淺議城市規劃檔案管理工作的重要性

袁亞菲

淺議城市規劃檔案管理工作的重要性

袁亞菲

Qian yi cheng shi gui hua dang an guan li gong zuo de zhong yao xing

現今，隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展，城市規模也在不斷擴大，使得城市規劃的檔案管理工作任務也越來越繁重，為了使檔案管理工作更好地服務于城市規劃管理工作，新時期就要求我們的檔案管理工作人員，不斷提高自己的專業技能，跟上時代發展的腳步，將城市規劃管理工作做好，進而有效地促進城市規劃工作的展開。

一、城市規劃檔案管理的作用

城市規劃檔案管理是指在城市建設部門的專項工作過程中積累起來的各種與城市建設和規劃有關的圖紙、文檔等具有參考和保存價值的資料文獻。城市規劃工作檔案的政治方向和根本目的主要是為城市規劃管理工作服務,其作用主要有兩個方面,即憑證作用和借鑒作用。檔案是歷史的憑證,是第一手參考材料。城市規劃檔案是當時直接使用的文件資料轉化而來的,它客觀地記錄了過去的歷史情況,保留著真實的歷史標記。它不僅記錄了城市規劃工作歷史活動的真實經過,還記錄了在各項活動時的思想發展、形成變化、工作成果以及經驗教訓等。它對于記錄歷史、查考情況、更好地開展工作,具有廣泛的參考作用。有檔案做依據,研究和處理問題就比較準確迅速,從而提高了工作效率,促進了城市規劃工作的正常開展。

二、城市規劃檔案管理現代化轉型的必要性

1.實現城市規劃檔案管理的現代化轉型是規范檔案管理工作的需要

現代化的城市檔案管理要求相關部門制定嚴格的檔案管理程序和執行標準，各個具體的工作環節都必須嚴格依照工作章程，對城市規劃檔案管理的開發和利用提出了更高的要求。

2.實現城市規劃檔案管理的現代化轉型是適應社會主義市場經濟的需要

我國經濟社會已經處于市場經濟的大環境下，在市場機制下強調的是效率和公平，過去那種依靠政府的財政支持而安于現狀、不思進取的舊思維已經遠遠不能適應新時代的發展要求，城市規劃檔案管理工作必須提高其工作質量和服務水平，體現出該項工作在市場經濟條件下對城市建設和規劃工作的有益性和不可替代的價值。

三、現階段城市規劃檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理工作人員的業務素質不高

城市檔案管理工作人員往往是部隊轉業人員或者不懂專業檔案管理知識的人員組成，業務素質普遍不高，對提高檔案管理工作效率和質量的意識淺薄，甚至有些管理人員對有些檔案的保密規則和檔案材料的歸檔、裝訂、搜集和保存等一系列基本的工作業務都不熟悉。在有些經濟欠發達的縣市里，一般都不設置專門的城市規劃檔案管理部門，而是由其他相關部門代為管理檔案，這就造成了城市規劃檔案管理的混亂和無序，其工作效率也是非常低下，根本無法體現城市規劃檔案管理工作對城市建設的智力支持功能。檔案管理人員普遍缺乏工作熱情，在檔案管理的過程中只是單純地保存資料和收藏資料，而沒有對城市規劃檔案資料做進一步的分析和系統化的整理，尚未挖掘出更加具有價值的檔案信息。城市規劃檔案管理人員的業務水平低下是制約檔案管理事業發展的瓶頸，嚴重影響了城市規劃檔案管理工作效率和質量的提升。

2.城市規劃檔案管理的相關設施不健全

很多城市的城市規劃檔案管理工作部門沒有健全的硬件設施，缺少檔案管理必備的基本軟件條件，沒有專業的檔案管理室或者檔案管理室潮濕、陰暗，導致相關的城市規劃檔案發霉變質等,影響了這些檔案的頁面美觀和文字顯示效果。在一些經濟欠發達的城市基本沒有城市規劃檔案管理部門，而是將相關的檔案管理工作交給建設局、文物局來處理，這極大地影響了城市檔案管理工作的科學性和有效性。

