電子文件與電子檔案的管理問題與對策

◎李曉琨

電子文件與電子檔案的管理問題與對策

◎李曉琨

在信息管理工作中，電子文件與電子檔案管理十分重要，同時，在科學技術發展的背景下，計算機技術的應用也更加廣泛，因而，電子文件應用普及。在這種情況下，電子檔案管理也逐漸成為人們日常生活生活中不可或缺的內容。為此，文章將電子文件和電子檔案作為研究重點，重點闡述了相關的管理問題，以供參考。

在電子文件應用的過程中，信息管理工作的重要性逐漸突顯出來，并且被廣泛應用在各領域中。然而，在電子技術與計算機技術應用的過程中，現代設備與技術相互融合，構成新型檔案管理模式，通常被稱之為電子檔案管理。而電子檔案管理的實踐應用同樣發揮著關鍵性的作用，標志著電子信息管理邁入全新階段。

電子文件與電子檔案概述

電子文件。所謂的電子文件就是被應用在計算機當中，同樣可以在多種介質中保存，可以突破時間的限制識別并處理，而且在使用與傳輸方面都具有明顯的優勢。

電子文件的信息使用和修改十分靈活。在使用電子文件的過程中，需要由PC機終端作為基礎，而用戶則可以利用存儲介質完成傳輸，對計算機進行應用，修改并處理信息的具體內容。實際操作相對簡單且修改與備份也十分方便。

電子文件的信息處理依賴性相對較強。因為電子文件信息是通過計算機產生，所以，對于信息載體依賴程度較高。而這同樣也是電子信息不穩定的因素之一，如果信息載體異常嗎，那么文件的信息也同樣會發生改變，導致丟失亦或是保存失敗。這與紙質文件相比，是一種十分明顯的劣勢。

電子檔案。對電子檔案的管理具體指的就是信息文件保存和使用管理，絕大多數重要的電子信息文件都依賴于計算機存儲技術以及傳輸技術等多種方式。這與傳統檔案管理相比較而言，優勢十分明顯。

電子檔案使用便利且能夠提高工作效率。在對電子檔案進行應用的過程中，只要對計算機應用就可以讀取并處理保存信息內容。另外，在存儲電子文件信息方面，可以通過音頻亦或是視頻等形式完成。由此可見，電子檔案的存儲形式具有多樣化的特點，且有效性明顯。與此同時，在使用電子信息方面也更加便利，可以利用計算機網絡等多種資源實現共享，進而讀取并下載所需要的數據信息。

電子檔案的應用能夠節省數據信息存儲的空間。在信息量不斷增加的背景下，所需要保存的內容也更多，所以，對于空間提出了更高的要求。如果是存儲紙質檔案，則會占用極大的物理空間，且對檔案的使用產生了不必要的麻煩。但是，對電子檔案進行應用則能夠節省大量的物理空間，使得電子檔案管理與使用效率全面提升。

電子文件與電子檔案的管理問題

電子檔案信息不穩定。因信息的載體具有多樣性和不穩定性的特征，所以，存儲電子文件的載體壽命也補償。即便選擇使用了穩定性能的光盤，如果在溫度與濕度等因素的影響下都會導致其錯存儲的信息數據損壞亦或是丟失。除此之外，在電子技術快速發展的背景下，計算機設備與軟件的更新速度也逐漸加快，由不同軟件與設備所組成的電子檔案載體，在兼容性以及互換性方面都很難進行把握。為此，如果電子檔案的保存時間較長，那么將存在難以讀取的情況。

信息安全保密問題。因為電子檔案的內容獨立，而且更改便利，所以，實際存儲的信息內容很容易被隨意修改亦或是竊取，對檔案部門的電子檔案認定帶來了不利的影響。與此同時，網絡的出現為電子檔案管理工作帶來了極大的便利，但同樣存在較高的風險。如果計算機出現病毒或者是有黑客攻擊，那么則會對電子檔案或者是信息內容帶來嚴重的破壞與影響。

電子文件的處理軟件標準尚未統一。在新時期背景下，科技發展速度極快，而所開發的處理電子文件的軟件種類也很多，始終沒有統一的標準。由于不同企業的電子文件軟件來源不統一，所以，經常會出現不兼容的問題，嚴重危害了電子檔案的統一性管理。

電子檔案管理的人才不充足。電子檔案的出現標志著信息技術被應用在檔案管理工作中，所以，檔案管理工作人員必須要具備專業知識與能力，同樣也必須要具備靈活操作電子檔案信息系統的能力。除此之外，檔案管理工作人員的職業道德與品質同樣要符合標準要求。但是，當前檔案管理工作人員的年齡相對較大，且隨計算機與多媒體技術的應用不靈活，難以滿足電子檔案管理工作的需求。

全面完善電子文件與電子檔案管理工作的策略

嚴格管理電子檔案存儲載體。應積極創建專門檔案館，根據標準要求配備濕度計與溫度計等相關設備，確保環境的穩定性。與此同時，還應當針對檔案館內部的電子檔案進行定期檢查。除此之外，要積極引進并合理運用計算機設備以及軟件，在確保技術兼容與通用的情況下，全面提升電子檔案的存儲載體可讀性能。

積極采取安全措施。為了確保電子文件與電子檔案的安全性，可以通過數字簽名亦或是訪問控制等多種方式對電子檔案訪問的權限予以控制。另外，通過加密信息的方式可以保證電子檔案不被公開。基于此，對電子檔案的只讀屬性進行設置，確保電子檔案具有真實性與原始性的特征。

培養檔案管理工作人員專業能力。在電子檔案形成并應用以來，對傳統檔案管理工作造成了嚴重的沖擊，同樣也使得檔案管理的知識結構隨之調整。在這種情況下，對管理工作人員提高了要求，所以，必須要積極組織專業培訓，組建高計算機水平且精通檔案業務專業知識的檔案管理團隊，促進電子文件與電子檔案管理工作的全面開展。

綜上所述，電子文件與電子檔案的應用具有不可比擬的優勢，但是，在科學技術快速發展的背景下，檔案管理工作模式也隨之發生了改變。由于電子文件與檔案管理的復雜性，所以，必須要采取有效的管理策略，才能夠確保管理工作的進一步發展。

（作者單位：青島市第五人民醫院）