某自編軟件在醫(yī)療設(shè)備管理中的應(yīng)用

程識君

（廣東省深圳市龍崗區(qū)人民醫(yī)院設(shè)備科，廣東 深圳 518172）

某自編軟件在醫(yī)療設(shè)備管理中的應(yīng)用

程識君

（廣東省深圳市龍崗區(qū)人民醫(yī)院設(shè)備科，廣東 深圳 518172）

傳統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備管理多采用人工方式來記錄醫(yī)療設(shè)備的采購、安裝、驗(yàn)收、使用、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等一系列工作，浪費(fèi)人力物力，效率低下。現(xiàn)代的醫(yī)療設(shè)備管理方式采用信息化管理，廣東省深圳市龍崗區(qū)人民醫(yī)院應(yīng)用一種自編的設(shè)備管理軟件辦公系統(tǒng)，大幅提高了設(shè)備管理水平與效率，并促進(jìn)了臨床醫(yī)技人員工作效率的提升，帶來較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

醫(yī)療設(shè)備；管理方式；信息化；辦公系統(tǒng)；管理水平

隨著科技的迅猛發(fā)展，大量現(xiàn)代化的醫(yī)療設(shè)備相繼應(yīng)用于臨床，極大地提高了醫(yī)院的診療水平，醫(yī)療設(shè)備在整個(gè)醫(yī)院的固定資產(chǎn)當(dāng)中已經(jīng)占有舉足輕重的地位。設(shè)備科作為醫(yī)院重要的行政后勤科室，負(fù)責(zé)全院醫(yī)療設(shè)備的采購、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等一系列相關(guān)流程，承擔(dān)著保證各臨床科室醫(yī)療設(shè)備的正常使用，保障全院醫(yī)療活動正常進(jìn)行的重任。因此，運(yùn)用科學(xué)的管理方法，尤其是信息化管理手段加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理是提高醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療質(zhì)量的必要條件。它的應(yīng)用可以大大改進(jìn)醫(yī)院管理及業(yè)務(wù)工作的模式與流程，提高工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)醫(yī)院獲取最佳資源效益。

1 自編制軟件系統(tǒng)的功能介紹

本文當(dāng)中自編制軟件帶有添加、修改、刪除和查詢功能的模塊均為以廣東省深圳市龍崗區(qū)人民醫(yī)院設(shè)備科各類紙質(zhì)單據(jù)做為模板進(jìn)行編寫。該軟件系統(tǒng)一共包含供應(yīng)商信息、設(shè)備驗(yàn)收信息、設(shè)備維修信息、付款審批單信息、設(shè)備使用情況信息、固定資產(chǎn)調(diào)撥及報(bào)廢信息、院內(nèi)招標(biāo)信息(此模塊又包含采購項(xiàng)目信息、供應(yīng)商領(lǐng)取標(biāo)書情況信息及招標(biāo)結(jié)果信息等三個(gè)子模塊 )、設(shè)備申購信息、合同信息等9個(gè)數(shù)據(jù)模塊以及綜合查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及權(quán)限管理等三個(gè)功能模塊。其中，無論是9個(gè)數(shù)據(jù)模塊自帶的查詢功能，還是綜合查詢系統(tǒng)，所有查詢結(jié)果的數(shù)據(jù)表均可導(dǎo)出為本地 Excel文件。

9個(gè)數(shù)據(jù)模塊分別針對我院設(shè)備管理流程中的不同階段而設(shè)計(jì)。它們分別起如下作用。

（1）供應(yīng)商信息模塊：把供應(yīng)商的聯(lián)系方式記錄在軟件系統(tǒng)內(nèi)，有需要時(shí)可快速與供應(yīng)商取得聯(lián)系。

（2）設(shè)備驗(yàn)收信息模塊：將設(shè)備驗(yàn)收情況記錄在系統(tǒng)中后，可實(shí)時(shí)跟進(jìn)我院每臺新到醫(yī)療設(shè)備的驗(yàn)收進(jìn)度。

（3）設(shè)備維修信息模塊：把設(shè)備維修單的內(nèi)容錄入系統(tǒng)后，我們便可了解全院所有醫(yī)療設(shè)備的維修情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)故障率高及維修費(fèi)用高的設(shè)備，將此情況報(bào)告給設(shè)備維修部后可對設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的及時(shí)處理。

（4）付款審批單信息：可跟進(jìn)設(shè)備管理流程完成后的付款審批單的簽單情況，及時(shí)完成付款審批流程，保障臨床科室部分工作的正常進(jìn)行。

（5）設(shè)備使用情況信息：是政府采購設(shè)備返還質(zhì)保金的憑證，通過查詢該模塊信息可了解政府采購設(shè)備的各項(xiàng)信息，跟進(jìn)質(zhì)保金返還流程的進(jìn)度。

