對新時期基層檔案室社會服務職能的思考

文/太倉市水利局沙溪水利站 馮笑

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對新時期基層檔案室社會服務職能的思考

文/太倉市水利局沙溪水利站 馮笑

【摘要】檔案的收集整理利用是檔案管理工作的重要構成部分，檔案管理工作的創新有助于相關工作的順利開展，通過對檔案的分析利用，能夠使得相關部門不斷完善自己的工作方式，提高工作效率以及質量。新時期下，檔案管理工作存在機遇也存在挑戰，工作人員應該從檔案管理工作的實際狀況出發，制定合理有效的措施，才能不斷完善檔案的服務職能。

【關鍵詞】檔案管理；方式創新；服務智能

在社會的發展過程中，人們在潛意識中對于檔案管理工作認識不夠，認為檔案管理工作不存在一定的技術性，不需要進行創新。社會形式發展，人們對于檔案管理工作與也越來越重視。但是，目前我國檔案管理工作中依舊存在一些問題，嚴重影響了相關工作的開展，不利于檔案管理工作的發展。

一、檔案管理工作中存在的問題分析

通過相關的調查顯示，我國檔案管理工作中存在問題主要表現在：1.檔案管理工作人員在對于一些非公有制經濟組織中員工的檔案收集管理過程中，不具備完善的責任管理機制，導致檔案管理工作具有一定的滯后性。對于一些需要進行管理的檔案不予重視，導致檔案信息不全面。2.檔案管理機制落后，一些員工在離職以后，該單位依舊保留著該員工的個人檔案信息，導致檔案管理部門和檔案信息人員失去聯系，從而造成了嚴重的檔案丟棄現象。3.某些私人單位對于檔案管理重要性的認識存在一定的局限性，對于人事檔案不進行裝訂、不整理，十分容易出現檔案丟失現象，不僅嚴重影響了檔案管理工作的開展，甚至還會出現檔案泄露現象。

二、檔案管理工作方式的創新

（一）檔案管理理念的轉變。在檔案管理工作中，只有積極從檔案管理理念方面入手，才能從根本上提高檔案管理工作的質量。基層檔案管理工作中，應該積極進行檔案管理工作觀念的轉變，打破傳統“封閉式”管理方式，采用“開放性”的管理方式，明確檔案管理的重要性，不斷地進行研究，積極進行創新，保證檔案管理工作的效率以及良好的業務服務質量。

（二）明確檔案管理工作重心。在新時期下，基層檔案管理工作人員應該積極進取，不斷吸收我國經濟建設以及時代發展的經驗，保證檔案管理重心能夠適應發展的速度。另一方面，檔案管理工作人員應該注重領導的決策，把握好工作重心，才能提高工作質量。工作過程中，工作人員不僅要繼續傳統的檔案管理方式，積極對紙質檔案進行歸納整理，保證其完整性，同時，還要加強對電子檔案、聲像檔案等進行整理，才能使得檔案管理工作的能夠滿足實際發展需求。

（三）積極提高檔案管理的服務質量。新時期下，檔案管理工作人員應該加強對檔案信息資源的利用，依據自身的特點，對相應的檔案進行開發，構建信息資源管理體系。同時，還要加強檔案二次加工與開發編輯，對其進行獨立管理，能夠有效提高檔案信息的利用效率以及服務層次和效果。

（四）構建檔案管理信息化方式。網絡信息技術的不斷發展，積極構建檔案管理信息化系統是目前檔案管理工作中應用較為廣泛的一種檔案管理方式，有效提高了基層檔案管理的工作質量。在實際的檔案管理過程中，相關工作人員應該從實際出發，制定相應的檔案管理標準，保證檔案管理工作的完整性。例如：在電子檔案管理過程中，工作人員首先應該明確電子檔案整理的方式以及準則，然后積極地對其進行整理，同時，還要對檔案信息進行標注。最后，再進行檔案的存儲，制定合理的儲存管理方式，保證了檔案信息管理的安全性、完整性、真實性。另一方面，在實際的檔案管理工作中，相關工作人員應該制定合理的人事檔案管理機制，定期對人事檔案進行審核，通過相應的網絡平臺實現信息的共享。

（五）健全檔案管理反饋機制，提高工作能力。在實際的工作過程中積極構建完善檔案管理反饋機制十分重要，能夠及時發現其中存在的不足，同時，還能提高對檔案信息的利用效率。制度制定過程中，相關工作部門應該積極制定檔案反饋制度，保證相關工作開展的有序性。另外，檔案管理部門還要積極對工作人員進行培訓，主要原因是檔案管理人員的工作能力已經不能滿足現階段工作的需求。實際培訓工作主要包括了兩個方面：一方面，應該加強對工作人員的思想教育，不斷強化其責任意識以及服務意識，從思想上改變工作人員的心態，使其能夠端正工作態度，積極投入到工作中，提高檔案管理工作的質量。另一方面，檔案管理部門應該加強檔案管理工作意義以及重要性的宣傳力度，使得檔案管理意識深入人心，才能提高對檔案信息的利用效率，完成從靜態檔案管理到動態檔案管理的轉變，有效地提高了檔案信息管理的作用以及意義。

三、總結

綜上所述，積極地進行基層檔案管理工作方式創新具有重要意義，能夠有效地提高工作效率以及工作質量。工作人員應該從實際出發，不僅要滿足實際需求，還要與時俱進，只有這樣才能推動檔案管理工作的發展。

【參考文獻】

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