醫院常用公文寫作誤區辨析

李傳輝

蚌埠醫學院第二附屬醫院，安徽蚌埠 233040

醫院常用公文寫作誤區辨析

李傳輝

蚌埠醫學院第二附屬醫院，安徽蚌埠 233040

醫院管理者不但要熟悉醫院工作流程，還要具備語言表達、文字總結、歸納概括能力，準確使用公文開展工作。醫院管理者大多是來自臨床一線的醫生護士，他們大多不熟悉公文知識，寫作中常出現文種選用錯誤、公文標題擬制與格式有疏漏等誤區。該文對醫院常用公文寫作誤區進行詳細的解讀并提出提升醫院管理公文寫作水平需要從加強理論知識學習、熟悉醫院相關情況和沉淀文字修養等方面入手。

醫院；公文寫作；誤區

能正確運用醫院常用公文是醫院管理人員的基本素質和必備能力。醫院管理工作的新思想、新理念要得到落實，管理者不但要熟悉醫院工作流程，還要具備語言表達、文字總結、歸納概括能力。準確使用公文開展醫院工作，對每一名醫院管理者傳達工作理念、提升管理實效意義重大?，F實情況是，醫院管理者大多是來自臨床一線的醫生護士，他們大多不熟悉公文知識，寫作表達能力欠缺，有的還缺乏行業基本知識，以至于造成政令不暢、執行不到位。對醫院管理人員來說，醫院常用公文的系統學習、準確運用就顯得十分必要。

1 文種選用常見誤區

在醫院公文寫作的常見毛病中，種類選擇一直是個難題，最常見的錯誤就是性質近似的種類混著用。比如，分不清什么是“通知”和“通報”，搞不懂“報告”和“請示”的區別，弄不明白“函”和“文件”的差異，也經常混用“批示”與“批復”等。

①“通知”、“通報”和“通告”混用。“通知”和“通報”屬于告知性文件，就是告訴別人有什么事情發生，有什么工作要做，要怎么做。一般都是上級告訴下級，屬于“往下走”（下行）的文件?！巴ㄖ敝攸c是告訴你干什么、提出工作要求?！巴▓蟆敝攸c是“報”道一件事情的具體情況，要么說明一件事“為什么”，要么介紹一件事“是什么”，說清楚這件事的來龍去脈?！巴ǜ妗钡摹案妗?，是告知的意思，就是把某個單位和組織的目的和要求讓所有人都知道并且按要求遵守。“通知”的“知”也有告知的意思，不過告知范圍沒有“通告”的大，就是上級告知下級，不告知其他人。若是向社會上所有的人宣傳就應該使用通告；而單位內部告訴事情，上級告訴下級就應該使用通知。正因為如此，上文舉例的報送總結和計劃的通知，因為告知對象是本單位相關下級部門，所以用“通知”。而XX市《關于加強醫院環境衛生管理工作的通告》，因為告知對象屬于全市所有醫院和全市群眾，所以用“通告”。

②“報告”和“請示”不分。“報告”和“請示”都是報給上級的文件，可是它們出文的目的非常不一樣。“報告”以“講事情”為主，就是跟上級部門講自己單位最近發生的事情，開展的工作情況，不要求上級對交出去的報告有回復。舉例說《關于2017年職工考核結果的報告》，就是跟上級講自己單位職工年度考核結果是什么情況的，有多少人考核優秀、有多少人考核良好、多少人不及格，不必回復。“請示”是請求上級批準本單位做某件事，希望得到上級明確的回答。比如《關于新院建設工程審計事務所邀請招標工作的請示》，就是請示上級關于招標工作的做法行不行、管不管，并要求有回復。

“報告”和“請示”寫的內容也不一樣。“請示”里頭可以說說情況、提提意見、講講道理，有一點匯報的意思擱里面。“報告”就不行，里面不能有請示的意思。兩種文件的結束語也不一樣?！皥蟾妗苯洺Ｖv“以上報告如有不妥，請指示”；“請示”都是講“當否，請批復”。還有，這兩種公文對時間的要求不一樣：“報告”屬于那種事情干過了再講，“請示”是事情還沒干之前先問問能不能干，等上級同意后再干。

③“批示”與“批復”混淆。這兩種公文讓人分不清就是因為“批”這個字。它們都可以被上級用來向下級表明意見，都是“往下走”的文件?！芭鷱汀钡摹皬汀笔谴饛偷囊馑?，“批示”就不大一樣，比如下級打個工作報告給上級，不需要上級給指示。如果上級覺得這個報告很給力、有意義，就可以在報告上寫點感想再發給下級，這就是“批示”?！芭鷱汀倍际巧霞壗o某個特定下級的；“批示”就不一樣了，有的是上級給一個下級，有的是上級給所有下級學習、借鑒。

④“函”以“文件”代用?！拔募币话闶菣C關、事業單位或正規企業的公文，是正式的材料，需要接收文件的人或者單位執行.函就是沒有隸屬關系的單位或平級之間使用的公文，它屬于“平著走”的文件。比如，民政部與財政部要合作做一件事，一個學校和一家公司之間需要協商一件事，都可以發“函”給對方。

