醫院檔案管理信息化建設研究

楊忠雍

（上海市長寧區婦幼保健院，上海 200051）

醫院檔案管理信息化建設研究

楊忠雍

（上海市長寧區婦幼保健院，上海 200051）

新時期下，檔案作為組織單位生產、經營活動的重要憑證，在信息時代背景下，檔案在促進組織單位健康發展等方面發揮著積極作用。醫院檔案記錄著醫院所有內部信息，與醫院管理、醫療機構建設等方面存在非常密切的聯系，如何加強對檔案管理信息化的建設成為醫療事業改革亟待解決的問題。本文立足于醫院檔案管理信息化建設重要性，分析和研究當前檔案管理信息化建設存在的問題，最后在此基礎上提出相應的解決對策。

醫院；檔案管理；信息化；建設

0　引 言

近年來，國民經濟飛速發展，國家對我國醫療事業改革給予了較大的關注，促使醫院管理工作逐漸朝著現代化、信息化方向發展。目前，我國很多大型醫院信息化建設較為普遍，尤其是OA辦公系統、HIS系統等應用范圍較為廣泛，不僅提高了醫院各項工作的有效性，且在很大程度加快了改革進程。但是在此過程中，很多醫院卻忽略了對檔案管理信息化的建設，不僅未設置專職人員，且檔案利用率很低，并未發揮檔案的實用價值。因此加強對醫院檔案管理信息化建設的研究具有非常重要的意義。

1　醫院檔案管理信息化建設的重要性

醫院作為我國醫療機構的一部分，每天面臨大量病患，內部積累了海量信息。而這些檔案信息不僅記錄著醫院各項工作，且對未來醫療課題研究起到積極作用。在醫院內部構建信息化管理系統，能夠實現對檔案信息的有效共享，且能夠提高檔案的整理、存檔效率，促使檔案信息能夠更好地發揮自身服務功能。另外，通過信息化管理，能夠為醫院管理提供更加全面的統計數據，且為醫院臨床科室研究新療法等各項工作的開展奠定堅實的信息基礎。近年來，我國醫療事業改革取得了顯著成績，但是醫院與病患之間的關系也愈發緊張。而構建信息化檔案管理系統，能夠轉變醫院服務方式，構建和諧的醫患關系，從而提高醫院服務水平、樹立良好的醫院形象。醫院檔案管理信息化管理，能夠充分利用網絡技術，實現對醫療資料等進行長期保存，且能夠進行檢索參考，為醫院領導制定科學決策提供依據，從而促進醫院長足發展。

2　醫院檔案管理信息化建設存在的問題及對策

2.1問題分析

不同于其他組織機構，醫院自身具有較強的特殊性，對其進行檔案管理信息化建設是一個綜合性、長期性工程，也是醫院現代化、信息化建設的必然選擇。但是在建設進程中，不能過于樂觀，還應認清當前存在的諸多問題。

2.1.1醫院領導重視度不夠

醫院在發展過程中，領導已經意識到了信息技術的重要性，適當增加了資金等要素的投入，很多部門都已實現了信息化，唯有檔案管理工作被擱置一旁。思想、觀念是人們行為的先導，主觀意識不重視，成為阻礙檔案信息化建設的重要原因之一。

2.1.2專職檔案人員匱乏

新時期下的檔案管理人員不僅要具備專業知識，還需要懂得計算機操作等能力，才能夠勝任該項工作。而事實上，很多從業人員存在老齡化、專業性差等問題，無法為醫院檔案管理信息化建設提供更多智力支持。

2.1.3軟件水平偏低

雖然醫院信息化建設初具規模，但是內部缺少統計標準的管理軟件，產生了信息孤島問題，如人事檔案管理、后勤事務管理各自為政現象普遍存在，直接影響工作效率的有效提升。

2.1.4制度不夠完善

目前，我國多數醫院尚處于起步階段，使得檔案管理制度不夠完善。具體表現在職能分工不明確、檔案歸檔至保存等方面不夠規范和完善，在很大程度上影響了檔案資源利用的有效性。

除此之外，軟硬件設備不足、檢索工具落后等問題都是醫院檔案信息化建設需要解決的問題。上述種種，在很大程度上阻礙了醫院檔案信息化建設進程。

2.2解決對策

2.2.1對檔案管理信息化建設加強重視，完善基礎設施

檔案管理信息化建設的關鍵在于院領導重視度。在實踐中，應從多個方面入手，以引起領導的重視，促使領導能夠明確檔案信息化建設的重要性，并適當增加資金、人力投入，完善信息化建設需要的軟硬件設施。只有這樣，才能夠對檔案信息化建設起到積極地促進作用，為醫院各項工作的順利開展提供支持。

相比較來看，紙質檔案無論是在時間方面，還是在利用方面都容易丟失，難以實現長期保存。因此在信息化建設過程中，可以利用數字化掃描技術，對紙質檔案進行電子化處理，促使其轉變為電子檔案。且在利用時，可以通過計算機查詢，能夠有效延長紙質檔案的壽命，繼而提高紙質檔案的管理水平。