3.檔案管理設施落后

二十一世紀是一個信息化和網絡化的時代，我國各個政府部門的電子政務建設也在如火如荼地開展起來，試圖通過網絡化的管理手段來提高政府部門的工作效率和為人民群眾提供更加便捷的服務以提升政府的公眾形象，但是在城市規劃檔案管理工作領域，信息化和網絡化建設卻沒有能夠有效開展起來。在一些城市和地區，城市規劃檔案管理部門的資料存儲庫房陰暗、潮濕、封閉，缺乏基本的防火、防盜措施，這樣不但不利于相關檔案文件的安全性保存，而且還造成了很多珍貴的檔案文件的發霉、蟲蛀等，嚴重影響了文獻頁面的美觀性和參考性，使很多資料和文檔發生了不可恢復的損害。在檔案管理工作中仍然采用的是傳統的手工作業的方式，管理效率低下，錯誤率高，使得城市規劃檔案管理工作在信息社會中難以發揮其應有的功能，難以適應時代的發展。

四、加強城市規劃檔案管理工作的措施

1.領導重視規劃檔案管理工作

領導重視是搞好規劃檔案管理工作的關鍵。抓好規劃檔案工作，需要有關領導在檔案庫房及相關設備等方面給予必要的保障。在辦公用房相對緊張的情況下，應保證庫房面積，并投入大量資金購置密集架等檔案裝具，設置檔案信息中心，實行集中統一管理。應責成專人將現有的規劃圖紙、資料等輸入微機，實行微機輔助管理，使每一個規劃項目、每一個規劃成果形成的檔案資料都方便可查。

2.提高規劃檔案管理人員的綜合素質

要明確歸檔范圍，嚴格遵守各項立卷歸檔制度，及時整理立卷。要努力拓寬收集渠道，保證收集材料的全面完整、真實可靠。檔案管理人員要緊跟時代發展的步伐，要學習雙方面的知識，要不斷學習有關規劃建設方面的法律法規并盡可能多地接觸了解規劃建設業務，同時要學習新形勢下檔案管理方面業務。要熟悉館藏，對所管理的檔案資料做到了如指掌，不斷提高服務質量和服務水平。要切實抓好各環節業務工作。只有不斷提高檔案管理人員的綜合素質，拓寬檔案管理人員的知識面，才能適應工作環境，駕輕就熟地干好此項工作。

3.完善軟硬件基礎設施

要完善城市規劃審批檔案信息化建設，首要的任務就是要完善軟硬件基礎設施，即根據實際需要配備計算機軟、硬件和網絡設備，選擇先進、成熟、適用的技術，使之能完成業務管理、事務管理、檔案利用服務等工作。同時，為了進一步提高城市規劃審批檔案管理的技術水平，還應努力與資源數據庫系統相互融合，構成一個有機的整體，形成從數據錄入到數據管理再到數據加工輸出全過程的應用。

4.實行科學管理

（1）實施綜合管理

將各門類、各載體的相關規劃檔案都納入到集中、統一的管理范圍之內，以維護檔案完整性與安全性，提升工作效率，為檔案資源更深度的開發利用提供便利。對城市規劃檔案加強保護工作，改變以往在檔案出現破損后才開始修復的工作模式，在資料檔案入庫前就對存放環境、資料破損的實際情況等多因素進行研究分析，以預防為主，防治相結合。與此同時，利用復印、掃描、微縮等現代化科技手段，實時地做好檔案備份工作，以減少原件損耗，從一定程度上延長相關檔案的使用壽命。

（2）實施目標管理

結合實際，將定性管理變為定量管理，層層分解目標并逐項進行落實。

（3）標準化管理

制定相關的管理標準，讓各個步驟、各道工序、各個環節都做到有章可循。以現代化的管理技術為指導，加強基礎業務，加強保護技術，充分發揮已有設備的潛力，探索現代化管理新方法。

（4）加強對城市規劃檔案管理的制度建設

一個嚴格、科學、合理的管理制度是實現檔案管理工作高效運行的基礎，城市規劃檔案管理部門應該制定更加嚴格的制度標準，使得工作人員的每一項具體工作都能按照章程有條不紊地進行，當工作出現問題的時候及時追究相關工作人員的個人責任，將造成的損失降低最低，促使工作人員提高對檔案管理工作的責任感，對于激發其工作熱情也具有積極意義。

（5）實現檔案管理現代化

只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。因此，要充分利用現代化技術整理檔案。檔案記載著豐富的信息，也匯集著大量的知識，是一種豐富的信息資源。相比其他的工作，檔案管理工作者可能會更加辛勞，因為檔案管理工作繁瑣、復雜、重復性強，可能會相對枯燥，因此信息時代我們可以利用計算機等現代化手段整理檔案，省時省力，還確保檔案管理工作高效、高質量的完成。因此實行現代化的檔案管理方案勢在必行。同時需要我們的檔案管理工作者有一定的耐心、責任心和勇于創新的精神。

（作者單位：湖北省棗陽市城鄉建設檔案館）