電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的問題與思考

米 靜

（中廣核管理咨詢（深圳）有限公司，廣東 深圳 518000）

電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的問題與思考

米 靜

（中廣核管理咨詢（深圳）有限公司，廣東 深圳 518000）

隨著電子政務(wù)系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，電子檔案管理也遇到了各種新的挑戰(zhàn)。由于技術(shù)、管理等方面的原因，我國當(dāng)前電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理依然存在很多的問題。本文從電子檔案的文件歸檔、安全保障、整合共享、檔案移交、以及全程管理和前端控制之間的矛盾等幾個方面闡述了電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理存在的問題，并基于此提出了幾點提高電子檔案管理水平的對策。

電子政務(wù)；檔案管理；安全保障

1　電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的問題

1.1文件歸檔存在的問題

電子文件歸檔中存在的問題可以分技術(shù)障礙、管理缺陷兩方面。

（1）技術(shù)層的障礙。主要體現(xiàn)在3個方面：①業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要功能就是處理業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)具備低冗余、高效率的特點，而檔案管理則因其要保證在較長年限內(nèi)的安全性，則需要高度的冗余；②電子政務(wù)系統(tǒng)可擴(kuò)展性被限制，檔案管理功能嵌入面臨著很大的挑戰(zhàn)；③在對數(shù)據(jù)的管理權(quán)限上，業(yè)務(wù)部門比檔案部門更加完整，但是，當(dāng)清除積存數(shù)據(jù)導(dǎo)致鏈接變動時，檔案部門可能不能及時找到所需的檔案，從而影響了管理和維護(hù)的進(jìn)度。

（2）管理上的缺陷。①管理權(quán)限得不到保障。電子檔案是存儲在業(yè)務(wù)部門中的，所以業(yè)務(wù)部門的管理權(quán)限應(yīng)比檔案部門的更大；②責(zé)任主體不明確。電子檔案的管理權(quán)限實際上是由檔案、業(yè)務(wù)部門共同分享的，一旦發(fā)生丟失或篡改的問題，很難確認(rèn)責(zé)任歸屬。

1.2安全保障不足

現(xiàn)階段電子檔案的安全面臨著很多的問題，從影響因素上看可以分為以下3方面。

（1）技術(shù)原因。系統(tǒng)的技術(shù)水平直接關(guān)系著電子檔案的安全性，一旦存在黑客攻擊、病毒、軟件與硬件存在漏洞、系統(tǒng)與設(shè)備發(fā)生故障等情況，均會造成電子檔案的丟失或者損壞。

（2）社會或者自然因素。比如：檔案保管場地自身的條件、火災(zāi)、地震等因素均會產(chǎn)生很大的影響。

（3）管理上的問題。比如：權(quán)限不明、操作不規(guī)范、工作人員失誤等。

1.3整合共享方式不統(tǒng)一

電子檔案整合共享概念的內(nèi)涵非常模糊，從廣義與狹義，宏觀、中觀與微觀層面看均具有不同的內(nèi)涵，這也就造成了電子檔案整合共享不能避免的復(fù)雜性。此外，整合共享具有很多的模式，就檔案實體而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中經(jīng)常遇到途徑單一或多樣、橫向或縱向的體制、一致或異構(gòu)的系統(tǒng)等矛盾，所以根據(jù)實際情況來看，整合共享的途徑、方式會有各種各樣的模式，不能統(tǒng)一。

1.4電子檔案移交不規(guī)范

在檔案雙軌制的背景下，電子檔案的移交面臨著一定的問題。

（1）檔案的有機(jī)聯(lián)系缺失。當(dāng)前的電子檔案移交中，大多移交的是單份的電子數(shù)據(jù)，未形成可以反應(yīng)整體的檔案，從而使移交檔案缺乏關(guān)聯(lián)。

（2）檔案的元數(shù)據(jù)不完整。雙軌制的實施使人們存在備份的依賴心理，導(dǎo)致移交工作的不規(guī)范，進(jìn)而造成元數(shù)據(jù)的丟失。

（3）移交工作的效率被限制。由于紙質(zhì)、電子檔案的移交上存在時間差的問題，造成了工作量、成本的大幅增加。

1.5前端控制和全程監(jiān)管的矛盾

前端控制和全程監(jiān)管在現(xiàn)實中存在著一定的矛盾。前端控制、全程監(jiān)管都是基于檔案部門的位置，要求自形成初始，對電子文件進(jìn)行全程的管理。但是，兩者存在一定的矛盾，若實行了全程管理，檔案部門則為主要的管理者，對前后環(huán)節(jié)進(jìn)行同等的規(guī)劃和管理，就不再需要前后端的理論；但是如果重視前端控制，那么檔案部門就成為了后面環(huán)節(jié)的管理者，就不能很難實現(xiàn)對前面環(huán)節(jié)的管理。

2　提高電子檔案管理水平的對策

2.1規(guī)范檔案移交

隨著對檔案管理需求的不斷提高，在線歸檔已越來越重要，且應(yīng)當(dāng)作為歸檔的主要方式；而離線歸檔能夠解決特殊格式或者一些涉密的檔案材料，所以也是不可缺少的，可作為輔助手段。因此，對于電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案應(yīng)采用“在線為主，離線為輔”的歸檔方式。

在歸檔規(guī)范方面應(yīng)做到如下四點：①雙軌制管理是現(xiàn)階段的主要管理模式，所以應(yīng)當(dāng)將明確并區(qū)分電子、紙質(zhì)兩種檔案移交的基本方法；②整理分析電子檔案在線移交中的問題，一定要遵循檔案的原始形式，預(yù)防復(fù)制形式下的雙套歸檔，并慢慢轉(zhuǎn)向單套歸檔；③明確檔案移交各個階段中檔案館、檔案室的各自責(zé)任，以保證檔案的完整、安全；④制定檔案移交的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并完善移交的技術(shù)，促進(jìn)單軌化的轉(zhuǎn)型。

2.2安全保障措施

電子檔案的安全會受到很多因素的影響，所以，要進(jìn)行全方位的考慮：①技術(shù)上，強(qiáng)調(diào)自主研發(fā)管理系統(tǒng)的重要性，制定相應(yīng)的加密、殺毒、備份、隔離等措施；②管理上，提高工作人員的安全意識，建立健全的監(jiān)督管理體系，提高管理人員的專業(yè)水平等；③法律法規(guī)上，對檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，確定檔案的憑證性，從而使檔案的安全管理工作規(guī)范化。

2.3整合共享策略

檔案管理工作應(yīng)從檔案本身拓展到現(xiàn)行文件的生成背景、環(huán)境及整個過程，因此在信息整合中應(yīng)做到如下兩點：①明確整合共享的內(nèi)涵，在實踐中基于信息、實體的整合共享聯(lián)系密切，應(yīng)當(dāng)把兩種相結(jié)合，形成信息、實體一體化的共享方式；②分散式和集中式電子檔案的整合共享策略的實施效果是不同的，建議從共享效率、整合深度上分析各自的優(yōu)缺點和應(yīng)用的條件。

3　結(jié) 語

將檔案工作融入到電子政務(wù)建設(shè)中，電子檔案管理模式發(fā)生了很大的變化，同時使我國電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理產(chǎn)生了很多新的問題，面對這些變化和問題，檔案工作的所有部門應(yīng)當(dāng)針對各個環(huán)節(jié)的問題，制定相應(yīng)的對策，做好每個環(huán)節(jié)的工作，以提高電子檔案管理水平。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.132

G271；D63

A

1673-0194（2016）18-0191-01

2016-08-20