基于財務視角的醫(yī)院科研經(jīng)費管理分析

司 倩

（沈陽市婦女兒童保健中心，沈陽 110000）

基于財務視角的醫(yī)院科研經(jīng)費管理分析

司 倩

（沈陽市婦女兒童保健中心，沈陽 110000）

現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)過多年來不斷的積累，逐漸發(fā)展成為以醫(yī)療、科研與教學等多方位一體化的醫(yī)療機構。其中科研的作用逐漸為人們所重視，它對提升醫(yī)院的整體醫(yī)療水平，提升醫(yī)療知名度，以及推動醫(yī)院的發(fā)展都起到了至關重要的作用。但由于科研經(jīng)費總量的不斷擴大、項目不斷擴增，使醫(yī)院對科研經(jīng)費使用不合理與管理不嚴格等問題日益明顯。筆者在實際管理過程中發(fā)現(xiàn)原有的經(jīng)費管理制度中存在許多問題：經(jīng)費管理過程溝通不暢、預算執(zhí)行不利、經(jīng)費使用不能按規(guī)定執(zhí)行等。通過對上述問題的認真分析，提出新的科研經(jīng)費管理體系以及建立信息化管理等辦法，借以確保科研項目順利結題與驗收，提高資金使用效率，從而提高科研經(jīng)費管理水平。

科研經(jīng)費；經(jīng)費管理；項目管理；信息化平臺

1　新《醫(yī)院會計制度》對科研項目經(jīng)費進行了細化和調整

財政部和衛(wèi)生部于2010年12月31日印發(fā)《醫(yī)院財務制度》，同時財政部印發(fā)了《醫(yī)院會計制度》，自2012年1月1日起，在全國公立醫(yī)院執(zhí)行。其中變動較大的就是科研經(jīng)費項目的調整。以前的科研經(jīng)費項目統(tǒng)一在往來科目中核算，以簡單的收付實現(xiàn)制方法核算，結果造成項目經(jīng)費使用混亂，不能有效滿足科研項目驗收結題的需要，而新的《醫(yī)院財務制度》則將科研項目經(jīng)費進行細化，改為以項目為單位，對科研支出進行細化管理。這樣實行科研收入和支出兩條線管理，實現(xiàn)統(tǒng)一核算，明確科研經(jīng)費的使用情況，但是即便如此，科研項目經(jīng)費的使用和管理仍然存在一些問題，比如：由于財務部門和科研科室對于項目的理解不同造成收到經(jīng)費時無法分辨應該屬于哪一項經(jīng)費，而使雙方產生誤解。又如：財務部門對經(jīng)費的支出往往從會計科目的設置出發(fā)，按照會計要素分類，而科研科室往往從實際情況出發(fā)，無法按照會計要素確定，這樣不僅僅使用經(jīng)費核銷時會出現(xiàn)理解上的偏差，就是前期的科研預算也會出現(xiàn)問題。

2　科研經(jīng)費項目管理過程中的現(xiàn)狀與問題

2.1科研經(jīng)費來源多元化，管理難度增加

近幾年公立醫(yī)院的不斷發(fā)展，科研經(jīng)費的規(guī)模和數(shù)量都得到飛速增長，科研經(jīng)費已不再由財政部門單獨提供。根據(jù)實際情況大致可以分成4種途徑：①由政府下發(fā)的科研三項經(jīng)費為基礎的科研經(jīng)費；②由其他非營利醫(yī)療機構撥付的課題經(jīng)費；③與國際合作及醫(yī)院自行支付配套資金的共同合作課題經(jīng)費；④少數(shù)營利性機構提供的科研課題經(jīng)費。由于經(jīng)費來源渠道不同，對科研經(jīng)費的管理辦法不盡相同，相關政府下發(fā)的科研經(jīng)費在適用方面管理相對比較嚴格，而營利性與非營利性機構對經(jīng)費的使用管理比較松，但更注重結題的實質性。不同來源的經(jīng)費對財務部門都提出了不同的要求，在日常工作中，無疑加大了管理難度。

