淺議衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的特點及建議

王杰楠

摘要：文章中筆者根據(jù)自己的實際工作情況，淺議了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的特點及建議，希望對以后的工作提供一定的參考與幫助。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案管理；特點；建議

一、衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案的特點

1.內(nèi)容系統(tǒng)

從施行績效考核開始。檔案管理工作非常規(guī)范化。獲得各有關(guān)部門的關(guān)注，其內(nèi)容涉及突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置，放射衛(wèi)生，學(xué)校衛(wèi)生，醫(yī)療衛(wèi)生，公共場所衛(wèi)生。健康教育、信息管理與行政處罰，人力綜合素質(zhì)等方面。各個時期，不同內(nèi)容的各類文件、總結(jié)、報告、方案、工作計劃、督導(dǎo)、培訓(xùn)等業(yè)務(wù)工作原始記錄以及科研成果和項目、信息利用、基本建設(shè)、人力資源等資料。根據(jù)績效考核規(guī)定開展整理搜集，統(tǒng)一歸檔，打造系統(tǒng)、完整的衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案。

2.形式多樣

衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案既包括各類原始的紙質(zhì)資料，還包含以光盤、課件、數(shù)據(jù)庫、錄像等電子文件，還有榮譽證書、紙質(zhì)出版物以及各種媒體集成資料等。

二、檔案對推動衛(wèi)生監(jiān)督的意義

1.具有憑證依據(jù)

“原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性”。檔案能為各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)資質(zhì)評定，職務(wù)晉級及人員職稱等提供系統(tǒng)、完整而原始的資料；為各種評估給予真實和原始的材料和數(shù)據(jù)。專家組經(jīng)過對工作檔案的查閱，能全面、迅速地對各項指標(biāo)及工作質(zhì)量水平，完成情況等開展準(zhǔn)確判斷，提供客觀評價。所以，檔案的準(zhǔn)確性，完整性和系統(tǒng)性可全面體現(xiàn)工作成績。為各種工作考核和評定給予多方面材料支持。也是反映和記錄衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)發(fā)展歷史的重要表現(xiàn)和載體。

2.是績效考核的重要組成部分

績效考核是科學(xué)評價衛(wèi)生監(jiān)督工作實施程度，推動各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)切實履行基本公共職責(zé)的重要方法。是衡量政府投入效率，推動政府部門切實履行管理指導(dǎo)職責(zé)的重要路徑，規(guī)范的檔案管理是績效考核的主要內(nèi)容，根據(jù)績效考核規(guī)定，把日常工作原始而真實的工作形成的資料或記錄全面、及時地整理收集，并對它完善和分類歸檔，規(guī)范的檔案管理為績效考核給予大量翔實、豐富、規(guī)范而準(zhǔn)確的材料，可以真實反映衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)實際工作進(jìn)行情況，是績效考核的主要組成，在信息技術(shù)高速發(fā)展時代。電子檔案在信息處理，分析，開發(fā)利用及傳輸方面快捷，高效，各種媒體集成全面，直觀，顯露以前的檔案管理模式和方法的不足。運用電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子文件改革檔案管理已正在應(yīng)用中，檔案管理應(yīng)從封閉式邁進(jìn)開放式，提升檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和電子化建設(shè)，全力建立配套完整的查閱與檢索系統(tǒng)，向廣大衛(wèi)生監(jiān)督工作者提供資料。

3.是衛(wèi)生監(jiān)督工作者的重要信息資源

“科技檔案是一種特殊的中介物，”它是資源也是信息，衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案是工作人員在管理和實踐過程中形成的原始記錄。是經(jīng)驗的結(jié)晶和集體智慧，且所積累的信息有通約性功能，是相互交流，借鑒，學(xué)習(xí)，參考的主要資源，能為科研人員經(jīng)驗交流提供學(xué)習(xí)和借鑒平臺，從中吸收好的工作做法和經(jīng)驗。增加科研水平和工作效率。

4.增強衛(wèi)生監(jiān)督管理和決策水平

衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案具有系統(tǒng)性等特點。所以對檔案資料開展綜合評價和統(tǒng)計分析。可直觀地反映出各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)工作水平和質(zhì)量，經(jīng)過縱橫向比較，能馬上發(fā)現(xiàn)工作中的問題，有針對性地進(jìn)行改進(jìn)和完善，推動工作整體水平增加可為及時調(diào)整各項業(yè)務(wù)技術(shù)指標(biāo)，開展新技術(shù)評估或新業(yè)務(wù)以及設(shè)備設(shè)施、財務(wù)、人力資源等管理和投入提供真實、準(zhǔn)確的依據(jù)，為衛(wèi)生監(jiān)督部門和政府科學(xué)管理和決策給予指導(dǎo)，全面增加衛(wèi)生監(jiān)督工作水平。

三、檔案管理對推動衛(wèi)生監(jiān)督的建議

1.增加衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理基礎(chǔ)工作水平

在檔案管理工作的進(jìn)行過程中，管理人員必須全面關(guān)注衛(wèi)生監(jiān)督檔案的作用，根據(jù)實際情況，配備專兼職檔案管理工作人員，設(shè)置檔案室。負(fù)責(zé)完成單位內(nèi)部檔案資料的形成積累以及歸檔整理工作。同時，可以進(jìn)一步細(xì)化有關(guān)的管理規(guī)章制度，明確檔案管理工作的主要職責(zé)。實施責(zé)任化管理的方式。并對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的各種載體和門類開始統(tǒng)一；具體到檔案管理工作人員以及檔案管理部門，主要是完成檔案的整理、收集、登記、統(tǒng)計、鑒定等基礎(chǔ)工作，同時進(jìn)行檔案利用服務(wù)以及檢索工具編制。應(yīng)該關(guān)注的是，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理基礎(chǔ)工作中，最為重要的就是保證檔案資料歸集的及時全面，同時對于有保密要求的檔案資料，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，避免檔案的機密內(nèi)容泄露，保證檔案資料的可靠安全。

2.提高對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的開發(fā)利用

衛(wèi)生監(jiān)督檔案具有較高的使用以及保存價值，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的進(jìn)行過程中，還必須關(guān)注對衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的綜合開發(fā)利用。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理部門必須建立衛(wèi)生檔案利用制度，規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督檔案的利用范圍、程序要求以及利用手續(xù)，盡量支持內(nèi)部單位部門全面進(jìn)行檔案利用。

3.推動衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的信息化開展

運用信息化進(jìn)行衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，不但能夠落實各類檔案資料信息全面及時的整理歸集，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的形成速度，而且還能夠增加衛(wèi)生監(jiān)督檔案的利用檢索水平。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化的落實過程中，首先必須保證檔案管理信息化內(nèi)容的全面，必須涵蓋專業(yè)檔案、文書檔案以及影音圖像資料，把以前的檔案資料轉(zhuǎn)為電子檔案。在檔案的儲存方面，盡量的運用大容量存儲設(shè)備，同時做好必要的備份。在檔案的調(diào)取與查閱方面，必須運用智能化的檔案管理軟件開始操作，并打造檔案管理信息化平臺，落實檔案資料利用、查詢、編研以及檢索的網(wǎng)絡(luò)信息化。