總包交鑰匙項目的溝通管理

◎張 巍 未金輝

總包交鑰匙項目的溝通管理

◎張 巍1未金輝2

溝通管理就是對信息交流和效果進行有效的管理，溝通是人際(或組織)之間傳遞和交流信息的重要手段。在總包交鑰匙項目的實際運行中，溝通占用了大量的時間，通常項目管理人員花在這方面的時間占據全部工作的75%-90%。據統計，有70%以上的失敗項目，不是因為計劃不周詳，也不是控制不到位，而是因為項目某些資源無法及時、充足利用，這直接與溝通不利有關，所以在總包交鑰匙工程中更加需要相關各方通過信息的交流和傳遞進行有效溝通，建立人的思想和信息之間的聯系，它是項目管理的重要內容，能夠確保工程項目信息的合理收集和傳輸，保證相互動作協調，產生一系列的實施效益。

目前對于施工企業在總包交鑰匙工程中的各項管理制度，技術管理、質量管理、安全文明施工管理、成本控制、合約管理、工期管理等方案和手段應該說都比較健全，但項目管理效果并不進入人意。如何將制度和規定有效的落實是總包交鑰匙工程項目管理的關鍵問題，采取合理的溝通管理方法，有效協調各參與方和各分包單位是施工總承包管理研究的主要課題，高效的溝通管理是施工總包管理理念貫徹與落實的重要前提。

溝通管理的應用

堅持為業主服務的溝通方法。首先要加強與業主的溝通，認真處理好與業主的關系，求得業主對施工總承包管理中的一些工作給與支持。“急業主所急，想業主所想，做好為業主的服務工作”是基本理念，通常業主存在建設管理制度不完善，整體協作能力較差，人員缺乏大項目管理及施工現場管理經驗等問題，與項目部的工作溝通存在一定的難度。

業主在總包交鑰匙工程施工中經常關心工程成本及建成后各項使用功能是否合理，施工預算編制完畢后，經常工程投資嚴重超出投資概算，在此情況下總包項目部應認真研究圖紙，在不降低工程使用功能及保證結構安全的前提下提出了大量降低工程成本的措施；在使用功能方面也積極向業主提出合理化建議；在分包單位選擇及設備采購方面，配合業主做好招標工作，提前提供招標計劃及進場時間，在各類分包單位管理上積極向業主提供合理化建議以盡量減少各分包單位對業主索賠；在工作上嚴格管理確保安全文明施工工作令業主滿意，因該工程屬市重點工程，來參觀的各級領導相當多，項目部在該方面積極配合業主做好各方面的招待及相關準備工作。通過上述各方面的努力，企業的管理水平得到了業主的認可，并取得了業主的信任，同時尋求業主為項目部提供更多的方便和幫助。

堅持“公正”、“科學”的原則處理好各分包單位的關系。工程施工中參建各分包單位均為各自利益而工作，作為交鑰匙工程總承包單位必須以“公正”、“科學”的態度才能處理好各方關系，使之為整個工程建設而努力。首先要做好各分包單位的協調工作。因該工程各專業交叉影響多，如何合理安排施工程序保證各分包單位施工正常進行是總包項目部協調工作的重點，另外各類共享資源的合理使用及如何公正合理的分攤費用，亦容易激發各分包單位矛盾，作為總承包項目部應該擺著“公正”、“科學”的態度處理該方面的問題；另外在重大技術問題及施工難點方面積極為各類分包單位出謀劃策，與各分包單位在經濟利益上做到親兄弟明算帳，在各項管理工作上嚴格按照施工總承包管理制度進行監督管理，另外還應把各分包單位的工作作為自己的工作來處理，以此樹立總包項目部的威信，與各分包單位建立在互相理解支持的基礎上處理各方面的問題。在一些共享資源調配方面，總包項目部本著互惠互利的原則合理分攤費用，妥善處理好了各方的關系，避免了一些不必要的索賠。使工程項目的參建各方形成了一個團結協作有戰斗力的集體。

把握管理動態及時處理過程中出現的問題。按照總包交鑰匙施工總承包管理制度要求，建立各項信息與溝通管理的各項制度，項目部應建立報表制度，包括周報表、月報表，內容函蓋工程質量、進度、安全文明施工及各項資源配置等各項內容。總包項目部每周召開一次各分包單位參加的會議，重點協調解決各專業交叉施工影響及各分包單位施工中存在問題，并對前周工作進行總結及安排下周工作；總包項目部除平時跟蹤檢查外每旬進行一次綜合性檢查，及時把掌握施工過程中的動態，解決當前施工中進度、質量、安全等存在的問題。

加強各類文件的管理工作，并嚴格各類文件的審批、傳遞程序，以此來規范總承包管理的各項工作。各分包單位的各類文件必須經專業工程師及總包經理鑒字后方能上報業主及監理，否則視為無效文件。業主及監理的下發的各類文件必須經總包項目部經理簽發后方可下發各分包單位，以此規范各項管理、堵塞管漏洞。

溝通管理存在問題

管理者的溝通意識不強，傳統管理思想和管理行為，項目管理注重執行不注重溝通，嚴重限制了員工工作的主動性、創造性；溝通渠道不規范，由于沒有形成科學有效的溝通系統，因而目前我國許多企業的溝通渠道都不夠規范，多數企業的管理者都是通過正式渠道與員工進行交流，很少進行有人情味的非正式溝通，這就使得部門之間缺乏聯系，部門間關系不和諧，團隊精神不好，企業的凝聚力不高；溝通方式陳舊也存在管理問題，目前我國的許多企業仍然采用上級向下級下指示、下級向上級匯報、各部門組織開會等傳統的溝通方式進行內部溝通，且大多數的會議都是以領導為主，自上而下地傳達內容，傾向于單向溝通，缺乏雙向交流。

項目溝通是確保項目團隊的相關信息能及時、正確地產生、收集、發布、儲存和最終處理好項目信息所需的各個過程。要想提升總包交鑰匙項目的成功率，溝通管理至關重要。在項目溝通管理效果方面，實時管控，建立預警機制，最大程度地確保溝通信息在方式和效果上的一致性，幫助管理團隊減少誤解，提高溝通效率以及項目效益。

（作者單位：1.長春工程學院；2中建八局大連分公司）

對于總包交鑰匙項目除建設方、承建方意外，還有政府部門、咨詢方、專業的分包團隊等許多參與方，這就需要引入高效的溝通管理方法，針對不同對象，工作目標和溝通重點，以應對總包交鑰匙工程投資大、規模大、施工工藝復雜和施工生產周期長等特點。如何在既能達到建設項目既定目標,又能協調好以上所有項目關聯方的工作關系和工作效果是項目管理研究的重點內容。