加強醫院檔案信息化工作研究

文/鄂爾多斯市中心醫院 呂占峰

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加強醫院檔案信息化工作研究

文/鄂爾多斯市中心醫院 呂占峰

【摘要】隨著醫院工作任務的增多和醫院功能的不斷健全，醫院檔案日益繁多，紙質檔案保存的難度逐漸加大，而同時信息化發展正日新月異，將醫院檔案信息化管理，是未來醫院檔案管理的一大趨勢。本文從這個角度出發，分析醫院檔案信息化過程的問題，規劃加快推進的一些路徑。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；信息化

信息革命以來，信息化管理在醫院管理工作中發揮著越來越重要的作用，醫院普遍使用了HIS、LIS、PACS的業務處理和管理軟件，醫療管理能力獲得極大提升。但隨之同時存在醫院行政管理領域很少使用現代辦公系統的現象，醫院檔案管理就是一個鮮明的例子。檔案管理是醫院管理工作的一個重要組成部分，老舊的管理手段日漸跟不上時代的發展和要求。必然要走上信息化的道路。現代醫院是一個龐大的綜合體，每天接收和下發的文件日增月遞，歸檔的文件也隨之不斷增加，囊括了黨務、行政、醫務管理、科研、教學、設備、財務、人事檔案等等，覆蓋了醫院各職能部門的工作。因此，加強醫院檔案信息化建設，是全面提高檔案管理工作的必然選擇。

一、醫院檔案信息化的意義

醫院檔案信息化建設是指應用現代信息技術，對檔案信息資源進行規范化的管理和利用，使檔案信息的獲取、處理、傳輸和利用從以紙質為載體轉向網絡信息模式，利用信息網絡充分實現資源共享，提高醫院檔案的管理水平和利用效率。使醫院的各種醫療文件的書寫、審核、管理、查閱、歸檔、利用都可以直接通過網絡系統來實現，使檔案的生成和利用走向自動化、無紙化和網絡化。

醫院的核心競爭力已經不是規模大、樓房高、外觀美觀，醫療器械先進，而是醫療水平足夠高。醫療水平高的醫院，有低水平的信息化檔案管理也不能夠將它的核心競爭力提升上去。在醫院檔案管理的信息化水平上夯實基礎，才能夠將醫學參考信息和臨床醫療信息傳送給醫院的醫護人員，使這些重要信息得到保障，那也就使醫院的醫療水平得到了保障。醫院的醫護人員和其他工作者的整體職業素質和個人素養也是醫院核心競爭力的重要體現，為他們提供信息化實時的檔案管理信息，才能使他們的整體素質得到提升，從而提高他們在先進信息化管理中的業務水平和醫療技能。

檔案信息化建設可以極大方便領導決策。將所有患者的相關檔案信息進行實時錄入和永久保存是信息化建設醫院檔案管理的主要特點之一，這些重要的患者檔案信息為領導在進行決策時提供了數據方面的基礎。領導可以自行通過網絡虛擬通道下載相關檔案信息，這樣既省時省力，又能確保領導在下載檔案信息的同時進一步檢視和查詢相關患者檔案資料。領導還可以根據下載的相關檔案信息資料，擬定未來醫療事業的發展情況，從而在相關政策制度方面進行更加科學的布局和決策。

二、醫院檔案信息化建設過程中的問題

檔案信息化是檔案管理的一個必然的趨勢，有著美好的前景和未來，但新生事物的發展總會遇到阻礙和難題，不會一帆風順。在檔案信息化進程中，還有一些攔路虎擋在我們的面前。

醫院作為一個以提供醫療保健服務為主的公共服務機構，重點工作是業務建設，大家對檔案管理缺乏熱情和積極性。領導不重視，工作就不好干。醫院業務管理系統投入動輒十萬、百萬，但檔案系統可能舍不得花錢，投入不足是制約發展的第一因素。

第二個因素是好多醫院沒有專職檔案管理人員，或者專職檔案管理人員數量不夠。檔案信息化建設從工作性質上己經擺脫了傳統的檔案管理員形象，要求必須在高、精、尖方面具備有綜合素質型人才，既要懂計算機操作，又要有扎實的檔案理論知識和較強的手工操作能力。但好多醫院檔案管理人員都是從醫輔或者行政崗位轉換而來，科班出身更是沒有可能。這些人員檔案知識和素質參差不齊，基本技能不夠全面。

第三是醫院檔案管理系統缺乏統一標準的管理軟件，醫院很多科室和部門根據自身工作采取自行開發或引進的方式使用檔案管理系統，如人事檔案管理系統、綜合后勤管理系統等，造成了各自為政、互不相連的現狀。檔案檢索工具的落后造成管理起來費時費力、效率低下。

