建筑設計單位文書檔案管理淺議

秦傳庫

（山東省建筑設計研究院，濟南 250000）

建筑設計單位文書檔案管理淺議

秦傳庫

（山東省建筑設計研究院，濟南 250000）

文書檔案管理是建筑設計單位管理工作中的一項重要內容，文書檔案管理的好與壞直接關系到單位檔案資料的完整與否，所以一定要引起重視。本文闡述了建筑設計單位文書檔案管理的特點和普遍存在的問題，并提出了完善文書檔案管理的對策，目的在于給建筑設計單位的文書檔案管理提供借鑒。

建筑設計；文書檔案；管理；信息化

1　建筑設計單位文書檔案管理的特點

建筑設計單位的文書檔案主要包括生產合同、人事檔案、行政檔案、院內重大活動（如職代會、建院周年慶等）的方案及記錄、各類合作協議、各種上級來文、院務及黨委會議紀要、院內普發文件、各項規章制度以及各種重要時刻的照片與影像，等等。對大多數建筑設計單位而言，設計圖紙等技術檔案有著重要的價值，自然受到格外的重視，一般設有專門的圖檔室并安排專業人員負責管理，而文書檔案則沒有得到足夠的重視。與技術檔案管理相比，整體上還處于比較原始的階段，還有較大的提升空間。

1.1文書檔案管理過于分散

建筑設計單位根據業務需要，一般會設置不同的職能管理部門，比如：生產經營處、技術處、人事處、財務處、后勤處與辦公室等，在日常工作中，這些職能部門均是為一線生產經營部門服務的，每個部門每年都會產生一定量的文書檔案。為了使用的方便，這些檔案大都由各職能部門自行存檔管理，比如：生產合同由生產經營處保管、人事檔案由人事處保管、財務資料由財務處保管、各種文件由辦公室保管等，這就不可避免地造成了檔案管理的過于分散，不利于建筑設計單位文書檔案的整體控制與保管。

1.2管理人員不夠專業

建筑設計單位普遍缺乏專職文書檔案管理人員，文書檔案管理往往由其他崗位的工作人員兼任，例如：生產合同一般由生產經營處負責資質證書、項目登記，或者由生產一線的人員兼職管理；人事檔案則由人事處負責，或由工資社保的同志兼職管理；辦公室的檔案管理一般由秘書負責，秘書的主要任務是起草文字、收發文件、登記傳閱、上傳下達等，日常瑣事繁多。這些人因為都不是專職的文書檔案管理人員，用在檔案管理上的時間和精力就十分有限，管理也不夠科學，收集、存放、保管都比較隨意，存在收集不完整、歸檔不到位、借閱不歸還的現象。

1.3檔案管理手段和技術落后

建筑設計單位的技術檔案（圖紙）管理水平十分先進，大多已采用了電子歸檔，之前沒有電子歸檔的圖紙，也已全部掃描成電子文件，極大地方便了圖紙的歸檔整理和查閱。相比而言，文書檔案則落后的多，基本全是紙質檔案，由于沒有專門的檔案室，檔案保存條件簡陋，年代久遠的一些文件資料，紙張開始變得發黃發脆，在翻閱時稍有不慎便會對這些寶貴的資料造成損害。因此，在文書檔案管理過程中，引進一些現代化的管理手段和技術是十分必要的，充分利用現代化的一些軟件和設備，實現文書檔案管理的信息化、數字化并不是難事。

2　建筑設計單位文書檔案管理的改進策略

文書檔案管理作為建筑設計單位職能管理的一部分，有其自身的價值和意義，文書檔案中的各種文件、合同、圖片、影像等資料，是一個單位業績的體現和歷史文化的積淀，對于提升一個單位的聲譽、影響有潛移默化的作用。因此，應重視文書檔案管理，提升管理水平，發揮其潛在價值。

2.1加強對文書檔案管理的重視，整合職能，統一管理

建筑設計單位的一個共同特點是，重業務、輕黨建，重生產、輕管理，文書檔案管理與生產經營關系不大，不能帶來直接的經濟效益，所以很難引起領導的重視。但一個現代化的建筑設計企業，必須既重經營，也重管理，對記載著單位發展歷程和重大成果的文書檔案，更應引起足夠的重視。首先，應成立專門的檔案室，將單位所有的文書檔管集中存放管理。如果條件不允許，至少在現有職能管理部門內開辟一個單獨的空間有序存放本部門負責保管的文書檔案。其次，配備專職的管理人員，專門負責文書檔案的收集、整理、統計、歸檔和借閱等。再次，要依據《中華人民共和國檔案法》制定適合本單位的檔案管理制度，使文書檔案管理更加規范化、科學化。最后，要將文書檔案管理納入單位的質量管理手冊，每年進行質量抽查，確保安全有效。

2.2加強對管理人員的培訓，提高職業素養

文書檔案管理人員除了應具備基本的政治素質、敬業精神、服務意識、保密意識和業務知識外，還要通過不斷學習和培訓，提高職業素養。首先，建筑設計單位的文書檔案管理人員大多不是科班出身，缺乏基本的檔案管理知識，因此要對他們普及檔案管理的一些基本知識和技能，經過嚴格的培訓再安排上崗；其次，根據建筑設計單位文書檔案的特點，文書檔案管理人員應學習一些勘察設計方面的知識和法律、法規，以便對所管理的檔案有更深刻的了解，對檔案的功能和價值有較好的把握；再次，檔案管理人員要學習保密法，對涉密文件要嚴格保管，以免因好奇泄密而觸碰法律；最后，管理人員要充分利用文書檔案的價值，為生產一線服好務。

2.3加強信息化建設，提升工作效率

建筑設計單位文書檔案管理的信息化、現代化水平普遍較低，應向圖書館、檔案館以及一些大型現代化企業的檔案管理部門學習，加快信息化建設，進一步提升工作效率。首先，單位應投入一定的資金采購硬件設備，如掃描儀、硬盤等；其次，將現有的紙質檔案全部掃描、分類存儲；再次，建立綜合信息查詢借閱系統，通過設置一定權限，方便職工查詢借閱相關資料；最后，逐步實現無紙化辦公，新形成的文書檔案由電子文書逐步取代紙質文書，當然，這是一個慢長的過程，不是一個單位的事情，需要全社會的共同努力。

主要參考文獻

［1］李玲.文書檔案的現代化管理 ［J］.山西檔案，2009（1）.

［2］張艷鳳.文書檔案管理的現有問題及對策［J］.黑龍江史志，2014（9）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.127

G275.2

A

1673-0194（2016）14-0176-01

2016-06-12