2.2.2結合現有網絡平臺，實現統一管理

現如今，多數醫院都已經構建了內部管理平臺，滿足日常工作需求。為了能夠提高檔案資源利用率，筆者認為在信息化建設中，可以結合現有網絡平臺，從自身實際情況入手，將檔案管理系統與OA、HIS等系統有機整合到一起，實現統一管理目標。在此過程中，還能夠開發和利用檔案管理系統，有利于電子文檔的轉換和歸檔處理，從而提高文件、信息等要素的管理水平，形成資源整合效應。建立統一的信息管理系統，能夠設置文件級、案卷級目錄，實現對源文件信息數字化的有效處理，從而提高檔案數據的真實性、完整性，為院領導制定科學決策提供一定支持。

2.2.3構建歸檔機制，提高管理水平

OA、HIS系統在醫院中的應用，促使越來越多的辦公文件在網上進行傳輸、發布及閱讀，對多元電子文件進行歸檔直接增加了檔案管理難度。基于此，整合辦公文件起草、審批等環節，構建一套高效的機制非常必要。具體來說，一方面，建立歸檔制度。將所有信息管理內容都納入其中，為電子文件歸檔工作提供制度依據，從而促進檔案管理朝著規范化、制度化方向發展。另一方面，規范相關操作。在《中華人民共和國檔案法》等現有法律基礎之上，結合實際情況將紙質與電子檔案有機整合到一起，尤其是一些新興的電子檔案，需要加強對標準、使用等方面的高效處理，逐漸形成電子檔案操作體系，從而提高電子檔案可靠性水平。此外，針對前端控制管理制度而言，應堅持控制理念，將其滲透至醫院檔案資料等全過程。在工作中，將檔案管理工作進行前置處理，能夠為后續檔案資料的應用奠定堅實的基礎，與此同時，還能夠加快檔案資料及時歸檔進程。

2.2.4重視檔案保護，引進先進人才

建立在互聯網基礎上的檔案管理系統，在使用過程中，或多或少受到外部環境的影響，檔案信息會受到惡意篡改和盜取，對醫療工作有序開展產生不良影響。因此重視對檔案的保護非常必要。醫院可以利用先進的保密手段，完善權限分級，設置數據加密等，在電子檔案與外部環境之間構建一道防護屏障，提高檔案信息安全性水平，真正做到防患于未然。不僅如此，除了基本的防護措施，還應對數據進行備份，一旦遭受到惡意攻擊，能夠在短時間內恢復正常，從而保證醫院各項工作有序進行，為病患提供更加優質的服務。

對于檔案的管理，人才綜合素質高低直接影響檔案信息化管理水平。因此醫院應重視對人才的引進及培訓。一方面，針對現有管理人員，醫院需要結合自身情況，制定完善的培訓體系，側重對檔案管理專業知識、計算機操作技能的培訓，優化人員知識結構，在工作中更好地發揮自身主觀能動性；另一方面，應積極引進更多既懂得經濟理論、英語知識，又懂得臨床醫學知識的復合型人才，為醫院檔案信息化管理系統的構建奠定堅實的智力基礎。

2.2.5挖掘檔案資源，提高檔案利用率

為了更好地順應時代發展趨勢，醫院檔案管理工作信息化建設，應與實際工作相結合，探索現代化發展道路，用優質的服務回饋醫務人員，從而促使檔案能夠有效發揮自身價值。相比較來看，傳統檔案管理工作實效性較低，且利用方法單一。而信息化系統中的檔案，能夠突破時空限制，為醫院醫務人員查詢等工作的順利開展提供更多支持，形成一種高效的運行模式。

3　結 語

人類社會正式進入到互聯網時代，以往單一的檔案管理模式已經無法滿足醫院工作的需求。因此在醫療事業改革趨勢下，加強對檔案資料進行信息化管理系統的建設顯得尤為重要。針對當前信息化建設存在的諸多問題，醫院領導應充分發揮自身宏觀協調作用，適當增加資金等方面投入，完善軟硬件設施。同時，還應加強對檔案管理人才的引進，打造一支高素質檔案管理隊伍，將檔案信息系統與現有網絡平臺相結合，不斷提高醫院檔案資源利用率，從而促進我國醫療事業又好又快發展。

主要參考文獻

［1］邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析［J］.中國當代醫藥，2012（2）.

［2］陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路［J］.辦公室業務，2014（3）.

［3］李曉麗.淺談醫院檔案管理信息化建設的問題與對策［J］.河北企業，2014（3）.

［4］生國棟，丁八一.淺議醫院檔案管理信息化建設問題與研究進展［J］.中國醫學工程，2014（6）.

［5］尉紅.現代化醫院管理須加快醫院檔案管理信息化建設［J］.蘭臺世界，2013（z4）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.114

R197.3；G270.7

A

1673-0194（2016）16-0174-02

2016-07-12