醫療設備檔案的規范化管理

劉健，晁月甫，衛明

延安市人民醫院，陜西延安 716000

醫療設備檔案的規范化管理

劉健，晁月甫，衛明

延安市人民醫院，陜西延安 716000

目的探討醫療設備檔案規范化管理的具體做法。方法建立完善醫療設備檔案管理制度，規范檔案管理流程、歸檔內容、分類方法及保管期限，提高管理質量；重視檔案管理員的能力培養，提升崗位勝任力；推進醫療設備檔案管理信息化，促進檔案管理規范化。結果實施醫療設備檔案規范化管理，改善了檔案內容的完整性及回收的及時性，為設備的引進、使用、維護和報廢提供了有效參考。結論實施醫療設備檔案規范化管理，可以提高檔案管理質量，使醫療設備的效能得以充分發揮。

醫療設備；檔案；規范化管理

現代醫學中，患者在就醫過程中離不開醫療設備的輔助診斷和治療。如何保持醫療設備的高效運轉，確保醫療安全是醫院相關管理者及醫療設備技術人員的主要工作之一。眾所周知，醫療設備從申請、購置到報廢這一過程會形成一系列具有保存、利用價值的文字、圖表、聲像載體資料[1]。通過對這些資料的收集、整理、鑒定、分析統計、歸檔、保存[2]，形成了醫療設備檔案。完整的醫療設備檔案可以為醫院領導正確決策提供依據，為技術人員維護醫療設備提供有效參考。為探索醫療設備檔案的科學管理，提高檔案的利用率，延安市人民醫院設備科穩步推進醫療設備檔案的規范化管理，初顯效果，現報道如下。

1 醫療設備檔案規范化管理的重要性

大多醫院未建立完善的醫療設備檔案管理制度，缺乏制度約束。一些醫院，尤其是一二級醫院，未安排專人負責檔案管理。由于缺乏系統培訓及職責不明確，兼職檔案管理人員工作效率差，不能發揮檔案在設備日常管理中的作用。在醫院信息化建設進程中，設備檔案管理的信息化程度仍然較低，或停留在手工階段，使得檔案查詢、利用度不高，價值不能完全體現。規范化管理是通過應用各種管理手段與方法，將每一個管理環節細化，做到組織系統化、權責明確化、業務流程化、措施具體化、行為標準化，從而提升組織效益[3]。規范化管理強調以制度為核心，重視對人的培養，通過規范管理員的行為和態度，提升崗位勝任力。同時，可以規范醫療設備從申請、采購到報廢每一個環節行為，提高資料收集的完整性、及時性和有效性。總之，實施規范化管理，可以規范醫療設備管理行為，建立完整的有價值的醫療設備檔案，為醫療設備的采購提供科學依據，發揮醫療設備的最佳效用。

2 規范化管理具體措施

2.1 建立健全醫療設備檔案管理制度

規范化管理的核心就是建立完善的醫療設備檔案管理制度，引導相關人員開展管理工作[4]。根據《中華人民共和國檔案法》《醫療器械監督管理條例》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等規定，該院制定了 《醫療設備檔案管理制度》《醫療設備檔案管理員工作職責》等制度，明確了醫療設備檔案的管理流程、歸檔內容、分類標準、保管期限及管理員職責，做到流程清晰、責權明確。在實際工作中，應用各種管理工具持續改進管理方法，推動醫療設備檔案管理的規范化、標準化。2.1.1規范檔案管理流程 科室根據學科建設需要，提出設備購置申請，中、大型設備由醫療設備管理委員會論證通過后交由設備科購置。設備驗收時由廠方工程師和醫院設備技術人員共同完成，驗收材料由檔案管理員收集、存檔。在設備運行過程中，檔案管理員要及時收集、整理設備日常維護、保養以及報廢等環節產生的信息材料，歸檔后再進行分類、編號、裝訂，最后將信息錄入電腦系統。在這過程中，檔案管理員要堅持“四同步”，即設備立項的“同步”提出相關材料的歸檔要求；檢查設備購置進度的“同步”檢查文件材料的形成情況；設備驗收的“同步”收集、登記隨機材料；設備技術人員安裝調試、維護設備的“同步”收集完整、準確的檔案材料[5]。

2.1.2 規范檔案管理內容 醫療設備從申請、購置到報廢各個環節都會形成有保存價值的資料。制度明確規定，檔案管理員需在各個環節跟蹤、收集資料，其他相關科室應配合做好歸檔工作。歸檔內容主要包括：①購置前：購置申請書、論證報告、調研報告及批文；②購置環節：招標公告、配置清單、報價單、開標記錄、中標公示、中標通知書、采購合同、供貨商營業執照、醫療器械產品注冊證及經營許可證等；③驗收安裝環節：隨機資料（使用說明書、裝箱清單、合格證、維修手冊等）、驗收記錄、安裝調試報告、發票復印件、進口許可證、報關單、商檢證明；④使用、維護環節：使用記錄、培訓記錄、日常保養記錄、維修合同、維修記錄、維修工單、計量報告、大型設備的經濟效益分析等；⑤調配、報廢環節：調配報告及領導批示、報廢申請單、批準文件。

2.1.3 規范設備檔案的分類管理 根據《醫療器械科建設管理規范》規定，結合醫院實際，醫療設備檔案按三級類目設置：一級類目按設備整機單價設置，分為A（單價≥10 萬）、B（單價在 5～10 萬之間）、C（單價在 1～5 萬之間）、D（單價＜1萬）四類；二級類目按設備用途設置，分為監護類（各類監護儀）、檢查類（CT、超聲、生化儀等）、治療類（呼吸機、麻醉機、各種腔鏡等）和輔助類（消毒、滅菌設備等），分別采用 01、02、03、04 表示；三級類目為實體設備，按設備啟用時間排序[6]。檔案編碼為：單價分類代碼+用途分類代碼+設備序號+檔案序列號，做到每份檔案均有唯一編碼。

