ERP在企業采購管理中的應用分析

衛亭廷

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ERP在企業采購管理中的應用分析

衛亭廷

蘇州大學計算機科學與技術學院，江蘇 蘇州 215006

隨著時代的進步，信息技術逐漸在社會各個行業中普及。國內許多企業開始將傳統的采購模式結合新的信息技術，從而使采購管理更加高效、合理。ERP系統將信息技術與傳統采購管理結合，展現供應商、客戶以及企業三者的實際情況，從而最大限度的控制企業成本。研究主要分析ERP系統在企業采購管理中的應用。

ERP系統；企業采購；流程化

ERP系統將當代信息技術與企業采購管理結合，使企業內部的生產經營活動與客戶需求、供應商所提供的資源緊密鏈接，從而為企業的成本管理、工作效率化以及資金運行情況等一系列問題提供解決的依據和細部的數據。當企業處于競爭日益激烈的經濟環境中，采購的成本控制堪比品質提高、銷售擴大的重要性，尤其是在勞動密集型企業中更為突出。

1 ERP系統在企業采購管理當中的作用

在企業的采購管理當中，采購業務是預計、實行與調控的整個管理過程[1]。在企業當中，采購工作非常重要并且也是非常繁瑣的，因為采購環節出現問題而影響整個企業運行流程的現象屢見不鮮[2]。傳統的采購模式當中，對商品供應商的價格查詢方式主要是通過電話，其無法保留信息記錄，也無法展現真實的供應商信息，從而使采購活動中出現許多安全隱患[3]。ERP通過整個供應商、客戶以及銷售網絡，使企業的銷售、供應以及生產有機的聯系在一起，從而做到及時、快速、有跡可循地生產經營，達到提升生產效率等目的。

2 ERP系統在企業采購管理當中的應用

2.1 建立有效的供應鏈

將ERP系統應用到企業采購管理當中，能夠幫助企業建立供應商信息檔案，并依據供應商所能提供的資源進行分類，對所有供應商進行主次分類，分為首選、次選[4]。同時，還可以進行嚴格監督，記錄不良率。價格、不良率和產能都是影響供應商評價的重要KPI指標，這些數據甚至歷史記錄可以在ERP系統中完整保留和查詢。在實行采購計劃時，需要先分析對應供應商的資料，然后再分析采購商品的信息，最終才能夠確定采購方案。

2.2 生成采購計劃

依據ERP的物料需求，可以生成行之有效的采購計劃，并在采購之前，考慮商品的L/T、訂貨量、運輸方式以及物料的存儲方式等，并利用ERP系統對物料進行分類、合并[5]。假設某些物料的采購周期較長，供應商的生產、供應、庫存管理和市場營銷的不穩定性加劇，對此，ERP系統可以最及時反映物量變化并幫助制定商品合理的采購計劃。

2.3 合理選擇供應商

在選擇供應商的過程中，采購部門可以利用ERP系統對供應商的信息進行收集并進行分類對比。直觀的展現供應商的不良率、價格、納期等KPI指標，作為采購部門量化的考評依據。依此得出優秀協力社可成為向后物量分配等采購經營戰略制定的參考。

2.4 生產采購用款

在制定采購計劃之后，ERP系統會自動的生成采購總款數額，并制定用款計劃[6]。采購部門可以將用款計劃上報給財務部門，并在財務部門確認之后，將反饋的信息、意見提供給采購部門，兩個部門的共同認可之后進行付款。

2.5 下達采購訂單

ERP系統能夠依據企業的產品儲存量、采購時間、采購總量、商品運輸方式、采購用款計劃以及計劃外的額外費用等信息自動生成采購訂單。每日訂單的發送也可以根據ERP系統中的最新物量進行及時調整，對長期庫存或者產能不足等情況提前管理，有效減少因為供貨不足而導致停線情況的發生。

2.6 跟催采購訂單

利用ERP系統設置訂單追蹤周期以及時期，從而形成跟隨計劃，采購部門可以依據ERP系統所給出的計劃對供應商開展跟催活動，在跟催訂單的過程中，ERP系統能夠給采購部門提供供應商的商品質量情況以及生產、運輸進度等信息。

2.7 驗收商品

在商品的過程中，采購部門可以對供應商所提供發票以及訂單進行詳細的檢驗，并將發票以及收貨單信息錄入到ERP系統當中。同時，ERP系統將可以依據企業的實際流程以及集成特點，從資材管理員手中將貨物按照訂單進行驗收。

2.8 采購總費用結算

在商品的驗收完成之后，采購部門需要配合財務部門對整個采購活動進行費用的整體結算，并且依據采購結算單以及計劃外費用的實際情況，計劃出采購活動整體的投入成本數量。

2.9 結算采購訂單

ERP系統能夠自動的結算采購訂單，在上訴所有步驟均完成之后，便可以利用ERP系統對采購清單進行分析，并依據訂單進行采購活動的整體費用結算，最終由ERP系統按照付款結算的方式進行費用結算。

2.10 維護系統數據

ERP采購系統經過一系列的采購活動之后，會產生采購信息、供應商信息以及商品信息等基本數據。對于這些數據，ERP系統能夠自動的進行儲存、備份，從而防止數據意外丟失，保障數據的可靠性。

3 總結

綜上所述，ERP系統在企業采購管理當中的作用不僅能夠協助企業采購辦公自動化、流程化、規范化，還能夠為企業的經營戰略提供明細歷史數據作為重要參考。在這一過程當中，ERP系統能夠給企業的決策、運行提供時間、經濟上的節省，有助于企業采購管理中的工作效率化。同時，也有效的改善了企業的采購模式，給企業帶來良好的經濟利益和更強的競爭力。隨著社會的發展，ERP技術的普及將會深入到企業的各個環節當中，為企業的經濟效益提供可靠支持。

[1]朱道立，高小惠，魏大鵬.ERP在企業采購管理中的運用[J].商場現代化，2015，10（5）：10-12.

[2]陳璐.ERP系統在提升企業采購管理水平中的方法與作用[J].石油化工管理干部學院學報，2013（4）：1-2.

[3]羅春元.電子采購系統在企業采購管理中的應用[J].鐵路采購與物流.2014，11（9）：98-103.

衛亭廷（1988—），女，江蘇省蘇州市人，單位是蘇州大學計算機科學與技術學院，職務是碩士生，研究方向是計算機技術。

F275；F270.7

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1009-6434（2016）05-0063-01