淺議高校檔案管理中辦公室主任角色的重要性

許霞

【摘要】高校辦公室主任主要職責是帶領全體工作人員做好秘書工作和各項綜合事務工作，要全面主持部門的大局。是領導的大管家、是參謀助手，同時也肩負著協調各方的重責。除上述工作之外，辦公室主任還肩負著更為重要的角色——兼職檔案員，本文就高校檔案管理中辦公室主任角色的重要性來加以分析。

【關鍵詞】辦公室主任；檔案管理；重要作用

辦公室主任通常意義上來說是一個單位綜合辦事機構的負責人，本文就高校檔案管理中辦公室主任角色的重要性談幾點拙見。

一、辦公室主任在高校不是一個人，而是一個團隊

辦公室主任不單單指校級辦公室主任一個人，還包括各二級單位（科室）的辦公室主任。從學校的辦公室到二級單位（科室）的辦公室，主任扮演的角色都是一樣的，承擔的責任也是一樣的，只是所在的單位不同，所服務的對象不一樣而已。所以說，高校的辦公室主任不是校級辦公室那一個人，而是包括了個二級單位（科室）的所有辦公室主任，工作在高校的各個不同職能部門，組合起來的是一支強有力的戰斗隊伍，是一支起著關鍵性作用的團隊。

二、領導是否重視檔案管理工作，辦公室主任起到很大的影響作用

參謀和助手一般是指既能出謀劃策也能協助辦事的角色。在高校，辦公室主任就扮演了這樣的角色，一方面出謀劃策，另一方面協助領導處理事務。也就是說，辦公室主任既是領導者也是服務者，既承擔著領導決策的參謀責任，也承擔著決策落實承辦者的責任，還承擔著督察督辦的責任。可以說辦公室主任是領導的身邊人，大大小小的決策執行都與辦公室主任有緊密的聯系，都是在辦公室主任的承辦、監督下落實的。因此，領導是否能重視檔案從業人員的業務培訓和學習、管理隊伍的建設、管理機制的完善、硬件、軟件條件的投入等，辦公室主任的思路時刻在影響著領導的決策。

三、檔案材料的完整性，辦公室主任起到很大的保障性作用

不管是校級機構還是二級機構，領導的政務繁忙，一般情況下是把握方向，拿大主意，定大方案，不會去事事經辦，通常都是“交辦”，而“交辦”的對象往往就是辦公室主任，理所當然辦公室主任就成了事情的經辦者，當然，更多時候還需要辦公室主任去協調內外，做好組織工作，把工作“轉交”到其他相關部門或人員手中，但同時也要做好督查工作。辦公室是大管家，是領導的主心骨，工作面廣，點多，涉及到方方面面，俗話說“沒人管的最后都是辦公室管”。所以想按時、保質地完成各項工作，就需要辦公室主任精心組織、統籌安排辦公室全員共同努力，統一思想，分工不分家。這些工作中就包含了各類文件、計劃、總結、規劃、大事記、年鑒、宣傳稿、校史等文字的起草，各職能部門或教學單位的業務資料和上級來文的處理等等，正是這些恰恰是檔案的基礎材料，都是要靠平時點滴的積累。各單位能否做到注意素材的收集、及時整理歸檔將直接關系著學校館藏檔案的完整性、準確性、系統性、豐富性。而各級辦公室主任都是這些材料的經辦人或是組織者，所以，各級辦公室主任在檔案工作中扮演的角色也是非常重要的，與其說是辦公室主任，也可以說是兼職檔案員，有了他們的重視，檔案工作才能取得成績。

四、辦公室主任重視檔案工作，才能方便快捷地為領導的決策提供準確的信息服務

文書、業務檔案是由學校的各項工作、活動形成的，包括上級來文及處理意見、本單位重大決定、決策、行文、活動等。領導的決策首要就是科學化，必須要了解史料、掌握情況，在調查、研究、論證和分析后才能做出，這就需要大量的檔案信息和文件材料作為支撐。那么，就需要辦公室主任借助檔案的作用，積極主動、方便快捷地為領導提供完整系統和優質的檔案信息，也是辦公室主任輔助決策能力和參謀水平的體現。辦公室主任只有時刻把檔案意識裝進腦袋、記在心里，從“法”的高度認識檔案工作的意義，按照《檔案法》的要求，帶領、指導、監督檔案管理人員擔負起檔案管理的重任，堅決做到及時歸檔、不遺漏，以免為領導提供了錯誤或不精準的信息，造成嚴重后果。

五、檔案管理的制度建設與辦公室主任息息相關

制度建設是每個學校都非常重視的工作，這項工作是提高管理水平的基礎工作。只有逐步建立比較完整的規章制度體系，全面推進依法治校，形成有章可循，按章辦事，規范高效的管理，才能推動學校各項事業的發展。而規章制度的完善、匯編，通常都是由學校辦公室來做，辦公室主任在此又承擔了關鍵性角色，各二級單位能否拿出可行性的規章制度，辦公室要起到督查作用。因此就檔案管理工作來說，建章立制是必不可少的，參照有關檔案管理的法律法規再結合學校現狀出臺具有推動學校檔案事業高效、規范發展的規章制度，實現檔案實體分類、編號、排架、檢索等工作標準化，從而提高檔案業務建設的整體水平。所以辦公室主任首先要學習、了解《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規范》等文件精神，才能在規章制度出臺時有發言權，才能結合學校實際情況給出可行的建議和意見供領導參考。

六、結語

努力將檔案工作落到實處，做好檔案信息的開發利用是為科學決策提供重要依據的基礎性工作，也是最為重要的工作。所以，必須要求辦公室主任認識到其關鍵性，認真將檔案工作落到實處，也只有這樣，才能成為一名優秀的辦公室主任。

【參考文獻】

[1]伍玉生.淺析辦公室主任如何加強檔案的管理.四川檔案，1993.

[2]高纓.論充分發揮辦公室主任在檔案管理工作中的作用.蘭臺世界.2015.

[3]鐘曉蕓.辦公室主任在高校檔案管理工作中的角色分析.城建檔案.2013.