2 公文標題與格式誤區

2.1 醫院公文標題的常見錯誤

標題一般由“發文單位”、“發文原因”和“文件種類”組成，被稱作“三要素”，排列公式是：“單位＋關于＋事情＋的＋公文種類”。對醫院來說，發文單位就是“XX醫院”、“中共XX醫院委員會”。公文標題不但要寫清楚主要內容，還要方便閱讀、分類管理和使用，要做到結構完整、原因清楚、種類合適、語言簡潔。在醫院公文寫作中，起標題有以下常見問題。

①“三要素”不全。有的缺少醫院名稱，比如《關于XX的通知》，應該是《XX醫院關于XX的通知》。有的缺少公文種類，比如《XX醫院關于XX的總結》，用“總結”這類詞代替種類，這樣的標題不規范。還有，轉發通知的時候常把種類給漏掉了，比如《XX醫院關于轉發》，應該是《XX醫院關于轉發的通知》。

②種類使用得“四不像”。有的把兩個種類放在一塊使用，最常見的是將“請示”和“報告”放在一起，如《XX醫院關于XX工作的請示報告》，再比如《XX醫院關于XX同志任職批復的通知》，就將“批復”和“通知”放在了一起。還有把“請示”寫成“申請”的，把“批復”寫成“批文”的等等，用得隨心所欲。

③“關于”這個詞用得不合適。“關于”這個詞應該放在“XX醫院”的后面，如《XX醫院關于向XX醫學院的XX請示》，這是正確寫法。有的卻放在了“XX醫院”前面：《關于XX醫院向XX醫學院的XX請示》，這就不對了。

④標題里缺少“的”。有的標題中“的”是不能省的，省了就有毛病、讓人讀不懂。比如，《XX醫院關于招聘醫護工作人員報名通知》，應該改成《XX醫院關于招聘醫護工作人員報名的通知》，讀起來就順口很多。還有，《XX醫院關于公開選拔科級干部通知》應改為《XX醫院關于公開選拔科級干部的通知》。還有一種情況，“的”放的位置不對，比如《XX醫院關于XX的情況報告》，應該改成《XX醫院關于XX情況的報告》等。

⑤標題亂用標點符號。除了有時候用書名號，一般題目都不用標點符號。個別表示特定意義的專用詞語可使用引號。標題亂用標點符號最常見的就是轉發文件不用書名號而用引號，比如《XX醫院關于轉發“XX省衛生廳關于XX的通知”的通知》，應該改成《XX醫院關于轉發的通知》。

2.2 醫院公文格式常見錯誤

公文由“版頭”（腦袋）、“主體”（軀干）和“版記”（雙腳）三部分組成。公文的“腦袋”，包括文件編號、保密程度和期限、文件的緊急程度、發文單位標記（如“XX醫學院第二附屬醫院文件”）、簽發人、分隔線。公文的“軀干”，包括標題、送交的單位、正文、附件、發文單位名稱、發文時間、公章；公文的“雙腳”，包括分隔線、抄送單位、發文單位和發文日期、頁數。

3 醫院公文寫作水平提升途徑

醫院管理是“按照醫院工作的客觀規律，運用現代管理理論和方法，對人、財、物、信息、時間等資源，進行計劃、組織、協調、控制，以充分發揮整體運行功能，優化績效的管理活動過程”[1]，涉及組織、文化、人資、財務、服務、信息、后勤、風險、績效等方方面面，因此醫院公文寫作運用是一個長期動態的過程。

①要加強醫院管理專業知識學習。理論水平不夠，寫公文往往就事論事，深度不夠，精煉不到位。掌握醫院管理專業知識是寫好公文的基礎。另一方面可以提高工作方法科學性、嚴謹性。醫院管理適用的法律法規較多的有《中華人民共和國執業醫師法》等，熟知這些，寫作公文才能對法律法規依據信手拈來。

②要弄明白醫院的“上下左右”。所謂弄明白“上下左右”就是搞清楚醫院與相關部門是上下級還是兄弟部門、平行部門，這是公文行文關系確定的基礎。要在分清醫院內外關系的同時，厘清行文的上行、下行和平行三種方向，避免超越職權和違反隸屬關系行文，避免因黨政不分導致的混亂行文。

③要不斷沉淀語言修養和文字功底?！氨鶅鋈叻且蝗罩?，高超的公文寫作水平也不是幾日就能達到的。重視平日積累是提高公文寫作水準的必由之路，“言之無文，行而不遠”，平時積累還包括傳統經典優秀的文學藝術作品[2]，在大量閱讀和沉淀中提升遣詞造語水平，進而提升公文寫作水準。

綜上所述，公文寫作及辦理不僅需要加強理論學習、提升理論修養，它更是一種工作實踐。不斷總結在公文寫作和辦理中的經驗和教訓，探索公文寫作的規律方法，長期堅持下去，從而不斷提升寫作水平。

[1]陳潔.醫院管理學[M].北京：人民衛生出版社，2005.

[2]黃海，宋潔.淺議如何提高軍用公文寫作能力[J].辦公室業務，2012（S1）：61.

R197

A

1672-5654（2017）09（b）-0192-02

2017-06-20）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.26.192

李傳輝（1978-），男，安徽懷遠人，碩士，高級政工師，研究方向：醫院管理、黨建、思想政治教育和共青團工作。