農業(yè)科研檔案管理實踐與對策

李 影，高 巖

（1． 中國農業(yè)科學院農業(yè)資源與農業(yè)區(qū)劃研究所，北京 100081；2． 英國布里斯托大學）

農業(yè)科研檔案是在農業(yè)科研活動中長期積累所形成的信息資源，是農業(yè)科學研究的伴生物。農業(yè)科研檔案的顯著特點是實踐性，主要來源于農業(yè)科研生產第一線，它是農業(yè)科技工作者長期實踐經(jīng)驗的結晶，反映了農業(yè)科研動態(tài)及發(fā)展規(guī)律。農業(yè)科研檔案可以指導農業(yè)科技發(fā)展，在保持農業(yè)科學技術研究的系統(tǒng)性、連續(xù)性、準確性方面起著重要作用。搞好農業(yè)檔案管理以及信息資源開發(fā)利用，促進知識創(chuàng)新及農業(yè)科技發(fā)展等方面，具有深遠的影響。

農業(yè)科學研究是一項復雜的科學勞動，其檔案是農業(yè)科研工作的重要組成部分。檔案是農業(yè)科研活動中形成的具有保存價值的原始記錄，檔案的內容及載體形式多種多樣，有文字、公文、圖表、數(shù)據(jù)、影像、電子等各種文件材料。完整規(guī)范的農業(yè)科研檔案對后續(xù)的農業(yè)科學研究、農業(yè)生產發(fā)展具有查考和支撐作用，并可為農業(yè)科研項目選題、立項、結題及科研成果轉化等提供可靠、完整的技術資料，同時也為單位領導和管理部門科學決策提供有力的憑證依據(jù)。

1 農業(yè)科研檔案管理特點

檔案管理是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，檔案管理工作服務的對象是檔案利用者。檔案管理工作具有管理性、服務性、政治性和保密性。農業(yè)檔案管理是農業(yè)科研管理的重要組成部分，是農業(yè)科研活動的重要環(huán)節(jié)，對農業(yè)科研項目管理活動的延續(xù)，其歷史性和創(chuàng)新性有其自身特殊的重要作用。

2 農業(yè)科研檔案管理重要性

2.1 農業(yè)科研工作決策依據(jù)

農業(yè)科研檔案記載了農業(yè)科學研究工作的進展情況，是農業(yè)科研團隊在從事科研工作活動中形成的以文字、圖表、聲像、文件等各種形式，保存和考察各類科研項目的原始記錄，記載著科研機構的研究歷史和科研人員的研究進程，具有系統(tǒng)性和權威性。規(guī)范的農業(yè)科研檔案對于決策者來說，是不可或缺的重要資料，決策者可根據(jù)檔案記載的科研工作進展等信息，進行決策、總結工作和制訂計劃，確定發(fā)展方向和研究進程，制定總體發(fā)展目標和規(guī)劃。

2.2 農業(yè)科研工作發(fā)展依據(jù)

農業(yè)科研工作者在工作的同時會形成研究情況記錄、工作進展情況等綜合性材料，這些材料經(jīng)過整理形成農業(yè)科技研檔案，對科學研究的后續(xù)研究有很大作用。可以保證研究的連貫性，避免不必要的重復研究，原始數(shù)據(jù)可以充分利用，促進農業(yè)科研工作多出研究成果、快速發(fā)展。

2.3 農業(yè)科研工作涉密保密性

任何檔案都存在涉密保密的問題，其保密工作直接關系到國家的安全問題。就農業(yè)科研檔案而言，它是農業(yè)科研工作者多年心血和集體智慧的結晶，是關系國家農業(yè)科技工作發(fā)展進程和高尖端研究進展的關鍵材料，反映了國家農業(yè)科學研究的情況，因此在檔案管理過程中必須給予高度重視。在實際工作中，要使檔案信息資源得到充分利用，并根據(jù)不同密級和開放時間對檔案采取有效的保護措施。

3 農業(yè)科研檔案分類

3.1 科學研究準備階段

科研項目在獲準資助前，項目申請人都會做些必要的前期準備工作，如查閱有關文獻或做一些簡單的預備試驗，在此基礎上再提出項目申請。這時查閱檢索資料及積累的有關資料、項目申請書、重點項目建議書、項目可行性報告、項目申請簡表、合作意向書，以及項目獲準后的計劃任務書、項目合同等都屬于這個階段形成的材料。

