現場采購代表與總部及現場各部門的接口關系

王志煒　翟新娜　高婧宇

摘 要：福清1、2#項目是中國核電工程有限公司作為EPC總承包的首個核電項目，同時也為了適應福清1～6#機組連續建設的要求，公司根據標準化組織機構，結合福清項目實際情況，重新組織并優化了福清項目部。在此背景下本著服務項目、立足現場的要求，采購部成立了派駐現場采購代表辦公室（文中簡稱采代），擬作為現場的獨立部門，處理甲供物項在現場的各類問題。文章是從接口關系角度所編寫，將通過對采代在現場各項工作中與其他部門的接口關系進行梳理，旨在界定采代辦公室和各部門的工作職責和邊界。

關鍵詞：采購代表；采代；采代辦公室；接口；接口關系

根據現場組織機構設置，原則上現場采代辦公室屬于采購部計劃處派駐各核電現場的分支機構，作為總部采購部在現場工作的延伸，設立在現場項目部下，受總部采購部直接管理。文章對采代在現場各項工作中與其他部門的接口關系進行梳理，旨在界定采代辦公室和各部門的工作職責和邊界。

1 甲供物項到貨跟蹤

1.1 一般物項到貨流程

1.1.1 到貨計劃發布和審查。在采購部發布或升版設備采購三級進度計劃、年度到貨計劃、3個月滾動到貨計劃等計劃時，采代通過對工程現場實際進展情況、施工邏輯順序、現場庫存情況等進行了解和綜合分析，向總部采購部反饋現場各部門及安裝單位提出需求的合理性和可行性，并提出關于到貨合理建議。

1.1.2 一般物項到貨催交。在設備按計劃執行到貨的過程中，關于到貨通知、接貨檢查、開箱檢驗、移交入庫、出庫等環節，主要由現場采購倉儲部負責，采代辦公室主要與現場采購倉儲部進行接口，同時與總部采購部溝通，協調并反饋未按計劃到貨設備的情況和進展，可直接與供應商進行聯絡和催交。

1.2 緊急采購物項流程

1.2.1 緊急采購的提出審查。緊急采購是指安裝單位或現場其他部門由于遺失、損壞、安裝需求等原因，提出甲供物項補供需求，由采購部進行物項的緊急增補采購工作。

物項緊急采購需求部門負責編制現場緊急采購委托申請單，經項目總經理或聯合調試隊主任批準后，轉發現場采代辦公室執行。

現場采代辦公室接收經批準的現場緊急采購委托申請單后，需判斷緊急采購方式：（1）總部采購部合同變更；（2）集成供應商的緊急采購；（3）其它采購方式。

1.2.2 總部采購部合同變更。對于需總部采購部進行采購的物項，采代將委托單進行登記后傳回總部計劃工程師，由計劃工程師正式下達采購計劃，由專業處、合同處執行。

專業處和合同處接收采購計劃后，由專業處負責具體執行該采購委托，并及時向SAP系統中錄入設備到貨信息等數據。采代定期查看SAP中緊急采購設備的進展狀態及預計到貨時間，并定期通報現場緊急采購需求提出部門采購進展。

1.2.3 集成供應商的緊急采購。委托集成供應商供貨的原則為：市場上可以買到的標準產品、消耗品；集成供應商供貨渠道比委托總部采購更加快捷；或單批次價值較低（5萬元以下）。

現場采購經理根據集成供應商的供貨原則進行初步判斷，對于符合原則的急需物項，請集成供應商進行報價和工期反饋，接受反饋后下達明確的采購信息。

2 現場消缺

現場甲供物項缺陷發生后，由采購倉儲部負責收集缺陷相關信息，并組織現場相關部門及安裝單位、供應商、運輸分包商等確定責任主體。根據責任主體分為下述兩種情況：

2.1 供應商和運輸分包商為責任主體

由采代負責將缺陷信息發送給供應商，并督促其制定消缺方案，按照消缺方案確定消缺主體，如供應商自行消缺，采代僅需進行跟蹤并參與見證最終消缺驗證工作。

如供應商無法進行消缺工作，應發送甲供物項消缺委托，由采代辦公室正式向安裝單位或其他消缺主體發送消缺委托函，并參與見證最終消缺驗證。采代負責收集現場合同部提供的消缺追償費用資料，并定期報送總部采購部，由總部采購部負責相關追償工作。當供應商支付相關追償費用后，采代將相關支付證明材料提交現場合同部，以便對消缺主體進行相關支付。

2.2 安裝單位和現場其他部門為責任主體

對于非供應商責任主體時，如安裝單位具備消缺能力，由現場施工部作為主要接口部門與安裝單位進行接口負責全部消缺工作。

當安裝單位不具備消缺能力時，由安裝單位提出消缺委托，施工部將消缺委托函發采代，由采代經總部采購部或直接協調廠家進行消缺工作。最終消缺驗證后，由施工部負責相關消缺費用追償工作。

3 現場I類CR單

現場采代辦公室成立后，對現場I類CR單流程進行了重新梳理和優化，簡化了部分環節，如下圖所示：

3.1 I類CR單處理流程

安裝單位發起CR單后，由現場施工部進行判斷，如屬I類CR單，從現場施工管理系統中點選現場采購經理主辦，現場采購經理安排相關專業采代負責處理。采代應聯絡施工部、安裝單位等部門對問題進行確認，必要時應赴現場進行核實、取證。對于非設備、供應商原因的CR單，應及時聯系施工部等部門將CR單回退，并協助其他部門解決。

I類CR單本著立足于現場解決的立場，如采代可自行解決則直接回復；如需發廠家解決，現場采代可直接發函給供應商（抄送總部采購部項目負責人），并督促其在規定日期內回復。收到供應商反饋后，及時將CR單進行回復，最終由施工部驗證關閉。

3.2 I類CR單臺賬管理和匯報

采代應將現場I類CR單在現場問題跟蹤表中進行及時記錄和更新，并由采代計劃主管負責清單的維護，對于長期未能關閉的CR單進行預警，定期將清單發總部采購部，同時將現場無法解決的CR單提請總部專業處處理，并上報采購經理和采購部相關領導。

4 結語

通過現場采購代表辦公室的成立，各部門力求通過采購代表在現場的工作，可以更高效、快捷的解決甲供物項在現場的各種問題。希望通過文章的闡述，使大家能夠更加深入的了解采代工作職責和接口關系。

參考文獻

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