農業科研檔案管理實踐與對策

李 影，高 巖

（1． 中國農業科學院農業資源與農業區劃研究所，北京 100081；2． 英國布里斯托大學）

農業科研檔案是在農業科研活動中長期積累所形成的信息資源，是農業科學研究的伴生物。農業科研檔案的顯著特點是實踐性，主要來源于農業科研生產第一線，它是農業科技工作者長期實踐經驗的結晶，反映了農業科研動態及發展規律。農業科研檔案可以指導農業科技發展，在保持農業科學技術研究的系統性、連續性、準確性方面起著重要作用。搞好農業檔案管理以及信息資源開發利用，促進知識創新及農業科技發展等方面，具有深遠的影響。

農業科學研究是一項復雜的科學勞動，其檔案是農業科研工作的重要組成部分。檔案是農業科研活動中形成的具有保存價值的原始記錄，檔案的內容及載體形式多種多樣，有文字、公文、圖表、數據、影像、電子等各種文件材料。完整規范的農業科研檔案對后續的農業科學研究、農業生產發展具有查考和支撐作用，并可為農業科研項目選題、立項、結題及科研成果轉化等提供可靠、完整的技術資料，同時也為單位領導和管理部門科學決策提供有力的憑證依據。

1 農業科研檔案管理特點

檔案管理是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，檔案管理工作服務的對象是檔案利用者。檔案管理工作具有管理性、服務性、政治性和保密性。農業檔案管理是農業科研管理的重要組成部分，是農業科研活動的重要環節，對農業科研項目管理活動的延續，其歷史性和創新性有其自身特殊的重要作用。

2 農業科研檔案管理重要性

2.1 農業科研工作決策依據

農業科研檔案記載了農業科學研究工作的進展情況，是農業科研團隊在從事科研工作活動中形成的以文字、圖表、聲像、文件等各種形式，保存和考察各類科研項目的原始記錄，記載著科研機構的研究歷史和科研人員的研究進程，具有系統性和權威性。規范的農業科研檔案對于決策者來說，是不可或缺的重要資料，決策者可根據檔案記載的科研工作進展等信息，進行決策、總結工作和制訂計劃，確定發展方向和研究進程，制定總體發展目標和規劃。

2.2 農業科研工作發展依據

農業科研工作者在工作的同時會形成研究情況記錄、工作進展情況等綜合性材料，這些材料經過整理形成農業科技研檔案，對科學研究的后續研究有很大作用。可以保證研究的連貫性，避免不必要的重復研究，原始數據可以充分利用，促進農業科研工作多出研究成果、快速發展。

2.3 農業科研工作涉密保密性

任何檔案都存在涉密保密的問題，其保密工作直接關系到國家的安全問題。就農業科研檔案而言，它是農業科研工作者多年心血和集體智慧的結晶，是關系國家農業科技工作發展進程和高尖端研究進展的關鍵材料，反映了國家農業科學研究的情況，因此在檔案管理過程中必須給予高度重視。在實際工作中，要使檔案信息資源得到充分利用，并根據不同密級和開放時間對檔案采取有效的保護措施。

3 農業科研檔案分類

3.1 科學研究準備階段

科研項目在獲準資助前，項目申請人都會做些必要的前期準備工作，如查閱有關文獻或做一些簡單的預備試驗，在此基礎上再提出項目申請。這時查閱檢索資料及積累的有關資料、項目申請書、重點項目建議書、項目可行性報告、項目申請簡表、合作意向書，以及項目獲準后的計劃任務書、項目合同等都屬于這個階段形成的材料。

3.2 科學研究試驗階段

是記載項目執行的具體過程，記載內容包括：項目實施方案，試驗過程中的各種原始記錄，包括各種媒體（錄像帶、照片、錄音帶、光盤）材料、試驗報告、階段總結、技術文件、年度進展及執行情況報告等，若申請專利的項目還必須提供專利申請文件。

3.3 科學研究總結驗收階段

農業科學研究主要記載課題結題所做的工作，包括科研項目的工作報告、研究報告、已發表或待發表的論文、專著、技術鑒定材料、科研投資和經費使用情況等材料，以及課題完成后由項目主管部門組織驗收的一整套材料（包括驗收報告、驗收證書、驗收評價表等）。

3.4 科研成果鑒定和申報獎勵階段

根據不同評價方法有科技成果鑒定申請表、科技成果鑒定證書、科技成果評審證書、科技成果評定證書、科技成果驗收證書、科技成果登記申請表，成果應用的經濟效益和社會效益證明等一套申報成果的材料，以及成果獲準后的獎勵證書。這些材料在鑒定和申報成果時都有明確規定，一般由科研管理人員辦妥后統一交檔案室歸檔。

3.5 科研成果推廣應用階段

主要對科學技術研究成果推廣后的經濟及社會效益進行記載，包括：推廣應用方案、總結、成果、專題綜述、轉讓合同、技術應用情況及社會經濟效益等。

4 農業科研檔案管理措施

重視農業科研檔案憑證文件的收集及技術文件歸檔，重視材料的系統性和完整性。檔案管理人員要了解課題或項目的研究技術方案、技術路線，懂得課題項目各種技術文件的內在聯系與因果關系，切實為科研人員提供歸檔指導。使歸檔文件材料能夠完整地反映科研人員的思路和實現意圖，并能夠客觀、全面地反映出項目的主要內容，按照技術專業體系形成歸檔文件體系，確保歸檔技術文件材料的系統性和完整性。

努力提升檔案管理水平，農業科研檔案管理涉及多方面的農業知識，檔案管理人員需要對農業科學所有學科有一定的了解。因此，農業科研檔案管理人員要學習大農業的知識，使檔案工作者有充分的檔案管理工作技能及完善的農業專業知識結構，保證對農業專業領域材料進行正確的鑒定、整理及歸檔。

5 農業科研檔案管理建議對策

5.1 健全檔案管理制度

農業科研檔案管理工作發展歷史悠久，大部分科研單位都更新了檔案管理制度，特別是在現代科技和辦公手段飛速發展的今天，檔案管理要跟上時代發展的步伐，要健全管理制度，加強管理職責，部門負責監督、管理文件材料的歸檔過程，督促農業科研檔案的形成。

5.2 增強檔案管理意識

農業科研檔案是農業科學研究中形成的科技文件材料，特別是科研人員要加強檔案管理意識。檔案管理人員要加強監督意識，對檔案管理工作進行定期督促，重視定期更新檔案管理設施設備，在農業科研檔案工作中投入資金，確保農業科研檔案工作的開展。

5.3 檔案為農業科研服務

做好農業科研檔案管理工作，要增強農業科研檔案的管理意識，建立健全檔案管理及保密制度，明確檔案管理的職責，確保對農業科研檔案工作各個環節的有效管理。加強對農業科研檔案管理人員的綜合素質教育和專業知識水平要求，使其能夠根據不同需求及時編撰有價值的資料。加強檔案管理設施更新，全面提升農業科研檔案管理工作，發揮農業科研檔案的作用，為農業科技知識創新工程，為農業科學研究服務。

[1] 王磊．論檔案工作創新與現代化管理的途徑．辦公室業務，2013，（9）：62

[2] 馮家富．淺析檔案管理現狀及對策．辦公室業務，2013，（9）：80～81

[3] 呂園芳．實現檔案信息化管理的方法與對策思考．辦公室業務，2013，（9）：9

[4] 陳嘉男．對中國當代檔案學研究的建議．辦公室業務，2015，（1）：62