2.2科研項目負責人只重立項，疏于經(jīng)費管理

對科研項目負責人來說立項是關鍵，所有的經(jīng)費管理都是以立項為前提。但也正因如此，科研項目負責人往往對科研經(jīng)費的使用不加以重視。這種管理意識的淡薄最終導致公立醫(yī)院的科研經(jīng)費使用存在諸多問題?？蒲许椖控撠熑嗽跔幦×㈨椀耐瑫r，沒能做好項目預算，科研項目執(zhí)行階段又將主要精力用于攻關技術難關，無法過多顧及經(jīng)費支出等執(zhí)行情況，這就造成在科研項目結題時出現(xiàn)預算超支或經(jīng)費使用不當?shù)葐栴}。這些問題的產生主要是由于科研經(jīng)費管理意識缺失，經(jīng)費使用管理缺乏統(tǒng)一思想，相關規(guī)定對于經(jīng)費使用存在盲區(qū)等，最終造成各種不合規(guī)現(xiàn)象的屢屢發(fā)生。

2.3科研經(jīng)費撥付不及時

幾乎所有的科研經(jīng)費都存在撥付不及時現(xiàn)象，這是因為公立醫(yī)院在爭取科研項目立項時，很有可能已經(jīng)開展研究工作，相關費用已經(jīng)開始產生。當立項獲得批準后，經(jīng)費不可能第一時間撥付到位，這中間會有諸多審批手續(xù)需要通過，通常會間隔一定時間才能撥付。這一點在國家政府撥付的科研三項經(jīng)費的撥付過程中最為明顯，有些科研項目經(jīng)費的撥付時間可能會超過一年。但是在獲得科研立項和撥付經(jīng)費期間一定會發(fā)生相關費用，而這些費用往往財務部門不得而知，相關科研負責人員由于無法提供有效證明不能為財務部門提供科研經(jīng)費依據(jù)，由此相關的科研費用往往被公立醫(yī)院作為日常費用所列支。當撥付經(jīng)費到位以后，極有可能會對以前發(fā)生的費用作沖賬處理。這些情況的發(fā)生無疑使財務部門和科研項目部門都耗費了大量的人力成本和時間成本。

2.4財務部門與科研部門在經(jīng)費來源及使用方面溝通不暢

由于近年來科研項目的數(shù)量和科研經(jīng)費的規(guī)模增長速度過快，使原有的管理模式不能適應新情況的發(fā)展。前文提到，科研立項本身就與經(jīng)費的撥付存在時間差，所以當科研經(jīng)費撥付到位之時，科研負責人已經(jīng)可能去開展工作或去爭取其他立項，無暇和財務部門進行溝通，而財務部門因不能及時核實該款項是哪一項資金，只能做閑置處理。正是由于部門之間缺乏有效溝通才使本就遲到的資金使用更加緩慢。另外，科研部門對于項目進展情況并無告知財務部門的義務，所以財務部門無從得知某項科研的進展情況，更加無法獲悉經(jīng)費的使用情況，更有傳統(tǒng)報銷模式只對經(jīng)費支出項目核實，并不能對經(jīng)費使用的合規(guī)性、合理性進行跟蹤。財務部門只能對經(jīng)費進行收支費用核算，卻缺乏對經(jīng)費的監(jiān)督管理。這樣做的后果就是在科研項目驗收結題時勢必出現(xiàn)經(jīng)費使用與項目預算存在脫節(jié)的現(xiàn)象。經(jīng)費一旦經(jīng)支出就很難進行更改，財務工作要等到科研驗收結題時才能發(fā)現(xiàn)，而對出現(xiàn)的錯誤想進行更正為時已晚。

