社會福利檔案的綜合性管理探析

王巧妮

摘 要：本文首先說明了社會福利檔案的基本內容，然后分析了社會福利檔案的綜合性管理的意義，最后詳細闡述了社會福利檔案的綜合性管理措施。

關鍵詞：社會福利檔案；綜合性管理；收集；統一；信息化

1 社會福利檔案的基本內容

（一）社會救助檔案

縣級民政部門批準救助對象的審批表，鄉鎮人民政府及村（居）委會的證明材料，救助對象的申請書及本人的戶口簿或身份證復印件等；救助管理機構日常工作中的匯總表格，陽光救助活動開展工作的記錄等其它應當歸檔的材料。

（二）社會福利養老檔案

各級政府民政部門批準的老年社會福利機構的審批表，職能部門對申報機構的調查表，申報機構的申請書、法人登記證明、法定代表人的證明文書等；在對老年社會福利機構日常管理中產生的各養老機構的綜合性匯總表格和有關基本情況及其它應當歸檔的材料。

（三）孤殘兒童救助檔案

針對孤殘兒童開展的唇腭裂康復、先天性心臟病治療等活動中村（居）委會、鄉鎮人民政府的證明文書、縣級以上人民醫院出具的診斷證明書，法定監護人戶口簿或身份證復印件等；救助管理機構在日常工作中的匯總表格以及對孤殘兒童開展生活救助活動情況記錄和其它應當歸檔的材料。

（四）殘疾人福利服務檔案

主要是針對殘疾人開展醫療康復、促進就業實現平等參與的權利活動中記錄的具有保存價值的文字材料。

2 社會福利檔案的綜合性管理的意義

（一）能夠為領導決策提供準確無誤的信息依據

社會福利檔案的綜合管理，打破了民政內部各社會福利部門檔案管理上的孤立、分散和各自為政的局面，將記載各種社會福利活動的檔案材料定期集中于檔案室統管，既客觀地反映了社會福利活動的歷史發展狀況，又反映了社會福利工作的真實面貌。通過對檔案的分析，可以縱觀全局，總結經驗，吸取教訓，探索社會福利活動的規律，為領導科學決策提供信息依據。

（二）能夠進一步推進民生檔案工作的開展

黨的十八大明確提出了加快推進以改善民生為重點的社會建設。為此，國家檔案局印發了《關于加強民生檔案工作的意見》，要求各級檔案部門建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整；建立服務人民群眾的檔案利用體系，確保民生檔案造福民生。社會福利活動是民生工程，各級民政部門有責任配合國家檔案局建立健全社會福利檔案制度，保證社會福利文件材料歸檔齊全、整理科學、保管安全、利用方便，為改善民生做貢獻。

（三）能夠實現檔案整體功能的優化

綜合管理可以將內容多元的社會福利檔案材料轉變成為綜合的系統性成果，使之在結構層次上達到了統一、協調，可以同時針對不同的社會需要，對各類檔案資料所載信息進行分析、加工與輸出，迅速實現檔案資料的轉化，從而形成一個與外界進行信息交換的動態開放系統，擴大了社會福利檔案的利用面和社會影響力。

3 社會福利檔案的綜合性管理措施

（一）重視社會福利中檔案工作的重要性

當前，我國一些社會福利院，尤其是新建的一些福利院，沒有完全重視檔案管理的重要性，使我國的社會福利院檔案管理內容不齊全。或是只重視對紅頭文件等的收集，完全不顧其他相關文件的收集和管理；或是只針收集上級部門發的文件，不顧其他文件，等等。總之，我國現階段在社會福利院檔案管理中存在很多不利因素，這就要求相關的檔案管理工作者注重檔案的收集，將檔案的管理工作與社會發展相融合，促進和推動我國的社會福利檔案管理工作，實現其社會價值。

