加強照片檔案的收集與管理促進醫院文化建設

胡玉娥

襄陽市中醫醫院，湖北襄陽 441000

加強照片檔案的收集與管理促進醫院文化建設

胡玉娥

襄陽市中醫醫院，湖北襄陽 441000

照片檔案是以感光材料為載體、以影像為主要反映方式反映國家機構、社會組織、企事業單位或個人在社會活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄價值的、歷史記錄。簡潔、真實、形象、直觀，使用價值和查考價值珍貴性。在宣傳醫院上發揮著重要。醫院文化是醫院在醫療市場競爭中突出競爭地位、優勢和競爭特殊的重要組成部分，照片檔案發揮著鼓舞職工、激勵情致的作用。該文對當前醫院照片檔案中存在的問題進行了詳細分析，并提出相應對策。

照片檔案；收集；管理；醫院文化建設

照片檔案是指國家機構、社會組織、企事業單位或個人在社會活動中直接形成的以感光材料為載體、以影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般分為底片、照片和說明3部分。照片檔案可以最簡潔、真實、形象、直觀地記錄國家機構、社會組織、企事業單位或個人在歷史長河中發展的面貌，具有非常高的使用價值和查考價值的珍貴性.具體到醫療行業的醫院一個單住中它具有反映醫院歷史面貌、重要人物、核心事件等。是醫院檔案管理中紙質檔案補充，為醫院管理人員在撰寫《院史》《院志》《醫院大事記》《名醫錄》和宣傳醫院新業務新技術的進展中等可以發揮重要的憑證作用、宣傳作用、參考作用及使用價值。當前，醫院面臨著激烈的競爭環境，如果不斷提升醫院文化軟實力競爭力，為醫院的可持續發展注入生機和活力，才能從競爭中脫穎而出。醫院文化是醫院在醫療市場競爭中突出競爭地位、優勢和競爭特殊的重要組成部分，在潛移默化中發揮作用和影響，實現鼓舞職工、激勵情致，從而為醫院的發展帶來經濟效應和社會效益的雙豐收。

1 當前醫院照片檔案中存在的普遍問題

醫院的照片檔案均產生于各項事件的攝影活動。受照相機器材、洗印成本、照相人才的專業等多方面的限制因此效果參差不一。筆者從工作中接觸到當前醫院的照片檔案普遍存在以下問題。

1.1 文字說明記錄不準確，或是無文字說明

文字說明是照片共同構成了照片檔案的基本要素，它包括符號部分和文字部分。符號部分是照片冊內照片的順序號；參見號是該張或該組照片有聯系的其他照片或其他門類的檔案的檔號，包括保管期限的類別。文字部分包括攝影時間、攝影者和文字說明應由事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等6大要素組成[1]。擬寫文字說明要求符合歷史客觀事實，實事求是、文字簡潔、語言通順。需用阿拉伯數字表示時間，用圓點替代“年、月、日”字樣。常用橫寫的格式。大幅照片的文字說明必須另紙書寫，與照片一同保存。如果一張反映醫院大事記的照片，缺少了標準文字說明，多年以后，后人無法辨認和了解其彌足珍貴的價值，將不能準確地揭示和表達出事物的本來面目。因此照片和文字說明必須要相輔相成，互不可分。

1.2 收集種類不齊全，分類、入冊不規范

反映照片檔案的底片部分缺失。如現在使用的數碼相機和手機拍攝的檔案類照片，是存在最多的現象。在移交和分類整理上不科學，形成的檔案照片未經整理分類工作人員直接交到相應的檔案形成部門而不是按照規范上交到醫院的綜合檔案室進行保管，影響了照片檔案的質量。照片檔案的反映內容單一、連續性不強[2]；反映的事件主、次性不強；重復內容多，重點不突出，降低了照片檔案今后的利用價值。應制定明確的檔案照片的接收、歸檔、保管、利用制度，做到有章可循，讓分散在各職能部門和有關人員手中有照片檔案價值的照片和底片一起，盡快地集中到檔案管理部門，實行統一、標準管理。要購置由芯頁和封面、封底組成照片冊。應按照照片檔案形成的時間、事件分類、排列順序。醫院照片檔案的收集時間上應注意，有歸檔價值的照片，應在當月移交至相關的檔案管理部門，一般不應跨年度。醫院照片檔案的收集范圍一般為醫院職能活動工作成果資料；國家、省級領導人和在醫學領域中有突出專長領軍人物參加的醫院有關的重大活動的資料；醫院組織或人員參加的重要會議和事件；涉及醫院權益的資料以及其它具有長期保存價值的照片資料。照片檔案收集齊全后，就要遵循有利于保證照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則，系統地進行整理。其保管期限按照照片的價值，依據《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》，分為永久、長期、短期3種。在照片檔案資料應在形成后一個月內與底片部分同時歸檔。照片檔案的編號一般分為二類，一類為工程類，一類為綜合類。分別按照不同的類別編號方法進行編號組成照片冊。大幅照片可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。檔案照片的堆放高度不宜超過5 cm，以豎直放置為宜。力求做到分類合理、方法科學、格式規范。