很多檔案查詢還是采用編號查詢后再找紙質檔案的辦法，而不能實現電子化，全部材料直接在計算機中查找并閱讀。

三、如何對癥下藥，推進檔案信息化

（一）開發領導，引起醫院領導對檔案工作的重視。應當結合醫院等級評審、地區檔案管理重點活動等契機，多給領導掏耳朵，幫助領導了解和熟悉檔案信息化建設的重要性與作用。領導重視了，加大檔案工作的投入力度，檔案信息化建設才具備了開展的先決條件。有了人力、物力、財力上的支持，檔案信息化建設所需的軟硬件設施才能得到相應的配備，才能推動檔案信息化建設，使檔案信息化建設的作用得到充分的發揮，更好地服務于醫院廣大醫務人員和患者。

（二）改善檔案人才結構。管理人才是實現檔案管理信息化的關鍵所在，醫院必須加強對檔案管理人才的引進與培訓工作，不能只是把檔案管理當做安排某些人的特定崗位，既使無法調換人員，也要督促定期組織參加各項有利于提高檔案管理人員進行業務知識培訓。現代檔案管理人員必須要熟悉掌握計算機知識，同時要有扎實的檔案管理基礎知識，既要有理論知識，又要具備較強的功手能力。最好是既要懂臨床基礎醫學，又要有一定的行政管理知識。即使無法實現優化的人才配置和知識結構，也可以通過短期兼職等方式，靈活提升管理隊伍的技能。

（三）加強檔案現代辦公設備的配置。紙質檔案在長時間的存儲和復制利用過程中極其容易造成載體受損以致檔案信息資源的丟失，難以保證其原始性和唯一性，更無法再繼續利用。實現檔案信息化，必然要通過高清數字化掃描將紙質檔案復制為電子化檔案，通過計算機查詢和借閱。要加大經費投入，配置與檔案管理現代化相適應的軟硬件，這對檔案信息化建設至關重要。

（四）建立電子文件歸檔制度。醫院的各大系統和網站的開發應用使得越來越多的辦公文件成為電子版，文件的發布、閱讀，各種具有保存和利用價值的電子文件的歸檔問題成了檔案管理人員必須面對的一項難題，辦公文件從草擬、審簽、發布到歸檔的整個過程都通過一套有效的機制加以強化、規范，才真正對電子文件的快速歸檔及利用有所幫助。所以，必須建立電子文件歸檔機制。這個機制要體現出檔案信息化管理的整體內容，使電子檔案管理工作有章可循，有序地發展。要制定和規范電子檔案操作準則，一定要根據國家檔案法和電子公文歸檔管理暫行辦法、結合實際制定檔案信息化建設準則，把紙質檔案和電子檔案兩種形式載體的檔案很好地結合起來，統一管理利用。特別是對于新興的電子檔案，如電子照片、數碼影像，在標準、歸檔、查詢、利用等方面進行規范化處理，要進行相應的數字化處理和轉換，加強電子文件的收集、鑒定、歸類等工作操作流程，逐步形成醫院電子檔案操作體系，保證電子檔案的真實可靠。

（五）注重電子檔案安全性。對于在檔案管理系統中己按電子檔案管理辦法處理完畢的電子檔案，在實現檔案查詢共享的同時需注意網絡安全管理，必須保證電子檔案的安全性。由于醫院檔案涉及到醫、教、研等方面的數據資料，須從源頭保證電子檔案在得到充分利用的同時確保其安全性，只有在技術上不斷更新保密手段、完善權限分級、設置數據加密等方式加強電子檔案的安全保障，才能做到防范于未然。除了計算機的軟硬件、數據及網絡等方面的安全，還包括系統和數據的備份、防火、防雷等外在因素。

（六）紙質檔案與電子檔案相結合，共同體現利用價值。傳統的檔案信息服務方式表現出觀念較滯后、低時效和方法單一，但如果與電子檔案相結合，兩者間可以不受時間、空間和體裁的限制，取長補短，隨時方便醫院醫務人員查詢、共享檔案信息，滿足醫院諸多方面的需求，這也是較好的一種結合管理模式。在網絡環境下，醫院檔案可以充分利用醫院的系統和網站作為支撐，關聯檔案管理系統，開辟檔案專欄，設置權限，將各種檔案分門別類地提供查閱。通過網絡實現檔案信息的獲取、傳輸、查詢，縮短醫院工作人員獲取檔案的時間。

信息化時代為醫院管理和檔案建設提供了一個全新的時代，信息化、智能化是當代經濟和社會發展的必然趨勢，在我國，檔案信息化建設是國家信息化建設重要的組成部分，醫院檔案是起步較晚的一個角落，醫院檔案的特殊性迫切要求開展信息化建設，雖然面對眾多難題，但我們還是要認真研討，不斷努力，通過推進醫院檔案信息化來提高醫院檔案對醫療的服務能力，間接和直接地服務于廣大患者。

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