2.5科研經(jīng)費管理手段落后

通過筆者近幾年的工作實踐發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的財務管理模式很難適應現(xiàn)有的科研經(jīng)費使用管理，一方面原有的手工賬、備查賬等模式存在經(jīng)費使用時間和科研進展時間脫節(jié)，記錄的經(jīng)費使用情況即便及時準確也無法滿足科研項目驗收需要的情況，在科研課題結題之時往往會讓科研負責人和財務部門耗費大量的時間及人力進行核實與清查。另一方面，即便是新《醫(yī)院財務制度》對科研經(jīng)費的管理做出了細化管理也不能適應現(xiàn)有的科研項目需要，這是因為《醫(yī)院財務制度》只對經(jīng)費發(fā)生的要素做出了細化管理，完全沒有考慮到科研項目的特殊性。通?？蒲薪?jīng)費根據(jù)科研項目的結題時間而定，科研項目完成通常需要兩年甚至兩年以上時間，而會計核算周期只有一個自然年。這就勢必造成財務部門對科研項目經(jīng)費的使用消耗大量的核實時間。期間產生的人力成本和時間成本是很難估計的。尤其是結題之前容易出現(xiàn)突擊使用經(jīng)費現(xiàn)象，這使得傳統(tǒng)經(jīng)費管理模式遇到了現(xiàn)實管理的瓶頸。另外，科研負責人、科研部門以及財務部門之間缺乏緊密合作更缺少相關的監(jiān)督機制都造成了管理落后，而管理手段落后最終影響科研項目的順利進行。

3　加強科研經(jīng)費管理的建議

3.1加強預算編制，提高執(zhí)行力

現(xiàn)實工作中，科研項目經(jīng)費執(zhí)行不力，有很大一部分原因來源于科研經(jīng)費預算做得不夠細致，對即將發(fā)生的費用沒有足夠的預估，當科研項目進行時可操作性不強，經(jīng)常會出現(xiàn)因實際需求進行大量的預算調整，而現(xiàn)實情況是科研經(jīng)費管理規(guī)定不允許對預算進行大的調整，只能進行微調。這就給科研項目結題造成了大量問題，例如：在項目進展過程中，材料費、測試費用、檢驗費等往往容易超過或低于原有的預算時期，這就要求在編制預算范圍時需要全面，考慮要周到。項目編制負責人既要掌握國家政策，又要對項目工作做到評估及測算準確。在預算環(huán)節(jié)需要財務人員、項目負責人及項目管理人共同參與，從項目任務進展及科研管理等方面最終完成項目預算，進而使項目預算更加科學、合理、操作性更強、執(zhí)行力更高。

3.2建立科研經(jīng)費信息管理模塊

根據(jù)醫(yī)院的實際情況來看，建立科研信息化管理模塊是為了更好地為科研管理部門和科研負責人提供幫助，減少傳統(tǒng)管理模式中的煩瑣程序，促進科研課題研究工作順利進行。信息管理模塊可以分成兩部分：一是科研經(jīng)費預算管理模塊；二是科研經(jīng)費使用管理模塊。

3.2.1建立預算信息模塊

按照通常的科研經(jīng)費預算模式建立預算信息模塊?？蒲胸撠熑艘唤?jīng)確認科研課題立項成功，即將基本信息以及預算金額上傳到預算信息模塊，所傳信息會快速傳達到科研部門，經(jīng)科研部門同意后上傳至財務部門，此后財務部門、科研部門及科研負責人均能看到科研項目的進展情況與經(jīng)費使用情況。預算信息模塊的建立是為了使科研部門、科研負責人、財務部門三者之間能夠在最短時間內達到一致性，三者之間互相督促，財務部門可以憑借上報的科研經(jīng)費預算及時對經(jīng)費信息進行處理，科研部門也可以同時觀察到科研經(jīng)費的預算執(zhí)行情況，相關科研負責人也可以及時了解到預算申報程度。

3.2.2建立科研經(jīng)費使用管理信息模塊

科研經(jīng)費的使用是科研項目能否最終順利結題的一個重要環(huán)節(jié)，為了使項目順利結題，科研經(jīng)費使用信息模塊的建立至關重要。

科研經(jīng)費使用信息模塊的建立與傳統(tǒng)管理模式并不相同，傳統(tǒng)管理模式中科研課題往往包括科研部門、科研負責人、財務部門、采購部門、審計部門及院內領導小組成員等。相關科室涉及較多，因為現(xiàn)在的科研課題無論數(shù)量和規(guī)模都較前些年有了飛速增長，這樣的管理模式不但會增加輔助科室的工作量，而且會增加各科室的推諉可能。但如果通過經(jīng)費使用管理模塊，并且采取項目負責人制度，那么科研項目只要由科研管理部門、科研項目負責人、財務部門三方面可以確定完成?？蒲薪?jīng)費使用管理信息模塊的建立有以下優(yōu)點

