規(guī)范合同管理 促進企業(yè)發(fā)展

□ 趙曉慧

規(guī)范合同管理 促進企業(yè)發(fā)展

□ 趙曉慧

隨著市場經(jīng)濟化和法制化的進程不斷加快，經(jīng)濟糾紛越來越傾向于采用法律手段來解決，國有企業(yè)要適應(yīng)這一變化，采取措施加強合同管理，規(guī)范企業(yè)行為，防控法律風險。

加強合同管理體系建設(shè)

對于國有企業(yè)來說，建立一套完善的合同管理體系對于規(guī)范企業(yè)的合同管理、提高企業(yè)的管理水平、防范風險都是必不可少的。完善的合同管理體系要從制度、機構(gòu)及人員等方面著手。

制定和完善合同管理制度。國有企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身經(jīng)營發(fā)展的需要制定一系列的合同管理辦法、規(guī)章制度，且必須履行法律部門會簽手續(xù)，法律部門對規(guī)章制度的合法性進行把關(guān)。要從操作層面對合同管理的各環(huán)節(jié)進行規(guī)定，還要制定詳細的附件，包括企業(yè)常用合同標準文本目錄、各種審核表、各種工作底稿、盡職調(diào)查指引、合同管理檢查和獎懲辦法等內(nèi)容，以便更好地指導(dǎo)有關(guān)單位和人員做好合同管理，使合同管理工作有章可循，規(guī)范操作。

設(shè)置合同管理機構(gòu)，加強合同管理人員隊伍建設(shè)。國有企業(yè)應(yīng)組建專、兼職合同管理員隊伍，加強對專、兼職合同管理員的管理。專職合同管理員在法律部門應(yīng)具有相應(yīng)資格證書，負責合同管理工作；兼職合同管理員在業(yè)務(wù)部門應(yīng)具有相應(yīng)資格證書，兼職從事合同管理工作。還應(yīng)定期開展對專、兼職合同管理員任職資格的培訓(xùn)工作。

建立信息化平臺 加強合同規(guī)范化管理

目前合同管理中常常存在“合同信息孤島”現(xiàn)象，即無法實現(xiàn)合同審查、簽訂、履行、歸檔全過程控制管理，內(nèi)部部門之間缺乏協(xié)作，無法實現(xiàn)資源共享、流程集成。為此，應(yīng)全面建立企業(yè)合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同生命周期的全過程信息化管理，加強對合同薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵點控制，真正實現(xiàn)合同動態(tài)監(jiān)控、動態(tài)管理、動態(tài)審查的信息化管理。將合同簽訂、送審、履行等情況全過程放在信息系統(tǒng)上，在提高合同管理效率的同時，提高合同管理的透明度與公開度。

在應(yīng)用合同管理信息系統(tǒng)的過程中，需要將業(yè)務(wù)流程更好地予以規(guī)范并執(zhí)行。嚴格落實合同主辦部門負責制。合同主辦部門應(yīng)堅持“先審批、后簽約，再實施”的原則，杜絕應(yīng)簽未簽、合同倒簽、不在合同審批系統(tǒng)而在線下簽約、不按照約定條款履行合同等行為。優(yōu)化、簡化合同審查審批流程，制定各類合同在各審查審批環(huán)節(jié)的辦理時限，縮短合同審查審批時間，提高合同辦理效率。加強對標準合同示范文本在合同管理信息系統(tǒng)使用情況的監(jiān)控和分析，重點關(guān)注使用頻率高的合同文本，每年定期進行更新、完善，提高標準合同示范文本的實用性和使用率。制定合同管理信息系統(tǒng)故障和網(wǎng)絡(luò)中斷等突發(fā)情況的應(yīng)急預(yù)案，明確特殊情況下線下辦理合同的流程，確保在系統(tǒng)恢復(fù)正常后立即在合同管理信息系統(tǒng)中補錄、補辦。

加強監(jiān)督檢查 建立約束機制

國有企業(yè)法律部門應(yīng)加強對合同主辦部門的監(jiān)督檢查，督促經(jīng)辦人及時在合同管理信息系統(tǒng)中進行合同備案、合同履行、合同終結(jié)操作，提高合同各運行環(huán)節(jié)的及時性，客觀真實地反映合同狀態(tài)和分布。

加強合同管理的工作不能僅僅依靠法律部門，需要建立齊抓共管的合同監(jiān)督管理約束機制。企業(yè)法律事務(wù)部可根據(jù)需要集中組織對合同主辦部門的合同管理情況進行檢查或進行抽查。企業(yè)合同主辦部門開展自查和法律部門組織檢查相結(jié)合的合同監(jiān)督和檢查制度。

（作者單位：遼寧石油）