（6）固定資產(chǎn)調(diào)撥及報(bào)廢信息：可及時(shí)了解我院有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的固定資產(chǎn)的變動情況，避免在年度計(jì)量檢測時(shí)給計(jì)量局工程師的工作帶來不便。

（7）院內(nèi)招標(biāo)信息 (包括其三個(gè)子模塊 )：通過將我院每次院內(nèi)招標(biāo)的情況記錄在案，可對臨床科室申購類似設(shè)備提供品牌及價(jià)格等方面的參考信息，避免臨床科室買到質(zhì)次價(jià)高的產(chǎn)品；同時(shí)也可了解到各個(gè)供應(yīng)商投標(biāo)的情況，從中找出有惡意行為的供應(yīng)商，將其列入我院院內(nèi)招標(biāo)黑名單，保護(hù)院方利益。

（8）設(shè)備申購信息：臨床科室查詢設(shè)備申購單進(jìn)度時(shí)，可通過查詢系統(tǒng)及時(shí)了解簽單進(jìn)度；也可通過該系統(tǒng)數(shù)據(jù)了解各臨床科室的需求情況，從而召開醫(yī)學(xué)裝備管理委員會討論部分設(shè)備申購計(jì)劃。

（9）合同信息：將合同信息記錄在案后，我們可在合同簽訂完成后通過查詢合同簽訂的時(shí)間及合同上約定的送貨時(shí)限，計(jì)算出設(shè)備應(yīng)當(dāng)送貨的截止日期。如供應(yīng)商在該截止日期到來后仍未送貨，應(yīng)催促其盡快送貨。

三個(gè)功能模塊分別為綜合查詢模塊、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊及安全管理模塊。它們分別起到如下作用。

（1）綜合查詢模塊：雖然每個(gè)數(shù)據(jù)模塊都自帶查詢功能，但能夠查詢的信息比較有限，綜合查詢模塊便因此應(yīng)運(yùn)而生。其有兩大優(yōu)點(diǎn)：第一，與每個(gè)數(shù)據(jù)模塊自帶的查詢功能相比，綜合查詢系統(tǒng)能夠?qū)Ω嗟捻?xiàng)目進(jìn)行查詢。在這個(gè)模塊當(dāng)中，只需要先選擇查詢的表格名稱，再選擇查詢項(xiàng)目，然后輸入查詢條件，接著點(diǎn)擊添加按鈕，系統(tǒng)即生成對應(yīng)的 SQL查詢語句，最后點(diǎn)查詢按鈕即可得到你想要的結(jié)果；第二，每個(gè)數(shù)據(jù)模塊自帶的查詢功能只能輸入單個(gè)查詢條件，而綜合查詢系統(tǒng)能夠進(jìn)行多條件查詢。這樣的設(shè)計(jì)顯然能夠獲取到用數(shù)據(jù)模塊自帶查詢功能無法獲取的信息。但是，它也有一個(gè)缺點(diǎn)，這個(gè)缺點(diǎn)就是，操作較數(shù)據(jù)模塊自帶的查詢功能繁瑣，查詢出一個(gè)結(jié)果也會花費(fèi)較長的時(shí)間。不過，雖然花費(fèi)時(shí)間較長，但多花的時(shí)間僅為多選幾個(gè)下拉菜單和點(diǎn)擊按鈕的時(shí)間，與它強(qiáng)大的功能相比，多花的這點(diǎn)時(shí)間帶來的不便是微不足道的。

（2）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊：可對我院設(shè)備管理流程中的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且可按不同的項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（3）權(quán)限管理模塊：任何一個(gè)軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，都應(yīng)當(dāng)考慮其安全性能，必須避免他人可隨意進(jìn)入軟件系統(tǒng)的后臺，任意篡改數(shù)據(jù)，修改軟件系統(tǒng)的源代碼的情況發(fā)生。

以上是對該軟件系統(tǒng)的所有功能模塊的簡介。接下來將介紹該軟件系統(tǒng)在工作的實(shí)際應(yīng)用效果。

2 自編制軟件在工作中的應(yīng)用效果

通過對該軟件系統(tǒng)的簡介，我們可以明顯發(fā)現(xiàn)該軟件系統(tǒng)的應(yīng)用相對于傳統(tǒng)的方式對于醫(yī)院設(shè)備科管理方式的優(yōu)勢，那就是省去了我們大量翻閱設(shè)備檔案或?qū)徟鷨嗡牡臅r(shí)間。