3.2 科學研究試驗階段

是記載項目執(zhí)行的具體過程，記載內容包括：項目實施方案，試驗過程中的各種原始記錄，包括各種媒體（錄像帶、照片、錄音帶、光盤）材料、試驗報告、階段總結、技術文件、年度進展及執(zhí)行情況報告等，若申請專利的項目還必須提供專利申請文件。

3.3 科學研究總結驗收階段

農業(yè)科學研究主要記載課題結題所做的工作，包括科研項目的工作報告、研究報告、已發(fā)表或待發(fā)表的論文、專著、技術鑒定材料、科研投資和經(jīng)費使用情況等材料，以及課題完成后由項目主管部門組織驗收的一整套材料（包括驗收報告、驗收證書、驗收評價表等）。

3.4 科研成果鑒定和申報獎勵階段

根據(jù)不同評價方法有科技成果鑒定申請表、科技成果鑒定證書、科技成果評審證書、科技成果評定證書、科技成果驗收證書、科技成果登記申請表，成果應用的經(jīng)濟效益和社會效益證明等一套申報成果的材料，以及成果獲準后的獎勵證書。這些材料在鑒定和申報成果時都有明確規(guī)定，一般由科研管理人員辦妥后統(tǒng)一交檔案室歸檔。

3.5 科研成果推廣應用階段

主要對科學技術研究成果推廣后的經(jīng)濟及社會效益進行記載，包括：推廣應用方案、總結、成果、專題綜述、轉讓合同、技術應用情況及社會經(jīng)濟效益等。

4 農業(yè)科研檔案管理措施

重視農業(yè)科研檔案憑證文件的收集及技術文件歸檔，重視材料的系統(tǒng)性和完整性。檔案管理人員要了解課題或項目的研究技術方案、技術路線，懂得課題項目各種技術文件的內在聯(lián)系與因果關系，切實為科研人員提供歸檔指導。使歸檔文件材料能夠完整地反映科研人員的思路和實現(xiàn)意圖，并能夠客觀、全面地反映出項目的主要內容，按照技術專業(yè)體系形成歸檔文件體系，確保歸檔技術文件材料的系統(tǒng)性和完整性。

努力提升檔案管理水平，農業(yè)科研檔案管理涉及多方面的農業(yè)知識，檔案管理人員需要對農業(yè)科學所有學科有一定的了解。因此，農業(yè)科研檔案管理人員要學習大農業(yè)的知識，使檔案工作者有充分的檔案管理工作技能及完善的農業(yè)專業(yè)知識結構，保證對農業(yè)專業(yè)領域材料進行正確的鑒定、整理及歸檔。

5 農業(yè)科研檔案管理建議對策

5.1 健全檔案管理制度

農業(yè)科研檔案管理工作發(fā)展歷史悠久，大部分科研單位都更新了檔案管理制度，特別是在現(xiàn)代科技和辦公手段飛速發(fā)展的今天，檔案管理要跟上時代發(fā)展的步伐，要健全管理制度，加強管理職責，部門負責監(jiān)督、管理文件材料的歸檔過程，督促農業(yè)科研檔案的形成。

5.2 增強檔案管理意識

農業(yè)科研檔案是農業(yè)科學研究中形成的科技文件材料，特別是科研人員要加強檔案管理意識。檔案管理人員要加強監(jiān)督意識，對檔案管理工作進行定期督促，重視定期更新檔案管理設施設備，在農業(yè)科研檔案工作中投入資金，確保農業(yè)科研檔案工作的開展。

5.3 檔案為農業(yè)科研服務

做好農業(yè)科研檔案管理工作，要增強農業(yè)科研檔案的管理意識，建立健全檔案管理及保密制度，明確檔案管理的職責，確保對農業(yè)科研檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。加強對農業(yè)科研檔案管理人員的綜合素質教育和專業(yè)知識水平要求，使其能夠根據(jù)不同需求及時編撰有價值的資料。加強檔案管理設施更新，全面提升農業(yè)科研檔案管理工作，發(fā)揮農業(yè)科研檔案的作用，為農業(yè)科技知識創(chuàng)新工程，為農業(yè)科學研究服務。

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