（二）將收集社會福利事務檔案范圍擴大

目前，我國的福利院檔案管理工作者相對來說屬于緊缺狀態，因此，相應的檔案收集范圍也不是很大。由于社會的不斷進步，社會福利事務工作范圍越來越廣，對工作人員的要求也越來越多，需要收集的社會福利資料較多，基本包括社會福利事務、文書、康復教育以及專用檔案，而其中需著力加強的是社會福利事和專用檔案。由于資料收集的不完全，缺失的文件也較多，對于一些比較重要的檔案，例如征用土地通知書收集不完全，檔案室沒有總體的管理措施，都是以部門為主，導致一些有價值的檔案嚴重缺失。或由于檔案管理部門的人事變動，檔案收集和管理中間有間斷環節，最終導致一些檔案的缺失和不齊。因此，檔案管理工作的范圍要在原有的基礎上不斷擴大，做到管理齊全。

（三）加強對社會福利檔案的統一管理

1、統一領導

各個承擔社會福利職能的科室對專業檔案進行歸檔后，交由專門的檔案員管理，并專門派人統一領導、組織協調該項工作。

2、統一規章制度

按照黨和國家有關民政工作、檔案工作的方針政策，結合本單位實際，建立健全本單位社會福利檔案管理的各項規章制度。

3、統一業務規范

對不同門類和載體的社會福利檔案的收集、分類、排列、編號、檢索工具的編制、保管期限的劃分等檔案管理的基礎業務制定統一的業務規范，并在具體工作中嚴格執行，保證社會福利檔案的規范化管理。

4、統一保管

各社會福利職能科室工作中形成的各種門類和載體的檔案材料，應定期向綜合檔案室移交，由社會福利綜合檔案室統一保管。

5、統一開發利用

隨著國家社會福利政策由“社會救濟型”向“社會保障型”的轉變，大量的社會福利檔案需統一開發利用，應將社會福利檔案室作為開發利用中心，綜合開發檔案信息，編制檢索工具和參考資料，滿足民政部門乃至社會各方面的利用需求。

（四）推進社會福利檔案的信息化建設

1、完善信息化基礎建設，加強投入

社會福利部門要提高對檔案管理信息化工作的認知程度，認識到信息化發展對檔案工作的帶動作用與意義，真正的將檔案管理信息化納入到社會福利工作的總戰略思想當中，利用科學的管理手段有效地提高檔案管理工作的開展效果，從而更好地促進社會福利事業的健康發展。檔案信息化建設工作的開展，也要重視對人員隊伍的控制，提高在崗人員的綜合技術水平。面臨新的檔案管理信息化的具體需求，檔案管理工作人員要在傳統的檔案業務技術基礎之上，對于數字化、計算機應用、信息化、網絡化以及現代管理技術進行學習，積極參與相關的交流與培訓工作，提高對新方式、新設備和新技術的應用能力。檔案管理人員也要積極學習有關法律法規，對社會福利檔案管理工作的要求準確的掌握和適應，更好地滿足不斷發展的檔案管理工作的需求，適應新時期社會福利檔案管理工作的發展形勢。

2、檔案信息資源的應用

電子檔案管理歸檔過程中，社會福利檔案管理需要嚴格依據相關管理指導和思想，提高對電子類檔案歸檔、鑒定、積累、著錄等工作的指導和監督，確保電子文件的存儲和保存得到有效的保障，并對相關管理經驗進行積極的推廣，提高電子文件歸檔管理的效果。

在現代化信息技術不斷發展的過程中，電子文件的數量和類別逐漸增加，電子檔案資料的管理是日后檔案管理工作的重點，在社會福利檔案管理工作中，電子文件的類別不斷增加，日常工作形成的方案、總結、登記文書檔案、正式的文件，社保救助、五保管理、民間組織等申報審批形成的數據資料和電子版的影像檔案也要更加全面、可靠。

4 結語

綜上，隨著我國社會福利事業的不斷發展，社會福利檔案管理工作也在不斷提升中。社會福利檔案管理應以科學發展的形式，不斷提升管理模式，進行統一規范的管理，拓展管理領域，為我國的社會福利事業發展做出更大的貢獻。

參考文獻

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[2]宇航. 淺談社會福利檔案管理工作[J].改革與開放.2013（12）