2.1.4 明確檔案保管期限 目前，對醫療設備檔案的保管期限未有明確規定。《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》對文書檔案的保管要求是至少保存10年。住院病歷資料的保管期限是不少于30年。鑒于醫療設備檔案的重要性，經醫院醫療設備管理委員會討論，在制度中明確了該院醫療設備檔案的保管期限為從檔案建立之日起計算不低于30年。

2.2 提升檔案管理人員的崗位勝任力

醫療設備檔案管理人員是檔案管理的重要組成元素，只有提高他們的管理能力才能持續改進工作方法，實現檔案管理的規范化[7]。①醫院各級領導應重視設備檔案管理崗位，條件許可，可引進生物醫學工程相關專業或檔案管理專業人員負責設備檔案的日常管理工作，在培訓、晉升、考核方面與相關科室人員平等對待，提高他們的工作積極性。②加強繼續教育，定期安排管理人員參加相關學術會議、培訓班，改善檔案管理行為。③鼓勵檔案管理人員加強自我學習，提高對醫療設備管理、檔案管理、計算機應用等基礎知識的掌握水平，提升崗位勝任力。④加強考核，將檔案管理員的工作效率與績效掛鉤，做到獎懲分明。

2.3 推進醫療設備檔案管理信息化

規范電子檔案管理系統的研發和數據格式，建立健全相關管理制度，并嚴格按制度開展工作[8]，有利于推動檔案管理的規范化。該院建立了醫療設備電子檔案管理制度，檔案管理員將收集到的信息資料在48 h內錄入到醫療設備信息系統，該系統包括基本信息模塊（設備名稱、使用科室、檔案號、供應商、價格等）、設備購置模塊、質控管理模塊、維修保養模塊和報損報廢模塊[9]。紙質文件按規定格式掃描上傳。設置查閱權限，使院內不同人員在權限范圍內可以查閱到相關設備信息，提高檔案查閱的有效性和安全性。定期檢查電子檔案信息，每5年進行一次光盤機讀檢查，保證信息存儲的安全性。

3 體會

醫療設備在現代醫院發展過程中的作用不言而喻。醫療設備檔案匯總了醫療設備從申請到報廢這一過程中所有有價值的信息。科學管理醫療設備檔案，可以保證檔案的完整性和有效性，為領導的正確決策，設備使用效率的提高提供重要支持。醫院各級管理者要轉變觀念，重視醫療設備檔案的規范化管理。該院從2011年開始推進醫療設備檔案的規范化管理。通過建立完善的醫療設備檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責，檔案收集、整理、利用的流程，歸檔內容，檔案分類以及保存時間，讓醫院各個層級相關醫務人員能清晰檔案管理的流程，以便相互配合，確保資料歸檔的完整性、及時性。管理是引導人的行為，使其服務于管理者的意志[10]。因此，要重視人在規范化管理過程中的作用。條件許可，可聘用醫療設備相關專業或檔案管理專業人員從事醫療設備檔案管理。醫院應當為檔案管理人員進行職業規劃，提供與其他崗位人員同等的培訓、晉升機會，享受公平的薪資待遇，以提高他們的工作熱情和責任心，從而提高工作效率。信息化是對各類數據進行標準化、結構化記錄的過程，是醫院現代化管理的標志。檔案管理員在規定時限內將設備檔案信息錄入系統，定期維護，使相關人員能了解設備的性能和使用效率，為設備的選擇、引進、使用及報廢提供依據。該院從2011年開始至今共收集、整理醫療設備檔案700余卷，每年檔案資料的歸檔率、及時率均為100%，資料的完整性為95%，為醫院設備更新、引進、使用、報廢提供了重要依據。因此，實施醫療設備檔案規范化管理，可以提高檔案的利用價值，充分發揮醫院各種醫療設備的效能，更好地服務于醫療、科研和教學工作。

[1]安妍.制度化、規范化助醫療設備檔案實現科學管理[J].山東檔案,2015（5）:73-74.

[2]黃燕.醫院醫療設備檔案管理方法探討[J].齊魯醫學雜志,2015,30(3):365-366.

[3]趙麗娟.關于醫院規范化管理的幾點思考[J].當代醫學,2017,23(3):22-23.

[4]余蔚旻.探討流程優化管理策略在醫院設備儀器檔案管理中的效果[J].中國醫療設備,2017,30(3):153-155.

[5]岳淑敏.醫院醫療設備檔案的作用與管理[J].蘭臺內外,2017（1）:75.

[6]楊寄春.醫療器械科建設管理規范[M].南京：東南大學出版社,2005:50-51.

[7]劉忠秀.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].辦公室業務,2017(2):102.

[8]鐘岑霞.淺談醫院綜合檔案信息化管理的優勢與保障[J].安徽衛生職業技術學院學報,2016,15(6):4-5.

[9]金鑫,龔純貴.淺談利用信息化管理系統構建醫療設備電子檔案[J].中國醫學裝備,2012,9(6):64-67.

[10]宋冬梅.企業標準化管理中的以人為本理念[J].企業導報,2011(15):178.

R197.39

A

1672-5654（2017）09（b）-0125-02

2017-06-12）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.26.125

劉健（1979-），男，陜西禮泉人，本科，工程師，研究方向：醫院管理。