隨著數碼技術的不斷成熟與完善，現在應用數碼相機進行照相已經非常普及，數碼技術擁有成像迅速方便、后期處理及時、遠距離傳輸快速.數字影像不褪色、不變形等優勢成為取代傳統膠片照片檔案的發展趨勢。但是，數碼檔案照片在電腦上使用軟件進行后期處理受應用軟件的影響，對數碼照片檔案的真實性有較多制約。在保證數碼照片檔案的真實性，主要應注意選用PAW格式存儲數碼照片。在初級收集時就應注意數碼照片的格式，以便有利于歸檔、儲存。數碼照片存儲格式大多采用JPG、TIF、RAW 3種。如果用高分辨率打印機打印或照片彩擴機擴印出有損壓縮技術處理的圖像，數碼照片的成像就會顯現出受損的跡象，由此會給數碼照片檔案的利用造成影響。另外在選用加密光盤存放數碼照片檔案時應注重存取速度、容量、價格等重要的參數。數碼照片最常用的存儲介質有硬盤、軟盤、光盤、磁帶、U盤和網絡，但病毒、死機、操作失誤等因素會造成硬盤上存儲的數據損壞或丟失。數碼照片的保存應首選光盤，在存放管理做好防光、防塵、防火、防水、防氣體、防擠壓、防干燥等方面工作。在將數碼檔案照片存在光盤存儲時，可以應用加密軟件對光盤進行加密，防止他人更改照片檔案數據，可有效保證數碼照片檔案的原始性和真實性。在各種照片檔案的存放過程中都要注意控制溫度、濕度，防壓、防光等破壞，采取積極措施防止數碼照片檔案的老化[3]。

2 照片檔案在醫院文化建設中發揮的作用

醫院文化是醫院發展的靈魂和支柱，它不僅包括醫院固有的建筑、文化設施、環境綠化等；還包括醫院的主體成員醫院職工在長期的醫療活動中形成的科技人文、道德規范、規章制度、價值觀等。醫院文化是醫院在技術力量、設備、人員要素、經營理念、醫院精神等核心競爭力上的綜合展示。一張高質量的檔案照片可以起到畫龍點睛的作用,它讓一幅宣傳畫面靈活、生動、富有生氣如果配以的說明能讓讀者用最短的時間了解到最多的信息[4]。醫院的照片檔案是醫院從事醫療活動、科研、行政管理、黨務工作及其他各項活動形成的，以靜態方式展示的有保存價值的歷史記錄。醫院通過讓員工參與制作醫院文化冊，設置宣傳醫院風貌、領導關懷、專業學科專家、精良設備、先進技術、重點專科、科研科學、醫院建筑風格、診療環境、精神文明、社會公益活動、版塊的投稿及設計。可讓員工自覺形成良好的職業習慣、道德準則、行為規范和價值觀[5]，增強自豪感、成就感，從而提高醫院整體凝聚力和向心力。通過制作醫療專家專科特長、就診時間、國家、省市級重點專科、專藥等科普小冊子，用照片配以通俗易懂的文字介紹說明，可以讓老百姓、讓社會了解醫院、理解醫生，在構建和諧醫患關系上發揮應用的作用。

醫院的文化宣傳園地通過照片檔案宣傳醫院和員工參加的公益活動，如各類專家義診、扶貧濟困活動、黨員活動日活動、各類文體娛樂活動照片檔案可反映醫療員工的精神風貌，緩解工作壓力，提升服務激情。醫院的照片檔案是醫患溝通的橋梁和紐帶是展示醫院風貌的窗口。一張張體現醫護人員真情細節、辛苦付出的照片、記錄了醫院不斷發展壯大的過程中一代代醫務人員的付出、拼搏、汗水與成績、驕傲的瞬間，廣大干部職工增強了自豪感，從而激勵、帶動更多的人為維護醫院形象、維護醫療行為更加努力學習和工作。特別是拍攝有患者贈送醫務人員個人“醫術精湛、醫德高尚”類的牌匾和錦旗瞬間的照片，更起到加強醫患溝通、改善醫患關系、積極配合治療共同的意愿和話題，有效減少醫療糾紛。

照片檔案是醫院在經營發展中的寶貴財富，為醫院文化建設發揮著積極的作用。不僅能夠為醫院樹立良好形象，擴大影響力，而且還能為醫院文化建設提供科學依據和創造途徑，有助于提升醫院的核心競爭實力。醫院的照片檔案醫院文化是建設中行之有效的重要載體和展示醫院形象的高效、直觀平臺、形式多樣、內容豐富，醫院從事檔案相關的工作人員應充分挖掘照片檔案的資源優勢，不斷探尋充分發揮醫院照片檔案積極作用的渠道，把醫院文化建設推上更高的臺階。

[1]賴蘇平.淺談照片檔案的收集與整理[J].辦公室業務，2016（6）：146.

[2]麻麗.淺議如何加強照片檔案的收集工作[J].中國管理信息化，2016（7）：215.

[3]冷靜，陸微微.數碼照片檔案的老化及其防治對策[J].蘭臺世界，2010（22）：36.

[4]劉衛萍.照片檔案的作用與利用[J].山西檔案，2006（5）：31.

[5]李紅宙.照片檔案對企業文化建設的作用[J].辦公室業務，2016（9）：114.

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.30.088

R197.324

A

1672-5654（2017）10（c）-0088-02

胡玉娥（1970-），女，湖北襄陽人，碩士，檔案副研究館員，研究方向：醫院檔案管理。

2017-07-28）