計(jì)算機(jī)在檔案管理中的相關(guān)運(yùn)用

王繼華

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，面對(duì)日益增加的工作量，為檔案管理工作開辟了一條新途徑，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可有效提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。本文通過對(duì)計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中作用和不足，探討檔案管理新路徑。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；檔案管理；運(yùn)用

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案是歷史的記錄和保存，是國(guó)家和社會(huì)的寶貴財(cái)富，對(duì)國(guó)家和社會(huì)的未來發(fā)展有著重要意義。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中顯得日益重要。各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，并認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理工作的必由之路。在這種背景下，此次研究對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理中的相關(guān)運(yùn)用進(jìn)行分析探討，并希望為我國(guó)各種級(jí)別的檔案管理提供技術(shù)參考，為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供新路徑。

1 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用

1.1 有利于檔案的管理、收集和存儲(chǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)用范圍也越來越廣，計(jì)算機(jī)技術(shù)引用到檔案管理中，充分利用計(jì)算機(jī)外延設(shè)備，可以將檔案管理中的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，利用這種檔案管理模式為檔案管理提供科技手段，能夠自動(dòng)處理信息的管理模式，將一些檔案刻錄成光盤或者是電子文件，完成計(jì)算機(jī)的自動(dòng)檢測(cè)，采用計(jì)算機(jī)的掃描和光盤存儲(chǔ)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

1.2 有利于檔案管理信息的系統(tǒng)化

傳統(tǒng)的手工檔案管理模式在面對(duì)多元化、數(shù)量巨大的檔案時(shí)，往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間，還可能因?yàn)闄n案管理保管失誤出現(xiàn)檔案破損導(dǎo)致檔案信息殘缺，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案，開發(fā)新信息管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)高校管理，有效的提升檔案管理的效率。

2 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的現(xiàn)狀漏洞

2.1 前期的準(zhǔn)備工作不充分

多數(shù)檔案管理手段是一味沿用傳統(tǒng)管理手段，陳舊落后的機(jī)械管理手段不利于計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣應(yīng)用，很多檔案館準(zhǔn)備信息管理系統(tǒng)時(shí)，沒有完全做好檔案管理工作，其中最常見的是檔案數(shù)據(jù)的電子化不到位，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，出現(xiàn)了很多明顯的錯(cuò)誤，比如檔案日期、姓名以及檔案館錄入時(shí)間錯(cuò)誤，由于準(zhǔn)備工作的不充分，就難以保證計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的有效作用。

2.2 檔案管理的計(jì)算機(jī)不夠充分

在檔案管理中，很多地方的檔案管理部門都已經(jīng)建立了相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)得到應(yīng)用，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)管理模式也是建立在傳統(tǒng)的手工管理模式上，將檔案管理的工作內(nèi)容放在檔案資料上，并沒有充分利用檔案管理的優(yōu)越性，也沒能建立數(shù)據(jù)庫(kù)下的多媒體檔案數(shù)據(jù)，由于缺乏檔案管理的有效系統(tǒng)與平臺(tái)，在檔案管理上也無法進(jìn)行高效管理。

2.3 檔案管理的人員素質(zhì)較低

在檔案管理工作中，很多人都將歸為檔案的抄錄保管，作為一項(xiàng)事務(wù)性工作進(jìn)行管理，沒有深入理解檔案管理的國(guó)家財(cái)富作用，忽視了檔案管理對(duì)社會(huì)的間接經(jīng)濟(jì)效益。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案管理人員素質(zhì)較低，缺乏有效的計(jì)算機(jī)的安全防范意識(shí)以及安全防范能力，將計(jì)算機(jī)技術(shù)當(dāng)成是一種檔案管理的外在手段，但不能夠有效的應(yīng)用。

3 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的實(shí)踐探索

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用范圍

首先，改變現(xiàn)有檔案管理觀念，從事檔案管理的工作人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案管理中，促使工作人員改變檔案管理工作態(tài)度，增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，將檔案管理工作當(dāng)做成一項(xiàng)社會(huì)事業(yè)認(rèn)真落實(shí)。其次，加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備以及軟件設(shè)施的投入，引入現(xiàn)代化的管理模式，從而提升計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的全面運(yùn)用，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行必要的思想教育，增進(jìn)檔案管理意識(shí)，努力將計(jì)算機(jī)技術(shù)用于檔案管理中，利用查找方便，檢索迅速，保密性好，存儲(chǔ)量大，可靠性高，存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，成本低等優(yōu)點(diǎn)，逐漸擴(kuò)大計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用范圍。

3.2 提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)技能水平

檔案管理工作不僅是做好檔案的保管，還需要通過各項(xiàng)檔案的管理做好社會(huì)檔案信息化建設(shè)工作，這就需要檔案管理人才要具備相應(yīng)的職業(yè)能力，并合理運(yùn)用到工作中。檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需要提高管理人員素質(zhì)，并培訓(xùn)其信息化檔案管理的基本技能，鼓勵(lì)工作人員自我發(fā)展、不斷進(jìn)步，讓檔案管理工作在人才的推動(dòng)下實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理；同時(shí)，通過聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，對(duì)他們的計(jì)算機(jī)操作提供日常維護(hù)和管理上的支持，在不斷的學(xué)習(xí)中，加強(qiáng)檔案管理信息化水平，通過提高計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平，做好檔案管理人員的培訓(xùn)。

3.3 加強(qiáng)創(chuàng)新檔案管理水平

建立詳盡的社會(huì)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)社會(huì)檔案信息資源共享、傳遞、存儲(chǔ)以及利用的一體化管理模式，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，根據(jù)社會(huì)對(duì)各種類型檔案的具體要求，逐步建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，創(chuàng)建適應(yīng)新的管理模式下的檔案管理制度，在檔案管理中注重以制度確保計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，保障檔案管理工作的有序進(jìn)行，當(dāng)然，不論是任何檔案管理單位，從事檔案管理的工作人員在實(shí)際的工作中都應(yīng)該不斷提升自身的管理水平，加強(qiáng)檔案管理水平的提高。

4 結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中已經(jīng)是大勢(shì)所趨，注重對(duì)檔案管理人員思想的轉(zhuǎn)變、技能的培訓(xùn)，提高檔案管理水平，在新時(shí)期檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，讓社會(huì)檔案管理發(fā)展緊跟社會(huì)前進(jìn)步伐，促進(jìn)新時(shí)期檔案管理事業(yè)發(fā)展，以更好的適應(yīng)信息時(shí)代的歷史洪流。

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