（1）減少不必要的審核批示環(huán)節(jié)。原有的科研課題研究模式中會涉及大量的試劑采購、物品采購、設備購置等，在使用經(jīng)費過程中需要特殊批注和說明，相關部門會對這些采購行為做出特殊處理。但是如果使用科研經(jīng)費使用管理模塊，就可以通過正常的采購手續(xù)以及領用就可以完成，只要相關項目負責人在購置領用后，在使用管理模塊中逐項填列，通過網(wǎng)上信息平臺上傳至科研管理部門和財務部門即可，科研管理部門一旦批示，財務部門即可根據(jù)批示對此類采購做出相關財務處理。這樣就減輕了其他輔助科室負擔，也減少了非相關責任人批示工作，從而使科研項目的進展更加順利。

（2）為科研課題順利結題提供便捷服務。科研項目申請通過之后，科研管理部門和財務部門只需要針對預算項目的經(jīng)費使用情況，按照規(guī)定進行詳細分類，將預算信息按規(guī)定計入科研經(jīng)費使用管理模塊，這樣就減輕了財務工作人員人為分類的壓力，克服了人為因素產生的錯誤。因為科研課題通常結題時間會超過兩年，以往人為分類會出現(xiàn)記錯或漏記等現(xiàn)象，但是通過網(wǎng)絡信息化管理模塊，則可以有效避免這些錯誤的產生，并且因為財務部門、科研管理部門、科研負責人三方均能查詢到該模塊的使用情況，財務部門會及時通過網(wǎng)絡信息提醒使用者出現(xiàn)的誤差，并且按規(guī)定對預算提前做好10%上限的微調工作，這些都由使用管理模塊在網(wǎng)絡平臺完成，減少人為因素的影響，使用者也會對經(jīng)費使用用途進行及時調整，不至于出現(xiàn)結題時發(fā)現(xiàn)問題但為時已晚無法處理的情況發(fā)生。

（3）使部門之間更好地協(xié)調工作。傳統(tǒng)模式下，財務部門只能看到經(jīng)費使用余額，只能對票據(jù)審核做出相應處理，但是最關鍵的經(jīng)費使用是否符合科研項目管理規(guī)定卻很難及時發(fā)現(xiàn)?？蒲薪?jīng)費在使用過程中各個環(huán)節(jié)缺乏溝通，彼此之間很難發(fā)現(xiàn)問題，無法對問題做出正確的解決方式。而科研經(jīng)費使用管理模塊通過院內信息平臺做到彼此之間各取所需，彼此可見。這樣就使三方能夠互相督促，彼此發(fā)現(xiàn)問題，使科研經(jīng)費的使用更加透明、清晰，對科研項目的進展也能相互可見。等到項目結題就能快速通過預算及預算執(zhí)行率幫助科研負責人快速結題，進而提高經(jīng)費的使用效益，同時也減少了項目負責人對資金使用的盲目性。

4　結 語

由于近年來科研經(jīng)費無論從數(shù)量還是規(guī)模都有了大幅增加，并且科研項目經(jīng)費的收入來源日趨多元化，從單一的國家政府投入轉變?yōu)橐試覟橹?，營利機構、非營利機構以及各種基金會為輔的多種形式，而各種形式的科研項目經(jīng)費管理的規(guī)定并不完全相同。通過從財務視角對科研經(jīng)費管理分析，用科研經(jīng)費管理模塊進行管理以及用單位自身信息平臺進行協(xié)調工作成為完全可行，但是在工作中同樣會遇到一些問題，如項目負責人對經(jīng)費預算的編制考慮不周全，最終會造成經(jīng)費使用項目未能按類別詳盡分類，從而相應增加財務人員和項目負責人之間的工作量。再如：單位信息管理系統(tǒng)并不能完全滿足科研經(jīng)費管理模塊的需求，這些都需要有相關的提升?？蒲薪?jīng)費管理模塊作為一項系統(tǒng)工程還需要進一步完善，才會有很大的拓展空間，才能對未來的醫(yī)療服務及成果轉化發(fā)揮極大的作用。

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2016-08-02