度重視檔案工作，動員全體人員參與檔案工作。

有效提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員的素質水平直接決定了檔案工作的成效。必須利用各種渠道和方法，充分提升檔案管理人員的綜合素質。第一，健全管理人員隊伍，組建一支專兼職相結合的檔案管理隊伍。學校檔案館必須根據國家要求配備相應的高素質人才，充分保證完整有序地開展檔案管理工作。檔案工作必須由一些經驗豐富、素質水平高且原則性強的人員負責，同時結合所需對管理人員進行及時調整和補充，對移交檔案手續進行規范，充分保證穩定開展基層檔案工作；第二，積極開展業務培訓。必須堅持“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的原則，按照不同的階段、層次、計劃與步驟循序漸進地開展業務培訓，進而有效提升管理人員的整體素質。動員基層檔案管理人員到學校檔案館或地方檔案館進行實習操作，使其充分熟悉和掌握鑒別、整理、分類、編號、裁剪、裝訂檔案材料的各個環節。進一步有效增強檔案管理工作者的現代化意識，創新思想，強化信息技術觀念。使各大高校成為具有高科技人才與設備的單位，促進檔案現代化管理水平日益提升。檔案管理人員必須高度重視檔案現代化的重要性，廣泛參與學校的活動，竭盡全力服務于學校工作，積極學習與研究現代化管理 技術，及時更新最新現代化管理，提升業務素質水平。促使個人的知識結構與業務水平能滿足高校檔案信息化建設與發展的需求；第三，建立完善的競爭激勵機制。必須仔細全面劃分各種任務，落實到人，展開量化考核，將管理人員的主觀能動性充分發揮出來。

實現信息資源共享。學校的文獻的范疇包括檔案、圖書、情報、資料等，建立形成完善的社會信息服務體系，所以相互之前必須構建聯合目錄，共享資源信息。構建聯合目錄即為通過使用統一的著錄格式與編排，聯合報道兩個或超過兩個檔案館藏的檔案目錄。促使文獻部門相互分享各自的檔案、資料、圖書、情報等資源，讓利用者學習知識更方便，獲取信息與情報更便捷。利用構建聯合目錄構建網絡，并共享資源信息，將文獻部門各自的潛力充分激發出來，相互補充資源缺陷，提升館藏資源利用率，減少浪費，防止重復利用，以便為社會提供更多優質的服務。

對檔案管理技術進行創新。技術創新是加快優化檔案管理工作的重要推動力。面對當前的信息化社會，積極強化技術創新至關重要。所以，高校應當對檔案管理信息化建設的作用給予高度重視，同時和目前現狀相結合，增加技術創新投入，進而有效保證良好的質量服務水平。就此來看，高校必須對檔案管理工作的要求與性質進行充分明確，進而引進先進技術手段與優良設備，進而對工作環境進行凈化，盡可能開發和充分利用檔案資源。高校可通過光纖技術、數字技術與監控技術等，并且還能構建健全的網絡建設，充分結合信息管理者、提供者與查詢者，利用網絡互動平臺，通過提供者填寫自身的調查信息，再信息管理者確認之后再錄進管理系統。信息查詢者可基于自身的權限范圍，自主對自己所需的信息進行查找，并提升管理者的工作效率，減少錯誤率。

綜上所述，由于高校檔案管理工作具有至關重要的作用，可見各大高校亟待強化該項工作，對檔案管理工作中目前的問題進行全面分析，并制定相應的改善措施，有利于進一步推動高校檔案管理工作的發展。

（工作單位:湖北水利水電職業技術學院）