（1）我們需要辦理某政府采購設(shè)備的質(zhì)保金單。如采用傳統(tǒng)的管理方式，我們的步驟是：第一，通過設(shè)備的名稱及使用科室去尋找該設(shè)備的檔案盒；第二，找到檔案盒當(dāng)中的設(shè)備驗(yàn)收單，查到其驗(yàn)收時(shí)間，看該設(shè)備是否已到質(zhì)保期 (一般是1年，有特別規(guī)定的除外)；第三，根據(jù)查找到的信息填寫設(shè)備使用情況報(bào)告。

按傳統(tǒng)的管理方式，我們的第一步至少需要約5分鐘時(shí)間，第二步需要1～2分鐘，第三步需要1分鐘左右。總共耗時(shí)約7～8分鐘。

如果使用自編制軟件系統(tǒng)，則只需要在設(shè)備驗(yàn)收信息模塊中按關(guān)鍵字進(jìn)行模糊查詢即可找到相應(yīng)的設(shè)備驗(yàn)收信息。第一步與第二步可以合二為一，總共耗時(shí)小于1分鐘。通過以上分析，我們可發(fā)現(xiàn)，使用該系統(tǒng)可使該工作進(jìn)程所消耗的時(shí)間減少5～6分鐘，如果按照縮短工作時(shí)間的百分比來計(jì)算，則消耗的時(shí)間減少 80% 左右，也就是說，工作效率可提高4倍左右。

（2）院內(nèi)招標(biāo)時(shí)，我們需要與供應(yīng)商談價(jià)格，供應(yīng)商一直不肯讓步。此時(shí)，我們需要查詢該供應(yīng)商以前在我院院內(nèi)招標(biāo)當(dāng)中投標(biāo)同類設(shè)備的中標(biāo)價(jià)格。

按傳統(tǒng)的管理方式，我們的步驟如下：第一，根據(jù)設(shè)備的名稱及供應(yīng)商名稱查找對應(yīng)的檔案盒；第二，找到該設(shè)備的合同，查到合同的價(jià)格；第三，告知參與招標(biāo)的供應(yīng)商以前的中標(biāo)價(jià)，要求其降價(jià)。

該管理方式下，我們此工作任務(wù)總消耗的時(shí)間大約為：第一步5分鐘左右，第二步1分鐘左右。而如果采用自編制軟件系統(tǒng)，我們只需要打開軟件系統(tǒng)，進(jìn)入招標(biāo)信息模塊的查詢界面，輸入設(shè)備關(guān)鍵字即可查到過往招標(biāo)的記錄，全過程消耗時(shí)間大約只需 30秒。相對于傳統(tǒng)方式，采用自編制軟件系統(tǒng)更是能使前兩步消耗時(shí)間減少約5分半鐘，即工作效率提高達(dá) 11倍之多。而且，經(jīng)不完全統(tǒng)計(jì)，由于在招標(biāo)過程當(dāng)中該軟件系統(tǒng)的多次使用，我院平均每次招標(biāo)過程中節(jié)約資金約占總預(yù)算的5%左右。

除了能節(jié)約某些工作任務(wù)消耗的時(shí)間并且為院內(nèi)采購節(jié)約資金外，該軟件系統(tǒng)相對于其他如WORD 和 EXCEL 等辦公軟件也有著它獨(dú)有的優(yōu)勢。雖然 WORD、EXCEL 等辦公軟件同樣有數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，但它只能按照該軟件早已定義好的功能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，某些用戶需要進(jìn)行的特定統(tǒng)計(jì)功能則無法進(jìn)行。而自編制軟件系統(tǒng)則可根據(jù)實(shí)際情況，不斷通過編寫新的源代碼來實(shí)現(xiàn)新的查詢及統(tǒng)計(jì)功能，以滿足工作需求。

從以上分析當(dāng)中，我們不難看出該自編制軟件系統(tǒng)的除了省時(shí)省力外，還具有擴(kuò)展性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)。

3 結(jié)語

通過使用這種自編的設(shè)備管理軟件，我院設(shè)備管理流程得到優(yōu)化，縮短了工作事項(xiàng)的辦理時(shí)間，大幅地提高了設(shè)備管理工作效率。與此同時(shí)，該軟件還具有擴(kuò)展性好的特點(diǎn)，可以針對不斷變化的工作需求情況進(jìn)行功能擴(kuò)展，通過添加、修改、刪除、查詢等基本功能以及作為高級功能的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，較深入地了解全院醫(yī)療設(shè)備的現(xiàn)狀，使我們的日常管理工作更有針對性和目的性。

[1]錢英，張尤仁 .醫(yī)療設(shè)備管理方法的探討 [J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2003，24(11):30-31.

[2]黃勇，薛凡，謝娟 .加強(qiáng)醫(yī)院信息化建議促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量持續(xù)改進(jìn) [J].中國醫(yī)院管理，2007，27(04):52-52.

R197.32

A

1671-0711（2017）03（下）-0020-02