數字為“王”：大勢所趨的會議數字技術

會議也要黑科技

雖然絕大多數的會議都沒有阿里的云棲大會那么“豪”，但數字技術在當今的會議活動中已經必不可少，這已成為業界公認的事實，在信息和科技已然“爆炸”的當今，哪怕是純學術會議，如果不能營造出輕松的氛圍，其現場和會議效果可能是無法想象的。所謂的會議數字技術早已不僅限于注冊和簽到，更被靈活運用在會議進行之中，酷炫的黑科技，良好的互動體驗，或許分分鐘就能讓參會者和瞌睡蟲告別，會后還有會議管理，有效幫助了會議組織者的管理和數據信息的統計。

近日，記者全程參加了“康輝旅游集團品牌戰略升級發布會”。從數字創新和服務的角度看，大會有多處亮點：首先，會前通過向每一位參會者手機發送會議流程通知、參會要點提示，從而讓嘉賓參會時“知其所謂”；其次，在會中，其通過現場的“關注微信，集贊有禮”的方式，增加了其微信公眾號的粉絲數量；再有，整個會議的演講環節，基本都采用了“視頻短片+嘉賓解讀”的方式，以加深傳播感受、減少失誤率；最后，為了活躍會場氛圍，在嘉賓演講時主辦方還加入了“有獎提問+大屏幕問題列顯+嘉賓選答”環節，以刺激現場互動熱情。

可見，會議數字化管理的優越性不言而喻，全國會議公司聯盟質量總監、江西省南昌市周道會展服務有限公司總經理周道認為，數字化是解決會議管理成本居高不下、費時費力、與會者參會體驗還差等“傳統會議”短板的最好辦法。這種會議時髦、酷炫、參會體驗良好、數字統計方便，是移動互聯網時代的大勢所趨，已成為大會主辦方和組織者追捧的對象。

所謂“數字化會議”，周道也給出了自己的定義，簡單來說，就是基于網絡、人工智能等技術，通過統一平臺實現對會前信息發布、會中流程服務、會后數據分析的統一管理；不但能節約成本，還會增強參會者的體驗熱情。會議簽到方面，像微信簽到、二維碼簽到、手機簽到、手環簽到、RFID（射頻識別技術）簽到、身份證簽到等，其不僅方便、快捷、準確，對于參會者來說也是一種很好的體驗。“最近公司在北京舉辦的全國會議公司聯盟答謝晚宴上，就明顯感受到手機簽到、微信抽獎、實時照片墻等，不但增進了參會人員的互動交流，更獲得了與會者的一致好評。”周道說到。

會議組織者收益最大

同樣有此感受的還有中旅國際會議展覽有限公司相關負責人，她向記者介紹道，在一些會議和活動中使用的簽到機器人、多屏互動、會場熱度動態顯示、參會人員定位等，其不但提高了會議組織方的工作效率，也為參會者提供了更好的現場體驗，并很好地解決了與會者的現場“疑慮”，同時，也極大的調動了參會者的互動積極性，提升了會議和會議組織者的產品競爭力。

在2016北京第十八屆國際旅游節上，作為中旅會展打造全產業鏈生態圈，實現業務多元化的突破之舉，其5天的活動時長、4個會場的規模，以及19個國家，26支表演團體和近千人的演員隊伍，“國際化、大眾化、公益化”的辦會要求等。中旅會展之所以能成功承辦這場世界級的節慶活動，并使本屆北京國際旅游節真正做到集娛樂性、觀賞性、差異性為一體的中外文化交流盛會，數字科技的切實應用是關鍵之一。又比如2016年7月中旅會展承辦方泰康人壽在哈爾濱舉行的 “第七屆500強幸福天使培訓高峰會”，參會人數達4000人之多， 現場物料準備包括實名制胸卡、分性別和型號的服裝、實名制競拍器等，中旅會展實現零誤差，這與采用數字簽到技術分不開。

新疆會邦國培會展服務有限公司總經理許冰表示，近年來公司也在加速推進數字化會議和服務產品的研發。隨著參會者獲得信息渠道的增多，他們參會時更看重的是體驗、分享和與主講嘉賓進行的交流互動，而不再是單純的聽講。

在具體承辦會議的過程中，許冰發現模擬影像、大屏動畫這些環節或形式的出現往往能引起參會者的極大興趣，使大家更愿意參與其中。于是，公司在承辦2016年“邁瑞生物科技會議”上，在嘉賓講到諸如切除血管這類微創手術時，就特意安排在大屏幕上播放一段動畫形式的影像，以更清晰和更具象的傳達演說內容，達到更好的傳播效果。

不少參會者表示，這種融數字科技與學術內容的全新體現，不僅把嘉賓要傳達的東西展現得淋漓盡致，更引起了較大的興趣。現場觀眾大家紛紛拿起手機拍照或拍攝，有的還把影像連同會議名稱、嘉賓姓名一同分享到了自己的“朋友圈”，超預期地擴大了會議的影響和價值。